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【摘 要】 作为医院信息管理的一部分，完备、准确的医院档案信息是更好地服务医疗和科研等工作的重要手段。本文阐述了医院档案信息管理在医院信息管理中的重要作用，并从信息管理的角度，探讨了加强医院档案信息管理的举措。
【关键词】 医院 档案信息管理
Abstract ： This paper expounds the important role of the hospital files information management in the hospital information management， and discusses the measures to strengthen the hospital archives information management from the perspective of the information management.
档案信息化管理是信息时代档案工作的主题。档案信息化是一个渐进的过程，它随着信息技术的发展、信息资源的增长、信息化应用的拓展、信息资源的开发、社会变革的推进而不断深化。国家档案局在2002年11月发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，并指出档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。我院档案信息化工作正在逐步地开展，由于档案信息化管理涉及的范围很广，在实际操作中存在着许多未知的领域，本人对如何加强医院档案信息化管理作一些粗浅的探讨。
1.医院档案的现代信息化的内涵
医院档案现代信息化的内涵包括两个方面：一是应用现代信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。
2.医院档案现代信息化的内容
第一，数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。第二，工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调控和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。第三，档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下，通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
3.医院档案现代信息化的条件
一是需要配备开放式电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务；二是要加快医院局域网络的建设；三是需要建立档案用户信息库，及时分析、了解用户对档案的需求，有针对性地编辑完整的系统档案信息，提高档案利用率；四是要紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。
4.实现医院档案管理信息化的重要性
4.1档案信息化有利于保护珍贵的档案原件
将医院的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，可以避免档案原件被过多地直接使用，或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏，以达到保护档案原件的目的；可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如，医院建设和发展过程中，不同时期的某些珍贵的历史资料，包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理，应用计算机对原件进行电子扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，就可以有效地保护档案原件。再如，某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的，具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后，就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。
4.2档案信息化使文件的归档方式得到改善
在医院工作中，档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录，工作量大。如果遇到信息改动，改动一处就要发生连锁反应，相关的地方都要改动，耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整，有效地提高了工作效率。在医院的各类档案文件中，有不少需要完成年度归档工作，需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录，造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后，可以利用档案软件提供的统一信息格式，随时进行录入，通过网络进行档案信息的转换和提取，并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能，随时查阅文件的归档情况，发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息，督促和整改，大大改善了档案的归档方式，使档案管理工作更加规范。
4.3档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在[1]。以往在医院的各个不同部门，不同的医疗科室，需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后，利用医院全院电脑联网，就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航，可增强对原始档案的应用程度和应用范围；更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率，更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能，对过网页陈列和导航，向各用户介绍馆藏，进一步促进馆藏档案的利用，最大限度地实现档案信息资源的共享。 5.强化医院档案信息化管理的措施
5.1进一步建立健全医院档案管理网络
有资料显示，由于医院档案工作具有内容繁多复杂，部门众多而又分散，专业性技术性强，档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点，因此，应建立符合医院实际情况的档案管理制度和工作网络，并在工作中不断加以完善。从医院整体角度看，医院临床医技各科室，医院行政管理及后勤等各部门，医院各级领导，各科室干部和医护技术人员，都或多或少地形成文件材料档案，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要建立健全有效的档案收集制度，提高医院全员档案意识，积极配合档案部门工作。在主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性。建立全医院档案三级管理网络是符合医院特点的档案管理组织机构及人员的体系保证。这种管理模式有利于统一领导，统一机构，统一制度，统一操作，统一保管；有利于组织监督各职能部门档案管理中的人员、经费、设备等问题；有利于档案保管的完整、安全。
5.2建立医院档案与其他信息管理融合的一体化管理模式
社会信息是一个集合概念，它包括多种记录形式，诸如图书、情报资料、文献、档案和其他一些形式。虽然他们名称各异，形式多样，但都有着一个共同的本质———信息。医院运作和管理的过程是一个“获得信息———处理信息———利用信息”的过程。医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是一个信息资源子系统。将这个信息资源子系统融入医院整体信息化工作中，不但可以节约人力、物力和财力，而且还能够提供更多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库存。由于医院信息量大，且内容繁杂，而信息科、档案部门仍然各立门户，不可能做到准确、有效、迅速地为医院管理服务。医院实行信息、档案管理一体化，建立一个结构合理、功能齐全、高效的信息中心，就可适应当前医疗卫生部门改革和发展的需要。
参考文献：
[1]于秀珍.医院档案信息化建设初探[J].北京档案，2009（9）：29.
[2]郭祥丽，严晓春，张馨木.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理，2006，26（7）：61.
[3]张文亮.网格技术在档案信息资源管理中的应用[J].云南档案，2009（5）：23-25.
[4]张文波.加强档案信息化中的建设资源共享与整合[J].北京档案，2008（9）：26.
（作者单位：吉林省白山市中心医院）
【关键词】 医院 档案信息管理
Abstract ： This paper expounds the important role of the hospital files information management in the hospital information management， and discusses the measures to strengthen the hospital archives information management from the perspective of the information management.
档案信息化管理是信息时代档案工作的主题。档案信息化是一个渐进的过程，它随着信息技术的发展、信息资源的增长、信息化应用的拓展、信息资源的开发、社会变革的推进而不断深化。国家档案局在2002年11月发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，并指出档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。我院档案信息化工作正在逐步地开展，由于档案信息化管理涉及的范围很广，在实际操作中存在着许多未知的领域，本人对如何加强医院档案信息化管理作一些粗浅的探讨。
1.医院档案的现代信息化的内涵
医院档案现代信息化的内涵包括两个方面：一是应用现代信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。
2.医院档案现代信息化的内容
第一，数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。第二，工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调控和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。第三，档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下，通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
3.医院档案现代信息化的条件
一是需要配备开放式电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务；二是要加快医院局域网络的建设；三是需要建立档案用户信息库，及时分析、了解用户对档案的需求，有针对性地编辑完整的系统档案信息，提高档案利用率；四是要紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。
4.实现医院档案管理信息化的重要性
4.1档案信息化有利于保护珍贵的档案原件
将医院的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，可以避免档案原件被过多地直接使用，或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏，以达到保护档案原件的目的；可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如，医院建设和发展过程中，不同时期的某些珍贵的历史资料，包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理，应用计算机对原件进行电子扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，就可以有效地保护档案原件。再如，某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的，具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后，就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。
4.2档案信息化使文件的归档方式得到改善
在医院工作中，档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录，工作量大。如果遇到信息改动，改动一处就要发生连锁反应，相关的地方都要改动，耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整，有效地提高了工作效率。在医院的各类档案文件中，有不少需要完成年度归档工作，需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录，造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后，可以利用档案软件提供的统一信息格式，随时进行录入，通过网络进行档案信息的转换和提取，并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能，随时查阅文件的归档情况，发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息，督促和整改，大大改善了档案的归档方式，使档案管理工作更加规范。
4.3档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在[1]。以往在医院的各个不同部门，不同的医疗科室，需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后，利用医院全院电脑联网，就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航，可增强对原始档案的应用程度和应用范围；更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率，更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能，对过网页陈列和导航，向各用户介绍馆藏，进一步促进馆藏档案的利用，最大限度地实现档案信息资源的共享。 5.强化医院档案信息化管理的措施
5.1进一步建立健全医院档案管理网络
有资料显示，由于医院档案工作具有内容繁多复杂，部门众多而又分散，专业性技术性强，档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点，因此，应建立符合医院实际情况的档案管理制度和工作网络，并在工作中不断加以完善。从医院整体角度看，医院临床医技各科室，医院行政管理及后勤等各部门，医院各级领导，各科室干部和医护技术人员，都或多或少地形成文件材料档案，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要建立健全有效的档案收集制度，提高医院全员档案意识，积极配合档案部门工作。在主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性。建立全医院档案三级管理网络是符合医院特点的档案管理组织机构及人员的体系保证。这种管理模式有利于统一领导，统一机构，统一制度，统一操作，统一保管；有利于组织监督各职能部门档案管理中的人员、经费、设备等问题；有利于档案保管的完整、安全。
5.2建立医院档案与其他信息管理融合的一体化管理模式
社会信息是一个集合概念，它包括多种记录形式，诸如图书、情报资料、文献、档案和其他一些形式。虽然他们名称各异，形式多样，但都有着一个共同的本质———信息。医院运作和管理的过程是一个“获得信息———处理信息———利用信息”的过程。医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是一个信息资源子系统。将这个信息资源子系统融入医院整体信息化工作中，不但可以节约人力、物力和财力，而且还能够提供更多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库存。由于医院信息量大，且内容繁杂，而信息科、档案部门仍然各立门户，不可能做到准确、有效、迅速地为医院管理服务。医院实行信息、档案管理一体化，建立一个结构合理、功能齐全、高效的信息中心，就可适应当前医疗卫生部门改革和发展的需要。
参考文献：
[1]于秀珍.医院档案信息化建设初探[J].北京档案，2009（9）：29.
[2]郭祥丽，严晓春，张馨木.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理，2006，26（7）：61.
[3]张文亮.网格技术在档案信息资源管理中的应用[J].云南档案，2009（5）：23-25.
[4]张文波.加强档案信息化中的建设资源共享与整合[J].北京档案，2008（9）：26.
（作者单位：吉林省白山市中心医院）