论文部分内容阅读
摘要：要使高校学报编辑部工作和编辑手段更好地适应知识经济社会对科技信息传播准确、快速的要求，必须狠抓硬件建设。结合所在编辑部开发研制的编辑审稿辅助系统的使用，阐述了如何充分利用网络信息交流平台，促进高校学报编辑工作的开展，如何更好地发挥编辑的出版物质量把关人及导航员的作用。
关键词：高校；学报编辑部；电脑功能；工作管理
新闻出版总署从2002年开始进行组建期刊集团的试点工作，同时提出关于“中国期刊方阵”的宏大构想。这意味着中国的期刊出版正处在一个继往开来的重要关头，并为期刊业的健康、长远发展明确了方向。要创建出中国期刊著名品牌，与外国期刊公平竞争并取得成功，加强编辑工作的信息化水平，更好地适应知识经济社会对科技信息传播准确、快速的要求，也是应对挑战的不可缺少的环节。学报是高校的“窗口”，是学术交流的园地和科研成果的载体。编辑工作是高校学报编辑出版工作的关键环节，但由于编辑手段落后，造成信息传递周期延长，体现不出时效性，削弱了期刊的指导借鉴功能，狠抓硬件建设工作，可极大地提高期刊质量。为此，华北煤炭医学院学报编辑部开发了适应学报自身条件和需求的编辑审稿辅助系统，在现有条件下，充分利用编辑审稿辅助系统和网络技术，使得“剪刀加糨糊”逐步变成“键盘鼠标加网络”。
一、稿件登记管理
1 来稿登记
内容包括：稿件编号、来稿日期、稿件题名、作者姓名、作者地址、通讯地址及电话、邮政编码7项。当以上内容登记完毕，用鼠标点击稿件处理单按钮，就可输出稿件处理单，大大减少了重复性手工劳动，提高了工作效率(图1)。
2 网络下载稿件
充分利用网络电子邮件系统，在刊物和相关网页上公布编辑部电子信箱。经常查看电子信箱，并在线完成初审。从文件名可以大致看出该来稿是否为本刊取稿范围。如肯定不采用的文章，立即回复“谢谢支持，我刊不刊发此类文章，请投它刊”和单位落款。如果进入初审的文稿，可将其下载同时进行来稿登记。有些文稿可能缺少一些内容或格式不符，则可回信“请照附件论文格式修改，5日内重发”和单位落款，将“论文格式”样本放在附件中同时发去供作者参照。
二、稿件分类及相关文件的管理
1，稿件查询 将稿件寄到或通过网络信箱投稿的作者，经过一段时间会询问自己的稿件录用情况，如果将稿件的处理结果记录在案，并很好地利用编辑审稿辅助系统，如输入刊登的期次、修改情况、存档、退稿等，可以快速给予答复，缩短了作者询问的时间(图2)。
2 外审稿件的管理责任编辑在电脑上完成初审初校后，对于需要外审的文稿，则删除有关作者的信息，再通过电子邮件发给外审人员，要求提出审稿意见和回复期限，若超过期限，则要送另一外审人员。对于改动较大的或需要修改的文稿，责任编辑要将其发给作者，再视作者的修改情况定夺，外审文稿则要再次发给外审人员审察。由于网络速度快，这些看似复杂的事情并不会费太多时间。当然，在电脑上建立自己的“外审人员库”(Excel)是有必要的，主要内容项包括“姓名”、“单位”、“邮编”、“E-mail”、“电话”、“职称”、“专业”等。
3 常用文档管理
在工作中，一些文档会经常用到，如一些作者要求学报编辑部出示的“用稿证明”和“稿费证明”，还有外审信、刊发通知、稿酬审批表等。因为这些文档每次使用时的内容大同小异，若每次都输入一遍，纯粹是重复劳动，所以，保存这些文档是必要的。此外，可将平时的一些省出版局等单位及国家制定的有关出版法、著作权法、学报管理条例、出版资格考试条例、本单位制定的学报管理规定等集中在一起，真正做到“有法可依”，并且行之成文时引用较为方便。
三、学报发行工作的管理
学报以往的发行工作是人工书写邮寄地址，效率不高且不清晰，在应用了计算机编辑审稿辅助系统后，可以将作者详细地址、邮政编码等逐一列出，然后打印出清单，逐一贴于信封上，见图3。此界面还具有打印稿件录用通知单、信封、回执单等功能。以上诸功能使学报编辑部实现了电子化发行工作，提高了办公效率，保障了学报编辑部各项工作的顺利进行。
四、充分利用信息交流平台
在信息全球化、网络化环境中，高校学报编辑不仅是出版物质量的“把关人”，更应成为信息导航员……应在海量的信息中起到信息鉴别、推荐、评估等导航作用，使读者不至于在信息浪潮中随波逐流，迷失方向。由于网络的发展，为实施信息交流提供了一个很好的平台。对于作者寄来稿件的收稿通知及录用稿件回修交流、编辑与审稿专家的互动交流、编辑与读者的互动交流等几个较重要的环节，以往我们一般采用当面交流、书信交流或电话交流的形式，其弊端是浪费时间、浪费邮资、浪费通话话费，严重制约了编辑人员的导航作用。目前，我们正在尝试性地探索进行网络交流，建立网上与专家互动机制，利用QQ网络即时通讯工具，采用文字、图片等多种形式与读者、作者进行网上交流，其效果类似于面对面交流。
笔者认为，要搞好学报编辑工作，领导重视是关键，同时，学报编辑部在工作计划上，既要有长远规划，又要有短期目标。如本编辑部对于各项工作明确分工，有专人负责，如网络下载、与作者读者互动交流、与专家学者互动交流、作者稿件回修交流等，做到定时、定人，有问题定期在会议上提出来，经过大家讨论使问题得到及时研究和解决，使编辑部各项工作有条不紊地开展。但我们还应进一步发挥Internet传播信息具有时效性强的特点，及时获得反馈信息并了解最新的学术动态及在网上发布征稿信息等。应打破传统观念，面向整个学术界，树立大学术观，在确定本刊特点和特色栏目的基础上，扩大稿源，拓展作者范围。强化编辑人员电脑应用技能，加大编排校的电脑化程度，力争尽早在计算机上全面施行编辑业务等工作，以实现编辑加工的“无纸操作”。另外，还应充分利用互联网技术，通过进入国内外文献数据库及检索系统，实行开放存取(OA)等措施，提升高校学报的影响力。总之，高校学报编辑部应把编辑手段现代化列为一项重要工作，放眼于全局，着手于点滴，不断适应社会信息化的潮流，真正地、务实地不断改进工作技能，促使学报编辑工作发生上一个新的台阶。
参考文献：
[1]钱俊龙，谢燕，雄樱菲，等，网络环境下科技期刊编辑学研究[J]，中国科技期刊研究，2009，20(5)：819。
[2]黄建乡，马伟平，于国艺，利用互联网提高高校学报的影响力[J]，编辑学报，2009，21(4)。
关键词：高校；学报编辑部；电脑功能；工作管理
新闻出版总署从2002年开始进行组建期刊集团的试点工作，同时提出关于“中国期刊方阵”的宏大构想。这意味着中国的期刊出版正处在一个继往开来的重要关头，并为期刊业的健康、长远发展明确了方向。要创建出中国期刊著名品牌，与外国期刊公平竞争并取得成功，加强编辑工作的信息化水平，更好地适应知识经济社会对科技信息传播准确、快速的要求，也是应对挑战的不可缺少的环节。学报是高校的“窗口”，是学术交流的园地和科研成果的载体。编辑工作是高校学报编辑出版工作的关键环节，但由于编辑手段落后，造成信息传递周期延长，体现不出时效性，削弱了期刊的指导借鉴功能，狠抓硬件建设工作，可极大地提高期刊质量。为此，华北煤炭医学院学报编辑部开发了适应学报自身条件和需求的编辑审稿辅助系统，在现有条件下，充分利用编辑审稿辅助系统和网络技术，使得“剪刀加糨糊”逐步变成“键盘鼠标加网络”。
一、稿件登记管理
1 来稿登记
内容包括：稿件编号、来稿日期、稿件题名、作者姓名、作者地址、通讯地址及电话、邮政编码7项。当以上内容登记完毕，用鼠标点击稿件处理单按钮，就可输出稿件处理单，大大减少了重复性手工劳动，提高了工作效率(图1)。
2 网络下载稿件
充分利用网络电子邮件系统，在刊物和相关网页上公布编辑部电子信箱。经常查看电子信箱，并在线完成初审。从文件名可以大致看出该来稿是否为本刊取稿范围。如肯定不采用的文章，立即回复“谢谢支持，我刊不刊发此类文章，请投它刊”和单位落款。如果进入初审的文稿，可将其下载同时进行来稿登记。有些文稿可能缺少一些内容或格式不符，则可回信“请照附件论文格式修改，5日内重发”和单位落款，将“论文格式”样本放在附件中同时发去供作者参照。
二、稿件分类及相关文件的管理
1，稿件查询 将稿件寄到或通过网络信箱投稿的作者，经过一段时间会询问自己的稿件录用情况，如果将稿件的处理结果记录在案，并很好地利用编辑审稿辅助系统，如输入刊登的期次、修改情况、存档、退稿等，可以快速给予答复，缩短了作者询问的时间(图2)。
2 外审稿件的管理责任编辑在电脑上完成初审初校后，对于需要外审的文稿，则删除有关作者的信息，再通过电子邮件发给外审人员，要求提出审稿意见和回复期限，若超过期限，则要送另一外审人员。对于改动较大的或需要修改的文稿，责任编辑要将其发给作者，再视作者的修改情况定夺，外审文稿则要再次发给外审人员审察。由于网络速度快，这些看似复杂的事情并不会费太多时间。当然，在电脑上建立自己的“外审人员库”(Excel)是有必要的，主要内容项包括“姓名”、“单位”、“邮编”、“E-mail”、“电话”、“职称”、“专业”等。
3 常用文档管理
在工作中，一些文档会经常用到，如一些作者要求学报编辑部出示的“用稿证明”和“稿费证明”，还有外审信、刊发通知、稿酬审批表等。因为这些文档每次使用时的内容大同小异，若每次都输入一遍，纯粹是重复劳动，所以，保存这些文档是必要的。此外，可将平时的一些省出版局等单位及国家制定的有关出版法、著作权法、学报管理条例、出版资格考试条例、本单位制定的学报管理规定等集中在一起，真正做到“有法可依”，并且行之成文时引用较为方便。
三、学报发行工作的管理
学报以往的发行工作是人工书写邮寄地址，效率不高且不清晰，在应用了计算机编辑审稿辅助系统后，可以将作者详细地址、邮政编码等逐一列出，然后打印出清单，逐一贴于信封上，见图3。此界面还具有打印稿件录用通知单、信封、回执单等功能。以上诸功能使学报编辑部实现了电子化发行工作，提高了办公效率，保障了学报编辑部各项工作的顺利进行。
四、充分利用信息交流平台
在信息全球化、网络化环境中，高校学报编辑不仅是出版物质量的“把关人”，更应成为信息导航员……应在海量的信息中起到信息鉴别、推荐、评估等导航作用，使读者不至于在信息浪潮中随波逐流，迷失方向。由于网络的发展，为实施信息交流提供了一个很好的平台。对于作者寄来稿件的收稿通知及录用稿件回修交流、编辑与审稿专家的互动交流、编辑与读者的互动交流等几个较重要的环节，以往我们一般采用当面交流、书信交流或电话交流的形式，其弊端是浪费时间、浪费邮资、浪费通话话费，严重制约了编辑人员的导航作用。目前，我们正在尝试性地探索进行网络交流，建立网上与专家互动机制，利用QQ网络即时通讯工具，采用文字、图片等多种形式与读者、作者进行网上交流，其效果类似于面对面交流。
笔者认为，要搞好学报编辑工作，领导重视是关键，同时，学报编辑部在工作计划上，既要有长远规划，又要有短期目标。如本编辑部对于各项工作明确分工，有专人负责，如网络下载、与作者读者互动交流、与专家学者互动交流、作者稿件回修交流等，做到定时、定人，有问题定期在会议上提出来，经过大家讨论使问题得到及时研究和解决，使编辑部各项工作有条不紊地开展。但我们还应进一步发挥Internet传播信息具有时效性强的特点，及时获得反馈信息并了解最新的学术动态及在网上发布征稿信息等。应打破传统观念，面向整个学术界，树立大学术观，在确定本刊特点和特色栏目的基础上，扩大稿源，拓展作者范围。强化编辑人员电脑应用技能，加大编排校的电脑化程度，力争尽早在计算机上全面施行编辑业务等工作，以实现编辑加工的“无纸操作”。另外，还应充分利用互联网技术，通过进入国内外文献数据库及检索系统，实行开放存取(OA)等措施，提升高校学报的影响力。总之，高校学报编辑部应把编辑手段现代化列为一项重要工作，放眼于全局，着手于点滴，不断适应社会信息化的潮流，真正地、务实地不断改进工作技能，促使学报编辑工作发生上一个新的台阶。
参考文献：
[1]钱俊龙，谢燕，雄樱菲，等，网络环境下科技期刊编辑学研究[J]，中国科技期刊研究，2009，20(5)：819。
[2]黄建乡，马伟平，于国艺，利用互联网提高高校学报的影响力[J]，编辑学报，2009，21(4)。