论文部分内容阅读
摘要：信息技术的发展为档案资源的开发与管理提供了新的途径，数字环境下对档案资源的开发与管理也是对传统档案信息的革新。本文分析了档案资源开发的重要性，对比了与传统档案信息具有的优势，并提出了信息时代档案资源开发与管理的途径。
关键词：信息时代；档案资源；开发；管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）07-0-02
一、引言
近年来，随着计算机技术、信息编研技术的发展，为信息时代下的档案资源开发与管理提供了更加便利的条件。作为人类文明活动的记载，档案是社会信息资源的重要内容。在此背景下，如何有效利用新时代的电子政务、档案信息开发、档案编研技术，更好的提升档案资源开发与管理水平，成为档案管理的热点问题。下文将就信息时代档案资源的开发与管理展开讨论。
二、 档案资源开发的重要性
档案是社会信息资源的重要组成部分，是见证、还原、保存历史的重要途径。作为重要的信息资源，档案如果只贮藏不开发利用，处于封闭或静止状态，就只能被视为一堆废纸，失去其保存的价值和意义；若信息受检索和传播不畅等因素的影响，同样会造成信息价值的减损。所以，信息资源重在开发利用，信息只有被利用，它的价值才得以增值，信息资源的价值才能得到有效体现和实现，档案资源的开发与利用至关重要。
在信息时代背景下，档案管理工作应不断改革创新档案信息开发利用的管理模式和服务模式，充分满足社会各阶层对信息的需求。将这些原始信息通过先进的信息处理技术，对其进行合理的开发、整合并及时提供利用。
三、数字环境下对档案资源进行开发与管理
1.数字环境下的数字档案
数字化档案信息与传统档案相比，具有突出的优势。数字化档案具有多维性和共享性、隐蔽性的特点，由于网络环境的无边界无障碍，数字化档案信息的流动和传播途径增多，渠道更为畅通，其效益发挥的多维性和共享性将更加突出。
2.数字环境档案与传统档案对比
（1）档案信息利用效益对比
传统档案的利用效益存在着社会性、隐蔽性、滞后性等特征，在传统的档案管理环境中，一份科技图纸可以作为产品再生产的依据，提供准确的技术参数和标准数据，也可以作为是新产品开发和技术改造的参考信息，同时也可以作为专利技术或知识资本在技术市场上获得技术转让回报或成为技术投资资本。这份科技图纸还可以反映档案形成部门的历史发展，体现其不断传承的科学技术文化精神，作为后人历史研究、学习培训的生动素材，从而实现社会效益。档案信息服务部门并不直接创造价值，但社会各方面创造价值常常需要利用档案信息，“影子收益”的存在导致档案信息利用效益存在隐蔽性。同时，由于档案从收集到开放利用，需要一个时间过程（即开放滞后），档案从始行开放到被利用并取得实际效果，也需要有一个时间过程（即效应滞后）。这就使档案信息利用的效益周期在时间上具有延迟性。
而数字档案环境下将明显改善传统档案信息利用效益的滞后性。尽管从档案信息的产生到提供利用仍然存在一定时间的延迟，以完成档案信息加工处理的工作，但是这种工作时滞将随着文档一体化、电子文件的前端控制和全程管理的逐步实现而大大缩短。同时，除因保密需要的封闭时滞外，开放性、公益性的数字化档案信息因不同信息保管者之间的信息交换、转移而导致的时差将不复存在。网络即时公布和利用目前已成为部分政府档案信息的公开要求，随着社会开放度、政府开放度、档案开放度的不断提高，未来将会有越来越多的数字化档案信息实现从产生到被利用的零时差。
（2）增值性和社会效益对比
数字化档案信息利用效益比传统档案信息利用呈现出更加模糊、增值性更强和社会效益更加突出的特点。
首先，数字化档案信息利用的基础建设是一个庞大的长期的工程，应用技术不断升级、系统维护持续进行，资源开发滚动发展，使得资金投入不可能一步到位，人员培养不能一蹴而就，后期持续投入难以准确估算，从而导致成本支出具有一定的模糊性。
其次，数字化档案信息利用受益面的更加广泛也使得不同利用者利用档案信息的收益相互影响、相互交错，令原本就十分棘手的档案信息利用收益的测算更加困难。
此外，数字化档案信息流动性加快所创造的信息增值现象更加频繁，这类叠加性的利用收益的计算更加难以入手。从档案服务提供者角度来看，由于数字化档案信息服务尚处于初期建设阶段，相比可量化的经济回报，投入的成本比重更大；而且数字信息商品和互联网本身的赢利模式并不成熟，所以对社会效益的期望将在相当长的时间内高于对经济效益的追求，社会效益呈现出更加突出的特点。
（3）与互联网的联系紧密度
从数字化档案信息本身特点以及所带来的正、负效应来看，数字化档案信息比传统档案信息与互联网的联系更加紧密。数字化档案信息利用与网络化档案信息服务是相互联系的一组概念。原生数字化信息—电子文件的产生之初是为了提高业务活动效率和信息流动速度，在网络化条件下，档案信息流动的覆盖面和反应度都提高到一个新的层次，所以应用办公自动化项目的单位和部门如今都建立了局域网或广域网，大部分都连接了互联网，使得电子文件从产生到利用都离不开网络环境。
四、信息时代档案资源开发与利用
1.有效拓展档案资源的编研渠道
有序地开展档案编研工作，全面地、系统地采用真实性与科学性、实用性相结合方法，改变以往编研方法单一的方式，把档案的社会价值与档案的编研紧密联系在一起，有效地进行历史、文化财富的积累、研究，挖掘有关历史记录，服务社会，服务经济建设，使档案编研工作最大限度体现档案价值，展现它的社会有用性。其次是要适应信息化时代的需要，因为依靠传统的信息编研与传播手段已经不能满足信息化时代的要求，电子信息技术对提高信息的收集、处理的速度起着关键作用，随着信息现代化进程在各领域的不断渗透和发展，实现档案信息由封闭型向开放型的转变也将成为档案工作的突破点。 档案工作者应充分利用档案材料，通过收集、分类、加工整理成信息资源，变“死档”为“活档”，供人们最大限度地利用，实现其使用价值，产生社会效益和经济效益。再就是在档案编纂的方法和手段上有所创新，改变那种自立门户，自我封闭的传统方式，要进一步拓宽编研视野，根据社会各界的需求，有针对性地开展专题服务、决策服务、情报服务等编研课题研究，并逐步全面实现运用计算机等现代化技术进行存储、编研、检索档案信息，提高信息查询的快捷、准确与高效水平。
档案资源的开发，档案信息编研成果的有用性影响着档案利用的整个服务活动，能否提供高质量的信息服务，关键取决于档案管理者对信息的洞察力、创造力以及辨别真伪的能力，档案信息编研成果质量保证是档案管理者必须遵循的准则，只有保证所提供信息的质量，才能更好地满足用户的信息需求。同时要加强用户跟踪调研，及时搜集档案利用信息反馈，听取用户意见和要求 ，弥补工作中的不足，进一步开发利用档案信息资源，更好地为用户服务，服务科研、管理的发展。
2.全方位的利用宣传和传播途径
档案管理部门是信息资源中心，也是通过档案资源的收集、整理和提供利用来实现价值目的的一种服务机构。档案作为文化知识传播的媒介，在传播过程中也会像信息资源产生效益增值一样，通过提供利用促使文化增值。由于信息化程度越来越高，依靠传统的传播方法已经不能够满足信息化时代的要求，档案的原始记录性决定了档案具有的法律效力和凭证依据作用。
（1）利用最新的现代信息传播手段
有目的地、全面系统地收藏和积累丰富的信息资源；在进行开发利用时，尽可能满足各行各业读者的需要，开辟多种形式的传播渠道，比如档案史料的汇编出版，一方面克服档案孤本的局限，扩大传播面；另一方面史学家能利用该史料汇编完成新的著作、论文，产生档案信息质的某种增值；通过开办档案阅览室，举行定期或不定期的档案展览，并开展各种档案信息资源服务活动，开辟与社会交流的窗口，扩大档案信息的开放 ，加速档案工作社会化、信息化进程。
（2）提高办公自动化水平
随着办公自动化的进程，开展档案信息网络建设，加快档案现代化管理和档案利用社会化的步伐，拓展档案利用空间是当务之急。档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传，从丰富内容到提高服务水平，从改善档案利用的环境条件到软硬件的大量投入。档案部门应通过现有计算机网络建立全国性、区域性、地区性档案信息网络系统，并按照各类用户的需求和国内外信息的门类，分类整理、编辑，使信息得到快速传递、有效存储、分类和信息共享的目的。
五、结语
档案信息的开发、利用、管理是一项复杂的系统工程，在办公自动化进程的不断推进下，档案信息既保有自身的传统特色，又在信息技术的推动下，开始使用电子政务、计算机编研等新的方法，本文探讨了信息时代档案信息管理的开发与利用，相信随着信息技术的发展，档案的编研方法将不断创新、方式不断拓展，档案信息工作将发挥越来越重要的作用。
参考文献：
[1]宗文萍，郭莉珠.论信息时代的档案信息安全保障[J].档案学通讯，2004，6.
[2]熊友菊.信息化社会对传统信息服务模式的挑战[J].档案学通讯，2011，2.
[3]饶圆.档案信息资源开发利用研究[D].安徽：安徽大学2005年硕士论文.
关键词：信息时代；档案资源；开发；管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）07-0-02
一、引言
近年来，随着计算机技术、信息编研技术的发展，为信息时代下的档案资源开发与管理提供了更加便利的条件。作为人类文明活动的记载，档案是社会信息资源的重要内容。在此背景下，如何有效利用新时代的电子政务、档案信息开发、档案编研技术，更好的提升档案资源开发与管理水平，成为档案管理的热点问题。下文将就信息时代档案资源的开发与管理展开讨论。
二、 档案资源开发的重要性
档案是社会信息资源的重要组成部分，是见证、还原、保存历史的重要途径。作为重要的信息资源，档案如果只贮藏不开发利用，处于封闭或静止状态，就只能被视为一堆废纸，失去其保存的价值和意义；若信息受检索和传播不畅等因素的影响，同样会造成信息价值的减损。所以，信息资源重在开发利用，信息只有被利用，它的价值才得以增值，信息资源的价值才能得到有效体现和实现，档案资源的开发与利用至关重要。
在信息时代背景下，档案管理工作应不断改革创新档案信息开发利用的管理模式和服务模式，充分满足社会各阶层对信息的需求。将这些原始信息通过先进的信息处理技术，对其进行合理的开发、整合并及时提供利用。
三、数字环境下对档案资源进行开发与管理
1.数字环境下的数字档案
数字化档案信息与传统档案相比，具有突出的优势。数字化档案具有多维性和共享性、隐蔽性的特点，由于网络环境的无边界无障碍，数字化档案信息的流动和传播途径增多，渠道更为畅通，其效益发挥的多维性和共享性将更加突出。
2.数字环境档案与传统档案对比
（1）档案信息利用效益对比
传统档案的利用效益存在着社会性、隐蔽性、滞后性等特征，在传统的档案管理环境中，一份科技图纸可以作为产品再生产的依据，提供准确的技术参数和标准数据，也可以作为是新产品开发和技术改造的参考信息，同时也可以作为专利技术或知识资本在技术市场上获得技术转让回报或成为技术投资资本。这份科技图纸还可以反映档案形成部门的历史发展，体现其不断传承的科学技术文化精神，作为后人历史研究、学习培训的生动素材，从而实现社会效益。档案信息服务部门并不直接创造价值，但社会各方面创造价值常常需要利用档案信息，“影子收益”的存在导致档案信息利用效益存在隐蔽性。同时，由于档案从收集到开放利用，需要一个时间过程（即开放滞后），档案从始行开放到被利用并取得实际效果，也需要有一个时间过程（即效应滞后）。这就使档案信息利用的效益周期在时间上具有延迟性。
而数字档案环境下将明显改善传统档案信息利用效益的滞后性。尽管从档案信息的产生到提供利用仍然存在一定时间的延迟，以完成档案信息加工处理的工作，但是这种工作时滞将随着文档一体化、电子文件的前端控制和全程管理的逐步实现而大大缩短。同时，除因保密需要的封闭时滞外，开放性、公益性的数字化档案信息因不同信息保管者之间的信息交换、转移而导致的时差将不复存在。网络即时公布和利用目前已成为部分政府档案信息的公开要求，随着社会开放度、政府开放度、档案开放度的不断提高，未来将会有越来越多的数字化档案信息实现从产生到被利用的零时差。
（2）增值性和社会效益对比
数字化档案信息利用效益比传统档案信息利用呈现出更加模糊、增值性更强和社会效益更加突出的特点。
首先，数字化档案信息利用的基础建设是一个庞大的长期的工程，应用技术不断升级、系统维护持续进行，资源开发滚动发展，使得资金投入不可能一步到位，人员培养不能一蹴而就，后期持续投入难以准确估算，从而导致成本支出具有一定的模糊性。
其次，数字化档案信息利用受益面的更加广泛也使得不同利用者利用档案信息的收益相互影响、相互交错，令原本就十分棘手的档案信息利用收益的测算更加困难。
此外，数字化档案信息流动性加快所创造的信息增值现象更加频繁，这类叠加性的利用收益的计算更加难以入手。从档案服务提供者角度来看，由于数字化档案信息服务尚处于初期建设阶段，相比可量化的经济回报，投入的成本比重更大；而且数字信息商品和互联网本身的赢利模式并不成熟，所以对社会效益的期望将在相当长的时间内高于对经济效益的追求，社会效益呈现出更加突出的特点。
（3）与互联网的联系紧密度
从数字化档案信息本身特点以及所带来的正、负效应来看，数字化档案信息比传统档案信息与互联网的联系更加紧密。数字化档案信息利用与网络化档案信息服务是相互联系的一组概念。原生数字化信息—电子文件的产生之初是为了提高业务活动效率和信息流动速度，在网络化条件下，档案信息流动的覆盖面和反应度都提高到一个新的层次，所以应用办公自动化项目的单位和部门如今都建立了局域网或广域网，大部分都连接了互联网，使得电子文件从产生到利用都离不开网络环境。
四、信息时代档案资源开发与利用
1.有效拓展档案资源的编研渠道
有序地开展档案编研工作，全面地、系统地采用真实性与科学性、实用性相结合方法，改变以往编研方法单一的方式，把档案的社会价值与档案的编研紧密联系在一起，有效地进行历史、文化财富的积累、研究，挖掘有关历史记录，服务社会，服务经济建设，使档案编研工作最大限度体现档案价值，展现它的社会有用性。其次是要适应信息化时代的需要，因为依靠传统的信息编研与传播手段已经不能满足信息化时代的要求，电子信息技术对提高信息的收集、处理的速度起着关键作用，随着信息现代化进程在各领域的不断渗透和发展，实现档案信息由封闭型向开放型的转变也将成为档案工作的突破点。 档案工作者应充分利用档案材料，通过收集、分类、加工整理成信息资源，变“死档”为“活档”，供人们最大限度地利用，实现其使用价值，产生社会效益和经济效益。再就是在档案编纂的方法和手段上有所创新，改变那种自立门户，自我封闭的传统方式，要进一步拓宽编研视野，根据社会各界的需求，有针对性地开展专题服务、决策服务、情报服务等编研课题研究，并逐步全面实现运用计算机等现代化技术进行存储、编研、检索档案信息，提高信息查询的快捷、准确与高效水平。
档案资源的开发，档案信息编研成果的有用性影响着档案利用的整个服务活动，能否提供高质量的信息服务，关键取决于档案管理者对信息的洞察力、创造力以及辨别真伪的能力，档案信息编研成果质量保证是档案管理者必须遵循的准则，只有保证所提供信息的质量，才能更好地满足用户的信息需求。同时要加强用户跟踪调研，及时搜集档案利用信息反馈，听取用户意见和要求 ，弥补工作中的不足，进一步开发利用档案信息资源，更好地为用户服务，服务科研、管理的发展。
2.全方位的利用宣传和传播途径
档案管理部门是信息资源中心，也是通过档案资源的收集、整理和提供利用来实现价值目的的一种服务机构。档案作为文化知识传播的媒介，在传播过程中也会像信息资源产生效益增值一样，通过提供利用促使文化增值。由于信息化程度越来越高，依靠传统的传播方法已经不能够满足信息化时代的要求，档案的原始记录性决定了档案具有的法律效力和凭证依据作用。
（1）利用最新的现代信息传播手段
有目的地、全面系统地收藏和积累丰富的信息资源；在进行开发利用时，尽可能满足各行各业读者的需要，开辟多种形式的传播渠道，比如档案史料的汇编出版，一方面克服档案孤本的局限，扩大传播面；另一方面史学家能利用该史料汇编完成新的著作、论文，产生档案信息质的某种增值；通过开办档案阅览室，举行定期或不定期的档案展览，并开展各种档案信息资源服务活动，开辟与社会交流的窗口，扩大档案信息的开放 ，加速档案工作社会化、信息化进程。
（2）提高办公自动化水平
随着办公自动化的进程，开展档案信息网络建设，加快档案现代化管理和档案利用社会化的步伐，拓展档案利用空间是当务之急。档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传，从丰富内容到提高服务水平，从改善档案利用的环境条件到软硬件的大量投入。档案部门应通过现有计算机网络建立全国性、区域性、地区性档案信息网络系统，并按照各类用户的需求和国内外信息的门类，分类整理、编辑，使信息得到快速传递、有效存储、分类和信息共享的目的。
五、结语
档案信息的开发、利用、管理是一项复杂的系统工程，在办公自动化进程的不断推进下，档案信息既保有自身的传统特色，又在信息技术的推动下，开始使用电子政务、计算机编研等新的方法，本文探讨了信息时代档案信息管理的开发与利用，相信随着信息技术的发展，档案的编研方法将不断创新、方式不断拓展，档案信息工作将发挥越来越重要的作用。
参考文献：
[1]宗文萍，郭莉珠.论信息时代的档案信息安全保障[J].档案学通讯，2004，6.
[2]熊友菊.信息化社会对传统信息服务模式的挑战[J].档案学通讯，2011，2.
[3]饶圆.档案信息资源开发利用研究[D].安徽：安徽大学2005年硕士论文.