以数字化促进档案管理优化工作初探

来源 :锦绣·下旬刊 | 被引量 : 0次 | 上传用户:sven55
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  摘要:随着时代的发展,信息化技术已经在社会上得到了广泛应用。对于档案管理方面,数字化技术运用已经是大势所趋。而数字化的实质就是,将传统的纸质档案作为实物对象,经过处理后,将此类信息以计算机软件的形式,作为二次文献表现出来,为人们提供帮助。并且档案数字化工程涉及到的方面较多,并且为人们提供了很大的便捷性,对于我国的档案管理工作有着较深的影响,而本文针对当前档案管理的现状做出了分析,强调了数字化对于档案管理的重要性,并且阐述了加强档案数字化工作的策略。
  关键词:数字化;档案工作;安全风险;
  引言
  首先,我們要了解,什么是档案数字化。档案数字加的实质就是利用现代的计算机技术,多媒体技术以及互联网技术,将原本的纸质信息传输到计算机中,保存起来。与传统的档案管理模式相比,此种档案管理模式更加便捷人们的信息储存与查找,相当于打造了一个便捷的档案信息库。这样的信息档案优化方法,不仅便于对信息进行保护、调度,在一定程度上,来讲,对于企业的整体经济效益也有显著的提升作用。
  1档案数字化发展现状
  随着时代不断发展,人们越加意识到档案信息的重要性,并且随着我国科技水平的增强,人们对于档案保护管理也采取了一定的保护措施,直到数字化档案管理模式的出现。就当前阶段来讲,虽然人们对于数字化信息管理技术运用的不是很纯熟,然而,随着数字化技术的不断完善,数字化档案保护将会得到广泛的应用。随着时间的推移,当前,我国对于档案数字化技术,制定了相关政策,并且一些相关的学术研究项目在持续进行着,在标准方面,除了诸如《电子成像文件图像压缩方法选择指南》等对于1S0国际标准的集中采标之外,集中探讨档案数字化的标准各有侧重,且在解决档案数字化实际问题方面有了较好的指导作用。总体上,现有标准确定了档案数字化技术指标要求和质量控制方法,却仍缺少对档案数字化后的保管和利用的指导。
  2档案数字化工作的重要性
  2.1有效提升档案管理工作效率
  在档案管理中运用数字化信息技术,可以有效提升档案的管理效率。档案管理里记载着企业的发展历史,并且对于企业的发展经验也有着详细的记录,然而由于信息量较大的缘故,传统的纸质档案管理方法,不仅要占据大量的空间,查找起来也比较麻烦。而如果将纸质档案的信息运用数字化技术存储进入计算机内,转换成为电子档案,不仅占据空间的问题得到有效解决,还能在最短的时间内,查找出其所需要的文件,使得档案管理的工作效率能得到有效提升。
  2.2保护档案的完整性
  处于档案管理方面来讲,运用数字化档案管理模式,能使得档案信息的完整性得到保证。传统的档案管理模式,不仅存储以及查找不方便,并且一旦放置不当,会很容易形成损坏,例如火灾、受潮等,会使得档案资料损毁。而数字化档案管理模式,可以利用数字化以及云存储技术,最大程度上保存档案资料的完整性,杜绝档案损毁,资料丢失等情况发生。当然,有利有弊,此种档案管理模式也带来的信息安全问题,所以,在进行档案管理工作的时候,要加强信息安全防护工作。
  2.3方便档案资料的共享与利用
  众所周知,数字化档案管理和信息技术有着很大关系。而信息化技术关键的一个功能就是沟通与资料共享,企业部门可以利用计算机网络技术建立一个档案资料库,利用这个资料库,能有效实现档案资料共享,并且能快速上传。这样一来,能有效提升企业部门档案管理工作效率。
  3、加强档案数字化工作的对策
  3.1加强电子文件的收集与积累
  数字化档案其中最常见的形式就是电子文档。在当前阶段,由于人们对档案信息的存储量需求越来越大,电子文档和纸质文档在转化为档案的时候,一般情况下,会采用“两套制”的方法,就是纸介质与礠、光介质两种文件一起归档,形成两种存储方式不同,但内容却是一样的档案。在归档时要使用编目方法以及存贮装置。相关工作人员在进行档案管理工作时,要注意在档案目录上标注纸质资料编号以及其存储的位置,这样在需要用时,以便能在最短时间内找到。
  3.2加强信息技术的利用
  要想将档案数字化工作的效果充分发挥出来,那么就要加强数字化档案管理在各部门企业中的实际应用。随着我国科技水平不断提升,信息技术也在持续的进步。所以,对于数字化档案管理建设,硬件设施建设是其中一方面,同时,对于软件的应用也要起到足够的重视。在目前阶段,相关技术人员可以利用编程技术,建立一套完善的档案资料管理系统。此种系统的主要作用就是能快速的实现对档案资料的录入、存储、导出、传输以及整理,争取使得档案管理的工作效率得到最大程度的提升。
  3.3注意电子档案的安全保存
  在过去的时间里,由于我国一直在使用传统的纸质档案管理模式,所以我国运用电子档案的时间较短,其实际运用方面还有待提升。所以当前阶段,诸多档案管理工作人员所考虑的问题就是,如何长时间的保存电子档案的信息。就一般情况,部门存储的电子档案,主要有一式三套,第一套档案用来检查以及实际运用,第二档案用来存储以及保存,而第三套就要异地保存,电子档案运用此种保存方法是为了能达到万无一失的效果,即便有一天发生了火灾、地震以及盗窃等情况,那么电子档案依旧不会丢失。其中,在利用电子档案进行存储时,要保证电子档案的统一性,通用性。这样的目的就是为了电子资料能更好适应计算机的解读,让其操作系统与电子程序能达到兼容效果。避免出现版本不一致,而致使内容读取不成功的现象。
  3.4规范工作人员管理
  对于档案的保护,企业部门要严格进行控制,对于出入档案室的人员佩戴工作证,非工作人员以及无关人员要严禁进入档案室。如果工作需要,相关工作人员必须要取走相应文件,那么在进入档案室前,要将个人物品放在入口处统一管理,尤其要注意拍摄设备以及打火机等易燃物品,要严格进行查看,只要是防止出现信息泄漏的风险。
  4结束语
  数字化档案管理,与传统的档案管理方法相比,具备更大的优势。使得档案不易损坏,并且其存放不在占据较大空间。或许在实际应用中会产生诸多的问题,然而随着长时间发展,此项技术不断完善,将会得到广泛的应用。
  参考文献
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