论文部分内容阅读
摘 要：随着计算机技术的不断发展，档案信息化的实现提高了档案管理的效率，同时也提升了档案信息资源的使用效率，但是，在实际应用电子档案的过程中，由于相应管理工作的不完善，致使电子档案存在着安全隐患。因此，如何落实电子档案的安全管理工作，已成为当前档案管理工作所面临的一大挑战。基于此，本文首先阐述了电子档案的利用方法，其次为如何在利用电子档案过程中实现安全管理提出对策，以供参考。
关键词：电子档案；利用；安全管理；对策
前言：随着科学技术的不断发展，档案管理工作迈入了信息化时代，电子档案的出现为相应管理工作的开展带来了全新的机遇，然而，机遇与挑战并存，虽然电子档案能够提高档案信息的利用率，但是，在利用电子档案的过程中，相应安全问题的不断发生使档案管理工作陷入困境。因此，为了全面确保电子档案的使用安全，以在充分发挥出电子档案优势作用的基础上，提高电子档案的管理质量，就需要针对相应的安全隐患问题给予有效的解决，以全面落实电子档案的安全管理工作。
一、电子档案的使用方法
在利用电子档案的过程中，主要通过如下三种途径来实现：第一，拷贝。指的是使用者通过载体来拷贝电子档案信息内容，通过标准格式的转化来获得相应信息资源，而在获得资源之后通过相应应用软件就能够打开使用。第二，传输。随着互联网应用的普及，通过QQ、邮箱等能够将相应的电子档案信息资源实现传输，在实际使用的过程中，只要明确使用信息对象，便能够通过网络传输来获得。第三，直接使用。在档案管理部门之中，会对相应的电子档案信息进行整理，通过相应管理系统的构建来提供服务，因此，在使用的过程中只要通过连网检索就能够获得档案信息资源。
二、在利用电子档案过程中实现有效安全管理的途径
（一）以使用权限的完善限制来确保使用的合法性
在实际使用电子档案的过程中，为确保档案信息的绝对安全，就需要设置相应的权限，通过对权限的审核与认证来实现合法使用。具体落实的过程中需要做到：第一，针对电子档案系统所涉及到的各个群体，如管理人员、利用人员以及维护人员等，基于其工作分工的不同，相应的使用目的不同，要根据各个群体设置不同的访问权限页面，通过注册登陆的方式来获得访问信息档案的权利，并要对相应访问权利作出范围界定，以跟踪记录的方式来明确其操作路径，对于没有访问权限给予相应的拒绝反应。第二，在相应载体的使用上，需要以档案信息资源的机密等级为基础，结合使用者的目的来授权。
（二）提高电子档案保管的安全性
电子档案存储保管工作的难度较大，因此，安全隐患发生的几率较高。为了提高电子档案的安全性，就必须完善相应的保管工作，具体需要做到：第一，要明确相应的保管技术。在实际保存的过程中，就需要充分注重相应的保存环境。根据相应规定，电子档案光盘需要防晒、防压，同时不能够擦洗等，要避免腐蚀性化学物品的接触，温度与湿度要适中，并避免接触到磁性载体，一旦消磁相应的资料就会受损甚至失去。第二，在构建良好保存环境的基础上，需要落实相应的维护工作。按照相应规定，电子档案需要每五年进行一次检查，针对所存在的问题给予及时的解决，确保其能够处于可利用的状态下。第三，落实相应的修复工作，同时做好备份与容灾工作。档案信息隶属于国家机密文件，必须要给予相应安全工作以高度重视，而备份与容灾工作的落实能够实现对档案信息的多重保护，避免因原件受损而产生安全隐患。
（三）落实网络安全管理工作
基于网络本身特点，在实际应用电子档案信息的过程中会因网络不安全因素的存在而出现安全隐患。网络病毒、黑客等的攻击会造成电子信息系统的崩溃，同时也会给不良企图之人以可趁之机，恶意入侵电子档案信息系统会导致信息面临安全隐患。因此，为了确保电子档案信息系统的安全，就需要落实相应的网络安全管理工作，具体需要做到：第一，要安装系统杀毒软件，并定期进行杀毒，避免病毒、木马等的入侵，同时要安装防火墙，实现身份验证，避免人为因素的影响；第二，在传输电子档案的过程中，要进行加密处理，避免传输过程中遭到恶意拦截等，保证信息的安全性与完整性。
（四）实现对利用过程的有效监管
首先，要根据利用者的目的等来确定其访问的权限，在此基础上，实现对电子信息档案使用范围的有效监管；第二，要按照相应的机密等级等来落实监管工作，尤其是要针对相应能够拷贝的信息内容要实现有效的监管；第三，要提升相应系统的容错能力，避免因操作失误等问题的存在而导致对内容造成损害；第四，要建立相应的监管制度体系，明确相应的监管责任，确保监管工作能够得到有效落实。
总结：综上所述，为了有效解决利用电子档案过程中的安全隐患问题，就需要完善电子档案的使用权限、提高档案保存的安全性、落实网络安全管理工作并实现对利用过程的有效监管，以从根本上实现对电子档案使用过程的有效管理，确保使用过程的安全性，为充分的发挥出档案的使用价值、提高档案管理的效率与质量奠定基础。
参考文献
[1]李秀云，李莉，段慧.谈电子文件的归档在我院档案管理中的影响及应用研究[J].大家健康（学术版），2014，9（12）：364-367.
[2]郭未艾.对电子档案的保护技术研究[J].考试周刊，2010，6（24）：89-90.
[3]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上讲话[J].中国档案，2010，6（16）：45-47.
关键词：电子档案；利用；安全管理；对策
前言：随着科学技术的不断发展，档案管理工作迈入了信息化时代，电子档案的出现为相应管理工作的开展带来了全新的机遇，然而，机遇与挑战并存，虽然电子档案能够提高档案信息的利用率，但是，在利用电子档案的过程中，相应安全问题的不断发生使档案管理工作陷入困境。因此，为了全面确保电子档案的使用安全，以在充分发挥出电子档案优势作用的基础上，提高电子档案的管理质量，就需要针对相应的安全隐患问题给予有效的解决，以全面落实电子档案的安全管理工作。
一、电子档案的使用方法
在利用电子档案的过程中，主要通过如下三种途径来实现：第一，拷贝。指的是使用者通过载体来拷贝电子档案信息内容，通过标准格式的转化来获得相应信息资源，而在获得资源之后通过相应应用软件就能够打开使用。第二，传输。随着互联网应用的普及，通过QQ、邮箱等能够将相应的电子档案信息资源实现传输，在实际使用的过程中，只要明确使用信息对象，便能够通过网络传输来获得。第三，直接使用。在档案管理部门之中，会对相应的电子档案信息进行整理，通过相应管理系统的构建来提供服务，因此，在使用的过程中只要通过连网检索就能够获得档案信息资源。
二、在利用电子档案过程中实现有效安全管理的途径
（一）以使用权限的完善限制来确保使用的合法性
在实际使用电子档案的过程中，为确保档案信息的绝对安全，就需要设置相应的权限，通过对权限的审核与认证来实现合法使用。具体落实的过程中需要做到：第一，针对电子档案系统所涉及到的各个群体，如管理人员、利用人员以及维护人员等，基于其工作分工的不同，相应的使用目的不同，要根据各个群体设置不同的访问权限页面，通过注册登陆的方式来获得访问信息档案的权利，并要对相应访问权利作出范围界定，以跟踪记录的方式来明确其操作路径，对于没有访问权限给予相应的拒绝反应。第二，在相应载体的使用上，需要以档案信息资源的机密等级为基础，结合使用者的目的来授权。
（二）提高电子档案保管的安全性
电子档案存储保管工作的难度较大，因此，安全隐患发生的几率较高。为了提高电子档案的安全性，就必须完善相应的保管工作，具体需要做到：第一，要明确相应的保管技术。在实际保存的过程中，就需要充分注重相应的保存环境。根据相应规定，电子档案光盘需要防晒、防压，同时不能够擦洗等，要避免腐蚀性化学物品的接触，温度与湿度要适中，并避免接触到磁性载体，一旦消磁相应的资料就会受损甚至失去。第二，在构建良好保存环境的基础上，需要落实相应的维护工作。按照相应规定，电子档案需要每五年进行一次检查，针对所存在的问题给予及时的解决，确保其能够处于可利用的状态下。第三，落实相应的修复工作，同时做好备份与容灾工作。档案信息隶属于国家机密文件，必须要给予相应安全工作以高度重视，而备份与容灾工作的落实能够实现对档案信息的多重保护，避免因原件受损而产生安全隐患。
（三）落实网络安全管理工作
基于网络本身特点，在实际应用电子档案信息的过程中会因网络不安全因素的存在而出现安全隐患。网络病毒、黑客等的攻击会造成电子信息系统的崩溃，同时也会给不良企图之人以可趁之机，恶意入侵电子档案信息系统会导致信息面临安全隐患。因此，为了确保电子档案信息系统的安全，就需要落实相应的网络安全管理工作，具体需要做到：第一，要安装系统杀毒软件，并定期进行杀毒，避免病毒、木马等的入侵，同时要安装防火墙，实现身份验证，避免人为因素的影响；第二，在传输电子档案的过程中，要进行加密处理，避免传输过程中遭到恶意拦截等，保证信息的安全性与完整性。
（四）实现对利用过程的有效监管
首先，要根据利用者的目的等来确定其访问的权限，在此基础上，实现对电子信息档案使用范围的有效监管；第二，要按照相应的机密等级等来落实监管工作，尤其是要针对相应能够拷贝的信息内容要实现有效的监管；第三，要提升相应系统的容错能力，避免因操作失误等问题的存在而导致对内容造成损害；第四，要建立相应的监管制度体系，明确相应的监管责任，确保监管工作能够得到有效落实。
总结：综上所述，为了有效解决利用电子档案过程中的安全隐患问题，就需要完善电子档案的使用权限、提高档案保存的安全性、落实网络安全管理工作并实现对利用过程的有效监管，以从根本上实现对电子档案使用过程的有效管理，确保使用过程的安全性，为充分的发挥出档案的使用价值、提高档案管理的效率与质量奠定基础。
参考文献
[1]李秀云，李莉，段慧.谈电子文件的归档在我院档案管理中的影响及应用研究[J].大家健康（学术版），2014，9（12）：364-367.
[2]郭未艾.对电子档案的保护技术研究[J].考试周刊，2010，6（24）：89-90.
[3]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上讲话[J].中国档案，2010，6（16）：45-47.