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【摘 要】高校照片档案是高校档案的重要组成部分，做好高校照片档案的收集、整理和保管是整个照片档案工作的前提和基础。文章作者结合工作实际，围绕高校照片档案的特点，就当前高校照片档案管理中存在的问题，提出了解决问题的方法。
【关键词】高校；照片档案；管理问题；对策
【中图分类号】 G647 【文献标识码】 A 【文章编号】1671-1270(2012)01-0028-02
照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、具有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。作为一种信息记录，照片档案以其特殊的载体形式，生动具体的形象，清晰的画面，真实地记录了人们从事政治、经济、文化生活的全貌，再现了历史的精彩瞬间，具有珍贵的历史价值和经济价值。随着科学技术的迅猛发展,照相器材也在不断更新换代。从黑白照片到彩色照片,从胶片成像到数码拍照,照片载体由纸质转换为光盘,产生了质的变化。这样,照片档案的归档工作随之而来出现了新的问题。科学、规范地管理照片档案，对于保存和研究历史以及促进档案工作的全面发展都具有十分重要的意义。下面笔者就高校照片档案的特点和管理中存在的问题提出解决问题的一些粗浅看法和建议。
一、照片档案的特点
照片档案以其特殊的载体形式决定了它不同于其他纸质档案的特点，主要表现在以下几个方面。
（一）真实性。照片一般都是现场直拍的、反映当时当地的情景和人物的情况，有较强的时间和空间感，具有客观的真实性。
（二）形象性和生动性。照片给人以直观的感受，既可以看到它的外形特征，又能使记录的事物形意结合，把转瞬即逝的情景真实、形象地记录下来，既可以记录宏观世界的各种事物，又可以记录微观世界的诸多现象，生动而具体，给人留下深刻的印象，从而加深了人们对事物的认识和了解。
（三）广泛的交流性。照片档案信息丰富，其内容直观能够吸引较多的利用者，有一些珍贵的照片档案常常被反复利用。底片和照片可以复制和翻拍，进行广泛的交流、满足各类利用者的需要。
二、照片档案管理中存在的问题
随着社会不断进步和科学技术的飞速发展，照片档案在高校工作中多层次、大范围地产生。而当前照片档案工作中却存在许多问题，抑制了照片档案的保管和利用主要体现在以下几个方面：
（一）材料收集不齐全，且收集到的材料质量不高。当前在高校照片档案工作中存在一个普遍问题，就是许多会议和活动档案工作人员不能直接参与，多数档案工作人员不是照片档案材料的直接形成者,对照片档案材料归档的质量控制力不足。而个别摄影者由于不了解照片档案的重要性和摄影水平不高的问题，不能及时完整地向档案室移交照片档案材料，就算移交了也难以保证照片档案材料的质量，存在图象大小不一，模糊不清。要么就是有名片无底片或无文字说明，由于档案工作人员不在现场，不了解当时的情况，所以不能正确拟写文字说明。有些摄影者或是将数码照片仅保存于本人计算机硬盘中,未定期进行刻录光盘及异地保管,数据安全存在极大隐患，数据一旦丢失，将无法弥补。
（二）档案整理不够规范。档案工作人员不能严格按照《照片档案管理规范》进行整理，主要体现在以下几个方面：一是对收集到的照片档案材料不能正确鉴别。不会收集具有代表性和典型性,反映工作活动全貌,主题鲜明、影像清晰、画面完整的照片档案材料归档，而是将收集到的照片档案材料通通保存，这样不仅影响保管也不利于利用。二是照片未进行规范化整理与著录。未按规范重新进行命名管理,且没有反映照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等确切内容的说明。目前，在照片档案的整理过程中，存在较为普遍的现象：一是底片未归档，有的是收集时已经遗失，有的则是整理过程中，因个别人员业务知识肤浅，误认为照片档案只是保留照片，底片没有用处，因而将底片擅自处理；二是文字说明不规范，文字说明是照片档案的重要组成部分，是对照片所反映的事件、时间、地点、人物等加以注释、补充的资料，没有它，许多照片就无从考究。文字说明由事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素构成，编写时要综合运用这六要素简明扼要，要着重揭示照片的主题。
三、做好照片档案工作的几点建议
（一）提高认识，加强学习和宣传。为做好照片档案的收集工作，必须从以下几个方面入手。一是档案工作部门要按照《高校档案管理规定》、《照片档案管理规范》，结合实际制定本单位切实可行的照片档案归档制度并组织管档人员和摄影人员认真学习，提出具体明确的归档范围和归档要求。二是加大宣传力度，提高对照片档案的归档意识。目前，高校师生对照片档案的认识比较淡薄，他们不了解照片档案归档的范围和要求，因此档案部门应大力宣传照片档案的价值和重要性，使他们了解照片档案在高等教育、科研中的重要地位和作用，扩大照片档案在高校的影响，使照片档案收集工作获得校内外各界的支持。作为档案工作部门，应时刻关心学校大事，对学校开展的一切重大活动所形成的照片进行跟踪收集，以保证照片档案信息的完整和齐全。
（二）加大收集力度。完整的照片档案要求底片、照片、文字说明三部分齐全，缺一不可。收集时要注意检查，发现遗漏或底片与照片的影像不相符、缺文字说明等，应找有关部门或相关人员核对补齐。并且要保持照片及其他文件材料的有机联系，原则上与其对应的文字材料的保管期限一致，便于保管和利用。与其他门类的档案工作一样，收集照片档案材料是照片档案工作的第一步,是开展整理工作的基础,没有这一步工作,整理工作就无从谈起。档案工作者应当转变照片档案的收集方式,由被动收集转为主动收集。
（三）进一步规范照片档案整理工作。按照《照片档案管理规范》进行规范整理，一是对底片进行分类、编号、装袋、上卷、案卷排列与编号；其次，对照片进行分类、组卷、上卷、编号、填写文字说明、填卷内目录备考表、案卷封面编目、案卷排列与编号、编制照片档案案卷目录。
（四）适应技术更新,数码摄影技术的发展,使摄影成本大为降低,摄影者可以在一次拍摄任务中产生大量的照片,虽然降低了成本，但摄影者要对大量的照片进行鉴定和筛选，给摄影者增加了工作量。因此，不但对摄影器材要及时给予更新，而且对摄影者要给予支持和鼓励。
（五）照片档案的保管。照片档案管理，除收集齐全，规范整理外，保管工作尤为关键，由于照片是感光材料，易发生化学变化，在阳光、潮湿的环境或某些化学物质接触中都容易发生反应，从而影响保管寿命，因此照片档案保管条件比其他档案的要求更高，在保管中除按照“八防”要求外，还应注意以下几点：一是在入库前对没有底片或破损的照片进行翻拍，对库内的照片档案进行定期检查。二是库房要作到防光、防尘、防潮、防有害气体，并保持适宜的温湿度，对照片档案的保管，要求温度一般在14—24℃，相对湿度在40—60%；对底片的保管，要求温度一般在13—15℃，相对湿度达到35—45%。
综上所述，在照片档案工作中，全面收集档案材料和规范照片档案整理是整个工作的基础，没有完整的档案材料，就整理不出规范的照片档案，更不可能得到有效的利用。而照片档案的保管更为关键，保管条件决定了照片档案的使用寿命。因此，只有严格按照《照片档案管理规范》进行收集、整理和保管照片档案，延长照片档案的使用寿命，才能使照片档案得到更为有效的利用，更好地为高校的各项工作服务。
【作者简介】蔡荣英（1973-），女，大学学历，档案专业馆员，从事干部人事档案管理工作。
【关键词】高校；照片档案；管理问题；对策
【中图分类号】 G647 【文献标识码】 A 【文章编号】1671-1270(2012)01-0028-02
照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、具有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。作为一种信息记录，照片档案以其特殊的载体形式，生动具体的形象，清晰的画面，真实地记录了人们从事政治、经济、文化生活的全貌，再现了历史的精彩瞬间，具有珍贵的历史价值和经济价值。随着科学技术的迅猛发展,照相器材也在不断更新换代。从黑白照片到彩色照片,从胶片成像到数码拍照,照片载体由纸质转换为光盘,产生了质的变化。这样,照片档案的归档工作随之而来出现了新的问题。科学、规范地管理照片档案，对于保存和研究历史以及促进档案工作的全面发展都具有十分重要的意义。下面笔者就高校照片档案的特点和管理中存在的问题提出解决问题的一些粗浅看法和建议。
一、照片档案的特点
照片档案以其特殊的载体形式决定了它不同于其他纸质档案的特点，主要表现在以下几个方面。
（一）真实性。照片一般都是现场直拍的、反映当时当地的情景和人物的情况，有较强的时间和空间感，具有客观的真实性。
（二）形象性和生动性。照片给人以直观的感受，既可以看到它的外形特征，又能使记录的事物形意结合，把转瞬即逝的情景真实、形象地记录下来，既可以记录宏观世界的各种事物，又可以记录微观世界的诸多现象，生动而具体，给人留下深刻的印象，从而加深了人们对事物的认识和了解。
（三）广泛的交流性。照片档案信息丰富，其内容直观能够吸引较多的利用者，有一些珍贵的照片档案常常被反复利用。底片和照片可以复制和翻拍，进行广泛的交流、满足各类利用者的需要。
二、照片档案管理中存在的问题
随着社会不断进步和科学技术的飞速发展，照片档案在高校工作中多层次、大范围地产生。而当前照片档案工作中却存在许多问题，抑制了照片档案的保管和利用主要体现在以下几个方面：
（一）材料收集不齐全，且收集到的材料质量不高。当前在高校照片档案工作中存在一个普遍问题，就是许多会议和活动档案工作人员不能直接参与，多数档案工作人员不是照片档案材料的直接形成者,对照片档案材料归档的质量控制力不足。而个别摄影者由于不了解照片档案的重要性和摄影水平不高的问题，不能及时完整地向档案室移交照片档案材料，就算移交了也难以保证照片档案材料的质量，存在图象大小不一，模糊不清。要么就是有名片无底片或无文字说明，由于档案工作人员不在现场，不了解当时的情况，所以不能正确拟写文字说明。有些摄影者或是将数码照片仅保存于本人计算机硬盘中,未定期进行刻录光盘及异地保管,数据安全存在极大隐患，数据一旦丢失，将无法弥补。
（二）档案整理不够规范。档案工作人员不能严格按照《照片档案管理规范》进行整理，主要体现在以下几个方面：一是对收集到的照片档案材料不能正确鉴别。不会收集具有代表性和典型性,反映工作活动全貌,主题鲜明、影像清晰、画面完整的照片档案材料归档，而是将收集到的照片档案材料通通保存，这样不仅影响保管也不利于利用。二是照片未进行规范化整理与著录。未按规范重新进行命名管理,且没有反映照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等确切内容的说明。目前，在照片档案的整理过程中，存在较为普遍的现象：一是底片未归档，有的是收集时已经遗失，有的则是整理过程中，因个别人员业务知识肤浅，误认为照片档案只是保留照片，底片没有用处，因而将底片擅自处理；二是文字说明不规范，文字说明是照片档案的重要组成部分，是对照片所反映的事件、时间、地点、人物等加以注释、补充的资料，没有它，许多照片就无从考究。文字说明由事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素构成，编写时要综合运用这六要素简明扼要，要着重揭示照片的主题。
三、做好照片档案工作的几点建议
（一）提高认识，加强学习和宣传。为做好照片档案的收集工作，必须从以下几个方面入手。一是档案工作部门要按照《高校档案管理规定》、《照片档案管理规范》，结合实际制定本单位切实可行的照片档案归档制度并组织管档人员和摄影人员认真学习，提出具体明确的归档范围和归档要求。二是加大宣传力度，提高对照片档案的归档意识。目前，高校师生对照片档案的认识比较淡薄，他们不了解照片档案归档的范围和要求，因此档案部门应大力宣传照片档案的价值和重要性，使他们了解照片档案在高等教育、科研中的重要地位和作用，扩大照片档案在高校的影响，使照片档案收集工作获得校内外各界的支持。作为档案工作部门，应时刻关心学校大事，对学校开展的一切重大活动所形成的照片进行跟踪收集，以保证照片档案信息的完整和齐全。
（二）加大收集力度。完整的照片档案要求底片、照片、文字说明三部分齐全，缺一不可。收集时要注意检查，发现遗漏或底片与照片的影像不相符、缺文字说明等，应找有关部门或相关人员核对补齐。并且要保持照片及其他文件材料的有机联系，原则上与其对应的文字材料的保管期限一致，便于保管和利用。与其他门类的档案工作一样，收集照片档案材料是照片档案工作的第一步,是开展整理工作的基础,没有这一步工作,整理工作就无从谈起。档案工作者应当转变照片档案的收集方式,由被动收集转为主动收集。
（三）进一步规范照片档案整理工作。按照《照片档案管理规范》进行规范整理，一是对底片进行分类、编号、装袋、上卷、案卷排列与编号；其次，对照片进行分类、组卷、上卷、编号、填写文字说明、填卷内目录备考表、案卷封面编目、案卷排列与编号、编制照片档案案卷目录。
（四）适应技术更新,数码摄影技术的发展,使摄影成本大为降低,摄影者可以在一次拍摄任务中产生大量的照片,虽然降低了成本，但摄影者要对大量的照片进行鉴定和筛选，给摄影者增加了工作量。因此，不但对摄影器材要及时给予更新，而且对摄影者要给予支持和鼓励。
（五）照片档案的保管。照片档案管理，除收集齐全，规范整理外，保管工作尤为关键，由于照片是感光材料，易发生化学变化，在阳光、潮湿的环境或某些化学物质接触中都容易发生反应，从而影响保管寿命，因此照片档案保管条件比其他档案的要求更高，在保管中除按照“八防”要求外，还应注意以下几点：一是在入库前对没有底片或破损的照片进行翻拍，对库内的照片档案进行定期检查。二是库房要作到防光、防尘、防潮、防有害气体，并保持适宜的温湿度，对照片档案的保管，要求温度一般在14—24℃，相对湿度在40—60%；对底片的保管，要求温度一般在13—15℃，相对湿度达到35—45%。
综上所述，在照片档案工作中，全面收集档案材料和规范照片档案整理是整个工作的基础，没有完整的档案材料，就整理不出规范的照片档案，更不可能得到有效的利用。而照片档案的保管更为关键，保管条件决定了照片档案的使用寿命。因此，只有严格按照《照片档案管理规范》进行收集、整理和保管照片档案，延长照片档案的使用寿命，才能使照片档案得到更为有效的利用，更好地为高校的各项工作服务。
【作者简介】蔡荣英（1973-），女，大学学历，档案专业馆员，从事干部人事档案管理工作。