保持沟通日渐重要起来，记录每位朋友的电话号码、E-mail地址成了每个人必须要干的事。从传统的纸质电话簿到电子名片夹，还有手机的电话本功能，记录方式在不停地演变。当电脑进入平民百姓家时，各种通讯录软件也占有了一席之地，功能相比前面所说的要强大得多，界面也更漂亮，但很多都要收费。我们经常使用Outlook收发邮件，却忽视了它非常实用的通讯簿功能，它可以方便地添加和查找联系人的各种详细信息，包括E-mall、电话、手机号码、地址等，种类之多绝对超乎你的想象。如此强大的通讯簿为什么不用呢?下面笔者就以Outlook2007为例介绍如何使用。
　　
　　添加联系人
　　
　　打开Outlook 2007，点击左侧“联系人”标签切换到联系人窗口。现在通讯簿还是空的，双击右侧空白处或是点击菜单“动作／新联系人”可以打开添加联系人的窗口。“添加联系人”窗口主要分为四大部分：个人信息、Internet信息、电话号码和地址，在各个文本框中输入对应的信息即可。其中E-mail和电话号码等可能需要填写多个，点击旁边的下拉箭头就可以选择住宅电话或商务电话，一共可以记录三个E-mail和十九个(共十六种)电话号码，相信足够大家使用了。另外，还可以为联系人添加照片，点击编辑窗口中的头像图标，选择一张照片就可以了，如果要重选照片，需要双击它才行。所有信息输入完成后在窗口的右上角会显示出名片的示意图(如图1)。以后需要修改联系人的信息时直接双击名片就可以了，改完别忘了点击左上角的“保存并关闭”按钮哦。要删除联系人的话，选中名片再按Del键即可，不过删除操作要慎重，因为删除时不会出现提示，并且操作不可逆!
　　前面说了Outlook通讯簿中的联系人信息种类多得超乎想象，难道就只有这些吗?当然不是，以上只是基本信息，此外还可以添加更详细的信息。点击“显示”栏中的“详细信息”按钮即可添加更详细的信息，如部门、办公室、昵称及中、英文称谓等。添加完后点击“保存并关闭”，返回通讯簿的主界面。
　　


　　
　　查找联系人
　　
　　养兵千日，用兵一时。花了这么多工夫整理通讯簿，就是为了用起来方便。当需要查找联系人的时候，点击右边的字母，便会跳到以点击的字母为首字母的姓名处，找起来范围就小得多了。如果这样还嫌筛选结果太多的话，在右上角的搜索框中输入联系人的姓名，实时显示搜索到的结果。一般来说，名片上显示的联系方式已经够用了，但如果记录的内容比较多，名片上有可能显示不完，只要双击名片，在新开的窗口中就能查看所有详细信息了。
　　


　　Outlook提供了多种查找联系人信息的方式，除了以搜索的方式查找外，还能按地址卡、电话列表等显示所有联系人的信息，每种方式都有自己的特点，但不一定适合每个人，比如有的人喜欢名片的样式，但笔者更喜欢按单位来排列联系人。在联系人主界面中展开左侧的“当前视图”标签，逐个选择下面的“名片”、“地址卡”等选项即可切换视图。不过Outlook默认的视图中可能显示了一些不太重要的信息，而一些较重要的又没显示出来，不要紧，稍微修改一下就可以了。以“按单位”视图为例，默认显示了“姓氏”、“名字”、“表示为”，相互重复了，并且姓氏和名字把姓和名分开显示，不符合中国人的习惯。用右键点击联系人列表的空白处，选择“显示字段”，在弹出窗口的右边列表中双击不需要显示的字段，该字段就会被删除，拖动字段上下移动可调整字段的位置(如图2)，完成后点击“确定”按钮，联系人列表就更适合自己使用啦。