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摘 要：本文就档案的利用工作问题，指出了档案的作用及档案工作的根本目的；分析了档案工作的现状；阐明了如何做好档案利用工作的措施。
关键词：档案；作用；现状；利用；措施
收集和管理档案，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发和利用。要使档案的作用能及时、充分地发挥出来，就需要采取各种方式和手段，向利用者介绍档案馆（室）藏，提供利用和咨询服务，这就形成了档案的利用工作。我国的档案部门很重视档案利用工作，把档案利用作为整个档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会主义事业服务的直接手段。
一、档案的作用
1、行政作用，档案是行政工具之一；2、业务作用，档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以业务活动的记录和继续开展业务活动的条件；3、文化作用，档案是人类文明的产物，是民族文化的集中体现，是历史文化的积累，是历史文化传承的手段，是文化创新的基础；4、法律作用，一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出，另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出；5、教育作用，档案是一种重要的教育资源，在我国，档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来。
二、档案工作的根本目的是提供利用
档案具有原始性和真实性，它既是历史的真实记录，也是进一步开展工作，发展工作，发展生产和科研的必要条件。档案管理的根本目的就是提供利用，在广泛的利用活动中，档案才显示出其价值，才能产生出一定的社会效益和经济效益。
党和国家非常重视和发展档案事业，花费了大量的人力、物力和财力来保存档案，都是为了提供利用。没有档案的利用，档案工作和档案事业就不会产生，更不会得到发展。档案利用工作做得好坏与否，直接关系到档案事业的兴衰。各行各业、各类人员需要利用的档案，档案部门能够及时地提供给他们，满足利用者的需要，档案部门的作用就会明显地展现在人们的面前，就会使人们感到档案部门是他们有力的助手，是他们取之不尽，用之不竭的材料库，才能引起人们重视和支持档案工作。
三、档案工作的现状
1、对档案工作的重要性认识不足。档案工作是一种幕后服务工作，很容易被领导忽视。有的领导认为档案工作是软任务，无足轻重，因此，抓得不紧，舍不得在人、财、物方面加大投入。由此，造成不少档案馆、室人员不足，素质低下；资金缺少，经费严重短缺；馆房少而陈旧，馆内设备简陋，严重影响了档案保存的质量；档案工作人员的政治、经济待遇得不到应有的保障，影响了他们积极性、创造性的发挥。
2、档案工作人员素质偏低，管理质量不高。一些单位不仅人员配备不足，而且不注重提高他们的政治素质和业务素质。既不能定期进行政治及业务培训，又不能组织他们出去参观学习进修。有的甚至人员变化频繁，对档案工作不熟悉、不适应。因此造成档案工作管理质量低：一是有的归档分类不合理，保管期限划分不准确；有的注重文件归档，对材料归档不重视；个别的甚至有应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，没有统一的档案管理软件，档案检索工具单一。
3、不注重开发利用档案的实际效益。收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和能够安全保存之外，更重要的是开发利用档案的实际效益。不少档案行政管理部门，只注重编制年报，统计利用数据，不了解、不注重通过档案信息资源的开发利用获得实际的社会效益和经济效益。表现在具体工作中，就是坐等式的服务方式，不重视档案利用信息反馈等问题。既不深入基层，做好跟踪调查工作，也不把已经掌握的利用实例等资料汇集编发重返社会。这样，就违背了档案工作的宗旨和目的，影响了其发挥应有的社会作用。
四、做好档案利用工作的具体措施
对于如何做好档案利用工作，各级档案管理部门、档案馆（室）都有自己一套行之有效的办法。对于这个问题，本人有以下几点看法：
1、提高服务意识，提供优质服务
档案工作的服务性，集中表现在利用工作上。要做好档案利用工作，首先要有正确的服务意识。我国的档案工作是党和国家的一项专门事业，必须为党和国家的中心任务服务，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。一个档案馆（室）应根据党和国家在一定时期的中心工作，结合本身的特点和条件，在利用工作中明确自己的服务重点。要做好档案利用工作，还必须有良好的服务态度。这就要求档案工作者具有高度的责任感和群众观念，千方百计地为利用者提供优质服务，时时为利用者着想，处处为利用者创造方便条件。
2、熟悉馆（室）藏，了解客观需要
档案工作者熟悉馆（室）藏档案内容、成份、数量以及存放位置，对于搞好档案利用工作是十分必要的。只有熟悉了档案内容，档案工作者才能准确解答利用者提出的各种问题，迅速调出案卷，因此熟悉档案馆藏是档案工作者的基本功之一。作为专门从事提供利用工作的同志，最好有档案收集、整理、鉴定和编制检索工具的工作实践，不仅要熟悉档案内容、而且应该深入了解全宗的形成和整理状况及其利用价值，对重点全宗和珍贵档案更需要了如指掌。
了解客观需要，就是要做好档案提供利用的预侧工作，即对一定时期内可能会大量利用的档案有一个预测性估计。社会中各个工作机构的职能活动不同，它们对档案内容的要求也不相同，档案部门如果不对客观需要进行调查研究，不采取积极的准备措施，只是坐等利用者上门查阅，即使有做好档案利用工作的主观愿望，也不会取得理想效果。因此，档案工作者要关心国家的政治、经济形势，了解党和国家的中心工作，学习党的方针政策，善于从各种渠道捕捉和收集各行各业需要利用檔案的信息。
3、信息反馈在档案利用工作中的重要作用
档案利用后的信息反馈能通过利用者在档案资料的利用过程中，对整个工作的水平、质量、效率、效益等多方面做出评价。例如：有关学校的发展规划、工作计划、工作总结以及专业设置、课程设置、考试成绩、师资状况、教职工基本情况、评教评学情况、教学设备情况等等，都是评估时所需要提供的重点档案。通过对这些档案利用后的信息反馈，可使学校对工作现状得到准确的评价，对存在的问题，制定改正措施，明确奋斗目标，对学校的发展起到积极的推动作用。
通过信息反馈，可以对档案馆（室）的基础工作、管理现状进行全面了解，健全规章制度或简化一些不必要的繁琐手续。如：档案收集是否完整齐全，整理是否系统，编目是否合理，鉴定是否准确，保管是否科学，检索是否简捷明了等等，及时发现基础工作中的弱点，以便能更好地加强基础建设工作，提高科学管理水平。根据我国《档案法》规定，凡中华人民共和国公民和组织持有合法证明，都可以利用开放的档案。档案馆要相应地采取各种措施，积极创造条件，简化档案利用手续，让更多的单位和个人能通过利用档案解决问题、发展生产。
参考文献
[1] 赵嘉庆，张明福，主编.档案管理. 北京：档案出版社，1991
[2] 朱立新 新时期档案利用工作刍议. 湖北档案2005
关键词：档案；作用；现状；利用；措施
收集和管理档案，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发和利用。要使档案的作用能及时、充分地发挥出来，就需要采取各种方式和手段，向利用者介绍档案馆（室）藏，提供利用和咨询服务，这就形成了档案的利用工作。我国的档案部门很重视档案利用工作，把档案利用作为整个档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会主义事业服务的直接手段。
一、档案的作用
1、行政作用，档案是行政工具之一；2、业务作用，档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以业务活动的记录和继续开展业务活动的条件；3、文化作用，档案是人类文明的产物，是民族文化的集中体现，是历史文化的积累，是历史文化传承的手段，是文化创新的基础；4、法律作用，一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出，另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出；5、教育作用，档案是一种重要的教育资源，在我国，档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来。
二、档案工作的根本目的是提供利用
档案具有原始性和真实性，它既是历史的真实记录，也是进一步开展工作，发展工作，发展生产和科研的必要条件。档案管理的根本目的就是提供利用，在广泛的利用活动中，档案才显示出其价值，才能产生出一定的社会效益和经济效益。
党和国家非常重视和发展档案事业，花费了大量的人力、物力和财力来保存档案，都是为了提供利用。没有档案的利用，档案工作和档案事业就不会产生，更不会得到发展。档案利用工作做得好坏与否，直接关系到档案事业的兴衰。各行各业、各类人员需要利用的档案，档案部门能够及时地提供给他们，满足利用者的需要，档案部门的作用就会明显地展现在人们的面前，就会使人们感到档案部门是他们有力的助手，是他们取之不尽，用之不竭的材料库，才能引起人们重视和支持档案工作。
三、档案工作的现状
1、对档案工作的重要性认识不足。档案工作是一种幕后服务工作，很容易被领导忽视。有的领导认为档案工作是软任务，无足轻重，因此，抓得不紧，舍不得在人、财、物方面加大投入。由此，造成不少档案馆、室人员不足，素质低下；资金缺少，经费严重短缺；馆房少而陈旧，馆内设备简陋，严重影响了档案保存的质量；档案工作人员的政治、经济待遇得不到应有的保障，影响了他们积极性、创造性的发挥。
2、档案工作人员素质偏低，管理质量不高。一些单位不仅人员配备不足，而且不注重提高他们的政治素质和业务素质。既不能定期进行政治及业务培训，又不能组织他们出去参观学习进修。有的甚至人员变化频繁，对档案工作不熟悉、不适应。因此造成档案工作管理质量低：一是有的归档分类不合理，保管期限划分不准确；有的注重文件归档，对材料归档不重视；个别的甚至有应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，没有统一的档案管理软件，档案检索工具单一。
3、不注重开发利用档案的实际效益。收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和能够安全保存之外，更重要的是开发利用档案的实际效益。不少档案行政管理部门，只注重编制年报，统计利用数据，不了解、不注重通过档案信息资源的开发利用获得实际的社会效益和经济效益。表现在具体工作中，就是坐等式的服务方式，不重视档案利用信息反馈等问题。既不深入基层，做好跟踪调查工作，也不把已经掌握的利用实例等资料汇集编发重返社会。这样，就违背了档案工作的宗旨和目的，影响了其发挥应有的社会作用。
四、做好档案利用工作的具体措施
对于如何做好档案利用工作，各级档案管理部门、档案馆（室）都有自己一套行之有效的办法。对于这个问题，本人有以下几点看法：
1、提高服务意识，提供优质服务
档案工作的服务性，集中表现在利用工作上。要做好档案利用工作，首先要有正确的服务意识。我国的档案工作是党和国家的一项专门事业，必须为党和国家的中心任务服务，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。一个档案馆（室）应根据党和国家在一定时期的中心工作，结合本身的特点和条件，在利用工作中明确自己的服务重点。要做好档案利用工作，还必须有良好的服务态度。这就要求档案工作者具有高度的责任感和群众观念，千方百计地为利用者提供优质服务，时时为利用者着想，处处为利用者创造方便条件。
2、熟悉馆（室）藏，了解客观需要
档案工作者熟悉馆（室）藏档案内容、成份、数量以及存放位置，对于搞好档案利用工作是十分必要的。只有熟悉了档案内容，档案工作者才能准确解答利用者提出的各种问题，迅速调出案卷，因此熟悉档案馆藏是档案工作者的基本功之一。作为专门从事提供利用工作的同志，最好有档案收集、整理、鉴定和编制检索工具的工作实践，不仅要熟悉档案内容、而且应该深入了解全宗的形成和整理状况及其利用价值，对重点全宗和珍贵档案更需要了如指掌。
了解客观需要，就是要做好档案提供利用的预侧工作，即对一定时期内可能会大量利用的档案有一个预测性估计。社会中各个工作机构的职能活动不同，它们对档案内容的要求也不相同，档案部门如果不对客观需要进行调查研究，不采取积极的准备措施，只是坐等利用者上门查阅，即使有做好档案利用工作的主观愿望，也不会取得理想效果。因此，档案工作者要关心国家的政治、经济形势，了解党和国家的中心工作，学习党的方针政策，善于从各种渠道捕捉和收集各行各业需要利用檔案的信息。
3、信息反馈在档案利用工作中的重要作用
档案利用后的信息反馈能通过利用者在档案资料的利用过程中，对整个工作的水平、质量、效率、效益等多方面做出评价。例如：有关学校的发展规划、工作计划、工作总结以及专业设置、课程设置、考试成绩、师资状况、教职工基本情况、评教评学情况、教学设备情况等等，都是评估时所需要提供的重点档案。通过对这些档案利用后的信息反馈，可使学校对工作现状得到准确的评价，对存在的问题，制定改正措施，明确奋斗目标，对学校的发展起到积极的推动作用。
通过信息反馈，可以对档案馆（室）的基础工作、管理现状进行全面了解，健全规章制度或简化一些不必要的繁琐手续。如：档案收集是否完整齐全，整理是否系统，编目是否合理，鉴定是否准确，保管是否科学，检索是否简捷明了等等，及时发现基础工作中的弱点，以便能更好地加强基础建设工作，提高科学管理水平。根据我国《档案法》规定，凡中华人民共和国公民和组织持有合法证明，都可以利用开放的档案。档案馆要相应地采取各种措施，积极创造条件，简化档案利用手续，让更多的单位和个人能通过利用档案解决问题、发展生产。
参考文献
[1] 赵嘉庆，张明福，主编.档案管理. 北京：档案出版社，1991
[2] 朱立新 新时期档案利用工作刍议. 湖北档案2005