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[摘 要]随着网络信息技术的快速发展，产生了大量电子类文件。因其信息容量大、存储空间小、操作方面、传递快捷等特点，具有着传统性文件无法比较的绝对性优势。而对其的应用也是越来越广，本文就是針对对电子类文件归档及其移交的全方位调研基础之上，总结了其现状以及制约其发展存在的问题，并相应提出了具体的解决方案。
[关键词]电子文件；归档；移交；问题；解决方案
中图分类号：TM933.4 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）04-0399-01
引言
随着信息化时代的推进及数字型城市建设的发展，城建类文件产生形式已越来越多为电子文档，并用于网络间传输应用。因为这类文件涵盖的种类多，因此对文件的动态性管理及成套体系要求较高，对其的科学管理已经成为各单位档案部门必须要解决的又一新课题。在高度重视数据信息安全化的今天，该体系的系统化建立对于电子文档以及管理的规范，维护源文件有效性和其真实完整性，保证重要电子文件的安全和可用性有重要意义。下面就是针对于该体系系统化建立中出现的问题进行了探讨，并提出了相应的解决方案。
一、电子文件类归档及移交体系的建立要求及遵循原则
（一）电子文件归档及移交管理所遵循原则
关于电子文件的归档及其移交的管理应该遵循在其单位活动过程中产生的有价值性电子文件方须归档的原则。为了维护及有效确保电子文档类业务数据的真实完整性、其保密性及长期保留性，且确保归档后的电子文件保管的有效性及利用科学性，电子文档还应该遵循业务数据类电子文件归档及移交体系的全程管理和文件可一体化的管理原则。该体系既确保了电子文件内容的完整性及数据结构安全性，又保证了数据处理时的流畅和精准性。
（二）电子文件类归档以及其移交的要求
电子文件的归档要求如下：信息采集相关部分或文件产生的单位应定时性向有关档案管理部门提交鉴定完的电子类文档，并且要按电子文档类管理规范的格式把文件保存到安全性高无病毒符合其保管期限内要求的且脱机载体之上，确保源文件的真实安全性及可利用性；电子文件的移交要求如下：相关负责部门应该对已经归档好的电子文档根据相关规定进行审核，审核成功后，如期把电子文件移交给档案的保管部门，进行集中性管理。在已经联网并确保其网络环境安全前提之下，在网络上可以进行相关已经归档的电子文档类移交和对其接收类工作，但是仍然是需要办理相关手续的。
二、影响电子文件归档体系其建立时关键性因素
（一）对于电子文件鉴定问题的分析
首先对于将要归档的电子类文件应鉴定其真实有效及完整性，再确定这类文件的归档范围、密级程度和其所划入的保管期限；再则对于该类电子文档的归档范围处理应该包括其对应的元数据和背景信息，并且要根据国家档案归档的归档规范来执行；最后对其进行划分保管期限要参照国家相关纸质文件类归档移交相关处理规范。
（二）对于电子文件检测问题的分析
档案相关检测部门在对其进性归档及移交工作进行时，对于电子文档的基本内容、信息记录格式、硬件环境的有效性及是否感染了病毒都是属于其检测范围内。
（三）对于电子文件归档问题的分析
对于电子文件的归档过程一般可以分为两部分，首先对于实施进行中的归档进行逻辑归档，然后再定期完成其物理归档。归档时候，要充分性考虑电子类文件的技术类因素，比如数据类型及格式、相关软件的版本、技术环境、被操作及检测的数据等。如果将电子文档直接从网络传至档案部门，则其格式及存储位置不做任何修改。
三、影响电子文件移交体系其建立时关键性因素
（一）对于电子文件移交及接收检验问题的分析
电子文件的产生单位在其提交文件和档案相关部门接收文件之前，双方都应该对每一个文件载体进行检测，确保其合格后才可以进行归档。对其检测的内容包括：载体清洁性及是否有划痕；文件是否有病毒；用于查看电子类文件的软件、登记表及说明资料等一些证件的真实性。政府或单位相关档案部门应严格按照相关规定对须归档或者移交的电子文件逐次验收。对于不合格者勒令其退回至原发送单位进行重新制作并重新检测。
（二）对于电子文件移交手续问题的分析
在文档合格验收之后应该填写归档电子文档移交及验收检测的登记表并签字盖章生效。这份检测登记表为一式两份，档案部门留有一份，另一份交与电子文件原发单位保管。
四、对于优化电子文件归档及移交体系建立的解决方案
（一）健全电子文档归档及移交提体系措施
第一建立电子类文件网络归档的专用系统，将单位内档案部门的计算机和其源文件生成计算机连接为一体，建立专用的计算机电子文件归档及移交网络类系统，可以保证其有效传输效率；第二将电子文件的归档及移交类业务交给计算机信息管理相关部门统一负责，是与其固有的技术优势及处理电子类文档工作经验的丰富性攸关，而且该部门可以负责对电子问题具体实施规划及统筹，开发集中信息管理系统；第三相关档案部门要对有一定价值性的电子文件进行脱机性存储，而优盘及软磁盘等移动性存储设备因其病毒及被盗取风险系数高是不被允许使用的，选择的载体排序为只读性光盘、一次性写入光盘、可擦写类光盘、硬性磁盘等；第四对于特殊性加密类电子文档，对其归档时应先解密再进行脱机类保存，并且在其存储载体或装具上注明。对于国家级别重要文件和机密性文档还应注明其保密级别与期限，并按照国家保密法律相关规定来管理。
（二）提高电子电子文档归档及移交提体系的质量管理
对于电子文档归档以移交体系的质量管理方面必须要确保以下原则进行实施：保证电子文件源文件接收及发送的绝对可靠性；保证电子文件以及相对应其他各形式文件存在的完整性；确保电子文件任意时刻的处理有效性；保证电子类文件的安全。
结语
电子文件归档及移交体系的有效建立对于政府部门及单位档案资料的真实、安全及可利用性有重要的影响。我们应有勇于创新和敢于挑战的精神，保障其体系的使用有效性。
参考文献
[1] 胡佳.电子文档归档及移交体系的建立[J].中国新技术新产品，2011，17：240.
[2] 彭新瑶，尹英范.加强电子文件归档工作的思考[J].黑龙江档案，2008，06：35.
[3] 姜丽莉.浅谈电子文件管理体系的建立[J].兰台世界，2012，S3：60-61.
[4] 刘越男.辨析电子文件归档中的几对关系[J].中国档案，2004，09：44-46.
[关键词]电子文件；归档；移交；问题；解决方案
中图分类号：TM933.4 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）04-0399-01
引言
随着信息化时代的推进及数字型城市建设的发展，城建类文件产生形式已越来越多为电子文档，并用于网络间传输应用。因为这类文件涵盖的种类多，因此对文件的动态性管理及成套体系要求较高，对其的科学管理已经成为各单位档案部门必须要解决的又一新课题。在高度重视数据信息安全化的今天，该体系的系统化建立对于电子文档以及管理的规范，维护源文件有效性和其真实完整性，保证重要电子文件的安全和可用性有重要意义。下面就是针对于该体系系统化建立中出现的问题进行了探讨，并提出了相应的解决方案。
一、电子文件类归档及移交体系的建立要求及遵循原则
（一）电子文件归档及移交管理所遵循原则
关于电子文件的归档及其移交的管理应该遵循在其单位活动过程中产生的有价值性电子文件方须归档的原则。为了维护及有效确保电子文档类业务数据的真实完整性、其保密性及长期保留性，且确保归档后的电子文件保管的有效性及利用科学性，电子文档还应该遵循业务数据类电子文件归档及移交体系的全程管理和文件可一体化的管理原则。该体系既确保了电子文件内容的完整性及数据结构安全性，又保证了数据处理时的流畅和精准性。
（二）电子文件类归档以及其移交的要求
电子文件的归档要求如下：信息采集相关部分或文件产生的单位应定时性向有关档案管理部门提交鉴定完的电子类文档，并且要按电子文档类管理规范的格式把文件保存到安全性高无病毒符合其保管期限内要求的且脱机载体之上，确保源文件的真实安全性及可利用性；电子文件的移交要求如下：相关负责部门应该对已经归档好的电子文档根据相关规定进行审核，审核成功后，如期把电子文件移交给档案的保管部门，进行集中性管理。在已经联网并确保其网络环境安全前提之下，在网络上可以进行相关已经归档的电子文档类移交和对其接收类工作，但是仍然是需要办理相关手续的。
二、影响电子文件归档体系其建立时关键性因素
（一）对于电子文件鉴定问题的分析
首先对于将要归档的电子类文件应鉴定其真实有效及完整性，再确定这类文件的归档范围、密级程度和其所划入的保管期限；再则对于该类电子文档的归档范围处理应该包括其对应的元数据和背景信息，并且要根据国家档案归档的归档规范来执行；最后对其进行划分保管期限要参照国家相关纸质文件类归档移交相关处理规范。
（二）对于电子文件检测问题的分析
档案相关检测部门在对其进性归档及移交工作进行时，对于电子文档的基本内容、信息记录格式、硬件环境的有效性及是否感染了病毒都是属于其检测范围内。
（三）对于电子文件归档问题的分析
对于电子文件的归档过程一般可以分为两部分，首先对于实施进行中的归档进行逻辑归档，然后再定期完成其物理归档。归档时候，要充分性考虑电子类文件的技术类因素，比如数据类型及格式、相关软件的版本、技术环境、被操作及检测的数据等。如果将电子文档直接从网络传至档案部门，则其格式及存储位置不做任何修改。
三、影响电子文件移交体系其建立时关键性因素
（一）对于电子文件移交及接收检验问题的分析
电子文件的产生单位在其提交文件和档案相关部门接收文件之前，双方都应该对每一个文件载体进行检测，确保其合格后才可以进行归档。对其检测的内容包括：载体清洁性及是否有划痕；文件是否有病毒；用于查看电子类文件的软件、登记表及说明资料等一些证件的真实性。政府或单位相关档案部门应严格按照相关规定对须归档或者移交的电子文件逐次验收。对于不合格者勒令其退回至原发送单位进行重新制作并重新检测。
（二）对于电子文件移交手续问题的分析
在文档合格验收之后应该填写归档电子文档移交及验收检测的登记表并签字盖章生效。这份检测登记表为一式两份，档案部门留有一份，另一份交与电子文件原发单位保管。
四、对于优化电子文件归档及移交体系建立的解决方案
（一）健全电子文档归档及移交提体系措施
第一建立电子类文件网络归档的专用系统，将单位内档案部门的计算机和其源文件生成计算机连接为一体，建立专用的计算机电子文件归档及移交网络类系统，可以保证其有效传输效率；第二将电子文件的归档及移交类业务交给计算机信息管理相关部门统一负责，是与其固有的技术优势及处理电子类文档工作经验的丰富性攸关，而且该部门可以负责对电子问题具体实施规划及统筹，开发集中信息管理系统；第三相关档案部门要对有一定价值性的电子文件进行脱机性存储，而优盘及软磁盘等移动性存储设备因其病毒及被盗取风险系数高是不被允许使用的，选择的载体排序为只读性光盘、一次性写入光盘、可擦写类光盘、硬性磁盘等；第四对于特殊性加密类电子文档，对其归档时应先解密再进行脱机类保存，并且在其存储载体或装具上注明。对于国家级别重要文件和机密性文档还应注明其保密级别与期限，并按照国家保密法律相关规定来管理。
（二）提高电子电子文档归档及移交提体系的质量管理
对于电子文档归档以移交体系的质量管理方面必须要确保以下原则进行实施：保证电子文件源文件接收及发送的绝对可靠性；保证电子文件以及相对应其他各形式文件存在的完整性；确保电子文件任意时刻的处理有效性；保证电子类文件的安全。
结语
电子文件归档及移交体系的有效建立对于政府部门及单位档案资料的真实、安全及可利用性有重要的影响。我们应有勇于创新和敢于挑战的精神，保障其体系的使用有效性。
参考文献
[1] 胡佳.电子文档归档及移交体系的建立[J].中国新技术新产品，2011，17：240.
[2] 彭新瑶，尹英范.加强电子文件归档工作的思考[J].黑龙江档案，2008，06：35.
[3] 姜丽莉.浅谈电子文件管理体系的建立[J].兰台世界，2012，S3：60-61.
[4] 刘越男.辨析电子文件归档中的几对关系[J].中国档案，2004，09：44-46.