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随着电子计算机应用的日益普及，各行各业形成了大量的电子档案，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子档案以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体，与纸质文件比较，具有以下特点：1、电子档案保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高；2、电子档案可由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；3、电子档案可共享利用，不受时间和空间影响；4、电子档案不是直观纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。