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信息技术的高速 发展 和推广 应用 ，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的 研究 课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应 时代 发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断 学习 科学 知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替， 电子 档案的出现给档案管理提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用。
目前 ，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从 计算 机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。那么如何才能建设高效、有序的数字化档案馆。
数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建我国的数字化档案馆，是切实可行的。
首先，各档案馆对馆藏档案进行数据化，即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化，使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案，一是印刷型的纸质档案，原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案；二是视听型的录音录像档案；三是数字型的电子档案，对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。
第二，文书处理部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定，逐步实现办公自动化和数据化；各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定，逐步使业务工作信息也数字化，从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室，形成室藏档案体系并进行管理。
第三，机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存，档案馆要对数字化档案进行分析鉴定，能公开的及时上网公布，对非数字化的信息要尽可能使其数字化，并进行分析鉴定。尽可能以数字化信息的形式提供给用户。
第四，各地档案馆通过计算机网络，既实现相互联网，达到信息资源共享，又能支持各档案用户下我所需要的信息，从而形成全国范围的数字档案馆系统。从全国范围来看，数字化档案馆系统又可以分为三层：单机环境下的数字档案馆；局域网下的数字档案馆；广域网下的数字档案馆。
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
建立了档案公众网实施资源共享。在互联网上向政府和 社会 提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市 经济 建设和社会发展的良好环境。 加强 电子 文件的收集和积累工作。电子文件是未来数字档案最主要的来源。我们可以实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
还要加大档案管理软件推广力度，电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。各单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。应采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。但只要我们理解和努力，就能够有效解决诸多问题。
档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替， 电子 档案的出现给档案管理提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用。
目前 ，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从 计算 机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。那么如何才能建设高效、有序的数字化档案馆。
数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建我国的数字化档案馆，是切实可行的。
首先，各档案馆对馆藏档案进行数据化，即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化，使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案，一是印刷型的纸质档案，原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案；二是视听型的录音录像档案；三是数字型的电子档案，对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。
第二，文书处理部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定，逐步实现办公自动化和数据化；各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定，逐步使业务工作信息也数字化，从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室，形成室藏档案体系并进行管理。
第三，机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存，档案馆要对数字化档案进行分析鉴定，能公开的及时上网公布，对非数字化的信息要尽可能使其数字化，并进行分析鉴定。尽可能以数字化信息的形式提供给用户。
第四，各地档案馆通过计算机网络，既实现相互联网，达到信息资源共享，又能支持各档案用户下我所需要的信息，从而形成全国范围的数字档案馆系统。从全国范围来看，数字化档案馆系统又可以分为三层：单机环境下的数字档案馆；局域网下的数字档案馆；广域网下的数字档案馆。
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
建立了档案公众网实施资源共享。在互联网上向政府和 社会 提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市 经济 建设和社会发展的良好环境。 加强 电子 文件的收集和积累工作。电子文件是未来数字档案最主要的来源。我们可以实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
还要加大档案管理软件推广力度，电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。各单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。应采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。但只要我们理解和努力，就能够有效解决诸多问题。