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2、历史档案内容的开发
《全国重点档案抢救补助费管理办法》明确规定：“实施抢救的全国重点档案是指中华民族各个历史时期遗留下来的，在政治、经济、科学、文化、历史和艺术等方面具有重要的研究和利用价值，国家需要永久保存的珍贵历史档案。”历史档案的利用价值集中体现于历史档案所记载的内容和信息能够给后人以参考印证、借鉴启迪或追溯回忆。但是，作为历史文化和古代社会产物的历史档案在文字书写和文化内涵上与今有别，没有一定的古代历史文化、古文字知识背景难以理解其中奥妙。读惯了白话文的世人捧起文言文都有标点断句之苦，更难以想像去阅读和理解几近失传的古代文字和少数民族文化历史了。因此，未经内容开发的历史档案普及性有限，传播范围较窄，利用门槛较高，限制了社会对传统历史文化的学习和了解，需要通过采取保障措施及时进行解读转换，以保证其内容的长久可读性。
第一，编纂开发历史档案文献。编纂开发历史档案是一种学术性研究性工作，是历史档案整理的高级阶段，是为今天和未来的历史档案内容利用提供方便的一种信息服务工作，它既可以扩大历史档案的传播渠道和速度，又可以用通俗易懂的语言和今天的书写习惯解读过去晦涩难懂的古籍文献，克服社会大众利用历史档案的诸多障碍和不便。由于历史文献编纂从选题查找到选本选材，从转录点校加工到编排编辑，都有一整套完备的程序和流程，而且根据历史档案内容的不同需要辅之以相应的历史背景知识，因此，这项工作只有精通历史知识和文化的档案专家才能胜任。肩负着历史档案载体保护和内容开发双重任务的档案工作者，应该从保护和利用两个思路来明确历史档案开发重点，将开发重点放在内容解读濒临失传和社会利用频繁的历史档案上，一方面优先开展文明几近消失的古代少数民族历史档案的翻译整理，一方面优先开发利用次数较高的历史档案内容，保证历史档案内容的长久可用。
第二，建设历史档案文化专题数据库。绵延了几千年的中华民族文化之所以成为世界文明历史中最为灿烂和绚丽的一页，主要归功于中华文化传承的连续性和持久性。而历史档案利用的持久性在连接和传承中华文化过程中功不可没。在信息时代继续发挥历史档案的文化传承和传播作用，应该积极发挥现代技术的优势，以社会利用率为衡量指标，建立历史档案文化专题数据库，在保护历史档案内容可读和传播效果的基础上，还可以减少对原件的损害，实现历史档案原件和内容的长远利用。笔者认为：从目前建设基础和利用需求来看，建立民俗文化专题数据库、历史名胜文化专题数据库、中华传统医学专题数据库是一种较好的建设构想。因为，我国许多地方档案馆都收藏有大量的民族历史文献以及实物档案，包括各民族在不同的历史时期中以本民族的文字形成的一批历史文献。同时还收藏了族谱、家谱、地方志、专业志、文化遗址、历史名胜古迹、历史人物、名特优产品以及地方名人档案等具有浓郁地方特色的历史档案及大量与地方名胜有关的历史资料。还有许多档案馆中收藏了许多记录古代基础医疗经验的历史档案，如中国第一历史档案馆保存的清宫医案中包括给皇帝、嫔妃、太监、宫女及部分王宫大臣进行原始诊治的记录、脉案。这些宝贵的历史档案中记载了丰富的民俗、名胜、医学内容，通过专题数据库的建立可以及时进行内容信息解读转换，优先进行数字化保护和网络利用，在历史档案及时保护和长远利用中寻找到一条两全之路。
第三，开展人员培训和世界遗产教育工作。历史档案的内容开发具有紧迫性和传递性，文化解读和内容开发必须依赖人的大脑和知识作为工具，如果破解历史档案内容的方法和知识不及时传给后人或者记录下来，一旦掌握濒危文化的专家逝去，有些古籍档案将成为永远无法理解的“天书”。因此加强历史文化知识教育和古代文化专业人员的培养，尽快整理传授濒危文化的解析方法，是历史档案内容保护的人才保障和知识支持。目前，我国高等教育中传统国学内容、古代文化知识传授力度有限，历史档案整理开发的知识储备和人才储备较为薄弱，使许多地区的珍贵历史档案内容开发陷入困境。1972年联合国教科文组织在巴黎通过的《保护世界文化和自然遗产公约》中明确规定：“对于公约提及的、本国领土内的文化和自然遗产的确定、保护、保存、展出和遗传后代，主要是有关国家的责任(第4条)。”“各缔约国应通过一切适当手段，特别是教育和宣传计划，努力增强本国人民对本公约第一和二条中确定的文化和自然遗产的赞赏和尊重(第27. 1条)。”①我国作为1985年加入的缔约国理应遵守这一规定，加大对文化遗产保护的宣传和教育工作。历史档案是文化遗产的重要组成部分，对历史档案的保护需要从世界遗产高度进行教育和宣传，进行人才培养和积累，进行学术性交流活动的开展，并加重学校课堂教学中相关知识的教授和传播，使历史档案的保护和开发“后继有人”，不出现人才短缺和断层现象。
（二）数字档案的存储保护策略
历史档案是过去文明传承至今的纽带，历史档案的安全保护为前人所创造的文化的延续和传递提供记忆凭证；而越来越多地以数字形式存在和记录的现代文明也需要通过数字档案的有效保护来得以积累和反映。历史档案安全保护策略是在传统档案保护思路和方法基础上发扬发展的，主要从载体和信息、预防和治理两个角度建立保障机制。相比之下，数字档案的安全保护需要更多知识创新和技术创新，必须遵循数字信息的存在和利用特点，从静态和动态存储利用方式出发分别制订离线和在线数据保护方案，并重点强调对动态在线信息的预防监控。
1、存储介质的保护——离线风险的防范
通过存储介质离线保存数字信息主要是出于两个目的：一是进行数据备份，以便在系统出错或数据丢失时恢复历史信息；二是长久保存归档数据。而后者就是一种离线数字档案。以静态形式脱机离线保存的数字档案，主要存在三种可能导致档案信息丢失的风险：一是无法抗拒的自然灾害；二是人为有意破坏或者密码丢失；三是存储介质的损坏。而介质损坏造成的数字档案丢失是可以通过有效的保护策略加以防范的，选择耐久性的存储介质并尽量延长其物理寿命是离线数字档案长久利用的物质基础。存储介质受损主要有三个方面的原因：介质本身的质量和寿命、保存环境状态的恶劣、操作不当的刮伤破坏。针对离线数字档案保存介质面临的三种风险，针对性地制订保护方案，才能在数字档案载体安全的前提下保证档案信息的完整可靠。
第一，根据保存数据的需要选择合适的存储介质。目前数字档案的存储介质从读写工作原理来区别，主要是光存储介质和磁存储介质两大类，各种光盘都是光存储介质，而磁带、磁盘、软盘都是磁存储介质。各种存储介质在耐久性、速度、容量和价格上都有所不同，需要根据所保存档案数据的价值和利用频率进行综合考虑，优化选择。一般说来，存储介质的质量与价格是成正比的，市场价格较高的介质在耐久性、容量、读取速度上都较好，但是并非所有的数字档案信息都有必要使用最昂贵和性能最优的存储设备，应该根据具体情况在满足数据保护要求的前提下讲究成本节约和经济效益。从档案数据的保存要求和特性来看，离线存储的数据主要是为了长期保存和长远利用，而日常利用此类数据一般使用其工作备份或拷贝件，较少调用库存档案数据。因此，介质的读取和传送速度不是最核心的考虑因素，而应从数据永久安全和长期完整角度重点考虑存储介质的以下性能：一是根据数字档案的长期真实完整性要求，选择防止数据更改的存储介质。长期保存的数字档案通常存储在一次写入、不可追加数据的介质上，以防数据被擦除或篡改。二是根据档案数据的稳定性，选择耐久性较强和技术寿命较长的介质。介质的物理寿命和技术寿命都会影响档案数据保存时间，并且导致数据被迫频繁迁移而带来更大的丢失风险。当前存储介质的种类繁多，组成成分各异，仅光盘在市面上就可常见金盘、银盘、蓝盘、绿盘等耐久性各异的多种类型，选择时应该了解各种介质的组成成分，在相近价格区间内尽量选用材质受环境影响较小的种类。例如：有学者经过大量实验证明，同样是银反射层的CD-R光盘，在相同环境下，酞菁染料光盘寿命为114年，而偶氮染料光盘只有11年②。三是根据存储的档案数据单元选择合适的存储容量。介质存储容量应该与所保存数字档案信息量匹配。存储容量过低会导致同一单元的档案数据分散，不利保护和完整性；但是大容量介质成本更高，因此应该根据馆藏数字档案信息量综合考虑。
第二，根据存储介质的特性创造良好的保管环境。适宜良好的保管环境不仅是纸质档案保护的重要基础，也是数字档案载体的必要条件。如果说存储介质的选择与具体档案部门的工作存在动态相关，无法笼统概括种类的优劣，存储介质的寿命尚存在无法实际验证的缺陷，那么数字档案保管环境的要求却相对较为明确，且可以根据专家意见具体操作。以光盘存储介质为例，档案保护技术专家们已经通过对光盘结构材料、生产工艺和老化因素的分析，明确了光盘保存环境必须隔绝有害气体、保持稳定温湿度、防止灰尘异物的保管要求。③ 首先，光盘保存环境要远离生成卤化物的场所，如常有氟化氢（HF）、氯化氢（HCl）的工业区及空气中含有较多海盐（NaCl）的临海地带；同时还要远离使用有机溶剂的实验室和工厂；如果使用氨气对库房去酸时，要对光盘采取隔离保护措施。其次，低温干燥、恒温恒湿的环境最适宜光盘的保存。由于光盘性能各异，适宜条件也有所差别，综合考虑其物质特点，专家建议光盘保存较适宜温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%，且温度变动不超过 2℃，湿度变化范围不超过 5%。
最后，人为操作造成的存储介质损伤是最难以预料和补救的。行为习惯的千差万别导致恢复这类介质损伤所面临的情况复杂多变，因此必须“防患于未然”，尽量通过规章制度和操作流程的制订预防和减少误操作的发生。
2、信息安全的保护——在线风险的规避
尽管目前档案机构长期或永久保存的数字档案信息必须离线脱机保存在存储介质中，但是一方面，离线保存的档案数据通常只是在线生成信息的拷贝，必须通过在线信息安全保护来保证其完整和真实；另一方面，随着分布式数据库等新型数字信息集成形式的出现，有些数字档案无法离线保存，只能动态存在于计算机或网络中。而且，自然灾害的突如其来可能导致许多在线信息尚未制作离线拷贝已经丧失殆尽。所以规避在线数字档案的风险，保障动态信息安全是现代档案保护必须面临和攻克的重大课题。
首先，数字档案信息的在线保护应该根据数据价值采取远程异地备份措施。2001年9月11日，美国世贸大厦在波音飞机的撞击声中轰然倒塌的一幕，至今仍然让人心有余悸。在“911”所造成的巨大物质和精神损失背后，还伴随着无数公司机构重要数据资料的灾难性毁灭，许多公司因此在相当长的时间内一蹶不振。该中心最大的主顾之一摩根士丹利却在灾后的第二天就进入正常工作状态，世贸双子楼的倒塌没有给公司和客户的资产带来重大损失。危机时刻，摩根士丹利花费巨资添置的EMC远程数据防灾系统忠实地工作到大楼倒塌前的最后一秒钟，将重要的业务信息完好无损地传送到了几英里以外的另一个办事处。④ 远程异地备份措施在这次大劫难中将在线数据损失降至最低程度。
随着企业信息化进程的加快，越来越多的公司将原先分散的数据集中保存至一个容量巨大的数据中心，这种高密度的数据集成方式在降低成本的同时，也使在线数据丢失风险集中化。作为容纳和保管大量数字档案信息的档案机构本身就是一个集成化程度极高的庞大数据中心，随着数字档案信息的成倍递增，在线数字档案管理和利用系统的普及，这种原本只有银行、电信商等数据密集型机构才面对的数据丢失风险渐渐直逼档案部门，不得不引起档案界的普遍重视。然而，仅靠离线脱机的备份方式进行数字档案信息保护显然具有滞后性和局限性，尤其是在遭遇灾难性打击时更是无法保证数据安全。借鉴许多世界级企业高密度数据中心安全保障的经验，档案部门也应该逐渐加大对数字档案存储备份技术的投入，有选择地考虑远程异地备份等数字容灾系统的建立和运行。当然，远程异地备份系统是数据备份的最高级模式，主要针对不断动态变化并且价值极高的数据信息，而且耗资较大，不是一般的档案机构所能承受和有必要采用的，但是，远程异地备份的保护思路却是档案部门值得学习和采纳的。目前，已有一些小型公司定期通过小型磁带机对服务器进行备份，并将数据传输到一定距离以外的安全地区存储，用简单廉价的方法实现远程备份系统同样的作用和功能。档案部门完全可以做到对馆藏数字档案进行价值分级，为价值较高的重点数字档案做远程备份，为长久保存数字档案信息再添一道安全防护屏障。而且，随着社会信息化水平的不断提高，数字档案信息和电子文件的不断增长，国家级数字档案馆或国家档案数据中心的建立不会永远停留在设想阶段，在国家级档案数据中心建立之初，就需要尽早制订高级别的安全备份方案，未雨绸缪地保护数字档案信息的安全。
其次，数字档案信息的在线保护应该建立元数据管理体系。在线数字档案的信息载体分离和信息易变性使得其安全风险不仅存在于“海量”信息丢失方面，而且更大程度上体现于因修改方便导致的信息失真和因格式技术更新导致的信息无法读取。数字档案的增删操作简单便捷，仅从电子文本上无法体现其“原始性”和“真实性”，必须借助对操作过程的记录和原始文本特征的描述才能识别哪些是“初始版本”，哪些是“修改版本”。同时，由于数字技术和文件格式随着市场上的软硬件升级而不断变换，数字档案为保证长期可读也相应地需要载体迁移和格式转换，变迁过程中存在数据丢失风险，必须通过对原始信息的特征记录保证迁移前后数据的一致性。为了规避数字档案信息的潜在风险，国内外已经开始借助图书情报领域较为成熟的元数据技术防范离线或在线数字档案的安全威胁。由于元数据本身是对数字档案动态变化的及时记录和反映，所以在线的动态档案信息安全对元数据技术的依赖更为突出。
1998年，在美国Getty信息研究所对元数据进行专项研究而出版的有关专著中，元数据按照功能被分为管理型、描述型、保存型、技术型和使用型五个类型。⑤ 其中与信息资源的保存管理相关的保存型元数据对于数字档案信息的在线保护具有重要意义。在探索如何利用元数据保护数字信息方面，相关领域的专家们一直在不懈努力，并提出两类元数据模型和方案：一是综合各领域元数据特征的基础类元数据模型，如都柏林元数据集；另一类是图书、档案各专业领域内的专业类模型，如澳大利亚联邦政府文件保管元数据标准等等。目前，我国档案界的元数据模型体系构建仍然处于探索攻关阶段，尚无成熟的研究成果。从数字信息资源和网络信息资源的管理趋势来看，保存动态数字档案信息必须要集中力量建立档案部门适用的元数据管理体系，才能在未来的数字化信息海洋中不迷失方向。
数字档案信息的在线保护是信息化时代给档案保护工作提出的新挑战，并给档案的长远利用带来了许多管理和技术上的问题，并非一朝一夕依靠若干项新技术新方法就能得到彻底解决，这一领域的探索和创新将会是档案界在21世纪的核心课题和任务。
注 释:
①李华明：《世界遗产代际公平探析——对我国世界遗产管理的法律思考》，《湖北民族学院学报(哲学社会科学版)》2004年第3期。
②唐跃进：《CD- R光盘的耐久性与光盘档案保护》，《档案学通讯》2004年第5期。
③郭莉珠：《档案保护技术学教程》，北京，中国人民大学出版社，2000年版，第100、101页。
④⑤崔 毅转载：《数据远程备份帮摩根士丹利幸免于难》，互联网，http://home.donews.com/donews/article/1/16741.html，2007年2月9日。
作者单位：中山大学信息管理学院
《全国重点档案抢救补助费管理办法》明确规定：“实施抢救的全国重点档案是指中华民族各个历史时期遗留下来的，在政治、经济、科学、文化、历史和艺术等方面具有重要的研究和利用价值，国家需要永久保存的珍贵历史档案。”历史档案的利用价值集中体现于历史档案所记载的内容和信息能够给后人以参考印证、借鉴启迪或追溯回忆。但是，作为历史文化和古代社会产物的历史档案在文字书写和文化内涵上与今有别，没有一定的古代历史文化、古文字知识背景难以理解其中奥妙。读惯了白话文的世人捧起文言文都有标点断句之苦，更难以想像去阅读和理解几近失传的古代文字和少数民族文化历史了。因此，未经内容开发的历史档案普及性有限，传播范围较窄，利用门槛较高，限制了社会对传统历史文化的学习和了解，需要通过采取保障措施及时进行解读转换，以保证其内容的长久可读性。
第一，编纂开发历史档案文献。编纂开发历史档案是一种学术性研究性工作，是历史档案整理的高级阶段，是为今天和未来的历史档案内容利用提供方便的一种信息服务工作，它既可以扩大历史档案的传播渠道和速度，又可以用通俗易懂的语言和今天的书写习惯解读过去晦涩难懂的古籍文献，克服社会大众利用历史档案的诸多障碍和不便。由于历史文献编纂从选题查找到选本选材，从转录点校加工到编排编辑，都有一整套完备的程序和流程，而且根据历史档案内容的不同需要辅之以相应的历史背景知识，因此，这项工作只有精通历史知识和文化的档案专家才能胜任。肩负着历史档案载体保护和内容开发双重任务的档案工作者，应该从保护和利用两个思路来明确历史档案开发重点，将开发重点放在内容解读濒临失传和社会利用频繁的历史档案上，一方面优先开展文明几近消失的古代少数民族历史档案的翻译整理，一方面优先开发利用次数较高的历史档案内容，保证历史档案内容的长久可用。
第二，建设历史档案文化专题数据库。绵延了几千年的中华民族文化之所以成为世界文明历史中最为灿烂和绚丽的一页，主要归功于中华文化传承的连续性和持久性。而历史档案利用的持久性在连接和传承中华文化过程中功不可没。在信息时代继续发挥历史档案的文化传承和传播作用，应该积极发挥现代技术的优势，以社会利用率为衡量指标，建立历史档案文化专题数据库，在保护历史档案内容可读和传播效果的基础上，还可以减少对原件的损害，实现历史档案原件和内容的长远利用。笔者认为：从目前建设基础和利用需求来看，建立民俗文化专题数据库、历史名胜文化专题数据库、中华传统医学专题数据库是一种较好的建设构想。因为，我国许多地方档案馆都收藏有大量的民族历史文献以及实物档案，包括各民族在不同的历史时期中以本民族的文字形成的一批历史文献。同时还收藏了族谱、家谱、地方志、专业志、文化遗址、历史名胜古迹、历史人物、名特优产品以及地方名人档案等具有浓郁地方特色的历史档案及大量与地方名胜有关的历史资料。还有许多档案馆中收藏了许多记录古代基础医疗经验的历史档案，如中国第一历史档案馆保存的清宫医案中包括给皇帝、嫔妃、太监、宫女及部分王宫大臣进行原始诊治的记录、脉案。这些宝贵的历史档案中记载了丰富的民俗、名胜、医学内容，通过专题数据库的建立可以及时进行内容信息解读转换，优先进行数字化保护和网络利用，在历史档案及时保护和长远利用中寻找到一条两全之路。
第三，开展人员培训和世界遗产教育工作。历史档案的内容开发具有紧迫性和传递性，文化解读和内容开发必须依赖人的大脑和知识作为工具，如果破解历史档案内容的方法和知识不及时传给后人或者记录下来，一旦掌握濒危文化的专家逝去，有些古籍档案将成为永远无法理解的“天书”。因此加强历史文化知识教育和古代文化专业人员的培养，尽快整理传授濒危文化的解析方法，是历史档案内容保护的人才保障和知识支持。目前，我国高等教育中传统国学内容、古代文化知识传授力度有限，历史档案整理开发的知识储备和人才储备较为薄弱，使许多地区的珍贵历史档案内容开发陷入困境。1972年联合国教科文组织在巴黎通过的《保护世界文化和自然遗产公约》中明确规定：“对于公约提及的、本国领土内的文化和自然遗产的确定、保护、保存、展出和遗传后代，主要是有关国家的责任(第4条)。”“各缔约国应通过一切适当手段，特别是教育和宣传计划，努力增强本国人民对本公约第一和二条中确定的文化和自然遗产的赞赏和尊重(第27. 1条)。”①我国作为1985年加入的缔约国理应遵守这一规定，加大对文化遗产保护的宣传和教育工作。历史档案是文化遗产的重要组成部分，对历史档案的保护需要从世界遗产高度进行教育和宣传，进行人才培养和积累，进行学术性交流活动的开展，并加重学校课堂教学中相关知识的教授和传播，使历史档案的保护和开发“后继有人”，不出现人才短缺和断层现象。
（二）数字档案的存储保护策略
历史档案是过去文明传承至今的纽带，历史档案的安全保护为前人所创造的文化的延续和传递提供记忆凭证；而越来越多地以数字形式存在和记录的现代文明也需要通过数字档案的有效保护来得以积累和反映。历史档案安全保护策略是在传统档案保护思路和方法基础上发扬发展的，主要从载体和信息、预防和治理两个角度建立保障机制。相比之下，数字档案的安全保护需要更多知识创新和技术创新，必须遵循数字信息的存在和利用特点，从静态和动态存储利用方式出发分别制订离线和在线数据保护方案，并重点强调对动态在线信息的预防监控。
1、存储介质的保护——离线风险的防范
通过存储介质离线保存数字信息主要是出于两个目的：一是进行数据备份，以便在系统出错或数据丢失时恢复历史信息；二是长久保存归档数据。而后者就是一种离线数字档案。以静态形式脱机离线保存的数字档案，主要存在三种可能导致档案信息丢失的风险：一是无法抗拒的自然灾害；二是人为有意破坏或者密码丢失；三是存储介质的损坏。而介质损坏造成的数字档案丢失是可以通过有效的保护策略加以防范的，选择耐久性的存储介质并尽量延长其物理寿命是离线数字档案长久利用的物质基础。存储介质受损主要有三个方面的原因：介质本身的质量和寿命、保存环境状态的恶劣、操作不当的刮伤破坏。针对离线数字档案保存介质面临的三种风险，针对性地制订保护方案，才能在数字档案载体安全的前提下保证档案信息的完整可靠。
第一，根据保存数据的需要选择合适的存储介质。目前数字档案的存储介质从读写工作原理来区别，主要是光存储介质和磁存储介质两大类，各种光盘都是光存储介质，而磁带、磁盘、软盘都是磁存储介质。各种存储介质在耐久性、速度、容量和价格上都有所不同，需要根据所保存档案数据的价值和利用频率进行综合考虑，优化选择。一般说来，存储介质的质量与价格是成正比的，市场价格较高的介质在耐久性、容量、读取速度上都较好，但是并非所有的数字档案信息都有必要使用最昂贵和性能最优的存储设备，应该根据具体情况在满足数据保护要求的前提下讲究成本节约和经济效益。从档案数据的保存要求和特性来看，离线存储的数据主要是为了长期保存和长远利用，而日常利用此类数据一般使用其工作备份或拷贝件，较少调用库存档案数据。因此，介质的读取和传送速度不是最核心的考虑因素，而应从数据永久安全和长期完整角度重点考虑存储介质的以下性能：一是根据数字档案的长期真实完整性要求，选择防止数据更改的存储介质。长期保存的数字档案通常存储在一次写入、不可追加数据的介质上，以防数据被擦除或篡改。二是根据档案数据的稳定性，选择耐久性较强和技术寿命较长的介质。介质的物理寿命和技术寿命都会影响档案数据保存时间，并且导致数据被迫频繁迁移而带来更大的丢失风险。当前存储介质的种类繁多，组成成分各异，仅光盘在市面上就可常见金盘、银盘、蓝盘、绿盘等耐久性各异的多种类型，选择时应该了解各种介质的组成成分，在相近价格区间内尽量选用材质受环境影响较小的种类。例如：有学者经过大量实验证明，同样是银反射层的CD-R光盘，在相同环境下，酞菁染料光盘寿命为114年，而偶氮染料光盘只有11年②。三是根据存储的档案数据单元选择合适的存储容量。介质存储容量应该与所保存数字档案信息量匹配。存储容量过低会导致同一单元的档案数据分散，不利保护和完整性；但是大容量介质成本更高，因此应该根据馆藏数字档案信息量综合考虑。
第二，根据存储介质的特性创造良好的保管环境。适宜良好的保管环境不仅是纸质档案保护的重要基础，也是数字档案载体的必要条件。如果说存储介质的选择与具体档案部门的工作存在动态相关，无法笼统概括种类的优劣，存储介质的寿命尚存在无法实际验证的缺陷，那么数字档案保管环境的要求却相对较为明确，且可以根据专家意见具体操作。以光盘存储介质为例，档案保护技术专家们已经通过对光盘结构材料、生产工艺和老化因素的分析，明确了光盘保存环境必须隔绝有害气体、保持稳定温湿度、防止灰尘异物的保管要求。③ 首先，光盘保存环境要远离生成卤化物的场所，如常有氟化氢（HF）、氯化氢（HCl）的工业区及空气中含有较多海盐（NaCl）的临海地带；同时还要远离使用有机溶剂的实验室和工厂；如果使用氨气对库房去酸时，要对光盘采取隔离保护措施。其次，低温干燥、恒温恒湿的环境最适宜光盘的保存。由于光盘性能各异，适宜条件也有所差别，综合考虑其物质特点，专家建议光盘保存较适宜温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%，且温度变动不超过 2℃，湿度变化范围不超过 5%。
最后，人为操作造成的存储介质损伤是最难以预料和补救的。行为习惯的千差万别导致恢复这类介质损伤所面临的情况复杂多变，因此必须“防患于未然”，尽量通过规章制度和操作流程的制订预防和减少误操作的发生。
2、信息安全的保护——在线风险的规避
尽管目前档案机构长期或永久保存的数字档案信息必须离线脱机保存在存储介质中，但是一方面，离线保存的档案数据通常只是在线生成信息的拷贝，必须通过在线信息安全保护来保证其完整和真实；另一方面，随着分布式数据库等新型数字信息集成形式的出现，有些数字档案无法离线保存，只能动态存在于计算机或网络中。而且，自然灾害的突如其来可能导致许多在线信息尚未制作离线拷贝已经丧失殆尽。所以规避在线数字档案的风险，保障动态信息安全是现代档案保护必须面临和攻克的重大课题。
首先，数字档案信息的在线保护应该根据数据价值采取远程异地备份措施。2001年9月11日，美国世贸大厦在波音飞机的撞击声中轰然倒塌的一幕，至今仍然让人心有余悸。在“911”所造成的巨大物质和精神损失背后，还伴随着无数公司机构重要数据资料的灾难性毁灭，许多公司因此在相当长的时间内一蹶不振。该中心最大的主顾之一摩根士丹利却在灾后的第二天就进入正常工作状态，世贸双子楼的倒塌没有给公司和客户的资产带来重大损失。危机时刻，摩根士丹利花费巨资添置的EMC远程数据防灾系统忠实地工作到大楼倒塌前的最后一秒钟，将重要的业务信息完好无损地传送到了几英里以外的另一个办事处。④ 远程异地备份措施在这次大劫难中将在线数据损失降至最低程度。
随着企业信息化进程的加快，越来越多的公司将原先分散的数据集中保存至一个容量巨大的数据中心，这种高密度的数据集成方式在降低成本的同时，也使在线数据丢失风险集中化。作为容纳和保管大量数字档案信息的档案机构本身就是一个集成化程度极高的庞大数据中心，随着数字档案信息的成倍递增，在线数字档案管理和利用系统的普及，这种原本只有银行、电信商等数据密集型机构才面对的数据丢失风险渐渐直逼档案部门，不得不引起档案界的普遍重视。然而，仅靠离线脱机的备份方式进行数字档案信息保护显然具有滞后性和局限性，尤其是在遭遇灾难性打击时更是无法保证数据安全。借鉴许多世界级企业高密度数据中心安全保障的经验，档案部门也应该逐渐加大对数字档案存储备份技术的投入，有选择地考虑远程异地备份等数字容灾系统的建立和运行。当然，远程异地备份系统是数据备份的最高级模式，主要针对不断动态变化并且价值极高的数据信息，而且耗资较大，不是一般的档案机构所能承受和有必要采用的，但是，远程异地备份的保护思路却是档案部门值得学习和采纳的。目前，已有一些小型公司定期通过小型磁带机对服务器进行备份，并将数据传输到一定距离以外的安全地区存储，用简单廉价的方法实现远程备份系统同样的作用和功能。档案部门完全可以做到对馆藏数字档案进行价值分级，为价值较高的重点数字档案做远程备份，为长久保存数字档案信息再添一道安全防护屏障。而且，随着社会信息化水平的不断提高，数字档案信息和电子文件的不断增长，国家级数字档案馆或国家档案数据中心的建立不会永远停留在设想阶段，在国家级档案数据中心建立之初，就需要尽早制订高级别的安全备份方案，未雨绸缪地保护数字档案信息的安全。
其次，数字档案信息的在线保护应该建立元数据管理体系。在线数字档案的信息载体分离和信息易变性使得其安全风险不仅存在于“海量”信息丢失方面，而且更大程度上体现于因修改方便导致的信息失真和因格式技术更新导致的信息无法读取。数字档案的增删操作简单便捷，仅从电子文本上无法体现其“原始性”和“真实性”，必须借助对操作过程的记录和原始文本特征的描述才能识别哪些是“初始版本”，哪些是“修改版本”。同时，由于数字技术和文件格式随着市场上的软硬件升级而不断变换，数字档案为保证长期可读也相应地需要载体迁移和格式转换，变迁过程中存在数据丢失风险，必须通过对原始信息的特征记录保证迁移前后数据的一致性。为了规避数字档案信息的潜在风险，国内外已经开始借助图书情报领域较为成熟的元数据技术防范离线或在线数字档案的安全威胁。由于元数据本身是对数字档案动态变化的及时记录和反映，所以在线的动态档案信息安全对元数据技术的依赖更为突出。
1998年，在美国Getty信息研究所对元数据进行专项研究而出版的有关专著中，元数据按照功能被分为管理型、描述型、保存型、技术型和使用型五个类型。⑤ 其中与信息资源的保存管理相关的保存型元数据对于数字档案信息的在线保护具有重要意义。在探索如何利用元数据保护数字信息方面，相关领域的专家们一直在不懈努力，并提出两类元数据模型和方案：一是综合各领域元数据特征的基础类元数据模型，如都柏林元数据集；另一类是图书、档案各专业领域内的专业类模型，如澳大利亚联邦政府文件保管元数据标准等等。目前，我国档案界的元数据模型体系构建仍然处于探索攻关阶段，尚无成熟的研究成果。从数字信息资源和网络信息资源的管理趋势来看，保存动态数字档案信息必须要集中力量建立档案部门适用的元数据管理体系，才能在未来的数字化信息海洋中不迷失方向。
数字档案信息的在线保护是信息化时代给档案保护工作提出的新挑战，并给档案的长远利用带来了许多管理和技术上的问题，并非一朝一夕依靠若干项新技术新方法就能得到彻底解决，这一领域的探索和创新将会是档案界在21世纪的核心课题和任务。
注 释:
①李华明：《世界遗产代际公平探析——对我国世界遗产管理的法律思考》，《湖北民族学院学报(哲学社会科学版)》2004年第3期。
②唐跃进：《CD- R光盘的耐久性与光盘档案保护》，《档案学通讯》2004年第5期。
③郭莉珠：《档案保护技术学教程》，北京，中国人民大学出版社，2000年版，第100、101页。
④⑤崔 毅转载：《数据远程备份帮摩根士丹利幸免于难》，互联网，http://home.donews.com/donews/article/1/16741.html，2007年2月9日。
作者单位：中山大学信息管理学院