政府上网、企业上网的口号也轰轰烈烈地喊了一两年了，但是人们似乎并没有看到如火如荼的电子商务或者高效透明的电子政务的出现，大多数政府或是企业的网站往往就是“一张皮”而已。其实所谓的“e化”，当务之急是将企业或机关单位实现信息化管理，降低成本，提高效率。这句话看似简单，然而真正实现起来，也并非易事。
　　在诸多企事业单位中，公文传输是一件普通而又重要的日常工作事项，以人们再熟悉不过的红头文件为例，其传送流程一般如下：最高层拟定文件，决定下发哪些部门或地方，然后开始制作文件，通过邮路下发；大约几天后省级部门收到文件，再往地市转发。一个红头文件到达县级或更远的乡级大约需要近一个月甚至更长时间。大一些的行政部门每天往往为发送大量红头文件而发愁，繁琐的发送流程既浪费了人力又浪费物力，并且在安全问题上不够可靠。
　　如果能够通过电子化远程传输的方式来传送文件，自然可以达到事半功倍的效果。但是既要使文件保持原貌，又要做到公文在传输过程中的保密性与稳定性却并非一件易事。“书生电子公文系统”在解决这个问题方面，不失为同行中的翘楚。
　　“书生电子公文系统”采用专用硬件和精心设计的算法加密，安全性远高于IC卡；它采用直接控制硬件操作，使被攻击可能性降到最低；电子公章有口令保护，并只能在指定的加密卡上使用，即使丢失也不会被盗用；每套系统都配有专门定制的加密卡，保证其它用户不能伪造、打印或查看文件，并可用于各种身份识别。文件传输全程数字化加密，具有防篡改功能，非法入侵者即使窃取了文件也无法获知其内容，任何一点改动都会导致整个公文无效。
　　红头文件是法定文件，必须保证其严肃性和规范性。书生电子公文系统采用国际先进的远程传版技术，保证接收方发排得到的文件与原文完全一致，丝毫不走样，不会发生任何错行、错页等致命版面错误发生；电子红头和电子公章的位置规范、角度正，不会发生人工盖章时印章模糊甚至漏盖的错误。
　　中国农业银行从1996年7月正式采用书生电子公文系统传递正式文件，到目前为止已在全国农业银行省级、地（市）级系统全面推广，部分省分行已推广至县级分行，全国大约1000个点。过去农行发送文件采用邮政快件的方式，一般需要3—5天，而边远地区则要一个月左右的时间，而且有破损现象，既不安全又无效率，还耗费大量的邮费。采用电子手段传送后，几分钟内则可将口头文件发至全国，而且节约了大量的邮费，提高办公效率，降低消耗成本。1997年—2000年上半年共计上网接收文件37500多件，发送文件245000多件，收文、发文平均每年递增50%和95%。
　　因此，继中国农业银行之后，又有中国人民银行、中国银行、中国农业发展银行等大型系统全行业全面开通使用，客户遍及全国每个城市和一半的县。国务院办公厅亦已决定采用，即将在全国政府机关全面推广使用。
　　随着我国即将加入WTO，真正意义上的信息时代将会对我国现行的办公方式形成巨大的冲击，因此政府提出“电子政务”的口号。电子政务是指用IT技术实现国家行政事务的自动化处理并提高其办事效率。然而机关往往花巨款买了设备后不知道如何利用，要么成为高级打印机或游戏机，要么又贪大求全，恨不得一步到位立刻实现无纸化办公。使日常随意性很大的办公程序流程化并非易事，欲速则不达，通过将不同的工作逐一流程化完成电子化的过程也许效果会更好。政府部门作为国家权力机构和社会管理机构将面临着从管理型向管理服务型的转变。基于网络化的电子政务，政府公务员将借助强大的网络技术，把更多的精力和时间，投入到为社会公众服务中去。电子公文的传输将可实现政令的快速下达，加速办公效率的提高。同时，社会信息资源和各种政策法规，再也不会层层传达，而是通过网络在第一时间与公众见面，“文山”“会海”才会真正推倒。政府依法行政的管理能力、政府工作透明度和办事效率将得到提高，政府办公费用也将大大降低。