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邓小平同志曾经说:“科技人才的培养,基础在教育”。学校作为教育战线的一个部分,在教学、科研及各项活动中,形成和积累的重要材料便是学校最宝贵的财富——档案。
我们常说的教学档案是指在教学管理和教学实践过程中所形成的,对学校具有参考价值和凭证作用的文件材料,包括学校综合管理、学科和实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教材、教学研究等方面的文字材料和声象载体。它是学校教学方面整体工作的记录,经验的总结,参考的依据。它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程,直接为教学活动服务,是教学工作的重要组成部分,是学校档案工作的主体、核心和重点。科学、系统、规范的教学档案对强化教学管理,促进教学改革,提高育人质量有着极其重要的作用。当然,目前的教学管理工作还存在着诸多问题:
1、收集资料困难
大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足。甚至对教学档案的归档持抵触态度。有的老师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,理应由自己来保管,怎么能够交档案部门呢?有的教学人员唯恐材料被移交,经档案部门立卷、归档后,便被充公或以后想再利用将会带来许多麻烦,还不如自己保管,平时取舍方便。
1、教学部门与档案管理部门缺乏沟通与协调。大部分学校认为教学部门主要工作是教学,至于档案收集、管理应由档案部门去做,因此在部门规划和工作制度中,很少涉及到此方面,即使收集到部分移交的文件材料,可能因为缺乏统一的可执行性标准,导致教学档案管理、分类而缺乏系统性、关联性。另一方面,档案管理部门服务意识、开放意识淡薄,档案管理人员只在库房做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作,很少深入到教学部门,对档案的重要作用,没能做到有效的宣传,在教学档案的收集方面,始终处于被动地位,人家移交什么就接收什么,应该归档的珍贵教学实践和科研材料依然散失在个人手中,结果使教学档案难以发挥应有的作用。
2、资金缺乏,宣传和管理力度难以到位,教学档案无所适从,收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效开展
在实际工作中,如何改变工作中的不足之处,加强教学档案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢?针对上述问题,本人谈一下自己的看法:
第一、转变思想观念,提高教职工的档案意识和对教学档案管理工作重要性的认识
学校的教学档案是教学管理工作中不可缺少的重要环节,教学档案对于正确评估办学水平,研究教学及其管理规律,改进教学方法,提高教学质量,都有着十分重要的作用。因此,学校要切实重视教学档案的重要性,除加强宣传教学档案在社会上取得的效益外,很大程度上取决于档案在实际工作中发挥的效用,也就是说,只有当档案发挥了作用,人们确实需要它的时候,它的重要性就会显示出来,它的价值就得以实现。所以,从事教学档案的工作人员应及时向教学部门提供教学档案的归档范围,定期到教学部门了解、检查教学档案的收集情况,宣传档案业务知识,逐步参与教学管理,成为教学工作的信息咨询部门。
第二、加强业务学习和职业道德修养,不断提高档案管理工作者的综合素质
就目前档案管理人员的工作素质而言,虽然相当一部分同志经过学校教育、自学考试、函授、档案管理短期培训,有了不同程度的提高,基本能胜任本职工作,但是,由于科学技术和信息产业的飞速发展,档案手段的日益现代化,故档案工作者要认识到自己不足的地方,利用一切机会充实自己,使自己开阔眼界,拓展思路,有所创新,跟上时代发展的步伐,掌握更多的理论技能和现代化管理技能。
第三、注重教学档案的收集与积累,建立科学、规范的管理目标和管理制度
在教学档案管理工作中,首先,要制定明确的教学档案目标管理标准,以广东省教育厅《办学水平等级评估指标体系》和《中小学档案管理工作规范》为依据,建立一套适用于本校的教学档案管理制度,随时收集有价值的教学文件材料,如我校档案管理人员把优秀教师的教学讲稿、教学经验总结、优秀毕业论文、设计等收集成专题,通过直接开放、专题性档案汇编、编制教学参考资料等多种途径,以指导和规范学校的教学档案工作。其次,要建立学校档案工作网络,确定各专、兼职档案人员的岗位责任制。再者,制定目标管理标准考核制度,奖惩分明,奖优罚劣,实行有效的管理手段。
第四、注重教学档案信息资源的开发和利用
档案的生命在于它的实用性。收集档案的目的在于利用,如果不积极开展档案的利用工作,只是把它锁在铁柜里,成为“死档案”,就失去了它的使用价值。因此,档案管理人员要主动参与管理活动,进行调查研究,及时了解和掌握各部门教学活动情况,主动为教学工作服务,为深化学校的各项改革提供信息。经过近几年的摸索,体会到教学档案与文书档案有明显不同的特点:
一是它集中来源于教学管理业务部门,特别是学校教师需要解决教学方面的某些问题或是领导处理问题要作的决策,档案人员能及时提供利用;
二是它大都是些无文号的教学文件材料,如学校梯队建设、试卷分析、专业评估、课程评估、教师业务、师资队伍建设等资料,都为查考和了解教学档案管理奠定了基础;
三是它的形成时间是学年度。因此只有将教学档案从文书档案中分离出来,集中保管,才有利于保持它们的内在联系。再就是,毕业生分配,用人单位往往需要通过档案获取毕业生的第一手资料,如学生成绩总册、学生奖励、处分材料及其爱好、特长等都能提供参考利用。实践证明,无论从管理上还是利用效果看,都比过去有了明显提高,使教学档案服务于教学建设,提高了教学档案信息资源的开发和利用。
今后的几点思考:
一是档案工作者要突出本学校的特点和特色。
在档案的收集、整理、利用和档案开发中应注意总结本校的典型经验和自己独特的教学内容和教学方法,更好地运用教学档案为学校各项工作服务。
二是要更新知识结构。不断提高教学档案质量和管理水平,更新观念,开拓视野,增强分析问题的能力,从而使学校的档案管理逐步走向科学化、现代化。
我们常说的教学档案是指在教学管理和教学实践过程中所形成的,对学校具有参考价值和凭证作用的文件材料,包括学校综合管理、学科和实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教材、教学研究等方面的文字材料和声象载体。它是学校教学方面整体工作的记录,经验的总结,参考的依据。它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程,直接为教学活动服务,是教学工作的重要组成部分,是学校档案工作的主体、核心和重点。科学、系统、规范的教学档案对强化教学管理,促进教学改革,提高育人质量有着极其重要的作用。当然,目前的教学管理工作还存在着诸多问题:
1、收集资料困难
大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足。甚至对教学档案的归档持抵触态度。有的老师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,理应由自己来保管,怎么能够交档案部门呢?有的教学人员唯恐材料被移交,经档案部门立卷、归档后,便被充公或以后想再利用将会带来许多麻烦,还不如自己保管,平时取舍方便。
1、教学部门与档案管理部门缺乏沟通与协调。大部分学校认为教学部门主要工作是教学,至于档案收集、管理应由档案部门去做,因此在部门规划和工作制度中,很少涉及到此方面,即使收集到部分移交的文件材料,可能因为缺乏统一的可执行性标准,导致教学档案管理、分类而缺乏系统性、关联性。另一方面,档案管理部门服务意识、开放意识淡薄,档案管理人员只在库房做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作,很少深入到教学部门,对档案的重要作用,没能做到有效的宣传,在教学档案的收集方面,始终处于被动地位,人家移交什么就接收什么,应该归档的珍贵教学实践和科研材料依然散失在个人手中,结果使教学档案难以发挥应有的作用。
2、资金缺乏,宣传和管理力度难以到位,教学档案无所适从,收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效开展
在实际工作中,如何改变工作中的不足之处,加强教学档案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢?针对上述问题,本人谈一下自己的看法:
第一、转变思想观念,提高教职工的档案意识和对教学档案管理工作重要性的认识
学校的教学档案是教学管理工作中不可缺少的重要环节,教学档案对于正确评估办学水平,研究教学及其管理规律,改进教学方法,提高教学质量,都有着十分重要的作用。因此,学校要切实重视教学档案的重要性,除加强宣传教学档案在社会上取得的效益外,很大程度上取决于档案在实际工作中发挥的效用,也就是说,只有当档案发挥了作用,人们确实需要它的时候,它的重要性就会显示出来,它的价值就得以实现。所以,从事教学档案的工作人员应及时向教学部门提供教学档案的归档范围,定期到教学部门了解、检查教学档案的收集情况,宣传档案业务知识,逐步参与教学管理,成为教学工作的信息咨询部门。
第二、加强业务学习和职业道德修养,不断提高档案管理工作者的综合素质
就目前档案管理人员的工作素质而言,虽然相当一部分同志经过学校教育、自学考试、函授、档案管理短期培训,有了不同程度的提高,基本能胜任本职工作,但是,由于科学技术和信息产业的飞速发展,档案手段的日益现代化,故档案工作者要认识到自己不足的地方,利用一切机会充实自己,使自己开阔眼界,拓展思路,有所创新,跟上时代发展的步伐,掌握更多的理论技能和现代化管理技能。
第三、注重教学档案的收集与积累,建立科学、规范的管理目标和管理制度
在教学档案管理工作中,首先,要制定明确的教学档案目标管理标准,以广东省教育厅《办学水平等级评估指标体系》和《中小学档案管理工作规范》为依据,建立一套适用于本校的教学档案管理制度,随时收集有价值的教学文件材料,如我校档案管理人员把优秀教师的教学讲稿、教学经验总结、优秀毕业论文、设计等收集成专题,通过直接开放、专题性档案汇编、编制教学参考资料等多种途径,以指导和规范学校的教学档案工作。其次,要建立学校档案工作网络,确定各专、兼职档案人员的岗位责任制。再者,制定目标管理标准考核制度,奖惩分明,奖优罚劣,实行有效的管理手段。
第四、注重教学档案信息资源的开发和利用
档案的生命在于它的实用性。收集档案的目的在于利用,如果不积极开展档案的利用工作,只是把它锁在铁柜里,成为“死档案”,就失去了它的使用价值。因此,档案管理人员要主动参与管理活动,进行调查研究,及时了解和掌握各部门教学活动情况,主动为教学工作服务,为深化学校的各项改革提供信息。经过近几年的摸索,体会到教学档案与文书档案有明显不同的特点:
一是它集中来源于教学管理业务部门,特别是学校教师需要解决教学方面的某些问题或是领导处理问题要作的决策,档案人员能及时提供利用;
二是它大都是些无文号的教学文件材料,如学校梯队建设、试卷分析、专业评估、课程评估、教师业务、师资队伍建设等资料,都为查考和了解教学档案管理奠定了基础;
三是它的形成时间是学年度。因此只有将教学档案从文书档案中分离出来,集中保管,才有利于保持它们的内在联系。再就是,毕业生分配,用人单位往往需要通过档案获取毕业生的第一手资料,如学生成绩总册、学生奖励、处分材料及其爱好、特长等都能提供参考利用。实践证明,无论从管理上还是利用效果看,都比过去有了明显提高,使教学档案服务于教学建设,提高了教学档案信息资源的开发和利用。
今后的几点思考:
一是档案工作者要突出本学校的特点和特色。
在档案的收集、整理、利用和档案开发中应注意总结本校的典型经验和自己独特的教学内容和教学方法,更好地运用教学档案为学校各项工作服务。
二是要更新知识结构。不断提高教学档案质量和管理水平,更新观念,开拓视野,增强分析问题的能力,从而使学校的档案管理逐步走向科学化、现代化。