降低成本的知识无形资产管理与提取知识剩余价值的理念、方法与实践

来源 :信息化建设 | 被引量 : 0次 | 上传用户:EricQLiu
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  在全球信息化发展面临的环境、条件和内涵正发生深刻变化,企业发展的事业环境因素发展已进入全面渗透、跨界融合、加速创新、引领发展的新阶段,知识信息资源成为促进产业转型升级、经济发展与社会进步的重要战略资源,同能源、材料并列为当今世界三大资源的时代。信息技术创新代际周期大幅缩短,创新活力、集聚效应和应用潜能裂变式释放,正在引发新一轮科技革命和产业变革。在这个过程中,如何对待知识无形资产成了现代企业发展必须应对的一个重大问题。
  知识无形资产是指在组织生产、交换、分配和消费环节中由人类脑力劳动所创造的包括認识论、方法论等在内的可复用经验的价值所转化形成的资本。从资产管理的角度看,企业知识管理根本矛盾表现为:知识无形资产的组织、沉淀、积累和管理与渐进积累形成可被知识资本提取的知识剩余价值之间的矛盾。一方面,由于企业长期关注显性成本,忽视知识无形资产的成本属性与资本属性,导致了知识无形资产的浪费;另一方面,如何将知识无形资产转化为可被提取剩余价值的知识资本,需要理念认知与方法实践的不断加深。
  在商业文明的长期历史发展进程中,无论是优秀的企业家还是认识到了知识对于企业的价值的学者,都对企业知识管理进行了深入的研究、探讨和实践。目前,对企业知识管理的认识集中主要体现在五个方面: 在管理理念上,知识管理真正体现了以人为本的管理思想,人力资源管理成为组织管理的核心;在管理对象上,知识管理以无形资产管理为主要对象,比以往任何管理形式都更加强调知识资产的重要性;在管理内容上,知识管理包括显性知识管理和隐性知识管理,但以隐性知识管理为重点,并注重显性知识与隐性知识之间的共享与转换;在目标和策略上,以 “知识积累→创造→应用→形成知识平台→再积累→再创造→再应用→形成新的知识”的循环为直接目标,以建立知识创新沉淀工具为基本策略,智力性和创新性是知识管理的标志性特点;在组织结构上,与以往其他管理形式所采取的金字塔式的等级模式不同,知识管理采取开放的、扁平式管理的学习型组织模式。强调知识管理,对于当今处于国际局势波诡云谲、国内经济动能新旧转化、全球经济形势瞬息万变的个体企业来说,显得比以往的任何一个时代都重要。
  知识管理降低成本的三个方面
  降低制度成本。制度性交易成本是经济学的概念,这里我们借用定义为因企业管理工作中使用各种制度工具所带来的成本,可以简单地理解成是员工在遵循企业管理制定的一系列规章制度时所需付出的成本,例如沟通学习时间、工作落实审计成本等都属于制度性成本。在知识管理领域,因落实符合知识战略的制度而产生的必须消耗的制度沟通及制度落实考核等无形投入所构成的制度成本会成为影响知识管理效率的边际考量因素。降低制度成本所造成的损耗,能够释放更大的管理效能。
  减少时间成本。通过减少查找信息的时间节省成本,很少引起高级管理人员的重大关注。新员工能力增长越快,他们的工作就会越有效。通过吸取、再利用从项目和业务中得到的经验教训与最佳实践,组织可以改进他们的工作方式,消除重复错误,改进复制流程,从而降低成本。
  降低质量保障成本。对于创造产品的制造公司、提供服务的律所和咨询公司之类的组织,或者出台政策和提供公民服务的政府部门,产品或服务的质量是个非常重要的业务指标。产品和服务的质量差,可能导致返工、浪费、产品召回、客户不满,甚至失去客户。对于这些组织,产品或服务质量可能是知识管理可以影响的最重要的指标,甚至比成本或时间更重要。
  知识管理业务场景内提升知识资本利用效率的三个具体作用点
  高速发展的知识密集型企业的组织就像是一个大规模的实体,为了有效地运转,需要将知识管理的手段置于解决三大类业务问题的过程中。这三大类业务问题即协调、沉淀和发展。
  业务的协调一方面是指通过协作的方式将来自企业不同部分的知识集合起来,利用已有但分散和孤立的知识制定更好的工作方式,如将“把人们连起来”知识管理方法应用在线上社区;另一方面是确保团队和工作组之间有效地沟通知识,任何成员都可以充分利用任务流、共享日历、共享知识库和标准模板,以及指导它们用法的流程和政策。
  知识的沉淀主要体现在组织需要能够保持知识的关键能力上,例如随着人员流动的技能、利益相关者/合作伙伴关系、经验教训和专业知识,并了解其计划、决定、活动和承诺。关于沉淀的业务问题有以下三种:文档和信息管理,使用知识资产审计的权限规划手段调整知识分享和信息安全政策,确保需要知识的人可按需访问无论组织的哪个部门产生了重要的共享文档、信息和知识,并在这过程中以采用分类和信息架构来确保它们很容易被找到。推动记录保管,确保关键的决策、计划和活动记录在案,任何需要的人在权限下找到并参考它们。防范知识无形资产流失,解决随着人员退休而失去关键知识和能力的风险,确保重要知识得以保留,并提供给其余人员和新进人员所用。
  组织的发展侧重于保证组织机构需要能够内化从外部环境的变化中学到的东西,并相应地适应外部环境。其中包括五个维度的组织:平滑学习曲线,通过知识管理的手段确保员工在新的工作中或处理新的工作领域时(新项目、新市场、新产品或新地区)快速进入状态。这一点对于寻求成长、多元化或探索新领域的组织,或者员工流动快的组织,特别重要。保障持续改进,知识管理将通过学习经验教训的流程解决问题,并将学习被植入到组织的记忆中,这样它就能在现有的解决方案和成功的基础上,确保项目和业务活动不重犯过去的错误。标准化最佳实践,通过比较和学习整个组织中不同的做法,找到在既定情况下的最佳实践,推动给最佳实践成为标准化的方法或产品。这其中,最佳实践可能还包括用所需知识武装面对客户的员工,从而达成交易,或取悦客户,或为用户和客户提供自助材料。支持商业智能与决策,系统地收集、分析和传播关于组织内外部环境的信息,综合使用如知识仪表板、数据可视化和分析工具为决策、战略和计划提供支持。赋能创新与创造,将所有相关人员的知识以及外部知识集合在一起,形成新的做事方式、新产品和新业务线,可采用创新部分的知识管理流程。   如何积累并提取知识无形资产的剩余价值
  首先要明确企业知识管理发展阶段的系列现实问题。如现阶段企业知识管理缺乏知识支撑或知识不匹配、知识资源散乱难于收集、知识呈现方式零碎、未成体系缺乏逻辑、知识深度不足且复用率低、知识管理与研发业务相互独立、知识协同严重不足、隐性知识难于显性化、导致知识未能有效支撑知识应用活动等知识价值未能得到较好体现等。从顶层设计的层次全方位地考察所有存在的问题,从战略发展的角度预先规划业务层次的知识需求,开展有效的学习、积累、沉淀、管理、创新等工作。如:在创新驱动发展战略以及“中国制造2025”国家战略的引领下,我国汽车产业蓬勃发展。目前,中国整车生产企业200余家,以乘用车(轿车)整车生产的大型企业以现代信息技术与汽车行业深度融合为特征的知识传承、利用和增值对整车研发能力的提升和技术人员的培养起到的支撑作用越来越显著,近年来各类知识工程建设成为我国汽车行业乃至制造业企业信息化建设的重点方向。
  其次,明确知识管理平台是实现创新发展的基础设施、建设知识管理平台也是企业发展的重要战略规划之一。平台的价值在于能够最大限度地发挥组织的人才优势和技术优势,有效盘活各类知识资产,将知识和技术转化的生产力,以知识资源的应用为基础为技术人员提供智力支撑从而进行技术创新。同时,机构内部可以通过建立制度和文化渗透的方式进行知识管理概念的推广,倡导员工使用知识管理平台,使平台的使用率稳步提升,真正发挥平台的作用与价值。
  再次,建构由管理层、经营层和组织内的知识需求用户构成的知识管理型组织。知识管理组织能够为知识管理工作提供管理支撑,回答组织的知识应该“怎么管理”,对知识管理的组织架构、流程制度、考核激励、文化推广进行分析和规划,为知识管理建设提供机制保障。知识管理组织是一个虚拟组织,只反映为支撑整个知识管理体系有效运行所需要的角色以及角色之间的关系,每一个角色并不一定要专设一个岗位,角色之间的汇报关系也仅存在于知识管理项目团队内,不超出知识管理的协作范围。管理层负责人的主要职责是决策与统筹协调,把握平台的发展方向,确保平台整体运行良好。组织的经营层主要负责执行决策、推广运营和日常维护。除了负责运营平台的管理员外,组织还设置了系统管理员与用户服务的专业负责人,为平台日常运行起到保障作用。在知识需求用户层面,终端使用者需获得授权或在平台开放权限后方可使用。
  平台运营初期可以用体制规划推动平台的应用,把共享平台的应用融入工作流程,将知识的分享与知识库的利用习惯化,把共享平台贡献度纳入个人绩效评估,扩展知识储备。平台运营中期或之后的阶段主要以激励手段为主,可以基于业务要求引入社群运营,鼓励用户参与,激发共享创新,即从内在价值增加用户黏性,如通过点赞、评论、私信、关注等方式促进用户交流、营造良好的社群氛围;也可以通过积分升级、知识明星评比行动等形式提高参与乐趣。
  利用知识管理重器能够服务于业务增长
  之所以称知识管理为重器,是因为知识管理的具体内容已涉及数字化加工、智能文档、电子出版、智能检索、自然语言处理、人工智能、內容管理、软件工程、超大数据库、图书馆学、情报学、信息管理、知识挖掘、知识工程、传播工程、媒体出版、电子商务等专业领域。从其整合应用的角度来看,知识管理的理论、方法已经为企业应对事业环境因素不断地变革,提供了部分细分行业的最佳实践。如:
  案例一,某城市建设集团依托知识管理系统整合数据提供商数据和本集团常用文献资源,梳理了机构内各类技术人员及各级领导对信息资源的需求,利用知识管理平台为科研技术人员提供工程相关的知识服务以及企业内部资源参考,高效检索功能大规模缩减了员工资料查阅周期;利用情报采集系统,搜寻到各子分公司需要的招标信息,智能推送给需求部门,保证了信息的时效性,同时极大地减少了人工成本;利用企业论坛鼓励员工进行技术交流,挖掘骨干员工的隐形知识,为企业知识资源积累提供支持;利用积分系统制结合企业奖励机制,有效鼓励员工学习和奉献知识,以实现企业知识的循环利用,不断丰富企业核心资源。
  案例二,某汽车零部件企业希望知识管理系统能与企业人才培养相结合,同时服务于企业高层领导的决策。企业对人才的渴求是不断持续的,同时也是投入时间成本的金钱成本非常大的一方面,如何利用知识管理解决这一难题,培养骨干员工,也是许多其同行企业正在考虑的问题。目前比较成熟的做法是将知识管理系统与企业员工的培养计划相结合,在员工入职初期就定好培养基调,根据员工画像和性格特点,制定员工未来在企业内的发展方向,同时给予阶段性的考核,完成一系列考核后即可进入人才储备池,当有新的项目时,可以从储备池抽取相关专业的人员,利用新项目进行锻炼培养,合格后给予相应的职位。通过知识管理培养的骨干员工经锻炼后可以直接起用,极大地减少了高薪聘请外部人才的磨合期,同时组建新的项目组时,进行内部招聘的效性要提高很多,相互配合度也更高。通过知识管理内部考核系统,增加了员工学习和成长的动力,员工想获得更好的发展,只要完成既定的培养目标或者制定自己的目标即可,每位员工都处在公平、公正、公开的竞争环境,有利于企业形成积极向上的氛围,推动企业正能量发展。
  案例三,某电力科研机构利用知识管理情报系统向集团内部其他企业进行知识及信息服务。电力科研机构作为整个电力集团的智慧大脑,搜集并整理行业科技动态、国内外市场竞争情报信息,完成行业科技情报研究相关工作,编制情报创新季报,同时利用知识情报管理系统深入挖掘国内外能源市场的情报信息,整合国家、地方及行业的规划、政策信息,以及行业内部对标数据、战略动态等信息。知识是系统内各区域公司、专业公司做好企业发展研究、生产经营管理、市场竞争力提升与科技研发工作的必要资源。建设集团公司统一的知识管理系统,能为系统内各单位对知识情报的获取和使用提供便捷途径,有利于整合集团公司各单位的知识、情报资源,实现统一管理和共享使用。此外,知识管理系统也能为电力科研机构进一步做好科技创新、市场分析、决策支撑等工作提供工具支持,更好履行集团中央研究院职责。
  以上三个案例分别从企业知识传承与利用、人才培养、企业情报信息服务三个角度介绍了知识管理的具体应用实践。将知识管理作为变革管理实践引入的业务动因是为了通过改进管理做法和流程,围绕着企业发展的业务目标,全面深入地贯彻知识管理战略理念所构建的知识管理协作工具能够有效地约束知识无形资产的流失。通过协作工具沉淀的企业知识无形资产,在知识生产与知识利用的循环供需关系中转化为知识智力资本,渐进积累形成的知识智力资本通过再利用的形式变现为知识剩余价值。提取组织内部知识无形资产的资本变现剩余收益,能够使组织运营得更好、更快、更节约、更安全。
  (作者单位:同方知网(北京)技术有限公司杭州分公司)
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