论文部分内容阅读
[摘要]档案管理工作至关重要，承担着档案收集、整理、传播、开发和利用的多重职责。随着计算机信息化程度的不断加速，档案类别也渐渐由原来的纸质文件增加为众多电子文件的加入。电子文件以其占用空间小，存储信息量巨大的特点，已经成为档案存储的重要组成部分之一。因此，档案管理工作也必然要引入对电子文件的管理，形成纸质文件和电子文件双管理的新趋势。
[关键词]档案管理 电子文件 新趋势
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0060-01
孙雪松（1979-），吉林德惠人，任职于吉林德惠经济开发区管理委员会。
一、纸质档案与电子档案类别与归档
档案是各单位在历史与活动中形成的具有保存价值的文字、图片、音频、视频、实物等各种形式的记录，对于历史追溯和传承具有重要作用，档案管理也是各单位重要的基础工作之一。
紙质档案一直是档案管理中重要的组成部分，即使在当今电子技术飞速发展的今天，仍不能完全被电子档案取代的原因，也正是因为纸质档案的原始性，是对历史最客观真实的反映。
电子档案是伴随着计算机技术发展起来的，是人们将活动中的信息用电子碟片、光盘、磁盘等载体存储，包括电子书、报表、图片、音视频等。它占地小，存储量却很大，携带方便，传播迅速，许多特点使得电子档案迅速兴起。作为档案保管的电子文件，其管理是和纸质文件完全不同的管理方式。要一改传统的文件归档方式，利用档案管理系统，建立数据库和检索目录，同时控制好文件修改记录，做好版本控制，保证档案的可追溯性。
二、档案双轨制管理
（一）双轨制管理是档案管理发展的必然
电子档案在信息传输、处理及开发利用等方面的高效便捷，以及各种媒体集成所带来的直观全面的特点，都是纸质档案所不能比的。因此，档案管理中引入电子档案管理技术是顺应形势，实现档案管理现代化，信息资源合理整合，实现高效工作的必然要求。然而，纸质文件以其强有力的生命力，作为档案信息主要存储介质，至今仍然行使着历史使命，并得到档案工作者的广泛认同。电子档案在相当一段时间内不能完全取代纸质档案，二者以其各自的特点和功用在不同的领域内各有侧重。并且，二者将在这段时间内相互学习、互相借鉴、互补长短，在相互的影响和作用中被改造与被同化，进而调整定位，逐渐融合为一套综合管理方法和管理系统。因此，档案管理未来必将是纸质文件与电子档案共同管理的双轨制管理。
纸质档案和电子档案代表了档案管理由传统向现代的发展过程，认识和掌握它们的各自特点和存储的规律，对调整和制订相应的管理策略、改进档案管理模式、促进档案管理发展多元化具有指导作用。
（二）双轨制管理是差别管理
电子档案与纸质档案在分类和归档上是完全不同的方式和模式，因此，档案双轨制管理必将在认识二者之间的区别和差异上进行有针对性的差别管理。
首先，二者信息载体寿命上存在差异。纸质档案的寿命主要取决于纸张纤维素的寿命，虽然纸张纤维素在一定条件下，如高温、高湿、酸、碱、氧化剂等作用下可发生水解和氧化反应，但只要在档案管理过程中注意排除这两大化学反应发生所需要的条件，就可以使纸质档案保存上百年甚至上千年。电子档案的载体主要是磁盘和光盘，磁盘的支持体聚酯底基易产生静电，从而吸引尘埃导致磁盘或磁带卷曲、磁粉易脱离、变形不易恢复，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，常用的记录介质，如碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸张相比，电子文件载体材料的寿命要短得多。因此，电子文件的保存要在电子文件载体接近保质期限的时候及时进行文件复制。
其次，二者在技术寿命上也存在差异。纸质档案一旦形成，所使用的纸张就与上面的文字结合在一起，轻易不会分离，也随时可以阅读，只要纸质的载体不破损或消失。而电子档案的技术寿命除了取决于保存环境的技术外，还取决于配套设备的技术革新。电子档案的读取需要配套设备，而随着技术的不断革新，过时的存储信息很可能找不到与之配套的读取设备，就如当初的8英寸和5英寸软盘。
再次，二者对信息的保护不同。对纸质档案的保护主要是对纸张的保护，而电子档案因为其可以随时复制与修改，形成了与载体的可分离性。因此，对电子档案的保护主要是对信息的保护，保护信息防止被随意修改和盗用，甚至毁灭，同时还要防范电子文档特有的威胁——计算机病毒大的侵害。电子信息的保护通常采用数据加密的方式，而加密技术也在不断更新与变化。
最后，二者管理方法上的不同。电子档案可以在文件办理结束后随时归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率；另一方面，也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
按目前我国档案管理工作的现状来看，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存、相互兼容、协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在电子档案还没有完全克服其自身缺陷，当纸质档案还没有条件完全适应现代化管理方式时，要经历一段并存发展的过程。在这个时期，如何处理协调好二者之间共同发展的关系，深入研究和探讨并存时期档案管理的新策略、新方法，是时代赋予档案管理者的历史职责。
责任编辑：武聪
[关键词]档案管理 电子文件 新趋势
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0060-01
孙雪松（1979-），吉林德惠人，任职于吉林德惠经济开发区管理委员会。
一、纸质档案与电子档案类别与归档
档案是各单位在历史与活动中形成的具有保存价值的文字、图片、音频、视频、实物等各种形式的记录，对于历史追溯和传承具有重要作用，档案管理也是各单位重要的基础工作之一。
紙质档案一直是档案管理中重要的组成部分，即使在当今电子技术飞速发展的今天，仍不能完全被电子档案取代的原因，也正是因为纸质档案的原始性，是对历史最客观真实的反映。
电子档案是伴随着计算机技术发展起来的，是人们将活动中的信息用电子碟片、光盘、磁盘等载体存储，包括电子书、报表、图片、音视频等。它占地小，存储量却很大，携带方便，传播迅速，许多特点使得电子档案迅速兴起。作为档案保管的电子文件，其管理是和纸质文件完全不同的管理方式。要一改传统的文件归档方式，利用档案管理系统，建立数据库和检索目录，同时控制好文件修改记录，做好版本控制，保证档案的可追溯性。
二、档案双轨制管理
（一）双轨制管理是档案管理发展的必然
电子档案在信息传输、处理及开发利用等方面的高效便捷，以及各种媒体集成所带来的直观全面的特点，都是纸质档案所不能比的。因此，档案管理中引入电子档案管理技术是顺应形势，实现档案管理现代化，信息资源合理整合，实现高效工作的必然要求。然而，纸质文件以其强有力的生命力，作为档案信息主要存储介质，至今仍然行使着历史使命，并得到档案工作者的广泛认同。电子档案在相当一段时间内不能完全取代纸质档案，二者以其各自的特点和功用在不同的领域内各有侧重。并且，二者将在这段时间内相互学习、互相借鉴、互补长短，在相互的影响和作用中被改造与被同化，进而调整定位，逐渐融合为一套综合管理方法和管理系统。因此，档案管理未来必将是纸质文件与电子档案共同管理的双轨制管理。
纸质档案和电子档案代表了档案管理由传统向现代的发展过程，认识和掌握它们的各自特点和存储的规律，对调整和制订相应的管理策略、改进档案管理模式、促进档案管理发展多元化具有指导作用。
（二）双轨制管理是差别管理
电子档案与纸质档案在分类和归档上是完全不同的方式和模式，因此，档案双轨制管理必将在认识二者之间的区别和差异上进行有针对性的差别管理。
首先，二者信息载体寿命上存在差异。纸质档案的寿命主要取决于纸张纤维素的寿命，虽然纸张纤维素在一定条件下，如高温、高湿、酸、碱、氧化剂等作用下可发生水解和氧化反应，但只要在档案管理过程中注意排除这两大化学反应发生所需要的条件，就可以使纸质档案保存上百年甚至上千年。电子档案的载体主要是磁盘和光盘，磁盘的支持体聚酯底基易产生静电，从而吸引尘埃导致磁盘或磁带卷曲、磁粉易脱离、变形不易恢复，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，常用的记录介质，如碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸张相比，电子文件载体材料的寿命要短得多。因此，电子文件的保存要在电子文件载体接近保质期限的时候及时进行文件复制。
其次，二者在技术寿命上也存在差异。纸质档案一旦形成，所使用的纸张就与上面的文字结合在一起，轻易不会分离，也随时可以阅读，只要纸质的载体不破损或消失。而电子档案的技术寿命除了取决于保存环境的技术外，还取决于配套设备的技术革新。电子档案的读取需要配套设备，而随着技术的不断革新，过时的存储信息很可能找不到与之配套的读取设备，就如当初的8英寸和5英寸软盘。
再次，二者对信息的保护不同。对纸质档案的保护主要是对纸张的保护，而电子档案因为其可以随时复制与修改，形成了与载体的可分离性。因此，对电子档案的保护主要是对信息的保护，保护信息防止被随意修改和盗用，甚至毁灭，同时还要防范电子文档特有的威胁——计算机病毒大的侵害。电子信息的保护通常采用数据加密的方式，而加密技术也在不断更新与变化。
最后，二者管理方法上的不同。电子档案可以在文件办理结束后随时归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率；另一方面，也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
按目前我国档案管理工作的现状来看，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存、相互兼容、协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在电子档案还没有完全克服其自身缺陷，当纸质档案还没有条件完全适应现代化管理方式时，要经历一段并存发展的过程。在这个时期，如何处理协调好二者之间共同发展的关系，深入研究和探讨并存时期档案管理的新策略、新方法，是时代赋予档案管理者的历史职责。
责任编辑：武聪