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【摘要】新形势下随着科技创新进步，传统档案管理模式已不适应数字化档案管理的需求，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛应用，如何改进信息化档案管理是档案工作者面临的新课题。
【关键词】信息化 档案管理
中图分类号： G271
新形势下随着科技创新进步，传统档案管理模式已不适应数字化档案管理的需求，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛应用，如何改进信息化档案管理是档案工作者面临的新课题。 在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。
一、与时俱进，把实体管理变为信息管理
与时俱进把传统的档案管理，更新原来以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘等技术发展为档案管理提供了的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、行业繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳经济效益，使之真正成为未来信息企业经济发展的宝贵战略资源。
二、整合信息系统，充分合理地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。
三、探索管控过程中思考档案工作的方法
由于信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案室建设问题等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。
四、提升档案综合素质，促档案工作的科学化
目前多数设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备综合知识才能适应要求，新型信息知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学等有关档案专业知识和基本技能。档案管理人员须不断学习相关知识，要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行培训，互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。
五、提高档案信息化服务水平
推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的资源利用。对档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导和现实意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为建设具有国际竞争力的技术服务公司服务。
【关键词】信息化 档案管理
中图分类号： G271
新形势下随着科技创新进步，传统档案管理模式已不适应数字化档案管理的需求，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛应用，如何改进信息化档案管理是档案工作者面临的新课题。 在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。
一、与时俱进，把实体管理变为信息管理
与时俱进把传统的档案管理，更新原来以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘等技术发展为档案管理提供了的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、行业繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳经济效益，使之真正成为未来信息企业经济发展的宝贵战略资源。
二、整合信息系统，充分合理地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。
三、探索管控过程中思考档案工作的方法
由于信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案室建设问题等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。
四、提升档案综合素质，促档案工作的科学化
目前多数设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备综合知识才能适应要求，新型信息知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学等有关档案专业知识和基本技能。档案管理人员须不断学习相关知识，要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行培训，互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。
五、提高档案信息化服务水平
推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的资源利用。对档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导和现实意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为建设具有国际竞争力的技术服务公司服务。