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沧海一粟：众所周知，一般而言，一个立档单位的应归档文件在第二年年初，由档案室人员集中收集归档，这似乎已经形成习惯。这种集中收集的办法固然有许多优点，但也有其弊端，集中体现在，应当归档的文件集中收集很难收集齐全。最近，与一基层档案室人员交谈时，了解到他们单位采取了随时收集本单位印发文件的做法，即档案室与办公室文印部门密切配合，凡是打印件，当天要送档案室一份，对应归档的底稿和打印件仍由兼职档案员保存，次年三月底归档移交档案室。由此，我想到了立档单位应归档文件收集的时机问题，是随时收集好还是集中收集好呢?
Iongzhengyi：我觉得，如果文件较少，完全可以按周、按月收集移交。如果文件较多，则需要一天或者几天收集移交一次。我见到的是，单位业务部门不定期地将办结完毕的若干份文件收集整理完毕，移交档案部门。这个频率完全是根据办结文件多少决定的，若一天内办结了七八份文件，则有必要当天整理移交；若一天内只办结了一两份文件，则可2～3天移交一次。因为，若每天移交一次，前后文件很可能是关联的，这样，不便于文件的装盒上架。但是，积累时间太长，则集中移交时工作量太大，容易出错。
浪花儿：我认为，平时归档与年终归档相结合，办公室人员应纳入兼职档案人员系列，档案专业培训时也应该参加。平时，在收发文时应鉴别每份文件，对于有保存价值的，首先，盖好归档章、填好全宗号、年代、保管期限或者类别，然后，送入相应的部门或领导手中处理(当然，发文只处理送入领导签署的那份即可)。待文件办理完毕后，送交档案部门。年底，档案部门再排列、编号、录入、打印检索工具。
guodongsheng：我赞成“平时归档与年终归档相结合”的意见。文件办理完毕随时归档最好，最能避免文件的流失，保证归档文件材料的齐全完整。但在实际工作中，有些文件办理时间很长，档案员无法控制其收回，只好等待。从实际出发，还是平时归档与年终或月、季、半年等集中归档相结合的办法好。
追梦人：我觉得，应归档文件随时收集与集中收集相结合比较好。按规定，按件整理的归档文件应当做到随办随归，但在实际的工作中，就目前来说，还是有一定的困难。我们的档案员应当做到手勤、腿勤、嘴勤，做到随时收集。把工作做在平时，发文、来文都应当及时地进行收集登记，防止文件遗漏，只有文件收集齐全完整了，才能做好文件的归档工作。当然，一些时效比较长的文件应当视情况而论，可以等到一定的时间集中收集，待办理完毕时一并归档。两种方法进行有机的集合，我们的档案工作会做得更好。
浪花儿：“对于发文来说，一般是部门起草，部门领导审核，后办公室审核，最后，才能到领导加意见”，到了这个步骤，办公室人员要收回文件，然后下发到各科室或其他单位、部门，这时，办公室兼职档案人员就可以将领导签署的那份盖好归档章待归档。对于收文，我个人认为，可以先在文件的上方处盖好归档章，预留领导签署的位置，再交给领导阅示。
马刺王朝：实时收集是目标，分散与集中收集相结合是手段。在电子文件与网络技术发展的时代，实时归档在理论上已成为可能。受各种硬件条件与思维方式的影响，实时收集只能暂时实践于小范围之中。以实时收集为目标，充分利用电子文件与网络技术的易传输性，分散与集中收集相结合是现实之策。
成长中的小树：应归档文件随时收集还是集中收集，我认为都是手段，不是目的，真正的目的是把应归档文件收集齐全完整。我认为需做到三个“扩大”：一要扩大收集对象，在做好法定业务部门应归档文件收集工作的同时，把收集对象扩大到临时性部门和有关个人。二要扩大收集范围，在做好文书文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集科技文件材料和其他各种专业文件材料及与文件关系密切的资料；在做好纸质文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集声像、光盘、磁盘等不同载体的应归档文件。三要扩大收集渠道，在做好正常的应归档文件收集工作的同时，要沟通与图书、文博、党史等有关部门的交流渠道，广泛开展收(征)集工作，还可进行互补有无的交换或交流，确保应归档文件的齐全完整。
dingjianxiong：从涉及单位来看，归档文件收集涉及有关单位和档案部门多个单位，因此，随时收集或者集中收集，需要协调秘书部门和档案部门甚至其他部门，需要多方的协调。受单位大小、部门(公司)多少、部门(公司)分布地域等多种因素影响，协调难度有大有小。从工作流程来看，归档文件主要涉及秘书部门和档案部门两类单位，在文件处理上，理应首尾相连，但是如何连始终是个问题。有连得好的，也有连得不好的。档案工作流程相对于文书处理流程始终处于弱势地位。按照国家有关规定，次年归档是法定归档文件的收集时间，有法可依。
小鱼儿：我认为，应该随时收集比较好，因为办公室平时都有收发文登记簿，可根据里面登记的顺序把收文和发文分类排放，这样，即使有些文件办理时间较长，也能保证应归档的文件齐全、完整。
暖暖微风：我也认为，应该随时收集比较好，相对来说，比较容易做到收集齐全完整。我们单位的做法是：档案员兼管公章，凡是发文，在加盖公章后，档案员直接把存档的2份留下来。党委文、信息简报等由文印室印好后，交行文科室，再由行文科室交档案员存档。
一井水：收集工作历来是归档工作的难点，如何保证文件收集齐全，最重要的一点，就是重视和加强平时的收集工作。因此，应该把由谁收集、如何收集作为研究探讨的重点。首先，应该把平时收集作为一项常规工作，列入兼职档案人员的工作目标，在工作中注重文件的形成和积累，随办理随收集形成习惯，确保第二年第一季度及时向档案室移交归档；其次，如何收集整理，档案室应该根据各部门档案的形成特点，及时指导、帮助其做好平时收集与初步整理工作，为归档工作做好准备。如办公室负责各种会议记录的收集，年终，集中向档案室移交归档。收发文件应该由收发人员做好平时登记和收集工作，等等。
周小丽：我觉得，不同情况应分别对待，单位发文应该随时收集，来文可在办理完毕后集中收集。
80新手：我认为，收集工作还是做在平时比较好，对于基屋档案室来说，办理完的文件，形成制度及时送交档案室保存，更有利于文件的完整保存，也免去了档案员来年收集不全的麻烦。还有个别单位的做法我认为也比较好，收到的文件由领导签发完办理意见后，就直接送到复印室，把正文和处理签一并复印，办理科室只传阅复印件。正文由打字室统一保存，来年，一起送交档案室统一归档，免去了收集不全的问题，而且也减少了档案的磨损问题。
guodongsheng：随时收集与集中收集各有利弊。目前通行的一年一度的集中收集制度，是根据机关、单位档案工作形成规律制定的。从集中收集的视野看，一年的工作结束，其文件的形成才最后结束。有不少文件从年初形成到年尾，如不实行集中收集，这些文 件材料又根本无法实行随时收集，空让档案人白忙活。还有，这总在运行中的文件比较起来不大容易丢失。有些文件材料形成与归档时间很短，随时收集成为可能，这些文件材料丢失的危险性大些，既已具备了归档条件，还是随时将其归档好。而且早归档，文件材料一到档案人手里，其被利用机会立即增大，且随时收集还在一定程度上缓解集中收集带来的紧张感，好处多多。
译之：个人认为，首先，文件的收集关键在人。每个人都在单位不同的岗位上担负着不同的职责，谁都有可能经手文件材料，不管是收文还是发文、报表，关键是个人要形成良好的随办、随存、随交的习惯。其次，要利用印章的管理把好部分文件材料的归档关，建立严格的文件登记借阅制度，规范利用手续，以便于知道文件利用的归属；建立严格的考核制度，把各科室及个人向档案部门移交文件完整情况纳入个人年度考核目标，与年终奖金挂钩，用制度约束人。
shiyly：我认为，应该随时收集和集中收集兼顾。作为档案人，首先要用心、留心，基层单位业务相对较少且有相对的规律，所以，我们应当根据年度工作计划了解单位的阶段性工作，注意收集工作中形成的应归档材料，及时收集；第二，要有敏感性，掌握单位的重大工作事项，如果是跨年度的任务，应建立资料跟踪台账，随时掌握工作动态，待任务确定结束后，抓紧收集应归档资料；第三，有意识地培养文书处理者的档案意识；第四，用档案人的出色工作争取主要领导的支持，你的建议和工作推进就会顺利。
山大档案：我觉得，关键还是得落到档案部门对文件的前端控制力上。众所周知，对文件的前端控制已经成为现代档案工作者的共识，而且，档案部门对文件的前端控制力会直接影响到档案工作的模式，包括文件的归档。不同的档案部门、乃至同一个档案部门对不同的文件类型，其前端控制力是不同的。就拿高校档案馆来说，对学生学籍档案，其规范和形成完全在档案馆的可控范围内，而且，一般而言，这种档案是无需经过鉴定就直接归档的，因此，对这一类档案只能采取集中归档的做法。而对于高校在行政事务中产生的文件，高校档案馆的控制力很小，处于较为被动的地位，对于这种类型的档案，只能是集中收集与随时收集相结合，至于哪种方式占主导，还得看其前端控制力。我赞成集中收集与随时收集相结合。
小刀：应归档的文件包含的内容太多了，针对不同类型的档案还是要根据实际情况去区别，不能一概而论。山大档案提到的前端控制(应该是包含过程控制的)是不错，不过，有些档案的前端控制是解决不了档案问题的；再者，前段控制是控制档案形成前的文件质量(档案与文件的区别，论坛上多位老师曾多次探讨)，即哪些是该形成的、哪些应形成什么样的。本人之前说过随时与集中收集的结合，现在，多加一个阶段性收集，我相信，在科技(业务)档案中应用的确实不少，只是没有形成系统的要求，阶段性收集减少了过程控制中所要投入的大量人力、财力的负担，也减少了集中(应该是后期结尾)收集所带来的各种不完整、不准确隐患，从操作角度来讲，也较易实现。
(摘自《档案界》网站)
Iongzhengyi：我觉得，如果文件较少，完全可以按周、按月收集移交。如果文件较多，则需要一天或者几天收集移交一次。我见到的是，单位业务部门不定期地将办结完毕的若干份文件收集整理完毕，移交档案部门。这个频率完全是根据办结文件多少决定的，若一天内办结了七八份文件，则有必要当天整理移交；若一天内只办结了一两份文件，则可2～3天移交一次。因为，若每天移交一次，前后文件很可能是关联的，这样，不便于文件的装盒上架。但是，积累时间太长，则集中移交时工作量太大，容易出错。
浪花儿：我认为，平时归档与年终归档相结合，办公室人员应纳入兼职档案人员系列，档案专业培训时也应该参加。平时，在收发文时应鉴别每份文件，对于有保存价值的，首先，盖好归档章、填好全宗号、年代、保管期限或者类别，然后，送入相应的部门或领导手中处理(当然，发文只处理送入领导签署的那份即可)。待文件办理完毕后，送交档案部门。年底，档案部门再排列、编号、录入、打印检索工具。
guodongsheng：我赞成“平时归档与年终归档相结合”的意见。文件办理完毕随时归档最好，最能避免文件的流失，保证归档文件材料的齐全完整。但在实际工作中，有些文件办理时间很长，档案员无法控制其收回，只好等待。从实际出发，还是平时归档与年终或月、季、半年等集中归档相结合的办法好。
追梦人：我觉得，应归档文件随时收集与集中收集相结合比较好。按规定，按件整理的归档文件应当做到随办随归，但在实际的工作中，就目前来说，还是有一定的困难。我们的档案员应当做到手勤、腿勤、嘴勤，做到随时收集。把工作做在平时，发文、来文都应当及时地进行收集登记，防止文件遗漏，只有文件收集齐全完整了，才能做好文件的归档工作。当然，一些时效比较长的文件应当视情况而论，可以等到一定的时间集中收集，待办理完毕时一并归档。两种方法进行有机的集合，我们的档案工作会做得更好。
浪花儿：“对于发文来说，一般是部门起草，部门领导审核，后办公室审核，最后，才能到领导加意见”，到了这个步骤，办公室人员要收回文件，然后下发到各科室或其他单位、部门，这时，办公室兼职档案人员就可以将领导签署的那份盖好归档章待归档。对于收文，我个人认为，可以先在文件的上方处盖好归档章，预留领导签署的位置，再交给领导阅示。
马刺王朝：实时收集是目标，分散与集中收集相结合是手段。在电子文件与网络技术发展的时代，实时归档在理论上已成为可能。受各种硬件条件与思维方式的影响，实时收集只能暂时实践于小范围之中。以实时收集为目标，充分利用电子文件与网络技术的易传输性，分散与集中收集相结合是现实之策。
成长中的小树：应归档文件随时收集还是集中收集，我认为都是手段，不是目的，真正的目的是把应归档文件收集齐全完整。我认为需做到三个“扩大”：一要扩大收集对象，在做好法定业务部门应归档文件收集工作的同时，把收集对象扩大到临时性部门和有关个人。二要扩大收集范围，在做好文书文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集科技文件材料和其他各种专业文件材料及与文件关系密切的资料；在做好纸质文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集声像、光盘、磁盘等不同载体的应归档文件。三要扩大收集渠道，在做好正常的应归档文件收集工作的同时，要沟通与图书、文博、党史等有关部门的交流渠道，广泛开展收(征)集工作，还可进行互补有无的交换或交流，确保应归档文件的齐全完整。
dingjianxiong：从涉及单位来看，归档文件收集涉及有关单位和档案部门多个单位，因此，随时收集或者集中收集，需要协调秘书部门和档案部门甚至其他部门，需要多方的协调。受单位大小、部门(公司)多少、部门(公司)分布地域等多种因素影响，协调难度有大有小。从工作流程来看，归档文件主要涉及秘书部门和档案部门两类单位，在文件处理上，理应首尾相连，但是如何连始终是个问题。有连得好的，也有连得不好的。档案工作流程相对于文书处理流程始终处于弱势地位。按照国家有关规定，次年归档是法定归档文件的收集时间，有法可依。
小鱼儿：我认为，应该随时收集比较好，因为办公室平时都有收发文登记簿，可根据里面登记的顺序把收文和发文分类排放，这样，即使有些文件办理时间较长，也能保证应归档的文件齐全、完整。
暖暖微风：我也认为，应该随时收集比较好，相对来说，比较容易做到收集齐全完整。我们单位的做法是：档案员兼管公章，凡是发文，在加盖公章后，档案员直接把存档的2份留下来。党委文、信息简报等由文印室印好后，交行文科室，再由行文科室交档案员存档。
一井水：收集工作历来是归档工作的难点，如何保证文件收集齐全，最重要的一点，就是重视和加强平时的收集工作。因此，应该把由谁收集、如何收集作为研究探讨的重点。首先，应该把平时收集作为一项常规工作，列入兼职档案人员的工作目标，在工作中注重文件的形成和积累，随办理随收集形成习惯，确保第二年第一季度及时向档案室移交归档；其次，如何收集整理，档案室应该根据各部门档案的形成特点，及时指导、帮助其做好平时收集与初步整理工作，为归档工作做好准备。如办公室负责各种会议记录的收集，年终，集中向档案室移交归档。收发文件应该由收发人员做好平时登记和收集工作，等等。
周小丽：我觉得，不同情况应分别对待，单位发文应该随时收集，来文可在办理完毕后集中收集。
80新手：我认为，收集工作还是做在平时比较好，对于基屋档案室来说，办理完的文件，形成制度及时送交档案室保存，更有利于文件的完整保存，也免去了档案员来年收集不全的麻烦。还有个别单位的做法我认为也比较好，收到的文件由领导签发完办理意见后，就直接送到复印室，把正文和处理签一并复印，办理科室只传阅复印件。正文由打字室统一保存，来年，一起送交档案室统一归档，免去了收集不全的问题，而且也减少了档案的磨损问题。
guodongsheng：随时收集与集中收集各有利弊。目前通行的一年一度的集中收集制度，是根据机关、单位档案工作形成规律制定的。从集中收集的视野看，一年的工作结束，其文件的形成才最后结束。有不少文件从年初形成到年尾，如不实行集中收集，这些文 件材料又根本无法实行随时收集，空让档案人白忙活。还有，这总在运行中的文件比较起来不大容易丢失。有些文件材料形成与归档时间很短，随时收集成为可能，这些文件材料丢失的危险性大些，既已具备了归档条件，还是随时将其归档好。而且早归档，文件材料一到档案人手里，其被利用机会立即增大，且随时收集还在一定程度上缓解集中收集带来的紧张感，好处多多。
译之：个人认为，首先，文件的收集关键在人。每个人都在单位不同的岗位上担负着不同的职责，谁都有可能经手文件材料，不管是收文还是发文、报表，关键是个人要形成良好的随办、随存、随交的习惯。其次，要利用印章的管理把好部分文件材料的归档关，建立严格的文件登记借阅制度，规范利用手续，以便于知道文件利用的归属；建立严格的考核制度，把各科室及个人向档案部门移交文件完整情况纳入个人年度考核目标，与年终奖金挂钩，用制度约束人。
shiyly：我认为，应该随时收集和集中收集兼顾。作为档案人，首先要用心、留心，基层单位业务相对较少且有相对的规律，所以，我们应当根据年度工作计划了解单位的阶段性工作，注意收集工作中形成的应归档材料，及时收集；第二，要有敏感性，掌握单位的重大工作事项，如果是跨年度的任务，应建立资料跟踪台账，随时掌握工作动态，待任务确定结束后，抓紧收集应归档资料；第三，有意识地培养文书处理者的档案意识；第四，用档案人的出色工作争取主要领导的支持，你的建议和工作推进就会顺利。
山大档案：我觉得，关键还是得落到档案部门对文件的前端控制力上。众所周知，对文件的前端控制已经成为现代档案工作者的共识，而且，档案部门对文件的前端控制力会直接影响到档案工作的模式，包括文件的归档。不同的档案部门、乃至同一个档案部门对不同的文件类型，其前端控制力是不同的。就拿高校档案馆来说，对学生学籍档案，其规范和形成完全在档案馆的可控范围内，而且，一般而言，这种档案是无需经过鉴定就直接归档的，因此，对这一类档案只能采取集中归档的做法。而对于高校在行政事务中产生的文件，高校档案馆的控制力很小，处于较为被动的地位，对于这种类型的档案，只能是集中收集与随时收集相结合，至于哪种方式占主导，还得看其前端控制力。我赞成集中收集与随时收集相结合。
小刀：应归档的文件包含的内容太多了，针对不同类型的档案还是要根据实际情况去区别，不能一概而论。山大档案提到的前端控制(应该是包含过程控制的)是不错，不过，有些档案的前端控制是解决不了档案问题的；再者，前段控制是控制档案形成前的文件质量(档案与文件的区别，论坛上多位老师曾多次探讨)，即哪些是该形成的、哪些应形成什么样的。本人之前说过随时与集中收集的结合，现在，多加一个阶段性收集，我相信，在科技(业务)档案中应用的确实不少，只是没有形成系统的要求，阶段性收集减少了过程控制中所要投入的大量人力、财力的负担，也减少了集中(应该是后期结尾)收集所带来的各种不完整、不准确隐患，从操作角度来讲，也较易实现。
(摘自《档案界》网站)