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网络技术的迅速发展及其在会计领域中的广泛应用,给我国财务会计的发展带来新的机遇,但同时也极大地冲击了传统财务会计的理论体系。如何适用新的要求,应用信息技术改造财务会计流程,以实现实时控制和监督,成为会计理论亟需研究和解决的现实问题。本文对此进行探讨。
一、传统财务会计流程的缺陷分析
面对信息技术的挑战,会计理论界清醒地认识到信息技术对会计行业产生的深刻影响,并对传统会计现状进行了认真地反思:传统财务会计流程是基于几百年前帕乔利的会计理论发展而来的,而帕乔利的思想核心是分类系统,人们称之为会计科目表。使用会计科目表把组织的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总,使用财务报表将组织汇总的数据提交给用户。虽然人们已经对帕乔利的思想做了许多次改进,但是它的本质并没有改变。AICPA主席Robert Mednick指出:“如果会计行业不按照IT技术重新构造自己的话,他将有可能被推到一边,甚至被另一个行业——对提供信息、分析、签证、服务有着更加创新视角的行业所代替”。因此,深入分析传统财务会计业务流程的缺陷,对于改革财务会计业务流程具有重要的意义。
1.财务会计流程基于落后的劳动力分工论思想
财务会计流程引致批评和责难是有其历史根源的。因为,传统财务会计信息系统结构是基于几百年前帕乔利的财务会计理论发展而来的。其本质是:
首先,财务会计循环始终经历一系列顺序的活动:
(1)在会计期初:设置科目、准备科目的期初数、选择会计方法。
(2)在会计期中:收集信息所需记录的交易或事件的数据并记账。
(3)在会计期末:汇总会计数据,编制会计报表。
其次,在财务会计流程中始终遵循会计恒等式:
资产=负债+所有者权益;借方合计=贷方合计
在数百年前,仅需几个财会人员就可以维护组织的会计信息系统。然而随着组织规模的不断扩大,业务越来越复杂,这种基于手工的信息处理、纸张的凭证和账簿以及手工信息传递越来越暴露其不足。为了有效地完成财会工作,会计按照劳动分工论的思想,将财务会计流程细分为原材料核算、工资核算、账务处理等相对独立的工作。当IT技术在各个领域中得到广泛应用之际,许多组织的财会人员积极将IT技术应用于会计信息系统。但是人们在传统财务会计体系结构的束缚下,并没有充分发挥IT技术的优势重新设计财务会计流程,只是简单模仿和照搬手工的流程,将一项项相对独立的工作搬到计算机中,并通过一个个相对独立的子系统(如账务处理子系统、报表编制子系统等)完成相应的工作。IT的应用大大提高了会计数据的处理速度和准确性,降低了纸张使用量,把大量的财会人员从繁杂的劳动中解放出来,但是,财务会计流程自动化,仅仅是手工财会工作的翻版,各个核算子系统仍是彼此独立的信息“孤岛”,缺乏会计数据传输的实时性、一致性、系统性,并没有改变传统会计信息系统结构的本质,也没有消除这种系统结构的缺陷。
2.传统流程难以满足管理需要
在传统的会计体系结构中,当某项经济业务发生时,该经济业务历史记录的简化版本资料被送到财会部门。
第一,会计信息系统仅仅采集组织经济业务数据的子集,却忽略了大量管理信息
由于传统会计体系结构、思想和技术的制约,会计师并不采集业务活动的全部数据,而只是采集其中的一个子集,即符合会计事项定义的数据集或者称之为资金流信息,即会计师通过判断收集数据的依据。结果同一经济业务相关数据被分别保存在财会人员和非财会人员手中,财会人员手中只有描述业务事件的子集数据。传统会计体系不仅忽略了大量管理信息,而且导致会计信息系统和其他系统数据不一致、信息隔阂和信息重复存储。
第二,会计信息系统以高度汇总的方式重复存储数据,难以反映经济业务的本来面目在传统会计信息系统中,虽然原始凭证包含了经济业务活动的详细数据,但是,经过记账凭证、日记账、明细账、总账,数据被一次次过滤、汇总,同时同一的数据被多次重复存储,区别在于其汇总的程度不同。数据被汇总记入日记账或分类账,就难以将其分解以反映经济业务的本来面目。
第三,会计信息系统提供的帐表已经无法满足信息使用者的需要到目前为止,会计信息系统仍然按照会计科目来生成借贷余三栏式账簿,并编制三张财务报表。而这些账簿和报表限制了管理者得到的信息种类,不能多层次、多视角探究和分析企业的财务状况和经营成果。
3.传统流程无法满足实时控制的需要任何企业资金流都是伴随着物流流动的,传统会计信息系统体系的一个缺陷就是它所反映的资金流信息往往滞后于物流信息,“财务账”同“实务账”往往是两张皮。财务账、财务报告从来不是当前时点的余额,以致企业无法从效益的角度对生产经营活动进行实时控制。
二、财务会计流程重组的设想
1.建立IT环境
随着国际互联网、企业内部网和电子商务的飞速发展,信息技术正广泛而深入地在企业得到应用,改变着管理者的思维模式,同时对财务和会计产生了巨大的影响。在这种情形下,想脱离IT而完成财务会计流程重组几乎是不可能的。只有把IT作为催化剂,研究IT环境,才能建立满足管理需求的会计流程。
2.打破传统财务会计流程
当今很多会计流程,其入口的主要内容就是会计凭证,即当一项经济业务(业务事件)发生时,业务部门要处理单据和记账,财会人员还要根据业务单据(采购发票、销售发票、入库单等)编制记账凭证,并将其记录到系统中。这种方式仍然是事后算账,并没有充分发挥网络的优势,无法支持事前计划、事中控制、事后分析。这就需要打破传统的财务会计流程,建立起财务业务一体化信息处理流程。
第一,获取业务事件
获取业务事件包括5个基本特征:
(1)what——发生了何事,涉及那些资源?
(2)when——何时发生?
(3)who——涉及何人,充当何种角色?
(4)where——事件发生的地点?
(5)why——在事件发生时为什么可能出错,风险如何?
第二,对业务事件的处理
当业务事件发生时,各业务子系统按照业务规则进行处理同时,按照信息规则生成会计凭证(如果是处理销售发票,那么根据销售发票何自动转账分录模板自动生成会计凭证),并将结果存放在数据库中。
第三,报告
企业各部门业务人员都可以通过报告工具自动输出所需的结果,如财会人员驱动报告工具,按照管理需要或财会语言自动输出所需的信息。
这种流程有以下创新:
(1)基于业务事件(业务活动)而不是基于会计核算所需信息财会人员能够根据管理的需要提供更完整、更有价值的信息。
(2)合并了相关的工作,如将原来销售发票由两人处理改为由销售人员一人处理,简化了流程。
(3)集成所有数据于一个数据库,实现实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息的新流程。
(4)数出一门,共同使用,各级管理者可以实时、动态地获取所需地信息,支持决策。
(5)集成三种基本信息处理活动(记录、维护、报告)并降低了业务处理和信息处理风险所必须的控制。
3.将实时信息处理嵌入业务处理过程中
将实时信息处理流程嵌入业务处理过程中,企业执行业务活动的同时,将业务事件信息输入管理信息系统中;通过执行业务规则和信息处理规则,生成集成信息。例如,在仓库安排一位财会人员专门处理出入库业务,当物料检验合格时,将入库单信息和检验确认信息送入管理信息系统,系统根据业务规则和信息处理规则,自动生成仓库账和自动转账凭证,并登记总账,使得工作流程的各个步骤按其自然顺序进行。这样,财会人员将改变其工作环境,从财务部门延伸到各个业务部门,直接关注实际业务过程,有助于实时控制事中业务并处理风险。
一、传统财务会计流程的缺陷分析
面对信息技术的挑战,会计理论界清醒地认识到信息技术对会计行业产生的深刻影响,并对传统会计现状进行了认真地反思:传统财务会计流程是基于几百年前帕乔利的会计理论发展而来的,而帕乔利的思想核心是分类系统,人们称之为会计科目表。使用会计科目表把组织的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总,使用财务报表将组织汇总的数据提交给用户。虽然人们已经对帕乔利的思想做了许多次改进,但是它的本质并没有改变。AICPA主席Robert Mednick指出:“如果会计行业不按照IT技术重新构造自己的话,他将有可能被推到一边,甚至被另一个行业——对提供信息、分析、签证、服务有着更加创新视角的行业所代替”。因此,深入分析传统财务会计业务流程的缺陷,对于改革财务会计业务流程具有重要的意义。
1.财务会计流程基于落后的劳动力分工论思想
财务会计流程引致批评和责难是有其历史根源的。因为,传统财务会计信息系统结构是基于几百年前帕乔利的财务会计理论发展而来的。其本质是:
首先,财务会计循环始终经历一系列顺序的活动:
(1)在会计期初:设置科目、准备科目的期初数、选择会计方法。
(2)在会计期中:收集信息所需记录的交易或事件的数据并记账。
(3)在会计期末:汇总会计数据,编制会计报表。
其次,在财务会计流程中始终遵循会计恒等式:
资产=负债+所有者权益;借方合计=贷方合计
在数百年前,仅需几个财会人员就可以维护组织的会计信息系统。然而随着组织规模的不断扩大,业务越来越复杂,这种基于手工的信息处理、纸张的凭证和账簿以及手工信息传递越来越暴露其不足。为了有效地完成财会工作,会计按照劳动分工论的思想,将财务会计流程细分为原材料核算、工资核算、账务处理等相对独立的工作。当IT技术在各个领域中得到广泛应用之际,许多组织的财会人员积极将IT技术应用于会计信息系统。但是人们在传统财务会计体系结构的束缚下,并没有充分发挥IT技术的优势重新设计财务会计流程,只是简单模仿和照搬手工的流程,将一项项相对独立的工作搬到计算机中,并通过一个个相对独立的子系统(如账务处理子系统、报表编制子系统等)完成相应的工作。IT的应用大大提高了会计数据的处理速度和准确性,降低了纸张使用量,把大量的财会人员从繁杂的劳动中解放出来,但是,财务会计流程自动化,仅仅是手工财会工作的翻版,各个核算子系统仍是彼此独立的信息“孤岛”,缺乏会计数据传输的实时性、一致性、系统性,并没有改变传统会计信息系统结构的本质,也没有消除这种系统结构的缺陷。
2.传统流程难以满足管理需要
在传统的会计体系结构中,当某项经济业务发生时,该经济业务历史记录的简化版本资料被送到财会部门。
第一,会计信息系统仅仅采集组织经济业务数据的子集,却忽略了大量管理信息
由于传统会计体系结构、思想和技术的制约,会计师并不采集业务活动的全部数据,而只是采集其中的一个子集,即符合会计事项定义的数据集或者称之为资金流信息,即会计师通过判断收集数据的依据。结果同一经济业务相关数据被分别保存在财会人员和非财会人员手中,财会人员手中只有描述业务事件的子集数据。传统会计体系不仅忽略了大量管理信息,而且导致会计信息系统和其他系统数据不一致、信息隔阂和信息重复存储。
第二,会计信息系统以高度汇总的方式重复存储数据,难以反映经济业务的本来面目在传统会计信息系统中,虽然原始凭证包含了经济业务活动的详细数据,但是,经过记账凭证、日记账、明细账、总账,数据被一次次过滤、汇总,同时同一的数据被多次重复存储,区别在于其汇总的程度不同。数据被汇总记入日记账或分类账,就难以将其分解以反映经济业务的本来面目。
第三,会计信息系统提供的帐表已经无法满足信息使用者的需要到目前为止,会计信息系统仍然按照会计科目来生成借贷余三栏式账簿,并编制三张财务报表。而这些账簿和报表限制了管理者得到的信息种类,不能多层次、多视角探究和分析企业的财务状况和经营成果。
3.传统流程无法满足实时控制的需要任何企业资金流都是伴随着物流流动的,传统会计信息系统体系的一个缺陷就是它所反映的资金流信息往往滞后于物流信息,“财务账”同“实务账”往往是两张皮。财务账、财务报告从来不是当前时点的余额,以致企业无法从效益的角度对生产经营活动进行实时控制。
二、财务会计流程重组的设想
1.建立IT环境
随着国际互联网、企业内部网和电子商务的飞速发展,信息技术正广泛而深入地在企业得到应用,改变着管理者的思维模式,同时对财务和会计产生了巨大的影响。在这种情形下,想脱离IT而完成财务会计流程重组几乎是不可能的。只有把IT作为催化剂,研究IT环境,才能建立满足管理需求的会计流程。
2.打破传统财务会计流程
当今很多会计流程,其入口的主要内容就是会计凭证,即当一项经济业务(业务事件)发生时,业务部门要处理单据和记账,财会人员还要根据业务单据(采购发票、销售发票、入库单等)编制记账凭证,并将其记录到系统中。这种方式仍然是事后算账,并没有充分发挥网络的优势,无法支持事前计划、事中控制、事后分析。这就需要打破传统的财务会计流程,建立起财务业务一体化信息处理流程。
第一,获取业务事件
获取业务事件包括5个基本特征:
(1)what——发生了何事,涉及那些资源?
(2)when——何时发生?
(3)who——涉及何人,充当何种角色?
(4)where——事件发生的地点?
(5)why——在事件发生时为什么可能出错,风险如何?
第二,对业务事件的处理
当业务事件发生时,各业务子系统按照业务规则进行处理同时,按照信息规则生成会计凭证(如果是处理销售发票,那么根据销售发票何自动转账分录模板自动生成会计凭证),并将结果存放在数据库中。
第三,报告
企业各部门业务人员都可以通过报告工具自动输出所需的结果,如财会人员驱动报告工具,按照管理需要或财会语言自动输出所需的信息。
这种流程有以下创新:
(1)基于业务事件(业务活动)而不是基于会计核算所需信息财会人员能够根据管理的需要提供更完整、更有价值的信息。
(2)合并了相关的工作,如将原来销售发票由两人处理改为由销售人员一人处理,简化了流程。
(3)集成所有数据于一个数据库,实现实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息的新流程。
(4)数出一门,共同使用,各级管理者可以实时、动态地获取所需地信息,支持决策。
(5)集成三种基本信息处理活动(记录、维护、报告)并降低了业务处理和信息处理风险所必须的控制。
3.将实时信息处理嵌入业务处理过程中
将实时信息处理流程嵌入业务处理过程中,企业执行业务活动的同时,将业务事件信息输入管理信息系统中;通过执行业务规则和信息处理规则,生成集成信息。例如,在仓库安排一位财会人员专门处理出入库业务,当物料检验合格时,将入库单信息和检验确认信息送入管理信息系统,系统根据业务规则和信息处理规则,自动生成仓库账和自动转账凭证,并登记总账,使得工作流程的各个步骤按其自然顺序进行。这样,财会人员将改变其工作环境,从财务部门延伸到各个业务部门,直接关注实际业务过程,有助于实时控制事中业务并处理风险。