论文部分内容阅读
摘要：人事档案数字化是档案管理工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案数据库建立、数据挂接、数字化质检、数字化档案信息安全性和保密性技术问题等。笔者结合工作实际，针对这些问题做了研究分析和总结，利于及时解决工作中的一些技术和管理问题，为今后档案数字化工作顺利开展提供参考和有益启示。
关键词：人事档案;数字化;档案信息;解决措施
Abstract：The digitization of personnel files is a new content in the work of archives management， which will inevitably encounter some new situations and problems. For example， the establishment of digital archives database， data linking， digital quality inspection， digital archives information security and confidentiality technical issues. Combined with the actual work， the author makes a research， analysis and summary on these problems， which is conducive to timely solving some technical and management problems in the work， and provides reference and beneficial enlightenment for the smooth development of archives digitization work in the future.
Key words： Personnel files;Digitization;Archival information;Solution
人事檔案数字化，是档案资源的是深度开发，其根本的目的就是实现档案利用的最大化，将“死档案”变成“活资源”是其最突出的作用体现。档案的数字化实现了数据的网络共享、缩短了档案文件查阅的时间、有效的保护了纸质档案的安全、提高了档案利用率且便于保存。所以，档案数字化是社会发展的需要、是政府工作的需要，更是档案业务的需要。通过系统梳理人事档案数字化的相关文献[1-4]，研究发现它们尚未系统探讨档案数字化的关键技术问题、管理问题及措施，因此全面、客观地认识人事档案数字化面临的问题，积极采取有效的措施，对于顺利推进人事档案数字化工作具有十分重要的意义。
1.人事档案数字化涉及主要技术问题及解决措施
1.1数据库建立
数据库的建立是档案数字化过程的关键，也是值得注意的问题之一。一旦数据库数据存在信息录入不规范、不准确或结构有偏差现象，对档案数字化加工的整体效果都会造成巨大的影响，增加资源共享的难度。因此，应根据档案数字化管理软件的要求和《档案著录规则》（DA/T18） ，对档案形成的目录逐条录入，并且文字准确、无漏条、漏项、漏字情况。数据库选择应考虑可转换为通用数据格式（通常为xls）， 以便于数据交换。
1.2数字化扫描
根据人事档案原件实际情况和数据库为依据，利用专用扫描设备将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。根据数字化技术指标要求，需设置扫描模式为彩色扫描、图片分辨率至少300dpi、图片存储格式为JPEG。
1.3数据转换
按照档案数字化管理软件的要求利用手工录入或配套的外部转换程序，一次性完成目录与原文的匹配转换。
1.3.1 手工录入
根据档案数字化管理软件的要求，手动建立指定文件夹，将扫描后的图片粘贴至相应的子文件夹下并按要求更改图片命名。
1.3.2 批量转换
根据档案数字化管理软件的要求，按照档案分类的逻辑，利用日常的OFFICE工具中的VBA编程功能，自主研发出数据转换程序，实现了文件自动归类，同时自动建立文件夹，按照既定规律，将图片文件分别移动至指定文件夹。 1.4数字化质检
检查数据库录入信息是否准确，检查数据库对应的原文是否挂接正确，有无缺页、挂错、缺项等情况，发现问题及时更正。利用日常的OFFICE工具中的VBA编程功能，自主研发出数字化检测程序，自动查找数字化文件和数据库中的不一致部分，并逐条生成对应问题项，便于定向查找和解决档案整理和扫描过程中的问题。
1.5数字化档案信息安全性和保密性
档案数字化的安全保密风险伴随着档案数字化的全过程[5]。档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和网络安全性[6]。数字文件通常以磁盘、光盘为载体，这类载体组成比较复杂，性能不稳定，容易受到自然因素或者人为因素影响，导致载体损毁。网络的发展使得数字文件在更大范围内得以共享，同时无处不在的网络黑客和计算机病毒也给数字文件的管理带来了巨大的安全风险。此外，数字文件可以很容易地删除和修改而不留下任何痕迹。在使用计算机形成文件的过程中，起草者不能留下自己的笔迹，单位负责人不能在磁盘上对文件进行签名和签字。将来很难确定这些文件的真实性和权威性。如果有人出于自己的目的删除或修改了磁盘的内容，就很难找到和确定。因此，必需采取有效的措施来防控风险，才能满足档案服务的需求。
2.数字化档案管理的措施
2.1加强数字档案的保管力度[7]
数字档案的存储内容存在不稳定性。通常存储介质容易受到磁场、温度、湿度、细菌等因素的影响，数字文件本身也容易受到电脑病毒和黑客的攻击。因此，有必要建立专门的文件柜来存储数字档案，并配备专业的数字档案室和高安全性的计算机设备。最好使用一次性写入的CD-ROM，它比磁盘、磁带和硬盘的稳定性更好，并且只有只读属性，能够保持良好的温湿度，且满足避光、防尘、防虫、预防机械磨损和强振动的要求。
2.2做好数字化档案数据备份和恢复工作[8]
备份技术是一种安全策略，是保证数字档案信息安全的重要技术手段。备份对象主要是文档、照片、音频、视频等数字文件，以及傳统档案的数字化文件。最好采用存储和借阅双备份系统，且需要异机备份。考虑到网络的不安全性，有必要建立一个数据备份和恢复系统，以确保在计算机和网络发生故障后，能够恢复关键信息。
2.3加强网络安全防范意识和管理 [9-10]
一是制定科学、合理、严密的人事档案网络操作标准和规范。二是提醒公司内部员工严格按照公司规章制度接入外网，并通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。三是安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对数字化档案的恶意破坏和篡改。四是限制同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的数字化档案进行全程监控并自动记录，防止数字化档案被篡改而造成不可挽回的损失。
2.4对文件进行安全监控。
在一般电脑系统中，文件内容若发生改变，电脑并不会自行备份记录，因此更改文件的操作也会不留痕迹，造成追查毫无线索。所以让电脑详细记录利用数字化文件全过程时留下的所有异常记录是非常有必要的。
3.结论
伴随着人事档案数字化建设的开展，档案管理的效率和管理水平也有明显的提高。广泛应用档案数字化管理的同时，档案管理人员需系统的学习和运用数字化档案系统，转变原有的管理方式和手段，对于出现的一系列问题，应及时灵活的应对，快速向企业和社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升数字化档案管理的层次和工作效率。
参考文献
[1] 陈世英.电子档案管理存在的问题及对策[J].《工程技术（文摘版）·建筑》2016，00102-00102.
[2] 严辉.电子档案管理面临的问题及解决方案[J].城建档案，2014，64-65.
[3] 王少英.人事档案数字化面临的风险及其防控[J].《电子技术与软件工程》，2014，229-229.
[4] 陈纯燕. 数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[J].《档案天地》，2019，41-42.
[5] 吴美丽.档案数字化面临的风险及其防控[J].《幸福生活指南》，2017，43-43.
[6]王大为. 电子档案管理工作中存在的问题与建议[J].《黑龙江科技信息》，2015，163-163.
[7] 郝明欣.浅谈电子档案管理的解决方案[J].《中国电子商务》2014，106-106.
[8] 贺小燕.档案数字化中数据的保护与恢复[J].《内蒙古教育：职教版》2012，22-23.
[9] 张英.国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范[J].现代商贸工业，2018，88-89.
[10] 张利.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].《中国航班》2020， 0215-0215.
关键词：人事档案;数字化;档案信息;解决措施
Abstract：The digitization of personnel files is a new content in the work of archives management， which will inevitably encounter some new situations and problems. For example， the establishment of digital archives database， data linking， digital quality inspection， digital archives information security and confidentiality technical issues. Combined with the actual work， the author makes a research， analysis and summary on these problems， which is conducive to timely solving some technical and management problems in the work， and provides reference and beneficial enlightenment for the smooth development of archives digitization work in the future.
Key words： Personnel files;Digitization;Archival information;Solution
人事檔案数字化，是档案资源的是深度开发，其根本的目的就是实现档案利用的最大化，将“死档案”变成“活资源”是其最突出的作用体现。档案的数字化实现了数据的网络共享、缩短了档案文件查阅的时间、有效的保护了纸质档案的安全、提高了档案利用率且便于保存。所以，档案数字化是社会发展的需要、是政府工作的需要，更是档案业务的需要。通过系统梳理人事档案数字化的相关文献[1-4]，研究发现它们尚未系统探讨档案数字化的关键技术问题、管理问题及措施，因此全面、客观地认识人事档案数字化面临的问题，积极采取有效的措施，对于顺利推进人事档案数字化工作具有十分重要的意义。
1.人事档案数字化涉及主要技术问题及解决措施
1.1数据库建立
数据库的建立是档案数字化过程的关键，也是值得注意的问题之一。一旦数据库数据存在信息录入不规范、不准确或结构有偏差现象，对档案数字化加工的整体效果都会造成巨大的影响，增加资源共享的难度。因此，应根据档案数字化管理软件的要求和《档案著录规则》（DA/T18） ，对档案形成的目录逐条录入，并且文字准确、无漏条、漏项、漏字情况。数据库选择应考虑可转换为通用数据格式（通常为xls）， 以便于数据交换。
1.2数字化扫描
根据人事档案原件实际情况和数据库为依据，利用专用扫描设备将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。根据数字化技术指标要求，需设置扫描模式为彩色扫描、图片分辨率至少300dpi、图片存储格式为JPEG。
1.3数据转换
按照档案数字化管理软件的要求利用手工录入或配套的外部转换程序，一次性完成目录与原文的匹配转换。
1.3.1 手工录入
根据档案数字化管理软件的要求，手动建立指定文件夹，将扫描后的图片粘贴至相应的子文件夹下并按要求更改图片命名。
1.3.2 批量转换
根据档案数字化管理软件的要求，按照档案分类的逻辑，利用日常的OFFICE工具中的VBA编程功能，自主研发出数据转换程序，实现了文件自动归类，同时自动建立文件夹，按照既定规律，将图片文件分别移动至指定文件夹。 1.4数字化质检
检查数据库录入信息是否准确，检查数据库对应的原文是否挂接正确，有无缺页、挂错、缺项等情况，发现问题及时更正。利用日常的OFFICE工具中的VBA编程功能，自主研发出数字化检测程序，自动查找数字化文件和数据库中的不一致部分，并逐条生成对应问题项，便于定向查找和解决档案整理和扫描过程中的问题。
1.5数字化档案信息安全性和保密性
档案数字化的安全保密风险伴随着档案数字化的全过程[5]。档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和网络安全性[6]。数字文件通常以磁盘、光盘为载体，这类载体组成比较复杂，性能不稳定，容易受到自然因素或者人为因素影响，导致载体损毁。网络的发展使得数字文件在更大范围内得以共享，同时无处不在的网络黑客和计算机病毒也给数字文件的管理带来了巨大的安全风险。此外，数字文件可以很容易地删除和修改而不留下任何痕迹。在使用计算机形成文件的过程中，起草者不能留下自己的笔迹，单位负责人不能在磁盘上对文件进行签名和签字。将来很难确定这些文件的真实性和权威性。如果有人出于自己的目的删除或修改了磁盘的内容，就很难找到和确定。因此，必需采取有效的措施来防控风险，才能满足档案服务的需求。
2.数字化档案管理的措施
2.1加强数字档案的保管力度[7]
数字档案的存储内容存在不稳定性。通常存储介质容易受到磁场、温度、湿度、细菌等因素的影响，数字文件本身也容易受到电脑病毒和黑客的攻击。因此，有必要建立专门的文件柜来存储数字档案，并配备专业的数字档案室和高安全性的计算机设备。最好使用一次性写入的CD-ROM，它比磁盘、磁带和硬盘的稳定性更好，并且只有只读属性，能够保持良好的温湿度，且满足避光、防尘、防虫、预防机械磨损和强振动的要求。
2.2做好数字化档案数据备份和恢复工作[8]
备份技术是一种安全策略，是保证数字档案信息安全的重要技术手段。备份对象主要是文档、照片、音频、视频等数字文件，以及傳统档案的数字化文件。最好采用存储和借阅双备份系统，且需要异机备份。考虑到网络的不安全性，有必要建立一个数据备份和恢复系统，以确保在计算机和网络发生故障后，能够恢复关键信息。
2.3加强网络安全防范意识和管理 [9-10]
一是制定科学、合理、严密的人事档案网络操作标准和规范。二是提醒公司内部员工严格按照公司规章制度接入外网，并通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。三是安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对数字化档案的恶意破坏和篡改。四是限制同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的数字化档案进行全程监控并自动记录，防止数字化档案被篡改而造成不可挽回的损失。
2.4对文件进行安全监控。
在一般电脑系统中，文件内容若发生改变，电脑并不会自行备份记录，因此更改文件的操作也会不留痕迹，造成追查毫无线索。所以让电脑详细记录利用数字化文件全过程时留下的所有异常记录是非常有必要的。
3.结论
伴随着人事档案数字化建设的开展，档案管理的效率和管理水平也有明显的提高。广泛应用档案数字化管理的同时，档案管理人员需系统的学习和运用数字化档案系统，转变原有的管理方式和手段，对于出现的一系列问题，应及时灵活的应对，快速向企业和社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升数字化档案管理的层次和工作效率。
参考文献
[1] 陈世英.电子档案管理存在的问题及对策[J].《工程技术（文摘版）·建筑》2016，00102-00102.
[2] 严辉.电子档案管理面临的问题及解决方案[J].城建档案，2014，64-65.
[3] 王少英.人事档案数字化面临的风险及其防控[J].《电子技术与软件工程》，2014，229-229.
[4] 陈纯燕. 数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[J].《档案天地》，2019，41-42.
[5] 吴美丽.档案数字化面临的风险及其防控[J].《幸福生活指南》，2017，43-43.
[6]王大为. 电子档案管理工作中存在的问题与建议[J].《黑龙江科技信息》，2015，163-163.
[7] 郝明欣.浅谈电子档案管理的解决方案[J].《中国电子商务》2014，106-106.
[8] 贺小燕.档案数字化中数据的保护与恢复[J].《内蒙古教育：职教版》2012，22-23.
[9] 张英.国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范[J].现代商贸工业，2018，88-89.
[10] 张利.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].《中国航班》2020， 0215-0215.