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随着办公自动化程度的不断提高，电子文件和电子档案大量产生，逐步成为真实记录经济建设和社会进步情况、反映历史文化发展的重要栽体。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同是机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。