摘 要：档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，档案保管的好坏直接关系档案能否及时、充分地发挥作用。随着电网企业发展，物资供应量大，供电企业物资档案数量大幅度增长，如何实现档案管理的规范化、标准化和现代化成为物资档案管理面临的重要课题。建立良好的档案运行管理制度，规范物资档案管理程序，从档案归档管理、查借阅管理、安全管理三大方面采取措施确保物资档案的准确性和完整性，为深入贯彻依法治企提供前提和基础。
　　关键词：物资；档案；归档管理
　　一、物资档案概念
　　规范化、科学化、标准化的档案管理，是物资管理的一项基础性工作。在推进物力集约化过程中，加强物资计划、配送、仓储管理过程中，档案管理工作同样不应被削弱，建立一套与物资管理各项专业工作相匹配的档案管理体系，使得档案管理工作的发展不落于物资工作的推进，不落后于企业的发展，它将为物资各项业务工作的开展创造必要的条件，对规避和抵御各种风险起重要作用。
　　二、物资档案管理存在的问题
　　（一）对物资档案管理的重视程度不够。部分工作人员对档案工作认识存在误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，与自己关系不大，不能给单位带来利益，在档案移交归档过程中，往往不能及时移交上年度有价值的业务资料，导致重要资料遗失甚至是销毁。
　　（二）管理力量薄弱，管理水平不高。档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，且身兼数职，对档案工作精力投入不足，部分材料只是放入档案盒，没有及时整理归档，一定程度上影响了档案管理水平。
　　三、物资档案管理措施
　　（一）档案归档管理。1、档案移交管理专责。每年年初，档案管理专责下发通知，要求各业务专责将上一年业务工作中形成的有价值、需保存的文件材料，移交至档案管理专责。在移交过程中，需编制档案移交表，并办理交接手续。档案管理专责仔细检验档案目录是否按统一标准编制，做到目录与实物相符，页码需按顺序编写，档案纸张质量需符合易于保存的标准，所有档案外观、纸张等无破损。2、档案分类、编目、编号、归档。档案分类：根据各专责、班组移交的档案资料，按照档案性质，主要分为行政性文件、采购合同、废旧物资处置、清仓利库等资料，按照性质、年份进行文书立卷，固定排放位置，便于档案的管理。档案编目：根据档案的分类目录再进行档案编目，按照部门内部不同的职能分工，以及档案记述和反映的事物性质来区分。档案编号：相同性质的档案分类编号标准统一，按照橱柜、橱子位等进行编号，保持档号的相对稳定性和适应今后的计算机网络化管理。归档：及时将整理完毕的档案按照分类、编目、编号规则摆放至相应位置，为进一步快捷、高效、准确查询、借阅档案打下坚实基础。3、档案鉴定。若文件材料有保存价值，按保存价值大小鉴别，并依此确定文件材料归不归档、保管期限的长短。对保存价值大小记录在册，定期清理无保存意义档案。归档时，移交人对围绕签订合同数量、废旧物质处置资料等的完整性，每一份文件材料页数、图幅及底稿的完整性进行鉴别并签字确认。
　　（二）档案查借阅管理。1、档案查阅管理。非档案保管员要查阅档案，必须办理档案查阅登记手续。其他部门人员查阅档案，需有部门介绍信，经领导批准后方可查阅。档案查阅完毕后，立即退回。查阅档案时，事先向借阅人明确相关规定，即禁止在文件上圈划、涂改。2、档案借阅管理。根据档案的密级等级，划分不同权限的借阅主体。普通档案由组长和借阅人，分别在借阅登记表上签字；重要档案由借阅人和部门主任，分别签字并签订保密责任书方可借阅；特别重要档案需由档案专责和见证人同时在场的情况下，按照规定给予借阅人限定时间的阅读，档案专责和见证人需监督借阅人的行为，并在记录单中认真、准确填写借阅过程和结果。3、档案利用。按照满足借阅者的个体信息需求的原则， 通过对借阅者个性、借阅习惯的分析而主动地向借阅者提供其可能需要的信息服务。另外，档案利用坚持资源建设与开发并举， 开放与开发并举的原则。档案利用服务是一种引导需求的服务， 它可以帮助借阅者补充信息资料，为其提供准确信息。4、档案利用结果反馈。通过信息反馈形式可以发现档案工作存在的问题，研提高档案管理水平的重要途径。为做好档案利用效果信息反馈工作，一方面建立健全档案统计工作，通过统计分析可以发现档案工作各业务环节存在的问题，它为档案专责了解情况、总结经验、进行决策和改进工作提供数据。另一方面可通过召开档案利用者座谈会、查档意见簿、下发档案利用信息调查表等进行档案反馈调研，这是取得档案利用者反馈信息的重要途径。
　　（三）档案室安全管理。1、专人负责管理。档案室实行统一管理，由档案专责专门管理，钥匙集中存放，不得随身携带，需由他人代管时应经公司经理批准方可，非档案管理专责未经许可不得进入，经许可后进入库房人员不得随意翻阅档案、资料。2、建立“周清扫、月盘点”工作机制。档案专责每周对档案室进行卫生清扫和安全检查，保持档案室整洁卫生，档案柜排列科学、通道顺畅。发现安全问题，及时向领导汇报。同时对档案室存档的资料，每月进行盘点清理核对，保证实物与账目相符，清理核对后填写档案室检查记录表，对破损或载体变质的档案、资料及时采取管控措施。3.采取档案室安全管理“八防”措施。防尘：加密封门，每周清扫清洁档案室地板、橱柜表面、橱内灰尘，保持档案柜、档案自身的干净清洁。防火：严禁在档案室内吸烟、存放杂物、易燃易爆物品，安装消防栓、灭火器材，关闭室内电源。防盗：切实做到人走锁门，确保档案室安全管理。防潮：防止雨水进入档案室，档案室配备湿度测量仪器和防腐剂，定期做好温度记录工作。防高温：适时通风，使档案室温度控制在标准范围之内。防蛀：档案室配有防虫、鼠、霉菌等有害生物的药品，定期检查档案，查看虫害档案情况，一旦发现虫害档案，立即采取措施扑灭虫害，防止虫害的蔓延。防光：档案室选用白炽灯，对外窗户配有窗帘、窗板等遮阳物体，防止阳光直射档案。防腐：档案室经常性通风、抽风，保持空气清新，严禁有害气体、物品进入档案室，定期放置、更换防腐药物，净化档案室周边环境。