我国东西部地区民生档案远程服务现状及特点研究

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  [摘要]在对我国东、西部地区4个直辖市及18个省范围内的地级市民生档案远程服务进行调查的基础上,论文首先梳理了民生档案远程服务现状,以表格形式归纳了上述省市开展区域内联动、跨区域协同及可共享民生档案范围,进而分别总结东、西部地区服务的特点,以期对我国民生档案远程服务的发展现状有较为全面、客观的认识。
  [关键词]联动协同共享跨馆服务婚姻档案知青档案
  [分类号]G273.5
  Research on the Current Situation and Characteristics of Remote Service for the People’s Livelihood Archives in Eastern and Western Regions of China
  ——Based on the Investigation of Current Situation of Remote Service for the People’s Livelihood Archives in Eastern and Western Regions
  Zhang Linhua,Li Sai
  (School of Library Information and Archives of Shanghai University,Shanghai,200444)
  Abstract: On the basis of the investigation of the people’s livelihood archives remote service which a total of four Municipalities and prefecture-level cities in the 18 provinces in the east and west districts of china,at first,this article summarized the status quo of remote service for people’s livelihood archives which relate to regional linkage,cross-regional coordination,and the kinds of be shared livelihood archives in the form of questionnaire,the present situation of the east and west districts. Then,this article summarizes the characteristics of the east and west districts of the people’s livelihood archives remote service,in order to reference for the further development in the theory and practice.
  Keywords: Linkage; Coordination; Sharing; Cross-archive Service; Marriage Achives; Educated Youths Archives
  1引言
  近幾年出现的民生档案远程服务是利用网络共享平台,通过服务受理点为民众提供民生档案查档出证的一种新型档案服务模式。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出,要“利用现代化技术手段,简化利用方式,推动辖区档案资源跨馆利用、跨馆出证工作”。虽然这项惠民服务问世的时间并不长,但由于它整合了民生档案资源,打破了常规意义上档案利用服务主体、客体之间的空间界限,为民众利用民生档案提供了极大便利,目前已在全国各地萌芽、开花,并已成为档案馆服务民众的发展方向。
  各地区的民生档案远程服务发展状况不尽相同,尤其东、西部地区之间存在较大差异。为对我国民生档案远程服务现状有较为客观的认识,本课题组于2017年5月至2018年3月间,对我国东、西部地区的4个直辖市及18个省(含180个地级市)民生档案远程服务开展情况进行调查,在此基础上考察东、西部地区服务现状,梳理两者的特点,以期为我国民生档案远程服务理论与实践的进一步发展提供参考。
  目前,我国地级市是二级行政区,总计294个地级市占总数为334个地级行政区(含自治州、盟)的88%,已成为行政区的主体。本研究中,东部和西部地区的界定标准来源为2011年国家统计局出台的《东西中部和东北地区划分方法》。(东部地区为北京、上海、天津、河北、江苏、浙江、福建、山东、广东和海南,共3个直辖市、7个省;西部地区为重庆、内蒙古、广西、四川、贵州、云南、西藏、陕西、甘肃、青海、宁夏和新疆,共1个直辖市、11个省(自治区))查阅文献资料、访问各省市的档案信息网站、邮件、电话访谈及实地走访、开座谈会等方式为调查方式。
  2东部地区民生档案远程服务现状调查
  2.1东部地区调查概况
  经调查发现,截至2017年底,在东部地区3个直辖市及7个省的86个地级市中,除海南省外,北京市、上海市、天津市、浙江省、广东省、江苏省、福建省、山东省均有已开展民生档案远程服务的地级市,河北省在全省每个地级市中选择一个区县档案馆为试点。在东部地区已开展此项服务的8个省(直辖市)中,以上海市的实践最为全面、成熟,此外,浙江、天津等省(市)开展远程服务的成效亦非常显著。根据调查资料,课题组将东部地区已开展民生档案远程服务的调研现状归纳于表1。
  2.2东部地区特点分析
  调查结果显示,东部地区民生档案远程服务具有以下特点:   (1)起步较早,辐射效应
  早在2008年上海就提出设想并展开实践探索,于2010年9月在全市范围正式启动“就地查询、跨馆出证”馆际联动机制。上海市民生档案远程服务不仅改革创新了本市档案服务的模式,更是迅即辐射到了整个沿海地区。受上海市成功经验影响,截至2017年底,东部地区各省已纷纷行动起来,目前东部地区地级市中确认已开展远程服务的城市已逾三成,更多地级市正在打造民生档案共享数据库、构建远程服务网络平台,长三角和珠三角沿海地区成为民生档案远程服务花开繁盛之地。
  (2)省市内部,纵横贯通
  东部地区省市大都致力于构建民生档案远程服务“三级联动”模式,实现馆际、馆室、馆社之间联动。目前上海市已实现全市通办,受理点覆盖到全市所有219个社区事务受理中心和市、区两级综合档案馆利用窗口[1],不仅能“形成纵向三级部门间民生档案的联动共享”,还可实现“一站式”服务,可在全市就近受访的社区事务受理中心查阅并取得有效证明。浙江省嘉兴市档案馆建立起一个“横向到边、纵向到底,馆际联动、馆室联动,上下贯通、高效快捷”的网络体系,实现了横向到涉民单位档案室,纵向至社区街道办事处与乡镇农村的“三级联动”[2]。苏州太仓、常熟、张家港等县级市建成了延伸至全部乡镇的档案共享平台,至2014年10月,苏州市已在53个镇、86个村开设远程共享查阅窗口。太仓市档案局利用百姓家中的机顶盒装置,使群众足不出户就能查阅到与自己相关的档案并实现远程自助出证,查阅婚姻、独生子女两个专题档案“户户通”。民生档案远程服务的联动机制对传统档案服务模式形成巨大颠覆,尤其使偏远地区民众的民生档案查档体验得到显著改善。
  (3)区域外延,异地联动
  鉴于许多民众对民生档案的需求已不再局限本区域内,各地纷纷把服务延伸至本区域之外。自2013年上海市浦东档案馆与宁波市档案馆馆际协作率先开启了我国民生档案远程服务跨省联动以来,合作范围逐渐拓展,到2017年底已与12个外省档案馆签订协议,建立馆际协作关系,至今实现跨区域协同联动的对接馆已达12个。杭州市档案馆分别与宁波、上海浦东、天津等十多个档案馆签订了民生档案的跨馆异地利用服务协议书,实现了跨区域协同联动服务。2012年“广东(粤穗深)跨馆档案查阅利用系统”正式開通,次年该系统又增加中山、佛山等8个地级市,跨馆联动地级市扩大至10个。济南市馆与杭州市馆、广州市馆开展婚姻和知青档案的跨省查阅服务[3]。2016年浦东档案馆通过创新信息技术手段研发出电子档案网盘加密传输技术,打破档案跨省利用技术瓶颈,免去跨省查档3到5天的等待期,实现“立等可取”,又进一步优化了跨馆服务方式。
  (4)日趋成熟,成效显著
  上海市将民生档案远程服务系统并入社区事务受理中心平台,目前已形成一套较为成熟的组织、运行机制,远程服务呈现新格局。据浦东馆近三年利用分析报告,2015至2017年仅远程跨馆查阅一项分别为3089、3253及2980人次,年均逾3000人次。自2012年实现“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”以来,上海市至今已为市民12万人次提供服务,受到普遍肯定。浙江省于2017年11月建成并在全省投入使用浙江档案服务网,民众可以实名验证接受服务,实现了“一网查档、百馆联动”。山东济南市档案馆在2012年底实现市馆与各区县馆的联动,搭建共享平台,将服务扩展到街道办事处,为民众提供超15种民生档案的服务,平均每年接待利用者500多人次,社会效益良好。
  (5)参差不齐,差异较大
  调查发现,东部地区各省市间差异客观存在。上海等地已在全市所有区、街道实现了联动、通办的“无死角”格局。浙江省有十多个地级市已实施远程服务。沪、浙两地不仅分别有本市(省)的共享平台、数据库及标准规范,其可供共享的民生档案种类均达10种以上,而且区域内实现“馆际、馆室、馆社”三级联动,同时跨区域数量已超10多个地级市。一大批地级市正积极优化档案资源、建构网络设施平台,如石家庄、厦门、龙岩、常州、连云港等市都处于前期准备阶段,可以说大部队正向民生档案远程服务的康庄大道进发。此外,部分省份仅限于在个别地级市试点,尚未及推广;有的地级市仅参与了地区性的跨馆查阅利用系统,本市范围内的联动尚未展开;还有的省份甚至尚未实现零的突破。目前,各地档案馆在日常工作中均有为民众提供民生档案跨馆、跨地区服务的职能,但不少档案馆仍沿用到馆查询的传统模式,民众难免奔波之苦,甚至常有无处查询之虞。尽管如此,访谈中不少地级市档案馆工作人员均认为远程服务模式是民生档案服务发展的必然方向,普遍表示本地也应开展这一服务模式。




  3西部地区民生档案远程服务现状调查
  3.1西部地区调查概况
  调查显示,西部地区除直辖市重庆外,11个省的94个地级市中,相较东部地区而言已开展远程服务的地级市相对较少,且集中于四川、贵州2省。课题组将西部地区调研现状整理于表2。
  3.2西部地区特点分析
  归纳调查结果,可以发现现阶段西部地区远程服务呈现以下特点:
  (1)起步较晚,星点分布
  四川省档案局2015年末颁布规范文件,2016年2月正式推行“异地查档、跨馆服务”;重庆市于2016年9月正式启动婚姻档案“异地查档、跨馆服务”;贵州市则是2017年8月在全省全面开展远程服务。目前,包括西部地区1个直辖市和94个地级市在内,已开展这项服务的约占二成多,且大多集中分布在西南地区,西北省份仍以电话、传真等手段开展远距离、跨地区的服务,而以互联网为依托的民生档案远程服务尚未开展。   (2)基础薄弱,关注度低
  课题组在电话咨询中发现,西部地区大多档案馆遠程服务基础较薄弱。主要表现在:首先,档案数字化任务艰巨。如2016年延安市档案馆完成馆藏档案数字化加工一期项目;宝塔区馆全年录入文件级目录数据5.82万条;志丹县馆对馆藏总量10%的档案进行了数字化全文扫描[4]。另有不少地区购置扫描仪、计算机等必要的设备设施,安排力量开展档案扫描工作,档案数字化尚处于较初级阶段。其次,服务模式较陈旧。如所提供民生档案仅限于本馆馆藏,若档案收藏于其他档案馆,则需要利用者自行前往保管单位办理。到馆、电话、传真等依旧是西部地区大多档案馆查档的主流模式。最后,对远程服务关注度低。一些地级市馆工作人员在接受电话访谈时明确表示对民生档案远程服务不了解、甚至没听说过。
  (3)局限严重,有待突破
  分析领跑西部地区的重庆市、四川省、贵州省民生档案远程服务现状,可以发现:一方面,从参与单位看,远程服务受理单位均为各级综合档案馆,调查中未见涉民机关档案室和基层社区参与的信息,这表明西部地区现有的远程服务还仅处于馆际联动层面,馆社、馆室联动模式全面覆盖仍需进一步努力。另一方面,从可供远程服务的民生档案种类来看,目前四川省档案馆可共享的民生档案种类较多,达13种,而贵州省能远程共享的民生档案有6种,重庆市可共享的民生档案仅有婚姻档案1种。因此,就目前状况而言,西部地区民生档案远程服务还有很大空间可以拓展。
  经过调查,还可见东、西部地区一些共同的特点:如民生档案远程服务的网络平台建设,普遍选择依托本省(市)业已统一设立、遍布各级的政务网;各省(市)均本着“以人为本”的原则实施民生档案远程服务,如远程共享的民生档案种类的选定,基本上优先选择本地民众对民生档案利用的需求热点,结合本地实际情况打造本省(市)远程共享的数据库,并且许多省(市)可供远程服务共享的民生档案都处于不断地拓展过程中;致力于实现“一站式”服务模式,各地大多将纳入社区中心“一站式”受理作为民生档案远程服务的建设方向;推行标准化服务规范,由档案行政管理机关根据当地实际情况依法制发一系列规范性文件以指导服务实践[5]。
  鉴于多种因素,调查结果可能存在疏漏和不足。期待关于区域性民生档案远程服务现状与特点的调查与分析在更大范围进行验证并为这一服务模式的理论与实践的发展提供进一步参考。相信随着民生档案远程服务在各地的快速推进,新的调查结果必定会不断出现令人鼓舞的变化与进展。
  *本文系国家社会科学基金项目“基于区域性远程服务实践的档案资源共享研究”(项目编号:15BTQ073)阶段性研究成果。
  参考文献
  [1]杨洁.让信息多跑路让市民少奔波——市档案局(馆)调研民生档案“全市通办”工作[N].新民晚报,2018-3-26(005).
  [2]李持真,黄永红.异地查档跨馆出证——浙江嘉兴实现区域内民生档案远程利用[J].中国档案,2013(12):28-29.
  [3]张国华.杭州与十三家档案馆实现异地查档.[EB/OL].[2018-02-23].http:// www.zgdazxw.com.cn/news/2015-10/13/content_118821.htm.
  [4]延安市档案局.全市档案工作会议召开[EB/OL].[2018-03-16].http://sdaj.yanan. gov.cn/ArticleView.aspx?id=211.
  [5]张林华,潘玉琪.我国民生档案远程服务的实践发展研究[J].档案学通讯,2016(6):80-84.
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