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摘 要:对信息化时代来说,传统之中的档案管理模式已经不能适应事业单位越来越复杂、繁琐的管理事务需要,为了能够妥善的提升档案管理方面的工作效率,为相关的工作者提供高效、优质、网络化、现代化的管理环境,本文针对怎样强化事业单位之中的档案管理工作、实施信息化建设展开了研究,对提高事业单位之中的核心竞争力以及优化档案管理等方面具有积极促进的作用。
关键词:事业单位;档案管理;信息化建设;方法
基于我国社会经济的稳步发展,事业单位在工作效率上也有了明显提升,但是与此同时,档案的数量也在不断的增加,很多事业单位有关档案管理的工作当中都存在许多问题,导致实际的档案管理效率降低。所以,怎样才能加快事业单位有关档案管理方面的信息化建设,保证事业单位之中的各项决策以及人才培养、考核所具有的科学性,逐渐变成了有关部门所面临的重要课题。
一、对档案管理进行信息化建设的优势以及特点
相较于传统之中的档案管理来说,对信息网络以及管理软件的妥善应用,使得事业单位有关档案管理的工作具有以下优势以及特点:首先,方便对档案资料进行永久保存。就传统之中的纸质档案管理来说,因为纸质档案很容易受到季节以及天气方面的影响,如果环境比较湿润,纸质档案有可能会出现潮湿或者是发霉等情况,无法做到长期保存,严重的时候还会导致重要信息丢失,并且查询方面非常繁琐。对档案进行信息化管理可以通过档案的备份,使其存储到电子磁盘当中,这样不但能够节省档案存储所用的空间,同时还能避免由于天气或者是季节等方面的影响导致信息丢失,可以最大程度的保证档案资料方面的完整性,妥善的实现永久保存;其次,方便事业单位对档案信息的管理。传统管理的相关过程当中,档案资料非常多,因此档案管理工作也非常的繁琐。而在档案方面实现信息化管理之后,可以在相关的数据库之中键入关键字,快速的查找到所需的信息内容,程序简单,不会受到其余的档案信息影响;最后,其使得档案管理的途径以及方式发生了根本性的改变,使档案的职能得到了拓宽。将传统之中人工录入以及纸质媒介等方式逐渐变成了利用网络平台作为媒介,应用电子录入方式,从而使档案职能从传统档案存储以及运用职能,发展到了信息资源方面的管理、采集以及存储,全面促进了事业单位有关建设方面的工作。
二、事业单位有关档案管理方面的信息化建设方式
(一)对档案管理人员进行专业高素质的培养
对事业单位之中的档案管理人员强化专业上的培训,提升档案管理人员自身的专业素质。若要使档案实现信息化管理,相关的管理人员就必须要具有现代化、专业化的管理能力。假如档案管理人员对于计算机方面的仅仅只会一般的操作,而不具备相关的先进技能以及知识,那么根本无法彻底发挥有关技术设备应有的作用。所以,单位主管领导一定要定期的组织档案管理工作人员进行专业方面的培训,从而使他們熟练的掌握档案信息管理方面的知识,使他们能够妥善的适应档案在信息化管理上的发展进步。档案管理人员必须敢于面对来自市场经济方面的挑战,提升档案管理实际的质量,为整个社会经济的进步提供更完善、更优质的服务。进而组建一支具有更有素质、更专业的档案管理队伍,能够有效的促进我国事业单位在档案管理方面的信息化发展。
(二)建设更加规范、更加标准的档案信息
1、使档案信息进行规范化的录入
档案著录作为构建档案数据库的一个重要步骤,对促进事业单位方面的档案信息化相关建设具有重要作用。所谓的档案著录就是将文件之中的内容以及特征利用数据条目的形式记录下来,然后在计算机当中对这些条目进行录入,条目大量组合在一起就会形成一个档案信息库。对于档案的著录一定要有完整并且统一的规范,这样才能保证录入的条目不会出现失误,进而提升档案在检索以及读取方面的效率。对于现实生活来说,常常会出现相同的物品或者是某一个人有不同的名字,而不同的事物却会有着相同名字的有关现象,这些都是由于著录不规范所造成的。如今我国已经有很多法律对于档案著录方面做出了非常详细的规范,相关的档案管理人员一定要以此作为著录上的标准,从而规范整个著录程序。对于一名专业的、高素质的档案管理者来说,应该清楚的认识到档案著录方面的原则,应用正确有效的著录方法,利用标准的语言符号格式对档案进行录入。
2、对信息进行规范化的储存
我国目录档案的有关信息主要是应用硬盘存储的形式为主,相关的事业单位应该对档案方面的存储方式进行统一管理,同时还要对存储的载体做出系统的研究,依照其实际的特点制定出正规的、科学的规范以及标准。这样才能确保档案信息的规范性与安全性,进而促进事业单位有关档案信息化方面的建设。
3、对档案计算机相关的管理系统进行规范
档案信息管理工作不是简单、无序的手工作业,一个规范化的、合理的档案计算机相关管理系统需要具有整理档案、收集档案,并对档案之中的有关信息进行存储,可以对档案统计系统进行开发利用等功能。
三、强化事业单位在档案管理方面的法规建设
每个工作都要有自己的行业规范,而档案管理工作自然也不例外,其非常需要法律方面的保证。不管是对档案的收集,或者是对档案的保管来说,都要有明确的法律法规对其行为进行规范,法律能够保证档案工作健康顺利的发展。在事业单位之中的档案工作者或者是主管领导都必须要对档案方面的法律法规进行学习,提升自我的法律意识。同时还要依照事业以及社会的发展进步,健全档案工作之中的各项规章制度,从而使档案工作能够有法可循。
四、强化信息安全方面的保障工作
事业单位之中的档案管理人员一定要了解到档案管理对单位发展所具有的重要作用,妥善的做好信息方面的安全保障工作可以有效的推动事业单位管理在信息化方面的建设工作。要依照单位的具体情况,从实际出发应用科学合理的方式对单位管理设施进行改进,切实提升档案管理人员自身的专业化素质,从而使档案管理朝着信息化的有关方向发展。保证档案的安全性是对档案进行信息化管理的大前提,事业单位之中的档案管理人员一定要依照我国有关法律方面的规定,对档案实际的密级程度进行合理的划分,实际在储存档案的时候,相关的档案管理人员必须要妥善的做好保密工作以及电子存储工作,从而保证档案的完整性。
结束语:
综上所述,面对如今的信息化时代,有关事业单位在档案管理方面的工作迎来了新的机遇以及挑战,我们必须要做到与时俱进,并且还要开拓进取。利用计算机技术以及网络化管理等方面的优势合理进行信息化建设,确定管理目标、科学的进行规划设计,如此才能切实的提高档案信息管理方面的实际水平,最大化的发挥出更有价值、更加完善的服务效益。
参考文献:
[1]梁静.事业单位档案信息化管理的推动思路及举措分析[J].黑龙江科技信息,2015,(30);110.
[2]袁亦方.档案管理的网络化和信息化建设探讨--以重庆生产力促进中心为例[J].黑河学刊,2013,(10);132.
[3]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务,2015,(12);108.
关键词:事业单位;档案管理;信息化建设;方法
基于我国社会经济的稳步发展,事业单位在工作效率上也有了明显提升,但是与此同时,档案的数量也在不断的增加,很多事业单位有关档案管理的工作当中都存在许多问题,导致实际的档案管理效率降低。所以,怎样才能加快事业单位有关档案管理方面的信息化建设,保证事业单位之中的各项决策以及人才培养、考核所具有的科学性,逐渐变成了有关部门所面临的重要课题。
一、对档案管理进行信息化建设的优势以及特点
相较于传统之中的档案管理来说,对信息网络以及管理软件的妥善应用,使得事业单位有关档案管理的工作具有以下优势以及特点:首先,方便对档案资料进行永久保存。就传统之中的纸质档案管理来说,因为纸质档案很容易受到季节以及天气方面的影响,如果环境比较湿润,纸质档案有可能会出现潮湿或者是发霉等情况,无法做到长期保存,严重的时候还会导致重要信息丢失,并且查询方面非常繁琐。对档案进行信息化管理可以通过档案的备份,使其存储到电子磁盘当中,这样不但能够节省档案存储所用的空间,同时还能避免由于天气或者是季节等方面的影响导致信息丢失,可以最大程度的保证档案资料方面的完整性,妥善的实现永久保存;其次,方便事业单位对档案信息的管理。传统管理的相关过程当中,档案资料非常多,因此档案管理工作也非常的繁琐。而在档案方面实现信息化管理之后,可以在相关的数据库之中键入关键字,快速的查找到所需的信息内容,程序简单,不会受到其余的档案信息影响;最后,其使得档案管理的途径以及方式发生了根本性的改变,使档案的职能得到了拓宽。将传统之中人工录入以及纸质媒介等方式逐渐变成了利用网络平台作为媒介,应用电子录入方式,从而使档案职能从传统档案存储以及运用职能,发展到了信息资源方面的管理、采集以及存储,全面促进了事业单位有关建设方面的工作。
二、事业单位有关档案管理方面的信息化建设方式
(一)对档案管理人员进行专业高素质的培养
对事业单位之中的档案管理人员强化专业上的培训,提升档案管理人员自身的专业素质。若要使档案实现信息化管理,相关的管理人员就必须要具有现代化、专业化的管理能力。假如档案管理人员对于计算机方面的仅仅只会一般的操作,而不具备相关的先进技能以及知识,那么根本无法彻底发挥有关技术设备应有的作用。所以,单位主管领导一定要定期的组织档案管理工作人员进行专业方面的培训,从而使他們熟练的掌握档案信息管理方面的知识,使他们能够妥善的适应档案在信息化管理上的发展进步。档案管理人员必须敢于面对来自市场经济方面的挑战,提升档案管理实际的质量,为整个社会经济的进步提供更完善、更优质的服务。进而组建一支具有更有素质、更专业的档案管理队伍,能够有效的促进我国事业单位在档案管理方面的信息化发展。
(二)建设更加规范、更加标准的档案信息
1、使档案信息进行规范化的录入
档案著录作为构建档案数据库的一个重要步骤,对促进事业单位方面的档案信息化相关建设具有重要作用。所谓的档案著录就是将文件之中的内容以及特征利用数据条目的形式记录下来,然后在计算机当中对这些条目进行录入,条目大量组合在一起就会形成一个档案信息库。对于档案的著录一定要有完整并且统一的规范,这样才能保证录入的条目不会出现失误,进而提升档案在检索以及读取方面的效率。对于现实生活来说,常常会出现相同的物品或者是某一个人有不同的名字,而不同的事物却会有着相同名字的有关现象,这些都是由于著录不规范所造成的。如今我国已经有很多法律对于档案著录方面做出了非常详细的规范,相关的档案管理人员一定要以此作为著录上的标准,从而规范整个著录程序。对于一名专业的、高素质的档案管理者来说,应该清楚的认识到档案著录方面的原则,应用正确有效的著录方法,利用标准的语言符号格式对档案进行录入。
2、对信息进行规范化的储存
我国目录档案的有关信息主要是应用硬盘存储的形式为主,相关的事业单位应该对档案方面的存储方式进行统一管理,同时还要对存储的载体做出系统的研究,依照其实际的特点制定出正规的、科学的规范以及标准。这样才能确保档案信息的规范性与安全性,进而促进事业单位有关档案信息化方面的建设。
3、对档案计算机相关的管理系统进行规范
档案信息管理工作不是简单、无序的手工作业,一个规范化的、合理的档案计算机相关管理系统需要具有整理档案、收集档案,并对档案之中的有关信息进行存储,可以对档案统计系统进行开发利用等功能。
三、强化事业单位在档案管理方面的法规建设
每个工作都要有自己的行业规范,而档案管理工作自然也不例外,其非常需要法律方面的保证。不管是对档案的收集,或者是对档案的保管来说,都要有明确的法律法规对其行为进行规范,法律能够保证档案工作健康顺利的发展。在事业单位之中的档案工作者或者是主管领导都必须要对档案方面的法律法规进行学习,提升自我的法律意识。同时还要依照事业以及社会的发展进步,健全档案工作之中的各项规章制度,从而使档案工作能够有法可循。
四、强化信息安全方面的保障工作
事业单位之中的档案管理人员一定要了解到档案管理对单位发展所具有的重要作用,妥善的做好信息方面的安全保障工作可以有效的推动事业单位管理在信息化方面的建设工作。要依照单位的具体情况,从实际出发应用科学合理的方式对单位管理设施进行改进,切实提升档案管理人员自身的专业化素质,从而使档案管理朝着信息化的有关方向发展。保证档案的安全性是对档案进行信息化管理的大前提,事业单位之中的档案管理人员一定要依照我国有关法律方面的规定,对档案实际的密级程度进行合理的划分,实际在储存档案的时候,相关的档案管理人员必须要妥善的做好保密工作以及电子存储工作,从而保证档案的完整性。
结束语:
综上所述,面对如今的信息化时代,有关事业单位在档案管理方面的工作迎来了新的机遇以及挑战,我们必须要做到与时俱进,并且还要开拓进取。利用计算机技术以及网络化管理等方面的优势合理进行信息化建设,确定管理目标、科学的进行规划设计,如此才能切实的提高档案信息管理方面的实际水平,最大化的发挥出更有价值、更加完善的服务效益。
参考文献:
[1]梁静.事业单位档案信息化管理的推动思路及举措分析[J].黑龙江科技信息,2015,(30);110.
[2]袁亦方.档案管理的网络化和信息化建设探讨--以重庆生产力促进中心为例[J].黑河学刊,2013,(10);132.
[3]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务,2015,(12);108.