我国改制企业档案管理模式的实践创新

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  [摘要]苏州市对改制企业档案管理实施了一系列创造性举措,形成独具特色的“苏州模式”。论文通过梳理“苏州模式”的形成和发展历程,总结其创新内容主要在于勇于把握时代赋予的新契机、以“集中”为主线进一步充实“条块结合”、探索多元主体协作的档案管理模式和整合特色馆藏构建“苏州记忆”,并以此为基础得出创新改制企业档案管理的相关启示。
  [关键词]苏州模式改制企业中国丝绸档案馆企业档案管理
  [分类号]G275.9
  Practical Innovation on Archives Management Mode of Reformed Enterprises in China——"Suzhou Model"
  Yang Peng
  (Department of Library,Information and Archives of Shanghai University,Shanghai,200444)
  Abstract: Suzhou implemented a series of creative measures for the management of archived enterprise files to form a unique Suzhou Model. By combing the formation and development process of the Suzhou Model,this paper summarizes its innovation content mainly by bravely grasping the new opportunities given by the times,further enriching the block combination with concentration as the main line,and exploring the file management mode of multi-subject collaboration. Integrate the featured collections to build Suzhou Memory,and based on this,draw the relevant enlightenment of the innovative restructuring enterprise file management.
  Keywords: Suzhou Model; Reformed Enterprises; China Silk Archives; Enterprise Archives Man? agement
  在市場机制下,一些企业由于各种因素,面临着改制、破产、关闭、合作经营等发生产权变动的情况,这些类型的企业统称为改制企业。改制企业档案是企业和国家的重要资产,改制企业档案既包括企业在正常运行时直接形成的原始记录性信息,也包括改制企业在产权变动期间形成的原始记录性信息。企业改制后,如何对这些改制企业档案进行合理有效的管理,成为档案部门需要考虑的现实问题。本文试图通过分析改制企业档案管理创举——“苏州模式”的形成发展过程,总结其实践创新的特点,进而对我国改制企业档案管理工作进行思考。
  1“苏州模式”的形成
  20世纪末,我国开始了全国范围性的国有企业产权制度改革,国有企业在改制过程中产生了大量改制企业档案,如何充分保护和管理这些档案,成为各地改革过程中无法回避的问题。“作为改革开放的前沿地区,苏州市加快推进国有企业改制的进程。”[1]面对如何处理数量巨大、种类繁多的改制企业档案的问题,苏州市不固守传统,发挥勇于创新的改革精神,成立了苏州市工业投资发展有限公司(简称“工投公司”)。2004年,苏州工投公司在市档案局的支持下成立工投档案管理中心,负责统一接收和管理工投公司下属的改制企业档案。但不久之后,这种“工投模式”的弊端就显现出来,一方面,工投档案管理中心是工投公司设立的内部所属机构,面向的是工投公司下属的改制企业,所接收和管理的档案范围十分有限,难以满足其他企业改制后产生的大量档案管理需求;另一方面,由于人力、财力等各种条件的限制,工投档案管理中心接收的大部分档案还处于未整理的状态,给档案的安全和管理带来了隐患,也使档案的利用十分有限。鉴于此,2007年8月,苏州市委市政府召开专题会议,经过深入探讨和合理论证,苏州市委市政府决定,建立苏州市工商档案管理中心,负责统一管理全市改制企事业单位各种类型的全部档案。随着苏州市工商档案管理中心成立,“苏州模式”正式形成。
  2“苏州模式”的主要内容
  “苏州模式”的主要内容是在国有企业改革的大背景下,苏州市档案行政管理部门以“工投模式”为基础,建立苏州工商档案管理中心对全市改制企业档案进行集中统一管理,形成具有苏州特色的改制企业档案管理新模式,是改制企业档案管理的非凡创举。“苏州模式”的内涵随着工商档案管理中心的实践发展不断丰富,尤其是近年,中心通过收集、整合苏州丝绸档案,建立苏州中国丝绸档案馆,成立市级机关文档管理中心等举措再次引起档案界广泛关注,使人们对苏州档案产生了深刻的印象,也使“苏州模式”得到越来越多的认可和推广。笔者将“苏州模式”的主要创新内容归纳为四点。
  2.1勇于把握时代赋予的新契机
  “苏州模式”的形成与其敢为天下先的改革精神密不可分。苏州市位于沿海地区,在经商的传统意识下,注重效益,形成了务实奋进、勇于创新的改革精神。从大的时代背景看,苏州市抓住了国企产权改制的巨大机遇,从根本上突破了传统改制企业档案管理体制的约束。从苏州市的具体情况来看,“2005年,苏州市在完成国企改制后,产生的改制企业档案多达200余万卷”[2]。如何接收和管理数量巨大、种类繁多、难以整理的改制企业档案,苏州市档案管理部门面临空前的挑战,空前挑战也带来前所未有的机遇,应运而生“苏州模式”,并逐渐成为可供全国参考借鉴的改制企业档案管理模式。这不仅是企业档案管理模式的重要创新,也是中国特色档案事业管理体制的非凡创举。“国家档案局局长李明华称赞‘苏州模式’是中国企业档案管理史上的一个创举,可以作为改制企业档案管理的先进经验在全国推广学习”[3]。这充分显示了苏州市敢于、勇于、善于把握时代潮流赋予的巨大机遇,以强烈的责任意识、进取精神担当起改制企业档案管理变革的先锋。   2.2以“集中”为主线,进一步充实“条块结合”
  “苏州模式”从最初的“小集中”到后来集中统一保管全市改制企业档案,实现改制企业档案的“大集中”,充分体现了以“集中”为主线进行统一管理的原则。集中统一管理不是单纯地将档案收集在一起,而是追求集约化、高效化管理,不仅要节省改制企业档案管理的成本,更重要的是要方便原有企业职工及后期社会各方面的利用需求。“苏州模式”以此为出发点,牢牢把握住了“集中”这一主线。“条块结合”是我国档案管理体制的主要特点之一,“苏州模式”以“工投模式”为基础建立了一个专业的改制企业档案管理中心,丰富完善了综合档案馆的功能,创新发展了“条块结合”档案管理体制中“条”的内容。近年来,为了规范机关档案的管理,提高机关档案的利用效率,中心还启动了苏州市市级机关文档管理中心的运作。机关文档管理中心既依托工商档案管理中心,又是对工商档案管理中心功能、职责、作用的有效补充和完善。其主要职责就是接收市级机关形成的档案,做好各移交单位的业务指导和数据指导,加强入库档案的检查和管理,确保档案的安全、完整和有效利用。2016年5月机关文档管理中心随工商档案管理中心搬迁至新馆。“苏州市机关文档管理中心的建立促进了机关档案的安全高效管理”[4],进一步充实了“苏州模式”中“块”的内容。
  2.3探索多元主体协作的档案管理模式
  传统的企业档案管理往往以企业档案室或档案馆作为管理部门,当企业改制、撤销或合并时,这些档案由谁管理就成了改制过程中和改制后的棘手问题。面对这一情况,在苏州市委市政府的鼓励支持下,档案部门充分发挥市场作为杠杆的作用,以市场为基础,协调多元主体,构建多元协调、合作管理的“苏州模式”。“苏州模式”不是“一家独唱”而是“多元合作”,其中,最重要的“一元”就是以苏州市档案局为核心的档案行政管理部门,他们充分发挥了作为档案行政管理部门的领导核心作用,在不断实践和探索中锐意进取、求实创新。通过多元化主体协作,对全市改制企业档案进行集中统一管理,并最终形成了以市委市政府为领导核心,由档案行政部门牵头组织、统筹谋划,以苏州市工业投资发展有限公司为支持,以工商档案管理中心为核心的“苏州模式”,将相关政府部门、企业、社会组织、事业单位、市场等多个主体协调联动起来,构建了一个多元协调、分工有序、紧密合作、集约高效的系统。这不仅契合了市场对资源配置起决定性作用的原理,更调动了多种社会资源、多种社会力量为改制企业档案管理提供服务,促进了改制企业档案管理的蓬勃发展。
  2.4整合特色馆藏构建“苏州记忆”
  2018年11月10日,苏州中国丝绸档案馆举行了奠基仪式,这是全国首家以丝绸为主题的专业档案馆。苏州是蚕桑丝绸的重要发源地,其形成的丝绸档案是苏州市地方特色档案资源的重要组成部分,是构建“苏州记忆”的重要载体,具有重要的经济文化价值。苏州市工商档案管理中心立足馆藏特色,主动将各改制企业中有关丝绸的碎片化档案信息整合成为能够宏观全面展现苏州丝绸企业发展史的整体记忆,成为中心顺应时代发展、响应国家“一带一路”战略的又一创举。中心通过对特色馆藏进行挖掘开发、深度整合而形成的“近现代中国苏州丝绸档案”,成功入选《世界记忆亚太地区名录》和《世界记忆名录》,成为“苏州记忆”最闪亮、最独特、最有力的名片。苏州市工商档案管理中心进一步抓住机遇,于2013年提出设立中国丝绸档案馆,并先后启动面向全国各地的丝绸档案征集工作。苏州中国丝绸档案馆的建设对响应“一带一路”倡议,树立苏州丝绸品牌具有重要意义,“中国丝绸档案馆的建立将为苏州市振兴丝绸产业提供强有力的支撑”[5]。建立全国首家丝绸专业档案馆是苏州市在正确把握国家重大战略、勇于创新的时代之举,进一步丰富了“苏州模式”的内涵。
  3“苏州模式”对创新改制企业档案管理工作的启示
  近年来,苏州市工商档案管理中心在继续依法接收市属改制、撤销、破产、关闭等产权变动的国有集体企事业单位档案的同时,加快做好面向全国的丝绸档案征集、特色馆藏整合和馆藏档案数字化工作。“截至2014年6月,中心集中保管了苏州市改制企事业单位涵盖25个行业473个全宗的200余万卷档案”[6],构建起苏州市改制企业档案管理大格局。“苏州模式”的成功对创新我国改制企业档案管理有诸多借鉴之处,笔者从中得到一些启示:
  3.1树立持续创新的档案管理理念
  敢为人先、持续创新是“苏州模式”体现的重要精神理念。2019年2月20日,习近平总书记在会见参与嫦娥四号任务的代表人员时强调,伟大事业都基于创新,创新是一个国家未来的决定性因素。改制企业档案的管理离不开创新理念的指导,“苏州模式”的生命力就在于勇于创新、持续创新。苏州市创造性地成立苏州市工商档案管理中心,彻底解决了国有(集体)改制企事业单位档案的归属流向问题;后来成立了苏州市市级机关文档管理中心,统一集中管理市级机关的文件;再到后来率先建立全国第一个丝绸专业档案馆,以此为基础创新性地建立世界记忆项目苏州学术中心、构建档企合作模式、举办苏州丝绸档案海外展览等,创造了苏州丝绸以及中国丝绸历史的新辉煌。由此看出,“苏州模式”的创新不是昙花一现,而是持续创新,以创新为生命力,激发档案资源建设的活力。“苏州模式”的成功不仅推动了苏州市改制企业档案管理模式的根本性变革,更在管理理念上突破了原本的束缚,促使改制企业档案管理在管理体制、管理方式、资源整合、服务理念、人才培养等方面都树立起开放包容、革故鼎新的创新理念。创新是一个民族的灵魂,持续创新则是一个民族永葆青春活力的源泉,改制企业档案管理不能固守传统的理念与模式,要主动变革。改制企业乃至全国各系统的档案管理都可以以“苏州模式”为榜样,务实奋进、求实创新、积极作为。
  3.2丰富“条块结合”的档案管理体制
  苏州市工商档案管理中心的建立既承担了集中统一保管全市改制企业档案的重要职能,又在多个方面完善,延伸了苏州市综合档案馆的功能。这启示改制企业档案管理需要坚持的重要原则就是改制企业档案的集中统一管理,因为改制企业档案涉及的档案数量大、种类多、内容广泛,后续牵涉的利益主体众多,且易在改制中被忽视,如果不加以集中统一管理,很有可能面临着毁坏散乱乃至流失的风险,造成企业和国家重要资产的损失。其次,如果将改制企业档案分散由多个部门或由企业和档案馆分别接收可能会使这些档案散落在各处,原有企业职工需要查找档案时,就会面临如何查、哪里查、查不到的问题。因此,为了社会公众的利用便利和实现档案资源的开发共享,需要将各单位各部门改制企业档案集中管理,充分发挥“条”的优势。在集中管理的基础上,中心建立了机关文档管理中心和全国首家丝绸档案馆,这为改制企业档案管理提供了新的借鉴之处,即可以进一步突破体制机制的约束,不断丰富和创新“块”的内容。这一经验已被其他兄弟单位所学习。2010年8月,常州市开始筹建一个集中统一保管常州市破产、关闭等改制企业档案的工商档案博览中心,目前已经建成运行。常州市工商档案博览中心具有档案保管利用、档案资源开发、实物档案陈列展览和档案教育社會实践基地等多种功能,进一步探索和拓展了改制企业档案档案管理的功能。   3.3建立以市场为基础的法制档案管理模式
  改制企业档案管理市场化有许多优势,“一方面,改制企业档案市场化能够充分调动各种社会资本,优化资源配置,拓宽档案管理空间,提升改制企业档案管理现代化水平;另一方面,改制企业档案管理市场化,也有利于明确和规范档案管理职责、权利以及收益”[7]。此外,在“苏州模式”的基础上进一步探讨改制企业档案管理的法制建设问题也具有重要的现实意义。尤其是“苏州模式”中的合理性经验能否转化为标准规范,甚至为《档案法》等相关法律法规中有关改制企业档案的接收管理、整合利用的内容提供借鉴,值得思考。目前随着经济体制改革不断深入,企业的运行规则愈加市场化,现行的企业档案类法律法规,已经难以适应现实的需要。目前《档案法》的修改草案已经考虑到经济快速发展中改制企业面临的问题,但规定有待完善和进一步确认。另外,条文的规定是否可以进一步灵活化,即考虑私有改制企业档案如何处理。私有改制企业档案管理具有自身独特之处,如果完全由企业交给档案中介机构会带来诸多问题,如何对重要的私有改制企业档案实现法制化管理的问题的重要性更显突出,这是今后应该积极探讨的问题之一。总之,建立以市场为基础的法制档案管理模式将成为今后改制企业档案管理的重要发展方向。
  3.4打造改制企业的特色档案品牌
  “苏州模式”经过多年发展,内涵愈加丰富,已经不再是一种单纯的改制企业档案管理模式,俨然成为苏州市对外展示的一张亮丽的名片、一个响亮的品牌。品牌是企业经济活动的产物,市场化环境下,改制企业档案管理带有显著的经济属性。形成品牌效应是需要战略规划的系统性工程,苏州市在2007年花费巨资建立改制企业档案管理中心,從一开始就将创新品牌作为落脚点和出发点,具有长远的眼光、大气的胸怀和高超的智慧。经过近十年的建设,“苏州模式”的品牌效应已经开始显现,这种品牌效应不是纯粹的经济效益,更多地体现在档案蕴含的深远文化效益方面。文化效益是更加深远、更加厚重、更具竞争性的力量,对地区的发展具有深层次的支撑作用。总体而言,改制企业档案管理品牌建设应该着重从特色化和多元化方向着手。所谓特色化就是依托改制企业的特色档案资源,深入整合挖掘特色馆藏,打造共享平台,服务企业、服务社会,如苏州市开展的对近代丝绸档案的整合并建立丝绸档案馆,这不仅对深入整合地方特色档案,服务民生具有很好的示范作用,还对构建地方社会记忆、促进记忆的完整性起到重要作用;所谓多元化就是不固守传统,勇于突破体制、结构、技术方面的约束,协调多元主体,打造多元化品牌,“苏州模式”的意义更显著地体现在对体制观念、管理机制、服务方式等多方面的创新。总之,品牌效应在经济化的今天,价值日益提升,在改制企业档案管理中要树立战略眼光、效益理念,做好品牌前端规划和制定实施策略,合理有效评估品牌效益,打造改制企业独特的档案品牌。
  4结语
  习近平总书记指出“目前,我国正经历着最广泛、最深刻的社会变革,也在进行着最宏大、最独特的实践创新”[8]。改制企业的档案工作是一项实践性很强的基础性工作,在档案资源建设过程中创新改制企业档案管理的模式既是档案资源建设的自身需求,更是适应社会变革的必然趋势。“苏州模式”是经过实践检验的创造性举措,为改制企业档案管理提供了可供学习的优化模式,其经验也将被越来越多的推广和借鉴。
  参考文献
  [1]栾清照,陈鑫,杨韫.激活档案资源赋能产业发展——开创丝绸特色档案收、管、用新模式[J].档案与建设,2018(11):74-77.
  [2]苏州市工商档案管理中心.中心简介[EB/OL].[2019-3-20].http://www.daj.suzhou.gov.cn/gsglzx/channels/3.html.
  [3]吴飞,卜鉴民.创新发展铿锵有力勇攀高峰敢立潮头——苏州市工商档案管理中心十年创新发展纪实[J].档案与建设,2018(1):70-72.
  [4]施玉燕,李艳兰.苏州市级机关档案管理工作的新实践[J].档案与建设,2018(12):87-88.
  [5]吴飞,陈鑫,吴芳,卜鉴民.“六大工程”构建新时代档案发展新优势[J].档案与建设,2018(11):72-73.
  [6]卜鉴民.从“工投模式”到“苏州模式”的现实意义——对苏州市建立改制企业档案资源管理中心的再思考[J].档案学研究,2008(4):38-41.
  [7]孙军.法律视野中的破产企业档案保管及其市场化规制[J].档案学研究,2018(5):19-22.
  [8]新华社.习近平:在哲学社会科学工作座谈会上的讲话(全文)[EB/OL].[2019-3-20].http://www.xinhuanet.com//politics/2016-05/18/c_1118891128.htm.
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