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档案管理信息化要解决好两个关键问题，一为理念问题，二为技术问题。就档案管理信息化的理念问题，本文拟探讨以下几个方面的问题：档案管理信息化的价值理念，档案管理信息化的发展阶段划分，信息化与知识化的关系问题，数字化档案馆的概念问题等。
一、档案管理信息化的价值理念
档案管理信息化不改变档案的根本价值，而是对档案价值的实现具有助推作用。档案利用效益越好，档案的价值实现程度越高，相应的档案就越有价值。尘封的档案得不到利用，就不能体现其价值。对社会进步具有正面推动意义的档案是有价值的，而带来负面效应的档案则是没有价值的。但是随着时间的推移，原本发有价值的档案会变得有价值，这就是档案的现实价值和长远价值的转化。
档案管理信息化的价值通过以下途径得以实现：第一、有效地保护档案及档案信息的原始性和凭证性；第二，高效地为有进步意义的社会活动提供可靠的、确定的决策支持；第三，科学、合理、安全地为档案管理的可持续发展提供技术保障。第一点重点在于强调档案的本质属性及档案信息与其他信息的区别，是“立档之本”。只有做好这一点，才不至于使档案淹没在信息化大潮中，不至于使档案工作在信息化中迷失方向。第二点重点在于强调档案管理信息化的严肃性，档案管理是具有政治性的，是为进步意义的社会活动服务的，是为了推动社会进步而不是相反，将档案和档案管理向娱乐消遣性方向引导是极其错误的。第三点重点在于强调档案管理的可持续发展。档案工作应立足于千年万年计，而不是仅仅几百年。远古人类用石刻、甲骨、兽皮记录档案，后来用绳索、竹片。造纸木发明后记录载体发生了根本性变化，人们得以大量地记录史实。但是，纸质载体的易损性远高于石刻、甲骨等，因此，历次天灾人祸都使得档案大量消亡，成为千古之憾。采用信息技术保存档案，使得档案信息的保存量又一次发生了质的飞跃，但是，有关信息载体的寿命和信息技术更新换代的频率成为人们挥之不去的隐忧。无论是磁盘、磁带还是光盘，这类现代信息存储介质的寿命均在几十年甚至更短，尽管商家宣称可更长，但最多不过百年。人们持续保存信息的手段，只是不断地周期性备份，而期间信息一旦损失就会成为永远的遗憾。此外档案信息的存储格式，也面临版本升级的严峻考验。原则上档案管理决不会容忍档案信息丢损的可能性存在，因此，在档案管理信息化工作中，必须妥善地处理好档案信息的可持续存储以及档案管理的可持续发展问题。
二、档案管理信息化的发展阶段划分
我们说档案管理信息化的发展进程与国家电子政务的发展进程高度吻合，是因为档案管理信息化本身就是电子政务的重要组成部分。纵观我国电子政务的发展历程，根据其业务协作度和功能复杂度可分为五个阶段：信息机读化、管理流程信息化、支撑平台组件化、协同工作和虚拟政府。档案管理信息化的发展也具有大致相同的轨迹，如图1所示。
目前阶段，我国高校档案管理信息化表现出如下特点：首先，表现为地区和院校间的不平衡性，即大城市各高校发展较快而中小城市高校发展较慢，重点院校发展较快而非重点院校发展较慢。其次，就某一高校档案建设情况来看，有的档案如新形成的档案基本上采用了信息化技术来管理，而有些档案如一些历史老档案则还没有完成数字化。第三，由于普遍采用业务试点的建设策略，导致大部分高校的档案信息系统与其他校务处理系统相互独立，从而造成档案信息烟囱。第四，各高校档案管理信息系统功能重管理、轻编研，使得档案利用效率并发有得到实质的提高，反而由于不得不同时兼顾传统的纸质文件归档和数字化文件归档而降低了管理效率。
目前大部分高校已完成了管理流程信息化的战略步骤，而正在进行支撑平台组件化建设的努力。由于传统的基于Client／Server结构和关系数据库技术的档案管理系统的功能已不能满足日益迫切的信息整合需求，业界需要统一的信息化标准。这一阶段出现了一些较优秀的档案管理信息系统，这些系统有可能成为行业标准而被推广。
在信息化管理阶段，系统设计师完成了档案信息和业务逻辑的成功分离，而到了支撑平台化阶段，用户界面与业务逻辑进一步分离，用户主要通过通用浏览器来得到服务，这大大地降低了系统维护成本。同时，为了降低系统的开发成本和提高重用性，广泛地采用组件化设计策略，增强了系统的柔性。
但是，档案的本质目的是为了提供利用。所谓利用就是为决策提供支持。就决策来说，信息对决策具有支持作用，但我们认为信息对于决策的支持是不全面的，只有当零散的信息转化为系统性的知识，才能为决策提供全面的支持。显然，支撑平台组件化阶段所提供的能力。还不足以满足决策支持的需要。我们需要对档案信息进行整合、挖掘、概括和抽象，形成(专题)档案知识，这个过程通过信息技术手段自动完成，称之为知识化，在图1中处于协同档案管理阶段。之所以叫做协同档案管理阶段，是因为仅靠档案信息仍然不足以提供决策支持，还需要与其他大量的信息进行整合，这涉及到档案业务与其他业务的协同问题，协同是这一阶段的基本特点。
完成档案信息协同管理的任务无疑要落到智能档案检索系统上。目前出现了一些基于网络的智能(或只能称作半智能)检索系统，比如google、百度等搜索引擎。这些搜索引擎致力于将信息转化为知识，尽管它们远远没有达到人们期望的目标，但其进展情况还是令人兴奋的。真正意义的智能检索，需要充分运用人工智能的研究成果，同时，还会涉及到人类知识分类和自然语言理解以及认知科学等高难课题，如此复杂的问题，显然不可能在短期内得到解决。因此，实现完全意义的协同档案信息管理，仍然任重而道远。从目前水平理解，档案管理信息化发展的最高境界是虚拟档案管理，在这一阶段，协同工作已成为基础功能，所有的档案管理瓶颈和壁垒都消除了，全社会的档案管理成为一个公共信息基础设施，而各档案管理职能单位已融合为一个虚拟的有机整体。
三、数字档案馆及其相关问题讨论
就我国档案管理信息化发展较为领先的高校情况来看，已进入支撑平台组件化建设阶段，某些前瞻性的研究已深入到协同档案管理范畴。虽然研究已经较为超前，但完成所有档案的数字化，可能还需要一个过程。那么，是不是所有档案都完成了数字化就可以宣称建成了数字档案馆了？就此问题，有必要深入探讨。
关于数字档案馆，到目前为止尚无一个较为公认的定义，可谓仁者见仁，智者见智，但这并没有妨碍人们使用这一概念。仅从字面理解，笔者认为不管数字档案馆功能如何强大，技术如何先进，服务如何超前，但既然用了一个“馆”字，那它终归还是一个“馆”，就应该具有馆的基本特性，否则我们完全可以采用其他的字来代替。
那么馆的基本特性是什么呢？笔者认为，它是一个社 会运动的基本组织单元，是进行档案收集、管理、编研、提供利用的法定国家机构。由于档案的原始性和凭证性是所有其他信息所不可替代的，因此档案管理是社会运动所不可或缺的组成部分，社会越是发展，就越需要妥善地进行档案管理。档案的原始性和凭证性决定了历史上形成的各种实体档案不可能被完全销毁，不论是甲骨档案还是纸质档案，因此，只要档案的定义及其原始性和凭证性没有改变，档案馆的实体档案管理职责就不会消失。
信息化可以实现档案的虚拟管理、网络借阅，突破时空限制提供服务，档案信息可以以数字形式毫无区别地复制若干份，但最原始的档案仍然需要想方设法保护，复制的数字档案副本的凭证性仍然需要得到最原始档案的验证和授权。举个例子，清明上河图有许多仿制品，但其价值无论如何都不如原图，以数字形式发行的版本更是大打折扣。
无纸化办公对档案的原始性和凭证性提出了挑战，因为，纯数字形式的办公条件下所产生的档案直接就是数字形式的，可以有若干份完全相同的复本都是最原始的档案，同时，通过网络媒介，这些档案的传播和扩散能力更是异常强大，而仿制、篡改和窃取的手段也是惊人的。这时候，能够提供档案原始性和凭证性的途径就只有判断其是否真的来自国家法定档案管理机构——档案馆。网络技术提供的档案虚拟管理能力，使得整个国家的档案信息可以通过统一的门户为利用者提供服务，甚至世界各国的档案都可以通过一个统一门户被人们利用，但是作为档案的法定管理机构，仍然需要有档案馆。因此数字档案馆不应该抛弃“馆”的基本特性，数字档案馆概念不能与虚拟档案馆概念等同。
那么到底什么叫做数字档案馆呢？笔者认为除了强调“馆”的特性外，还要分析馆的基本工作内容和形式。档案馆的工作包括档案的收集、整理、保管、编研、提供利用等，除此之外，还应当能够对档案学科的发展提供研究能力。所谓数字化，不仅包括对档案信息的数字化，还应该包括整个档案工作的数字化。只有实现了档案工作全过程的数字化，才能称得上完整意义的数字档案馆。当然，数字档案馆必须具备通过网络来提供档案利用服务的能力，但提供网络化服务只是数字档案馆的一部分功能。数字档案馆是档案管理信息化的建设目标。我国各高校数字档案馆的建设情况千差万别，那么在数字档案馆这一概念下，如何去较为科学地评估各自的建设进度呢？我认为可以将数字档案馆分为初级、成熟和完全三个阶段来评估。初级阶段，标志着内部管理完成了档案信息的数字化管理，包括分类、录入、验收、汇总、数字排架和基本统计功能，对外服务具备了基本的数字形式的检索、浏览、打印、电子版档案服务等功能。成熟阶段，标志着内部管理具备了简单的专题数据挖掘功能，对外服务具备了档案信息的网络借阅利用功能。完全阶段标志着内部管理实现档案信息的知识化管理，对外服务可以与校内其他业务信息进行无缝集成和协同工作，可以与社会其他档案部门实现协同档案管理，并形成档案信息服务联盟，对社会提供统一的档案信息服务门户。数字档案馆的三个阶段可以与档案管理信息化发展阶段相对应。如上页图1所示，初级数字档案馆对应于管理流程信息化阶段，成熟数字档案馆对应于支撑平台组件化阶段，而完全数字档案馆对应于档案协同管理和虚拟档案管理两个阶段。
在信息化范畴，数字是信息的基础，而知识是信息的升华，这是由信息运动规律所决定的。数据、信息、知识和智慧构成了信息进化阶段的金字塔结构。档案管理信息化包括了从信息到知识的转换过程。这里的知识与通常所说的知识具有本质的区别。它更加强调知识的能动性和系统性。在信息系统中，知识与信息的重要区别表现为对决策支持的能力，信息对决策支持是不全面的、零散的和粗糙的，而知识对决策的支持是全面的、系统的和精确的。如何将档案信息转化为“档案知识”(请注意，这里的档案知识与通常意义的档案知识是有区别的，它是在信息化范畴内的一个概念)，是未来档案管理信息化的重大研究课题。档案信息转化为“档案知识”，标志着完全意义的数字化档案馆的建成，那时，我们有理由相信，智能型档案馆会成为下一个奋斗目标。
参考文献：
[1]周毅：《全面准确认识档案管理信息化建设》，《档案学通讯》2002年第4期。
[2]冯惠玲等，《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年6月。
[3]赵屹：《档案信息网络化建设》，北京图书馆出版社，2003年10月。
作者单位：北京大学档案馆
一、档案管理信息化的价值理念
档案管理信息化不改变档案的根本价值，而是对档案价值的实现具有助推作用。档案利用效益越好，档案的价值实现程度越高，相应的档案就越有价值。尘封的档案得不到利用，就不能体现其价值。对社会进步具有正面推动意义的档案是有价值的，而带来负面效应的档案则是没有价值的。但是随着时间的推移，原本发有价值的档案会变得有价值，这就是档案的现实价值和长远价值的转化。
档案管理信息化的价值通过以下途径得以实现：第一、有效地保护档案及档案信息的原始性和凭证性；第二，高效地为有进步意义的社会活动提供可靠的、确定的决策支持；第三，科学、合理、安全地为档案管理的可持续发展提供技术保障。第一点重点在于强调档案的本质属性及档案信息与其他信息的区别，是“立档之本”。只有做好这一点，才不至于使档案淹没在信息化大潮中，不至于使档案工作在信息化中迷失方向。第二点重点在于强调档案管理信息化的严肃性，档案管理是具有政治性的，是为进步意义的社会活动服务的，是为了推动社会进步而不是相反，将档案和档案管理向娱乐消遣性方向引导是极其错误的。第三点重点在于强调档案管理的可持续发展。档案工作应立足于千年万年计，而不是仅仅几百年。远古人类用石刻、甲骨、兽皮记录档案，后来用绳索、竹片。造纸木发明后记录载体发生了根本性变化，人们得以大量地记录史实。但是，纸质载体的易损性远高于石刻、甲骨等，因此，历次天灾人祸都使得档案大量消亡，成为千古之憾。采用信息技术保存档案，使得档案信息的保存量又一次发生了质的飞跃，但是，有关信息载体的寿命和信息技术更新换代的频率成为人们挥之不去的隐忧。无论是磁盘、磁带还是光盘，这类现代信息存储介质的寿命均在几十年甚至更短，尽管商家宣称可更长，但最多不过百年。人们持续保存信息的手段，只是不断地周期性备份，而期间信息一旦损失就会成为永远的遗憾。此外档案信息的存储格式，也面临版本升级的严峻考验。原则上档案管理决不会容忍档案信息丢损的可能性存在，因此，在档案管理信息化工作中，必须妥善地处理好档案信息的可持续存储以及档案管理的可持续发展问题。
二、档案管理信息化的发展阶段划分
我们说档案管理信息化的发展进程与国家电子政务的发展进程高度吻合，是因为档案管理信息化本身就是电子政务的重要组成部分。纵观我国电子政务的发展历程，根据其业务协作度和功能复杂度可分为五个阶段：信息机读化、管理流程信息化、支撑平台组件化、协同工作和虚拟政府。档案管理信息化的发展也具有大致相同的轨迹，如图1所示。
目前阶段，我国高校档案管理信息化表现出如下特点：首先，表现为地区和院校间的不平衡性，即大城市各高校发展较快而中小城市高校发展较慢，重点院校发展较快而非重点院校发展较慢。其次，就某一高校档案建设情况来看，有的档案如新形成的档案基本上采用了信息化技术来管理，而有些档案如一些历史老档案则还没有完成数字化。第三，由于普遍采用业务试点的建设策略，导致大部分高校的档案信息系统与其他校务处理系统相互独立，从而造成档案信息烟囱。第四，各高校档案管理信息系统功能重管理、轻编研，使得档案利用效率并发有得到实质的提高，反而由于不得不同时兼顾传统的纸质文件归档和数字化文件归档而降低了管理效率。
目前大部分高校已完成了管理流程信息化的战略步骤，而正在进行支撑平台组件化建设的努力。由于传统的基于Client／Server结构和关系数据库技术的档案管理系统的功能已不能满足日益迫切的信息整合需求，业界需要统一的信息化标准。这一阶段出现了一些较优秀的档案管理信息系统，这些系统有可能成为行业标准而被推广。
在信息化管理阶段，系统设计师完成了档案信息和业务逻辑的成功分离，而到了支撑平台化阶段，用户界面与业务逻辑进一步分离，用户主要通过通用浏览器来得到服务，这大大地降低了系统维护成本。同时，为了降低系统的开发成本和提高重用性，广泛地采用组件化设计策略，增强了系统的柔性。
但是，档案的本质目的是为了提供利用。所谓利用就是为决策提供支持。就决策来说，信息对决策具有支持作用，但我们认为信息对于决策的支持是不全面的，只有当零散的信息转化为系统性的知识，才能为决策提供全面的支持。显然，支撑平台组件化阶段所提供的能力。还不足以满足决策支持的需要。我们需要对档案信息进行整合、挖掘、概括和抽象，形成(专题)档案知识，这个过程通过信息技术手段自动完成，称之为知识化，在图1中处于协同档案管理阶段。之所以叫做协同档案管理阶段，是因为仅靠档案信息仍然不足以提供决策支持，还需要与其他大量的信息进行整合，这涉及到档案业务与其他业务的协同问题，协同是这一阶段的基本特点。
完成档案信息协同管理的任务无疑要落到智能档案检索系统上。目前出现了一些基于网络的智能(或只能称作半智能)检索系统，比如google、百度等搜索引擎。这些搜索引擎致力于将信息转化为知识，尽管它们远远没有达到人们期望的目标，但其进展情况还是令人兴奋的。真正意义的智能检索，需要充分运用人工智能的研究成果，同时，还会涉及到人类知识分类和自然语言理解以及认知科学等高难课题，如此复杂的问题，显然不可能在短期内得到解决。因此，实现完全意义的协同档案信息管理，仍然任重而道远。从目前水平理解，档案管理信息化发展的最高境界是虚拟档案管理，在这一阶段，协同工作已成为基础功能，所有的档案管理瓶颈和壁垒都消除了，全社会的档案管理成为一个公共信息基础设施，而各档案管理职能单位已融合为一个虚拟的有机整体。
三、数字档案馆及其相关问题讨论
就我国档案管理信息化发展较为领先的高校情况来看，已进入支撑平台组件化建设阶段，某些前瞻性的研究已深入到协同档案管理范畴。虽然研究已经较为超前，但完成所有档案的数字化，可能还需要一个过程。那么，是不是所有档案都完成了数字化就可以宣称建成了数字档案馆了？就此问题，有必要深入探讨。
关于数字档案馆，到目前为止尚无一个较为公认的定义，可谓仁者见仁，智者见智，但这并没有妨碍人们使用这一概念。仅从字面理解，笔者认为不管数字档案馆功能如何强大，技术如何先进，服务如何超前，但既然用了一个“馆”字，那它终归还是一个“馆”，就应该具有馆的基本特性，否则我们完全可以采用其他的字来代替。
那么馆的基本特性是什么呢？笔者认为，它是一个社 会运动的基本组织单元，是进行档案收集、管理、编研、提供利用的法定国家机构。由于档案的原始性和凭证性是所有其他信息所不可替代的，因此档案管理是社会运动所不可或缺的组成部分，社会越是发展，就越需要妥善地进行档案管理。档案的原始性和凭证性决定了历史上形成的各种实体档案不可能被完全销毁，不论是甲骨档案还是纸质档案，因此，只要档案的定义及其原始性和凭证性没有改变，档案馆的实体档案管理职责就不会消失。
信息化可以实现档案的虚拟管理、网络借阅，突破时空限制提供服务，档案信息可以以数字形式毫无区别地复制若干份，但最原始的档案仍然需要想方设法保护，复制的数字档案副本的凭证性仍然需要得到最原始档案的验证和授权。举个例子，清明上河图有许多仿制品，但其价值无论如何都不如原图，以数字形式发行的版本更是大打折扣。
无纸化办公对档案的原始性和凭证性提出了挑战，因为，纯数字形式的办公条件下所产生的档案直接就是数字形式的，可以有若干份完全相同的复本都是最原始的档案，同时，通过网络媒介，这些档案的传播和扩散能力更是异常强大，而仿制、篡改和窃取的手段也是惊人的。这时候，能够提供档案原始性和凭证性的途径就只有判断其是否真的来自国家法定档案管理机构——档案馆。网络技术提供的档案虚拟管理能力，使得整个国家的档案信息可以通过统一的门户为利用者提供服务，甚至世界各国的档案都可以通过一个统一门户被人们利用，但是作为档案的法定管理机构，仍然需要有档案馆。因此数字档案馆不应该抛弃“馆”的基本特性，数字档案馆概念不能与虚拟档案馆概念等同。
那么到底什么叫做数字档案馆呢？笔者认为除了强调“馆”的特性外，还要分析馆的基本工作内容和形式。档案馆的工作包括档案的收集、整理、保管、编研、提供利用等，除此之外，还应当能够对档案学科的发展提供研究能力。所谓数字化，不仅包括对档案信息的数字化，还应该包括整个档案工作的数字化。只有实现了档案工作全过程的数字化，才能称得上完整意义的数字档案馆。当然，数字档案馆必须具备通过网络来提供档案利用服务的能力，但提供网络化服务只是数字档案馆的一部分功能。数字档案馆是档案管理信息化的建设目标。我国各高校数字档案馆的建设情况千差万别，那么在数字档案馆这一概念下，如何去较为科学地评估各自的建设进度呢？我认为可以将数字档案馆分为初级、成熟和完全三个阶段来评估。初级阶段，标志着内部管理完成了档案信息的数字化管理，包括分类、录入、验收、汇总、数字排架和基本统计功能，对外服务具备了基本的数字形式的检索、浏览、打印、电子版档案服务等功能。成熟阶段，标志着内部管理具备了简单的专题数据挖掘功能，对外服务具备了档案信息的网络借阅利用功能。完全阶段标志着内部管理实现档案信息的知识化管理，对外服务可以与校内其他业务信息进行无缝集成和协同工作，可以与社会其他档案部门实现协同档案管理，并形成档案信息服务联盟，对社会提供统一的档案信息服务门户。数字档案馆的三个阶段可以与档案管理信息化发展阶段相对应。如上页图1所示，初级数字档案馆对应于管理流程信息化阶段，成熟数字档案馆对应于支撑平台组件化阶段，而完全数字档案馆对应于档案协同管理和虚拟档案管理两个阶段。
在信息化范畴，数字是信息的基础，而知识是信息的升华，这是由信息运动规律所决定的。数据、信息、知识和智慧构成了信息进化阶段的金字塔结构。档案管理信息化包括了从信息到知识的转换过程。这里的知识与通常所说的知识具有本质的区别。它更加强调知识的能动性和系统性。在信息系统中，知识与信息的重要区别表现为对决策支持的能力，信息对决策支持是不全面的、零散的和粗糙的，而知识对决策的支持是全面的、系统的和精确的。如何将档案信息转化为“档案知识”(请注意，这里的档案知识与通常意义的档案知识是有区别的，它是在信息化范畴内的一个概念)，是未来档案管理信息化的重大研究课题。档案信息转化为“档案知识”，标志着完全意义的数字化档案馆的建成，那时，我们有理由相信，智能型档案馆会成为下一个奋斗目标。
参考文献：
[1]周毅：《全面准确认识档案管理信息化建设》，《档案学通讯》2002年第4期。
[2]冯惠玲等，《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年6月。
[3]赵屹：《档案信息网络化建设》，北京图书馆出版社，2003年10月。
作者单位：北京大学档案馆