计划生育档案是国家档案的重要组成部分，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面。近年来，随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展的转变，我们对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作有着积极推进作用。为此，针对目前基层人口计生档案管理存在的诸多问题和薄弱环节，应当抓好“五个增强”，促进计生档案工作上水平。
　　1.增强培训力度，提升认识境界
　　要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育，让《档案法》等法律法规不断深入人心，全面提高乡镇计生干部特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识，依法把计生档案管理工作列入社会主义新农村建设发展规划，列入党委政府的重要议事日程，在人、财、物等方面给予充分的支持和保证。市、县区人口计生部门都要经常举办乡镇计生档案管理人员培训班，特别是对乡镇领导干部，至少要开展一次系统培训，使乡镇领导干部和计生档案管理人员准确把握档案法的条款规定，掌握计生档案管理的基本知识，提高对计生档案管理的认知程度和接受程度，避免在工作中出现失误。
　　2.增强长效机制，规范档案管理
　　档案管理历来属于行政管理的范畴。目前执行的档案管理制度，绝大多数是针对档案管理机构和人员的，档案管理工作在直观的人力、物力、精力上投入多收获少，效益逆差不免让人产生得不偿失的感觉。长期以来，人口计生部门在工作中习惯侧重于业务指导，疏于用制度管档，从而影响了计生档案管理事业的健康发展。因此，省市人口计生部门要充分认清自身地位和所担负的责任，积极主动地适应新的要求，依据档案法等法律法规，指导和帮助乡镇尽快建立健全适合基层计生档案管理特点的管理制度，让乡镇计生档案管理工作有章可循；要把档案管理工作列入基层计生干部任期目标责任制，同人口和计划生育工作一起检查、一起考核、一起奖惩，促进基层计生档案管理规范化、制度化建设。要加大督查力度，促进计生档案管理长效机制建设。形成一系列完备、相互配套并具有内在统一性的规章制度和政策。
　　3.增强时代意识，创新管理模式
　　当前，乡镇计生档案管理也要适应新农村建设形势发展的需要，面对面广量大、高度分散的计生工作，必须与时俱进，用创新的思维看待计生档案管理工作，逐步树立起大档案思想，即以乡镇为单位建立计生档案室，在配齐人员和设施的基础上，一是将乡镇机关所有单位计生档案纳入统一管理，二是结合当前农村推行的村财乡管工作，把村级计生档案也收到乡镇统一管理，并在上级计生档案管理部门的指导帮助下，不断提高管理水平和档次。
　　4.增强服务理念，拓宽服务领域
　　乡镇计生档案管理人员要树立“有为才有位”的理念，积极应对农村改革发展稳定工作对计生档案管理的新要求，紧跟时代步伐，坚持用发展的眼光、市场的手段解决计生档案管理中出现的矛盾和问题，积极拓宽服务领域和范围，靠优质高效的服务，争得理解和支持，求得发展的空间。当前，重点要做好全区育龄妇女和单位个人计生档案建档工作。首先应建立健全计生干部档案，主要是建立计生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部职工初婚、离婚、复婚、再婚情况登记簿；未婚青年登记簿；干部职工历年办理生育计划、独生子女证登记簿；已婚育妇查环、查孕人员登记簿；非在职人员、职工家属已婚育妇年度查环、查孕情况登记簿；历年违反计划生育人员处理情况登记簿；干部职工变动情况登记簿。“一卡”是：计划生育登记卡。“七簿、一卡”档案反映了整个单位计划生育的各种基本情况。此外，还有一些计生的文件、照片等材料，也要收集归档。同时，要健全育龄妇女档案，计生情况也是不断发展变化，有的结婚，有的离婚，有的复婚，有的计生节育，有的超生违法，有的获奖，有的受罚，有的调进，有的调出。因此，要对计生档案实行动态管理，实行网络化、信息化综合管理模式，计生材料及时收集归档，全国联网，资源共享。计生档案涉及计划生育工作的方方面面，每个计生干部、每件案件形成的文件材料，都有可能在某一方面某一时段显示其不可替代的事实再现功能。由于计生档案在行政管理及执法活动中，发挥的作用是隐性的、间接的、延时的和微量的，作为行政执法主体之一的人口计生机关，不但要做到有法必依，执法必严，还应该重视计生档案在执法活动中的记录作用和证据作用，注意积累和收集各种文件材料，善于利用档案材料为本职工作服务，通过档案材料总结经验教训，考察工作业绩，分析规律指导实践。
　　5.增强经费投入，确保人员稳定
　　随着办公自动化和现代科技的普及，计生档案材料的收集也较过去发生了许多变化，象纸质材料复制、声像材料归档、电子文件制作和实物档案收缴等，都需要一定的资金支持，足额保证计生档案管理经费便成了公认的难题。因此，县级政府在财力上给予大力支持，把乡镇计生档案管理经费作为人口和计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算，强化使用管理。同时，配足配强专兼职计生档案管理人员。乡镇计生部门任务繁重与人员不足之间的矛盾，促使许多地方都把“好钢用在刀刃上”，舍不得让德才兼备的计生干部从事档案管理工作，再加上计生档案管理业务培训渠道不畅，人员更换频繁等限制条件的影响，目前乡镇计生档案管理严重缺乏人才，档案管理队伍普遍存在着专业知识偏少，操作技能较差的现象，对档案管理工作的連续性造成了负面影响，这种局面需要尽快扭转。乡镇计生档案管理好坏是确保人口计生工作健康发展的关键，是人口计生工作的基石。乡镇计生部门要以档案管理促进计生业务的开展当属明智之举，在保持队伍相对稳定的基础上，采取培训与自学相结合等方式，努力提高计生档案管理人员的业务素质和操作技能，全天候指导和监督其他计生干部积极做好档案材料的收集，进而推动其他业务工作的开展，使档案管理与计生业务良性互动，达到双赢。