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摘要：高校学生档案网络化就是以计算机数据库及互联网为主体把文字图象、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用，为用户提供便捷、生动、丰富、到位的档案信息。
关键词：高校学生；档案管理；网络化
中图分类号：G47
文献标识码：A
文章编号：1009-0118(2011)-04-0119-01
数字化、网络化。数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间和空间的限制。在任何时间、任何地点只需有一台联网的电脑就可查阅自己需要的档案信息。在信息社会中，信息已不再是一种稀缺的资源，而稀缺的是人的注意力。高校学生档案信息化、数字化、网络化是提高档案注意力的手段。
数字化、网络化使高校学生档案管理工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快利用。学生档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。计算机管理方面只需数据进行处理。
数字化、网络化使计算机大量应用于管理中。计算机管理档案代替了以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它用光盘、磁盘存储信息向数字格式转变。
高等院校建立了校园网，它的开通为学校教学、科研提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，师生不出校门、不出国门即可与国内外专家合作、查阅资料、学术交流等。
高校学生档案管理数字化网络化存在的问题。计算机管理档案只是辅助人工性的，而不是处理档案数据。其结果是不但没代替手工管理工作，还大大增加了手工劳动。
计算机管理档案局限于档案工作内部的编目和检索环节。它不同外界发生关系。只为档案部门内部服务，使档案管理工作的发展失去了外在的动力。
不同的高校由不同的行政主管部门管理，这种分散的管理体制，使高校学生档案形成了条块分割、自成系统、各自為政、自我发展、自我完善、自给自足的局面。目前，没有一个统一的组织机构来协调档案馆网络建设。
数据库建设滞后，缺乏整体性。数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程低，类型单一，多数处于低水平重复建设。数据库无规范化控制。目前所建数据库大多为条目数据库，无法满足用户的多种需求，许多高校档案室虽与国际互联网相连，但只能访问其主页，无法进行资源共享。
人员整体素质低。档案馆网络化建设，要求档案人员精通传统的档案业务，还要掌握自动化，网络化技术。目前高校学生档案管理队伍整体素质普遍较低，不适应计算机工作环境，严重缺乏既懂计算机技术、通迅技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，以适应档案网络化建设和高校档案事业的发展。
提高数字化网络化水平。采用客户机朋艮务器体系结构模式。即通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机结构系统处理方式。其特点是将应用分解成若干部分，并将这些部分交给多台计算机分别执行，共同实现整体应用。
建立web的服务体系。高校学生档案工作将以计算机管理信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息成为主要服务方式，用户可根据自己的需要沿着信息之间的关系链进行浏览，手工劳动则成为辅助形式。
用数据库系统管理档案信息。选择的数据系统要支持客户机/服务器体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，同时还要适应多台硬件平台，多种操作系统，并具备同其它数据系统进行链接和交换数据的能力，应选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务、能在网络环境下运行、具有客户机／服务器结构的数据库管理系统。为用户建立web站点上的数据库服务，实现高校学生档案管理网络化。
计算机具有强大的信息和数据处理功能，充分发挥计算机的作用，将会提高工作效率，提高数据的准确性。尽快使档案管理从经验管理向科学管理转变。计算机网络化提高了档案信息系统质量。
现阶段学籍表由各个中学自行设计，格式各种各样，给档案管理部门带来许多不便，建议教育部普通高校招生部门，应为中学学生学籍表规定一个统一的格式，以便考生被录取时有一个完整的档案，使高校学生档案管理更加规范。
高校应开发适合自身特点的学生档案数据库，建立录入、查询、修改、增减、和打印的计算机软件系统，提高档案管理效率，使用人单位招聘毕业生所需的个人信息在网上能够快速传递，使高校学生档案管理与高速发展的信息社会相适应，从而进一步杜绝高校学生档案内容造假现象。
档案数字化使档案载体不再局限于传统的纸质，档案载体借助现代技术趋势于多样化——磁盘、光盘、磁带等。档案的存储形式决定了的档案的管理必须打破传统的方式，借助现代化设备仪器，使档案管理过程实现自动化。
学校职能部门产生的公文、通过扫描整理，建立学校公文信息库；学生成绩以及毕业、就业信息等信息情况建立多层数据库，以不同的密级、检索方式进行查询；基建图纸档案、品牌特色专业等档案是学校招生、树立学校形象的招牌。优先数字化这些档案，建立各类不同的校园网络，实现信息共享，为学校教学、科研、毕业生出国、校友联等提供及时方便的服务；同时避免了纸质档案频繁利用造成的磨损，有利于保护纸质档案。
数字化档案室易复制、易传递、易出现档案信息丢失、泄密、病毒感染等情况，如何防患于未然，需要新的档案安全管理制度进行规范指导，从而达成统一标准、统一规范，以综合档案数字化管理为标准，以各部门档案数字化管理体制为基础，建立数字化档案管理网络化。建立数字化档案管理制度、特色档案管理制度、安全保密制度、网络管理制度等上数字化档案高效利用的保障。保障数字化档案在安全科学的状态下成功走向开放、实现信息资源共享。
关键词：高校学生；档案管理；网络化
中图分类号：G47
文献标识码：A
文章编号：1009-0118(2011)-04-0119-01
数字化、网络化。数字化档案信息可使任何一位利用者不受时间和空间的限制。在任何时间、任何地点只需有一台联网的电脑就可查阅自己需要的档案信息。在信息社会中，信息已不再是一种稀缺的资源，而稀缺的是人的注意力。高校学生档案信息化、数字化、网络化是提高档案注意力的手段。
数字化、网络化使高校学生档案管理工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快利用。学生档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。计算机管理方面只需数据进行处理。
数字化、网络化使计算机大量应用于管理中。计算机管理档案代替了以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它用光盘、磁盘存储信息向数字格式转变。
高等院校建立了校园网，它的开通为学校教学、科研提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，师生不出校门、不出国门即可与国内外专家合作、查阅资料、学术交流等。
高校学生档案管理数字化网络化存在的问题。计算机管理档案只是辅助人工性的，而不是处理档案数据。其结果是不但没代替手工管理工作，还大大增加了手工劳动。
计算机管理档案局限于档案工作内部的编目和检索环节。它不同外界发生关系。只为档案部门内部服务，使档案管理工作的发展失去了外在的动力。
不同的高校由不同的行政主管部门管理，这种分散的管理体制，使高校学生档案形成了条块分割、自成系统、各自為政、自我发展、自我完善、自给自足的局面。目前，没有一个统一的组织机构来协调档案馆网络建设。
数据库建设滞后，缺乏整体性。数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程低，类型单一，多数处于低水平重复建设。数据库无规范化控制。目前所建数据库大多为条目数据库，无法满足用户的多种需求，许多高校档案室虽与国际互联网相连，但只能访问其主页，无法进行资源共享。
人员整体素质低。档案馆网络化建设，要求档案人员精通传统的档案业务，还要掌握自动化，网络化技术。目前高校学生档案管理队伍整体素质普遍较低，不适应计算机工作环境，严重缺乏既懂计算机技术、通迅技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，以适应档案网络化建设和高校档案事业的发展。
提高数字化网络化水平。采用客户机朋艮务器体系结构模式。即通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机结构系统处理方式。其特点是将应用分解成若干部分，并将这些部分交给多台计算机分别执行，共同实现整体应用。
建立web的服务体系。高校学生档案工作将以计算机管理信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息成为主要服务方式，用户可根据自己的需要沿着信息之间的关系链进行浏览，手工劳动则成为辅助形式。
用数据库系统管理档案信息。选择的数据系统要支持客户机/服务器体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，同时还要适应多台硬件平台，多种操作系统，并具备同其它数据系统进行链接和交换数据的能力，应选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务、能在网络环境下运行、具有客户机／服务器结构的数据库管理系统。为用户建立web站点上的数据库服务，实现高校学生档案管理网络化。
计算机具有强大的信息和数据处理功能，充分发挥计算机的作用，将会提高工作效率，提高数据的准确性。尽快使档案管理从经验管理向科学管理转变。计算机网络化提高了档案信息系统质量。
现阶段学籍表由各个中学自行设计，格式各种各样，给档案管理部门带来许多不便，建议教育部普通高校招生部门，应为中学学生学籍表规定一个统一的格式，以便考生被录取时有一个完整的档案，使高校学生档案管理更加规范。
高校应开发适合自身特点的学生档案数据库，建立录入、查询、修改、增减、和打印的计算机软件系统，提高档案管理效率，使用人单位招聘毕业生所需的个人信息在网上能够快速传递，使高校学生档案管理与高速发展的信息社会相适应，从而进一步杜绝高校学生档案内容造假现象。
档案数字化使档案载体不再局限于传统的纸质，档案载体借助现代技术趋势于多样化——磁盘、光盘、磁带等。档案的存储形式决定了的档案的管理必须打破传统的方式，借助现代化设备仪器，使档案管理过程实现自动化。
学校职能部门产生的公文、通过扫描整理，建立学校公文信息库；学生成绩以及毕业、就业信息等信息情况建立多层数据库，以不同的密级、检索方式进行查询；基建图纸档案、品牌特色专业等档案是学校招生、树立学校形象的招牌。优先数字化这些档案，建立各类不同的校园网络，实现信息共享，为学校教学、科研、毕业生出国、校友联等提供及时方便的服务；同时避免了纸质档案频繁利用造成的磨损，有利于保护纸质档案。
数字化档案室易复制、易传递、易出现档案信息丢失、泄密、病毒感染等情况，如何防患于未然，需要新的档案安全管理制度进行规范指导，从而达成统一标准、统一规范，以综合档案数字化管理为标准，以各部门档案数字化管理体制为基础，建立数字化档案管理网络化。建立数字化档案管理制度、特色档案管理制度、安全保密制度、网络管理制度等上数字化档案高效利用的保障。保障数字化档案在安全科学的状态下成功走向开放、实现信息资源共享。