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摘 要： 档案资源的开发与利用，是高校档案管理现代化的核心。面对经济时代的迅猛发展，高校档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现高校档案管理网络化，加强高校档案管理信息高速公路建设，大力培养高校档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。
关键词： 高校档案管理 信息资源 信息管理 电子文献化管理
随着科学技术的发展，现有的档案管理工作在高校单纯依靠手工检索，不能满足为经济建设服务，适应发展要求的时代，档案工作者必须加强信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源开发与利用。电子文献信息将构成档案信息的主体。随着知识经济时代的到来，利用档案信息的需求日益增大，我们要充分利用高新技术手段，做好档案信息的交流、扩散和利用工作。
一、正确认识档案的地位和价值
1.档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起到巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是高校档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通了信息与外界进出口通道，能增强计算机的存储与处理能力。
高校档案管理的大量工作由计算机来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大提高，使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化，最终实现档案信息管理的社会化。
2.增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案既来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。要从开发利用上突破，就要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。
3.加速观念更新步伐。高新技术推动下的高校档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，又要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度，追求真理的强烈欲望，以及朴实的工作作风，还要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
二、大力开发档案信息资源
随着知识经济时代的到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，高校档案管理工作必须实现信息化管理，将信息工作引入高校档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使高校档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。
1.利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理。应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生了深刻变革，即传统的纸质载体的高校档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现了细微保存及全屏幕自动检索，打破了传统档案利用时空限制，实现了资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持先进性和稳定性，提高高校档案管理的现代化水平。
2.尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：（1）依赖性和不可识别性；（2）技术更新快，寿命短，体积小；（3）载体稳定性；（4）载体形式多样性；（5）信息易控制、可变性与易丢性；（6）信息共享性与无原件概念；（7）动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。我们应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时要对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。
三、强化对档案的信息管理
1.建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。
2.注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全、结构合理、完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。
3.对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。
4.档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来，保证传递、输出的档案信息的及时、准确性，因而必须建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学管理的需要。
四、档案的电子文献化管理
1.电子文献档案的利用。对档案部门来说，电子文献档案可供利用的方法有三种：（1）提供拷贝，通讯传递，直接利用，为用户提供打印件或缩微品；（2）可通过对点转播数据通信或联结网络来实现；（3）可以直接利用方式为使用者提供技术支援，根据档案信息系统中可从直接利用的信息资源解决使用者所需的档案信息。
2.电子文献档案的管理。从信息安全的角度出发，主要是对使用者的管理，对提供利用载体的管理及使用中保密措施等管理。一是使用权限的审核：在使用中，由系统自动判定使用者身份的合法性及所使用的范围，并由系统自动对其操作的路径进行跟踪与记录。二是拷贝的提供与收回：原则上应避免把载体上的电子文献档案全部拷贝给使用者，并通过技术手段防止所提供的拷贝再复制。同时应对回收的拷贝作消除处理。三是加强使用的安全管理：不能无原则地向使用者提供全部的使用方式，对提供的拷贝的制作，必须在有效监督下进行，对加密级的信息要进行加密处理，应对使用的全过程进行有效的跟踪监控。
参考文献：
［1］陈传华，刘学应.对高校基建档案管理的认识［J］.科技情报开发与经济，2005，15，（10）:236-237.
［2］刘金存.论高校基建档案建设与管理［J］.扬州大学学报:高教研究版，2003，（9）:54-55.
［3］傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步［J］.经验交流，2005，（7）:66-70.转贴.
［4］朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力［J］.企业家天地，2008，（5）:145.
［5］鞠传信.浅谈档案工作人员的基本素质［J］.山东档案，2007，（6）:46.
［6］曹玉兰，施华群.浅谈高校档案人员素质教育［J］.档案学研究，2002，（21）:9.
关键词： 高校档案管理 信息资源 信息管理 电子文献化管理
随着科学技术的发展，现有的档案管理工作在高校单纯依靠手工检索，不能满足为经济建设服务，适应发展要求的时代，档案工作者必须加强信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源开发与利用。电子文献信息将构成档案信息的主体。随着知识经济时代的到来，利用档案信息的需求日益增大，我们要充分利用高新技术手段，做好档案信息的交流、扩散和利用工作。
一、正确认识档案的地位和价值
1.档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起到巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是高校档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通了信息与外界进出口通道，能增强计算机的存储与处理能力。
高校档案管理的大量工作由计算机来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大提高，使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化，最终实现档案信息管理的社会化。
2.增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案既来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。要从开发利用上突破，就要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。
3.加速观念更新步伐。高新技术推动下的高校档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，又要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度，追求真理的强烈欲望，以及朴实的工作作风，还要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
二、大力开发档案信息资源
随着知识经济时代的到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，高校档案管理工作必须实现信息化管理，将信息工作引入高校档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使高校档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。
1.利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理。应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生了深刻变革，即传统的纸质载体的高校档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现了细微保存及全屏幕自动检索，打破了传统档案利用时空限制，实现了资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持先进性和稳定性，提高高校档案管理的现代化水平。
2.尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：（1）依赖性和不可识别性；（2）技术更新快，寿命短，体积小；（3）载体稳定性；（4）载体形式多样性；（5）信息易控制、可变性与易丢性；（6）信息共享性与无原件概念；（7）动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。我们应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时要对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。
三、强化对档案的信息管理
1.建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。
2.注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全、结构合理、完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。
3.对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。
4.档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来，保证传递、输出的档案信息的及时、准确性，因而必须建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学管理的需要。
四、档案的电子文献化管理
1.电子文献档案的利用。对档案部门来说，电子文献档案可供利用的方法有三种：（1）提供拷贝，通讯传递，直接利用，为用户提供打印件或缩微品；（2）可通过对点转播数据通信或联结网络来实现；（3）可以直接利用方式为使用者提供技术支援，根据档案信息系统中可从直接利用的信息资源解决使用者所需的档案信息。
2.电子文献档案的管理。从信息安全的角度出发，主要是对使用者的管理，对提供利用载体的管理及使用中保密措施等管理。一是使用权限的审核：在使用中，由系统自动判定使用者身份的合法性及所使用的范围，并由系统自动对其操作的路径进行跟踪与记录。二是拷贝的提供与收回：原则上应避免把载体上的电子文献档案全部拷贝给使用者，并通过技术手段防止所提供的拷贝再复制。同时应对回收的拷贝作消除处理。三是加强使用的安全管理：不能无原则地向使用者提供全部的使用方式，对提供的拷贝的制作，必须在有效监督下进行，对加密级的信息要进行加密处理，应对使用的全过程进行有效的跟踪监控。
参考文献：
［1］陈传华，刘学应.对高校基建档案管理的认识［J］.科技情报开发与经济，2005，15，（10）:236-237.
［2］刘金存.论高校基建档案建设与管理［J］.扬州大学学报:高教研究版，2003，（9）:54-55.
［3］傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步［J］.经验交流，2005，（7）:66-70.转贴.
［4］朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力［J］.企业家天地，2008，（5）:145.
［5］鞠传信.浅谈档案工作人员的基本素质［J］.山东档案，2007，（6）:46.
［6］曹玉兰，施华群.浅谈高校档案人员素质教育［J］.档案学研究，2002，（21）:9.