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摘要：总结高校科技项目档案及其管理的特点，对比分析科技项目的管理方式：科技项目管理人员包办制和项目负责人主持立卷归档责任制.提出了今后加强科技项目档案管理的建议。
关键词：高校 科技项目 档案 管理方式
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1007-3973(2011)009-139-02
高校科技项目管理是一项复杂的系统工程，它涉及到项目、财务和档案管理，由科技人员、科技项目管理人员、财务人员、审计人员和档案馆管理人员等共同协作完成。其中，科技项目档案管理是科技项目管理工作的重要组成部分。
科技项目档案是科技人员在科技活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，还有样品、化石等实物资料，它真实记录了科技活动的过程和成果，贯穿于科技项目研究的全过程。它是国家、高校、科技人员的宝贵资源和巨大财富，高校作为国家科技工作的重要组成部分，必须认真做好科技项目档案的管理工作，这是保护和利用好这笔财富的基础和重要保证。
1 高校科技项目档案及其管理的特点
总结来看，高校科技项目档案及其管理的特点主要有：
(1)周期长。科技项目的研究周期一般是两年到四年，这决定了科技项目档案从建档到归档的时间跨度较大。
(2)环节多。科技项目档案贯穿于科技项目研究的全过程，涉及到项目申报、项目审批、项目中期检查、项目结题或鉴定验收、项目评奖等各个环节，每个环节都有不同的档案资料。
(3)来源广。有的档案来自科技人员本人，如撰写的申请书、研究笔记、采集的标本等；有的档案来自上级科技主管部门，如项目立项通知书、拨款通知书等：有的档案来自测试单位，如项目的测试分析报告等。
(4)存储介质多样。有存储文字、图表信息的纸质介质；有存储程序、代码的光存储介质；有标本等实物介质。
(5)涉及人员众多。科技项目档案的管理涉及到科技人员、科技项目管理人员(包括科研秘书)、档案馆管理人员等，这其中存在着较多的档案收发、移交等手续。
(6)立卷归档的要求多。在项目档案的预立卷、组卷、管理系统辅助立卷中，都有相当多的规范要求，如纸张要求、书写格式要求、装订要求、卷内资料的顺序要求、编写页号和件号的要求、涉密资料不上网等，在移交档案时还要填报“备考表”、“科技项目文件归档移交目录”。
从以上特点可以看出，科技项目档案管理是一项相当繁琐细致而又有较强专业性的工作。要实现高校科技项目档案管理的“三纳入”、“四参加”、“四同步”的管理目标，高校必须制订详尽的管理操作流程，把好每一个管理环节，力保科技项目档案的完整和规范。
管理作为一项工作的任务就是设计和维持一种体系，使在这一体系中共同工作的各种人才，能够用尽可能少的支出(包括人力、物力、财力等)，去实现他们既定的目标。在科技项目档案的管理过程中，我们应当设计和维持一种什么的体系和管理方式来实现管理的目标呢?这是一个非常有意义和值得研究的课题。
2 科技项目管理人员包办制
以前，由于缺乏档案管理人员的指导，我校科技项目档案管理方式一直是科技项目管理人员包办制，项目档案的建档、存档都由项目管理人员负责完成。纵向项目申报时，科技处都会预留一份申请书，以备存档用。纵向项目批复、横向项目合同生效后；项目管理人员一方面要登录科研管理系统录入项目的立项信息，一方面要手工建档。
这种管理方式的优点是：
(1)建档统一性。由于项目申请书、合同书在科技项目管理人员手中，项目批复或生效后，管理人员可以直接统一建档，而且不存在档案的分发周转等环节，可防止在周转过程中的丢失。
(2)节省了科技人员的时间和精力。在这种方式下，科技人员不用花精力参加档案管理。
(3)管理人员查找翻阅项目档案方便。
但也有很多缺点：
(1)档案建档和研究过程脱节，导致档案资料不全。保存的纵向项目档案一般只有上级部门要求的各节点的资料，如申请书、任务书、年度进展报告和结题报告等纸质材料，基本都是在上报时预留的一份。保存的横向项目档案只有合同书。档案袋中缺乏科研最有价值的资料，如样品测试报告、科研报告、研究图件、研究笔记、电子化的资料、实物资料等。
(2)项目档案无法正常归档。由于项目档案不全、建档不规范，导致项目档案很难正常移交到档案馆，移交后档案馆管理人员还必须花大量的时间来整理。
(3)需要耗费项目管理人员大量的时间和精力。手工建档时管理人员的工作是把项目名称、项目编号等信息抄写到项目档案袋的封面，把项目档案放到档案袋中，然后再根据项目类别和立项年度分类归置到档案柜中。这不仅是低水平的劳动，而且耗费了管理人员大量的时间和精力。
实验室申请、检查和验收时需要项目证明材料，这时，科技项目管理人员不得不根据实验室提供的人员名单和要求的年度把项目档案找出来，待实验室复印完、用完后再重新归置到档案柜中。科技人员在评定职称时，科技项目管理人员也会面临着同样的问题。
在这种科技项目档案管理方式中，科技项目管理人员既是项目管理人员，又是档案建档员和档案保管员，档案管理占去了大量的时间和精力，不仅项目管不好，档案也管不好。
(4)档案易丢失易损坏。由于没有规范的档案借阅制度，在档案的借阅过程中，很容易造成档案丢失和损坏。
(5)档案利用率低。由于没有形成电子档案材料和完备的档案资料，档案的利用率低，基本没有实现开发利用。
(6)没有发挥科技人员的主观能动性。在这种包办体制下，科技人员基本没有参与建档归档的机会，根本调动不了科技人员收集、记录、记载档案资料的主观意识。
3 项目负责人主持立卷归档责任制
目前，在项目管理人员和档案管理人员的共同努力下，我校施行了项目负责人主持立卷归档责任制。
该责任制是指课题组担负起科技项目档案的收集整理、保管、网上录入、归档移交等工作，要求课题组指定专人负责档案工作，保证建档和项目研究进展同步。
纵向项目批复后，科技项目管理人员把项目申请书、批文和空档案袋交到项目负责人手中，向负责人提出建档、归档要求。项目在研期间，档案一直由项目组保管。项目研究结束时，由项目组把档案移交给科技项目管理人员，再由项目管理人员审查后统一移交到档案馆。
合同经费50万元以上的横向项目按照上述模式进行管理。50万元以下的横向项目档案主要是合同书，其它有价值的资料较少，对于这类项目仍采用科技项目管理人员包办制，研究结束后，再统一移交到档案馆，另外，为了减轻工作量，不按项目立卷，而是在移交时把这一类项目立成一卷。
我们认为，项目负责人主持立卷归档责任制与科技项目管理人员包办制的优缺点基本对调，但前者更符合档案管理的规律，因为它实现了建档与科学研究的同步。
4 结语
面对科技项目档案管理的复杂性、艰巨性、长期性和重要性，高校必须结合本校实际积极开拓创新管理方式，不断总结规律，努力实现档案管理工作的高效和规范，开创以最小投入实现最大回报的工作局面。
目前，我校科技项目档案管理尚处在起步阶段，还有大量的工作需要做：
(1)加强对科技人员的培训和业务指导，特别是课题组档案保管员的培训，提高他们对科技项目建档、归档的意识和认识，提高他们建档归档的技能，让他们养成适时建档归档的习惯。
(2)积极引入先进的管理方式和理念。进一步创新管理方式，实现档案管理的高效和规范，比如，用TQC(Totaj QuailtyControl全面质量管理)分析研究每一个工作环节，制订相应的工作流程和规章制度。
(3)加强科技项目档案管理系统的建设，不仅要把管理系统建设成档案馆管理的手段，更要建设成科技人员开展科技工作的有力帮手。
(4)加强科技项目档案利用的研究，真正发挥档案的作用，实现科技项目档案的反哺作用，达到为科技人员、为科技发展服务的目的。
(本课题得到湖北省教育科学规划课题(20078320)和中国地质大学(武汉)科技管理创新体系建设项目(KJGL0810)资助)
参考文献：
[1]袁坤.哈佛人才管理学[M].北京：中国三峡出版社，2000
关键词：高校 科技项目 档案 管理方式
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1007-3973(2011)009-139-02
高校科技项目管理是一项复杂的系统工程，它涉及到项目、财务和档案管理，由科技人员、科技项目管理人员、财务人员、审计人员和档案馆管理人员等共同协作完成。其中，科技项目档案管理是科技项目管理工作的重要组成部分。
科技项目档案是科技人员在科技活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，还有样品、化石等实物资料，它真实记录了科技活动的过程和成果，贯穿于科技项目研究的全过程。它是国家、高校、科技人员的宝贵资源和巨大财富，高校作为国家科技工作的重要组成部分，必须认真做好科技项目档案的管理工作，这是保护和利用好这笔财富的基础和重要保证。
1 高校科技项目档案及其管理的特点
总结来看，高校科技项目档案及其管理的特点主要有：
(1)周期长。科技项目的研究周期一般是两年到四年，这决定了科技项目档案从建档到归档的时间跨度较大。
(2)环节多。科技项目档案贯穿于科技项目研究的全过程，涉及到项目申报、项目审批、项目中期检查、项目结题或鉴定验收、项目评奖等各个环节，每个环节都有不同的档案资料。
(3)来源广。有的档案来自科技人员本人，如撰写的申请书、研究笔记、采集的标本等；有的档案来自上级科技主管部门，如项目立项通知书、拨款通知书等：有的档案来自测试单位，如项目的测试分析报告等。
(4)存储介质多样。有存储文字、图表信息的纸质介质；有存储程序、代码的光存储介质；有标本等实物介质。
(5)涉及人员众多。科技项目档案的管理涉及到科技人员、科技项目管理人员(包括科研秘书)、档案馆管理人员等，这其中存在着较多的档案收发、移交等手续。
(6)立卷归档的要求多。在项目档案的预立卷、组卷、管理系统辅助立卷中，都有相当多的规范要求，如纸张要求、书写格式要求、装订要求、卷内资料的顺序要求、编写页号和件号的要求、涉密资料不上网等，在移交档案时还要填报“备考表”、“科技项目文件归档移交目录”。
从以上特点可以看出，科技项目档案管理是一项相当繁琐细致而又有较强专业性的工作。要实现高校科技项目档案管理的“三纳入”、“四参加”、“四同步”的管理目标，高校必须制订详尽的管理操作流程，把好每一个管理环节，力保科技项目档案的完整和规范。
管理作为一项工作的任务就是设计和维持一种体系，使在这一体系中共同工作的各种人才，能够用尽可能少的支出(包括人力、物力、财力等)，去实现他们既定的目标。在科技项目档案的管理过程中，我们应当设计和维持一种什么的体系和管理方式来实现管理的目标呢?这是一个非常有意义和值得研究的课题。
2 科技项目管理人员包办制
以前，由于缺乏档案管理人员的指导，我校科技项目档案管理方式一直是科技项目管理人员包办制，项目档案的建档、存档都由项目管理人员负责完成。纵向项目申报时，科技处都会预留一份申请书，以备存档用。纵向项目批复、横向项目合同生效后；项目管理人员一方面要登录科研管理系统录入项目的立项信息，一方面要手工建档。
这种管理方式的优点是：
(1)建档统一性。由于项目申请书、合同书在科技项目管理人员手中，项目批复或生效后，管理人员可以直接统一建档，而且不存在档案的分发周转等环节，可防止在周转过程中的丢失。
(2)节省了科技人员的时间和精力。在这种方式下，科技人员不用花精力参加档案管理。
(3)管理人员查找翻阅项目档案方便。
但也有很多缺点：
(1)档案建档和研究过程脱节，导致档案资料不全。保存的纵向项目档案一般只有上级部门要求的各节点的资料，如申请书、任务书、年度进展报告和结题报告等纸质材料，基本都是在上报时预留的一份。保存的横向项目档案只有合同书。档案袋中缺乏科研最有价值的资料，如样品测试报告、科研报告、研究图件、研究笔记、电子化的资料、实物资料等。
(2)项目档案无法正常归档。由于项目档案不全、建档不规范，导致项目档案很难正常移交到档案馆，移交后档案馆管理人员还必须花大量的时间来整理。
(3)需要耗费项目管理人员大量的时间和精力。手工建档时管理人员的工作是把项目名称、项目编号等信息抄写到项目档案袋的封面，把项目档案放到档案袋中，然后再根据项目类别和立项年度分类归置到档案柜中。这不仅是低水平的劳动，而且耗费了管理人员大量的时间和精力。
实验室申请、检查和验收时需要项目证明材料，这时，科技项目管理人员不得不根据实验室提供的人员名单和要求的年度把项目档案找出来，待实验室复印完、用完后再重新归置到档案柜中。科技人员在评定职称时，科技项目管理人员也会面临着同样的问题。
在这种科技项目档案管理方式中，科技项目管理人员既是项目管理人员，又是档案建档员和档案保管员，档案管理占去了大量的时间和精力，不仅项目管不好，档案也管不好。
(4)档案易丢失易损坏。由于没有规范的档案借阅制度，在档案的借阅过程中，很容易造成档案丢失和损坏。
(5)档案利用率低。由于没有形成电子档案材料和完备的档案资料，档案的利用率低，基本没有实现开发利用。
(6)没有发挥科技人员的主观能动性。在这种包办体制下，科技人员基本没有参与建档归档的机会，根本调动不了科技人员收集、记录、记载档案资料的主观意识。
3 项目负责人主持立卷归档责任制
目前，在项目管理人员和档案管理人员的共同努力下，我校施行了项目负责人主持立卷归档责任制。
该责任制是指课题组担负起科技项目档案的收集整理、保管、网上录入、归档移交等工作，要求课题组指定专人负责档案工作，保证建档和项目研究进展同步。
纵向项目批复后，科技项目管理人员把项目申请书、批文和空档案袋交到项目负责人手中，向负责人提出建档、归档要求。项目在研期间，档案一直由项目组保管。项目研究结束时，由项目组把档案移交给科技项目管理人员，再由项目管理人员审查后统一移交到档案馆。
合同经费50万元以上的横向项目按照上述模式进行管理。50万元以下的横向项目档案主要是合同书，其它有价值的资料较少，对于这类项目仍采用科技项目管理人员包办制，研究结束后，再统一移交到档案馆，另外，为了减轻工作量，不按项目立卷，而是在移交时把这一类项目立成一卷。
我们认为，项目负责人主持立卷归档责任制与科技项目管理人员包办制的优缺点基本对调，但前者更符合档案管理的规律，因为它实现了建档与科学研究的同步。
4 结语
面对科技项目档案管理的复杂性、艰巨性、长期性和重要性，高校必须结合本校实际积极开拓创新管理方式，不断总结规律，努力实现档案管理工作的高效和规范，开创以最小投入实现最大回报的工作局面。
目前，我校科技项目档案管理尚处在起步阶段，还有大量的工作需要做：
(1)加强对科技人员的培训和业务指导，特别是课题组档案保管员的培训，提高他们对科技项目建档、归档的意识和认识，提高他们建档归档的技能，让他们养成适时建档归档的习惯。
(2)积极引入先进的管理方式和理念。进一步创新管理方式，实现档案管理的高效和规范，比如，用TQC(Totaj QuailtyControl全面质量管理)分析研究每一个工作环节，制订相应的工作流程和规章制度。
(3)加强科技项目档案管理系统的建设，不仅要把管理系统建设成档案馆管理的手段，更要建设成科技人员开展科技工作的有力帮手。
(4)加强科技项目档案利用的研究，真正发挥档案的作用，实现科技项目档案的反哺作用，达到为科技人员、为科技发展服务的目的。
(本课题得到湖北省教育科学规划课题(20078320)和中国地质大学(武汉)科技管理创新体系建设项目(KJGL0810)资助)
参考文献：
[1]袁坤.哈佛人才管理学[M].北京：中国三峡出版社，2000