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平时立卷工作是机关工作的重要环节，是机关档案管理的基础工作，是集政策性、原则性、严肃性于一体的重要工作。特别是在经济体制改革和人事、社会保障制度改革的新形势下，如何为人力资源和社会保障机关提供政策依据和详实可靠的数据服务，如何有力地促进人力资源和社会保障机关工作健康发展，这是当前面临的主要问题。
一、提高认识，转变观念，增强做好平时立卷工作责任感
文件材料是部门和事业发展的真实记录，是一种不可再生的宝贵信息资源。平时立卷，就是将平时处理完毕的具有保存价值的零散文件，依照其内在联系，分门别类地组织立卷。一个案卷，就是若干具有共同特征、互相联系、经过系统整理的文件组合体。因此，作为机关文书档案人员要提高认识，转变观念，高度重视平时立卷工作，始终将机关平时立卷工作当作重要工作抓紧抓好。
（一）充分认识文件材料平时立卷工作的重要性。我最初与档案为伴时，觉得工作枯燥、乏味，没有创造性和挑战性。每天对着一堆堆正在办理或办理完毕的文件材料，不断地剪呀、贴呀、拆呀、订呀，日日“躲”在办公室里“默默无闻”。特别是整理过去的遗留文件，不管多么破旧，都得耐心地贴补整齐。往往是现有的还没整理完，新的又来了。但有一个亲身体会的例子让我改变了态度、转变了观念。一天，机关同志要我查阅人事调动方面的档案文件，但他查阅的档案是20年前的调动材料，那时的档案还没有纳入信息化管理，又没有系统整理过，且正值酷暑，查找起来非常困难，我便逐年查找，逐件查阅，用了几天时间，翻阅了20年来的档案，为其找到了依据，该同志非常满意，他说，你立了大功了，你为机关领导决策提供了重要依据。还有一次，一位中年人满头大汗地来到档案室，要我查阅前一年的专业技术职务评审的文件材料，当时恰逢机关事业单位工资制度改革，如能找到这个文件，就能保证他的工资待遇不受损失，由于我开展了平时立卷工作，准确地帮他找到了这份文件，使他的个人利益免受损失，他高兴地连声说：“谢谢”！我也被他愉悦的心情所感染，内心充满了喜悦，感受到了平时立卷工作确实很重要，它虽然是一项基础性工作，但它能为他人减少损失，带来快乐。
看到平时立卷工作实践给工作、给个人带来的满足，我心中充满了幸福感。我想，平时立卷是多么重要的工作啊！虽然它是一项服务性工作，服务于部门工作、服务领导决策、服务个人待遇，但它同时又是一项重要的基础工作，是人事部门工作的依据和参考，是做好人事工作的保障。因此，做好文件材料平时立卷工作是对历史负责，对本部门事业负责的体现。
（二）加强学习，努力提高综合素质。在这方面，我在工作中，一是积极争取参加国家、省、市档案系统举办的各项业务培训，有计划、多途径地加强自身业务能力的培养，努力增强平时立卷意识，了解平时立卷工作的基本常识和基本要求，掌握平时立卷的方法和技能，不断提高业务水平。特别是近几年，为适应档案管理现代化的要求，我积极参加档案信息化培训，不断提高计算机操作水平。现在的档案管理已由过去翻阅厚厚的档案，变为轻轻地点击鼠标；由过去繁重的手工查询，变为快速的自动检索，使档案的提供利用更加快捷和方便，极大地提高了办公效率。二是加强自主学习。平时立卷工作虽然十分繁杂，默默无闻，但它又是一项综合性很强的工作。在从事平时立卷工作的同时，尽快熟悉各个业务部门的工作内容，了解各项业务的相关知识，积极向典型机关、部门和档案业务骨干请教，主动查找各种相关书籍、资料，把平时立卷的业务知识与本机关的业务结合起来，认真钻研，学中干，干中学，努力提高业务水平。
二、建章立制，规范程序，为做好平时立卷工作提供保障
文件材料的平时立卷是机关档案工作的基础环节，文件材料是否齐全完整，关系到各项工作的有效运转，因此，建章立制，势在必行。
（一）完善制度，确保文件材料平时立卷工作规范进行。在工作中，我根据本机关的各业务科室的工作内容形成的文件类型和档案工作理论相结合，相继起草并经领导修改确定，建立了一套切实可行的规章制度，使机关文件材料的运转走向规范化，并把规范化建设贯穿于工作的全过程，制订的相关规章制度有：《机关文件材料归档范围》、《机关文件材料保管期限表》、《机关平时立卷交接制度》、《机关平时立卷保密制度》、《机关平时立卷复印制度》、《机关平时立卷借阅制度》、《机关平时立卷分类制度》等，做到大的事项有制度，小的环节有细则，每项工作有规范，流程明确、标准统一、环环相扣、衔接有序。具体工作中按照“有章、有序、有效”的原则，一级对一级负责，上个流程对下个流程负责，确保程序不少、环节不漏，扎实有效地保证了文件材料的齐全完整，为做好平时立卷工作，为档案管理工作奠定了坚实的基础，提供了可靠的保障。
（二）严守机密，确保文件材料平时立卷工作安全進行。文件材料涉及许多保密事项，特别是中央、省市文件很多内容涉及党和国家秘密，做好保密工作，是对我工作的必然要求。在工作中，我严格遵守《保密守则》，确保文件材料平时立卷工作运行安全，避免文件失控、丢失。 特别是在接收上级文件时，有些文件保密期限还没有到，为此，我更加严格按照中央、省市文件的保密规定，将这些有密级的文件放入带锁的文件柜内单独保管，如有特殊情况需要借阅，需主管领导批示后，履行借阅手续，并催其按时归还。这样，既按时完成工作任务，又确保文件材料及平时立卷工作安全进行。
（三）严格规程，努力提高管理质量。我从事档案工作以来，一直都在严格执行各项文件管理和档案管理制度，严格按照操作规程办事，对不按时移交文件或文件材料不齐全的部门，一律退回，并限期移交，愈期不交者，直接与主管部门领导进行沟通，督促其部门尽快落实工作任务，确保文件收集的及时、高效，确保平时立卷工作顺利进行。
三、强化质量，开拓创新，努力提升平时立卷工作水平
质量保障是机关文件材料平时立卷工作的生命所在，特别是在当前新的形势下，我要求自己坚持勤思考、勤动手，为机关文件材料平时立卷工作注入新的生机和活力，开拓进取，勇于创新，确保文件材料平时立卷质量，为机关各项工作提供有力保障。 （一）注重时效，力求文件材料平时立卷工作有序进行。我非常重视文件材料平时立卷的日常积累，特别是每一天的工作任务更应在规定时限内完成，并在此基础上提高效率。在实际工作中，实行“三不”，即“不拖、不压、不等”。每天收到需要整理的文件后，立即进行核对，确保文件齐全完整后进行分类整理，当天事情当天完成，日日清楚，月月明了，不积压、不漏办，做到及时、准确、高效、为人力资源和社会保障局档案利用工作奠定了坚实的基础。
（二）严格标准，确保文件材料平时立卷工作规范管理。文件材料平时立卷的规范管理势在必行，它是各项工作的基础，更是档案管理工作的基石，特别是在平时立卷的各个环节中我实现了“三勤”。即勤问、 勤记、勤沟通。每天收到需要整理的文件后，首先查看文件是否齐全完整，如有缺失，立即询问并将具体情况记录在案， 俗话说“好记性不如烂笔头”。在平时立卷工作中，我建立了“收文记录”，即对收到的文件都有记录，并且每一份文件的接收过程都脉络清晰、一目了然，以便与各科室经常联系、相互沟通，尽早将其收集齐全，及时组卷。
（三）勇于创新，把平时立卷工作做细做实。文件材料平实立卷工作非常繁杂，每一项工作都与全局有着密切联系。为此，就要勇于解放思想、转变观念、敢于创新。对日常工作不要循规蹈矩，要敢于打破旧框框，理清思路，统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。面对新问题、新情况，我坚持勤于思考和探索，面对机关文件工作量大，形成档案多的特点，在文件的收集、整理和分类等方面形成了一套切实可行的办法，形成了平时立卷的模式，把年终的大工作量化为平时的小工作量，化整为零。对每天的工作做到认真、细致、准确，对每份文件能做到认真核对、及时整理。例如：核对时间、份数、正文及附件等是否齐全等等，既提高了案卷质量，又提高了工作效率，为全局工作提供了有力的帮助和保证，促进了人力资源和社会保障工作健康发展。
特别是根据科室业务分类，我将各科室有关文件材料和业务资料在现存数据的基础上进行了整理和归纳，建立并完善了《秦皇岛市政府系统公务员登记信息数据库》、《秦皇岛市政府系统所属事业单位科级职务任免台帐》、《秦皇岛市所属事业单位人员管理数据库》、《秦皇岛市所属事业单位人员管理台帐》、《秦皇岛市机关事业单位人员基本信息数据库》、《秦皇岛市专业技术人员评审情况数据库》等一系列人事管理工作的基础数据，涵盖了全市人事管理工作的基本内容，形成了几十万条数据的样本资料。人才数据库的形成，为高层次人才的引进提供了重要依据，取得了明显的社会效益和经济效益，为全市的人才使用和经济发展做出了积极贡献。
回想从事档案工作二十年来的点点滴滴，真是酸甜苦辣味味俱全，但我还是深深地爱上了这一行。每当我墨守陈规地在字里行间，我感受到了墨香的芬芳；每当我穿梭在档案柜之间，我感受到了历史的庄严；每当我坐在电脑旁边，我感受到了责任的重大；每当我移动着小小的鼠标，我感受到了我的真实，我的存在，我感觉到心脏的跳动，感觉到历史的责任。有人因為在我这里找到“依据”而“手舞足蹈”、有人因在我这里找到了“参考”而“笑逐颜开”。
从事档案工作二十年来，我积极学习国家、省、市有关档案工作的各项方针政策，学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规精神，把档案工作的重要性和必要性贯穿于我的本职工作始终。因为档案工作成绩突出，我所在的单位和我本人连续多年被市委、市政府评为全市文书处理工作先进单位、先进个人，保密工作先进单位、先进个人，被市档案局评为全市档案工作先进单位、全市档案工作先进工作者，个人被授予市政府记功奖励等多项荣誉，在全市档案历年联查工作中，均得到检查组好评，并成为兄弟单位参观学习的典型单位。
（作者单位：秦皇岛市人力资源和社会保障局）
一、提高认识，转变观念，增强做好平时立卷工作责任感
文件材料是部门和事业发展的真实记录，是一种不可再生的宝贵信息资源。平时立卷，就是将平时处理完毕的具有保存价值的零散文件，依照其内在联系，分门别类地组织立卷。一个案卷，就是若干具有共同特征、互相联系、经过系统整理的文件组合体。因此，作为机关文书档案人员要提高认识，转变观念，高度重视平时立卷工作，始终将机关平时立卷工作当作重要工作抓紧抓好。
（一）充分认识文件材料平时立卷工作的重要性。我最初与档案为伴时，觉得工作枯燥、乏味，没有创造性和挑战性。每天对着一堆堆正在办理或办理完毕的文件材料，不断地剪呀、贴呀、拆呀、订呀，日日“躲”在办公室里“默默无闻”。特别是整理过去的遗留文件，不管多么破旧，都得耐心地贴补整齐。往往是现有的还没整理完，新的又来了。但有一个亲身体会的例子让我改变了态度、转变了观念。一天，机关同志要我查阅人事调动方面的档案文件，但他查阅的档案是20年前的调动材料，那时的档案还没有纳入信息化管理，又没有系统整理过，且正值酷暑，查找起来非常困难，我便逐年查找，逐件查阅，用了几天时间，翻阅了20年来的档案，为其找到了依据，该同志非常满意，他说，你立了大功了，你为机关领导决策提供了重要依据。还有一次，一位中年人满头大汗地来到档案室，要我查阅前一年的专业技术职务评审的文件材料，当时恰逢机关事业单位工资制度改革，如能找到这个文件，就能保证他的工资待遇不受损失，由于我开展了平时立卷工作，准确地帮他找到了这份文件，使他的个人利益免受损失，他高兴地连声说：“谢谢”！我也被他愉悦的心情所感染，内心充满了喜悦，感受到了平时立卷工作确实很重要，它虽然是一项基础性工作，但它能为他人减少损失，带来快乐。
看到平时立卷工作实践给工作、给个人带来的满足，我心中充满了幸福感。我想，平时立卷是多么重要的工作啊！虽然它是一项服务性工作，服务于部门工作、服务领导决策、服务个人待遇，但它同时又是一项重要的基础工作，是人事部门工作的依据和参考，是做好人事工作的保障。因此，做好文件材料平时立卷工作是对历史负责，对本部门事业负责的体现。
（二）加强学习，努力提高综合素质。在这方面，我在工作中，一是积极争取参加国家、省、市档案系统举办的各项业务培训，有计划、多途径地加强自身业务能力的培养，努力增强平时立卷意识，了解平时立卷工作的基本常识和基本要求，掌握平时立卷的方法和技能，不断提高业务水平。特别是近几年，为适应档案管理现代化的要求，我积极参加档案信息化培训，不断提高计算机操作水平。现在的档案管理已由过去翻阅厚厚的档案，变为轻轻地点击鼠标；由过去繁重的手工查询，变为快速的自动检索，使档案的提供利用更加快捷和方便，极大地提高了办公效率。二是加强自主学习。平时立卷工作虽然十分繁杂，默默无闻，但它又是一项综合性很强的工作。在从事平时立卷工作的同时，尽快熟悉各个业务部门的工作内容，了解各项业务的相关知识，积极向典型机关、部门和档案业务骨干请教，主动查找各种相关书籍、资料，把平时立卷的业务知识与本机关的业务结合起来，认真钻研，学中干，干中学，努力提高业务水平。
二、建章立制，规范程序，为做好平时立卷工作提供保障
文件材料的平时立卷是机关档案工作的基础环节，文件材料是否齐全完整，关系到各项工作的有效运转，因此，建章立制，势在必行。
（一）完善制度，确保文件材料平时立卷工作规范进行。在工作中，我根据本机关的各业务科室的工作内容形成的文件类型和档案工作理论相结合，相继起草并经领导修改确定，建立了一套切实可行的规章制度，使机关文件材料的运转走向规范化，并把规范化建设贯穿于工作的全过程，制订的相关规章制度有：《机关文件材料归档范围》、《机关文件材料保管期限表》、《机关平时立卷交接制度》、《机关平时立卷保密制度》、《机关平时立卷复印制度》、《机关平时立卷借阅制度》、《机关平时立卷分类制度》等，做到大的事项有制度，小的环节有细则，每项工作有规范，流程明确、标准统一、环环相扣、衔接有序。具体工作中按照“有章、有序、有效”的原则，一级对一级负责，上个流程对下个流程负责，确保程序不少、环节不漏，扎实有效地保证了文件材料的齐全完整，为做好平时立卷工作，为档案管理工作奠定了坚实的基础，提供了可靠的保障。
（二）严守机密，确保文件材料平时立卷工作安全進行。文件材料涉及许多保密事项，特别是中央、省市文件很多内容涉及党和国家秘密，做好保密工作，是对我工作的必然要求。在工作中，我严格遵守《保密守则》，确保文件材料平时立卷工作运行安全，避免文件失控、丢失。 特别是在接收上级文件时，有些文件保密期限还没有到，为此，我更加严格按照中央、省市文件的保密规定，将这些有密级的文件放入带锁的文件柜内单独保管，如有特殊情况需要借阅，需主管领导批示后，履行借阅手续，并催其按时归还。这样，既按时完成工作任务，又确保文件材料及平时立卷工作安全进行。
（三）严格规程，努力提高管理质量。我从事档案工作以来，一直都在严格执行各项文件管理和档案管理制度，严格按照操作规程办事，对不按时移交文件或文件材料不齐全的部门，一律退回，并限期移交，愈期不交者，直接与主管部门领导进行沟通，督促其部门尽快落实工作任务，确保文件收集的及时、高效，确保平时立卷工作顺利进行。
三、强化质量，开拓创新，努力提升平时立卷工作水平
质量保障是机关文件材料平时立卷工作的生命所在，特别是在当前新的形势下，我要求自己坚持勤思考、勤动手，为机关文件材料平时立卷工作注入新的生机和活力，开拓进取，勇于创新，确保文件材料平时立卷质量，为机关各项工作提供有力保障。 （一）注重时效，力求文件材料平时立卷工作有序进行。我非常重视文件材料平时立卷的日常积累，特别是每一天的工作任务更应在规定时限内完成，并在此基础上提高效率。在实际工作中，实行“三不”，即“不拖、不压、不等”。每天收到需要整理的文件后，立即进行核对，确保文件齐全完整后进行分类整理，当天事情当天完成，日日清楚，月月明了，不积压、不漏办，做到及时、准确、高效、为人力资源和社会保障局档案利用工作奠定了坚实的基础。
（二）严格标准，确保文件材料平时立卷工作规范管理。文件材料平时立卷的规范管理势在必行，它是各项工作的基础，更是档案管理工作的基石，特别是在平时立卷的各个环节中我实现了“三勤”。即勤问、 勤记、勤沟通。每天收到需要整理的文件后，首先查看文件是否齐全完整，如有缺失，立即询问并将具体情况记录在案， 俗话说“好记性不如烂笔头”。在平时立卷工作中，我建立了“收文记录”，即对收到的文件都有记录，并且每一份文件的接收过程都脉络清晰、一目了然，以便与各科室经常联系、相互沟通，尽早将其收集齐全，及时组卷。
（三）勇于创新，把平时立卷工作做细做实。文件材料平实立卷工作非常繁杂，每一项工作都与全局有着密切联系。为此，就要勇于解放思想、转变观念、敢于创新。对日常工作不要循规蹈矩，要敢于打破旧框框，理清思路，统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。面对新问题、新情况，我坚持勤于思考和探索，面对机关文件工作量大，形成档案多的特点，在文件的收集、整理和分类等方面形成了一套切实可行的办法，形成了平时立卷的模式，把年终的大工作量化为平时的小工作量，化整为零。对每天的工作做到认真、细致、准确，对每份文件能做到认真核对、及时整理。例如：核对时间、份数、正文及附件等是否齐全等等，既提高了案卷质量，又提高了工作效率，为全局工作提供了有力的帮助和保证，促进了人力资源和社会保障工作健康发展。
特别是根据科室业务分类，我将各科室有关文件材料和业务资料在现存数据的基础上进行了整理和归纳，建立并完善了《秦皇岛市政府系统公务员登记信息数据库》、《秦皇岛市政府系统所属事业单位科级职务任免台帐》、《秦皇岛市所属事业单位人员管理数据库》、《秦皇岛市所属事业单位人员管理台帐》、《秦皇岛市机关事业单位人员基本信息数据库》、《秦皇岛市专业技术人员评审情况数据库》等一系列人事管理工作的基础数据，涵盖了全市人事管理工作的基本内容，形成了几十万条数据的样本资料。人才数据库的形成，为高层次人才的引进提供了重要依据，取得了明显的社会效益和经济效益，为全市的人才使用和经济发展做出了积极贡献。
回想从事档案工作二十年来的点点滴滴，真是酸甜苦辣味味俱全，但我还是深深地爱上了这一行。每当我墨守陈规地在字里行间，我感受到了墨香的芬芳；每当我穿梭在档案柜之间，我感受到了历史的庄严；每当我坐在电脑旁边，我感受到了责任的重大；每当我移动着小小的鼠标，我感受到了我的真实，我的存在，我感觉到心脏的跳动，感觉到历史的责任。有人因為在我这里找到“依据”而“手舞足蹈”、有人因在我这里找到了“参考”而“笑逐颜开”。
从事档案工作二十年来，我积极学习国家、省、市有关档案工作的各项方针政策，学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规精神，把档案工作的重要性和必要性贯穿于我的本职工作始终。因为档案工作成绩突出，我所在的单位和我本人连续多年被市委、市政府评为全市文书处理工作先进单位、先进个人，保密工作先进单位、先进个人，被市档案局评为全市档案工作先进单位、全市档案工作先进工作者，个人被授予市政府记功奖励等多项荣誉，在全市档案历年联查工作中，均得到检查组好评，并成为兄弟单位参观学习的典型单位。
（作者单位：秦皇岛市人力资源和社会保障局）