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摘要：机构合并中为并入机构设立分类方案，统筹收集归档确保并入机构档案材料的系统性和完整性。
关键词：机构合并 档案管理 归档 系统性 完整性
本单位1968年与市人民医院合并、1973年恢复建制。在2004年医院综合档案上等达标工作中，查找机构合并前后的档案材料时，发现部分内容缺失。尽管这当中有客观历史原因，但是作为档案管理者，深切惋惜历史档案的散失。
2015年、2016年本单位先后与2家机构整合，合并过程中，并入单位的管理资料移交到综合档案室。如何归档才能体现其系统性、完整性？如何体现合并前后机构的变化？本文所说的管理资料为机构合并过程中移交接收的材料，归档材料指经相关科室进行初步梳理移交到综合档案室准备归档的材料，档案材料指经过整理归档形成的正式的档案。经过实践，本人体会如下：
1.并入机构管理资料的存在问题
1.1并入机构成立时间不长，没有实行规范的档案管理，管理资料由原单位不同科室保管，各个科室对管理材料的整理观念不统一，材料纷繁复杂。
1.2不同科室管理的资料存在重复。
1.3管理资料有文书类、基建类、会计类、业务类、特殊载体类等材料，年度不一、重要程度不一。
2.通过全面移交接收管理材料、规范整理归档，确保并入机构档案材料的系统性、完整性。
2.1全面移交接收管理材料，确保机构合并顺畅对接。
根据并入机构的管理职能，由办公室统筹组织相关对口职能科开展工作交接及资料交接。
对口职能科必须完成人、财、物、管理资料的清点，管理资料移交清单使用统一的表格。如附表1
对口职能科对交接资料进行初步整理、把工作中需要经常用的资料复印留底，并于来年4月前、理顺交接工作后整理出移交清单（参照附表1），把并入机构管理资料、并入机构移交清单、科室移交清单向综合档案室正式移交。职能科负责人是医院档案管理小组的兼职档案员。通过对口交接，既做到机构合并工作的顺畅对接，又确保并入机构的管理资料由档案管理小组成员及时介入以及根据工作需要梳理。
2.2给并入机构设计档案分类方案
档案的分类是档案管理的基本方法，也是对档案进行科学、系统、有序管理的有效手段。①
只有通过档案分类方案设置档案号，才能确保归档材料的系统性。
文书类采用分散式年度归档分类排列法以单份文件整理归档。 按年度和保管期限分开，原则上每个年度中一个保管期限一个流水号，各自形成归档文件目录。
会计类按报表、账簿、凭证、其他设置一级类目，报表按保管期限分永久、短期分别组卷。各自多年编一个案卷流水号。账簿分25年和15年保管两个序列，各自若干年编一个流水号。凭证以每本凭证为一卷，每年编一个流水号，形成一本目录。目录号按自然数列排列。其他资料按保管期限分开，各保管期限的档案多年编一个流水号。
基建类按建设工程、自有房屋设一级属类，建设工程按土地及整体规划、每座楼宇设置二级属类分别分類组卷，每座楼宇一个流水号。自有房屋按每套房屋设置二级属类。
业务类按保管期限分开，多年一个流水号。
特殊载体类按保管期限分开，每个保管期限下多年一个流水号。
设备仪器类按套组卷；科研类按项目组卷；已故人员类按人组卷。个人考绩类按人组卷。
2.3综合档案室整理归档
2.3.1归档范围
档案管理中对合并机构的全宗划分，规定“两个或两个以上立档单位合并为新的独立单位形成新的全宗，合并前的各个单位分别构成各自的全宗。其中一个立档单位兼并另外几个单位，则被兼并的几个单位原先档案仍然构成各自全宗，而兼并的立档单位兼并前后的档案同属一个全宗”。②
本人考虑，合并年度中，并入机构的管理材料的归属，应该以合并时间点为界限，合并前的属于原单位（并入机构），合并后的属于新单位。如果按《档案工作概论》“兼并的立档单位兼并前后的档案同属一个全宗”，举例一家单位并入另一家单位，5年后再分开，合并年度中的所有资料归入新单位，对于原单位（并入机构）来说就是缺失。可以考虑该年度的重要资料复印件留在原单位档案中，原件留在新单位中；非重要性资料全部归原单位。这样可以最大限度保证了并入机构档案材料的完整性。
对于并入机构的管理材料有重复，在综合档案室统一整理时进行鉴别。
并入机构给各科室的移交清册作为一卷，归入业务类档案，体现其机构合并前的管理材料情况。
2.3.2整理原则
作为合并单位，我们对其很多管理资料的重要性并不能准确判断，为了确保档案的完整性，建议从长考虑保管期限。
2.3.6 入库
库房设专门区域，集中放置并入机构的档案材料，其排列参照本单位档案的排列。
3.总结
每个机构的综合档案管理，其核心是体现机构管理和变化的重要材料，而档案分类方案是纲领、是串起所有档案材料的线。在机构合并中，我们相信，通过全面接收管理资料、设计分类方案、规范整理归档，能最大限度地体现并入机构档案材料的系统性和完整性。
参考：
①《现代医院》.王丹虹.医院文书档案管理中存在的问题及对策.2012年2月第12卷 第2期
②《广东省档案人员岗位培训教材--档案工作概论》石大泱 傅伟军。中国档案出版社
关键词：机构合并 档案管理 归档 系统性 完整性
本单位1968年与市人民医院合并、1973年恢复建制。在2004年医院综合档案上等达标工作中，查找机构合并前后的档案材料时，发现部分内容缺失。尽管这当中有客观历史原因，但是作为档案管理者，深切惋惜历史档案的散失。
2015年、2016年本单位先后与2家机构整合，合并过程中，并入单位的管理资料移交到综合档案室。如何归档才能体现其系统性、完整性？如何体现合并前后机构的变化？本文所说的管理资料为机构合并过程中移交接收的材料，归档材料指经相关科室进行初步梳理移交到综合档案室准备归档的材料，档案材料指经过整理归档形成的正式的档案。经过实践，本人体会如下：
1.并入机构管理资料的存在问题
1.1并入机构成立时间不长，没有实行规范的档案管理，管理资料由原单位不同科室保管，各个科室对管理材料的整理观念不统一，材料纷繁复杂。
1.2不同科室管理的资料存在重复。
1.3管理资料有文书类、基建类、会计类、业务类、特殊载体类等材料，年度不一、重要程度不一。
2.通过全面移交接收管理材料、规范整理归档，确保并入机构档案材料的系统性、完整性。
2.1全面移交接收管理材料，确保机构合并顺畅对接。
根据并入机构的管理职能，由办公室统筹组织相关对口职能科开展工作交接及资料交接。
对口职能科必须完成人、财、物、管理资料的清点，管理资料移交清单使用统一的表格。如附表1
对口职能科对交接资料进行初步整理、把工作中需要经常用的资料复印留底，并于来年4月前、理顺交接工作后整理出移交清单（参照附表1），把并入机构管理资料、并入机构移交清单、科室移交清单向综合档案室正式移交。职能科负责人是医院档案管理小组的兼职档案员。通过对口交接，既做到机构合并工作的顺畅对接，又确保并入机构的管理资料由档案管理小组成员及时介入以及根据工作需要梳理。
2.2给并入机构设计档案分类方案
档案的分类是档案管理的基本方法，也是对档案进行科学、系统、有序管理的有效手段。①
只有通过档案分类方案设置档案号，才能确保归档材料的系统性。
文书类采用分散式年度归档分类排列法以单份文件整理归档。 按年度和保管期限分开，原则上每个年度中一个保管期限一个流水号，各自形成归档文件目录。
会计类按报表、账簿、凭证、其他设置一级类目，报表按保管期限分永久、短期分别组卷。各自多年编一个案卷流水号。账簿分25年和15年保管两个序列，各自若干年编一个流水号。凭证以每本凭证为一卷，每年编一个流水号，形成一本目录。目录号按自然数列排列。其他资料按保管期限分开，各保管期限的档案多年编一个流水号。
基建类按建设工程、自有房屋设一级属类，建设工程按土地及整体规划、每座楼宇设置二级属类分别分類组卷，每座楼宇一个流水号。自有房屋按每套房屋设置二级属类。
业务类按保管期限分开，多年一个流水号。
特殊载体类按保管期限分开，每个保管期限下多年一个流水号。
设备仪器类按套组卷；科研类按项目组卷；已故人员类按人组卷。个人考绩类按人组卷。
2.3综合档案室整理归档
2.3.1归档范围
档案管理中对合并机构的全宗划分，规定“两个或两个以上立档单位合并为新的独立单位形成新的全宗，合并前的各个单位分别构成各自的全宗。其中一个立档单位兼并另外几个单位，则被兼并的几个单位原先档案仍然构成各自全宗，而兼并的立档单位兼并前后的档案同属一个全宗”。②
本人考虑，合并年度中，并入机构的管理材料的归属，应该以合并时间点为界限，合并前的属于原单位（并入机构），合并后的属于新单位。如果按《档案工作概论》“兼并的立档单位兼并前后的档案同属一个全宗”，举例一家单位并入另一家单位，5年后再分开，合并年度中的所有资料归入新单位，对于原单位（并入机构）来说就是缺失。可以考虑该年度的重要资料复印件留在原单位档案中，原件留在新单位中；非重要性资料全部归原单位。这样可以最大限度保证了并入机构档案材料的完整性。
对于并入机构的管理材料有重复，在综合档案室统一整理时进行鉴别。
并入机构给各科室的移交清册作为一卷，归入业务类档案，体现其机构合并前的管理材料情况。
2.3.2整理原则
作为合并单位，我们对其很多管理资料的重要性并不能准确判断，为了确保档案的完整性，建议从长考虑保管期限。
2.3.6 入库
库房设专门区域，集中放置并入机构的档案材料，其排列参照本单位档案的排列。
3.总结
每个机构的综合档案管理，其核心是体现机构管理和变化的重要材料，而档案分类方案是纲领、是串起所有档案材料的线。在机构合并中，我们相信，通过全面接收管理资料、设计分类方案、规范整理归档，能最大限度地体现并入机构档案材料的系统性和完整性。
参考：
①《现代医院》.王丹虹.医院文书档案管理中存在的问题及对策.2012年2月第12卷 第2期
②《广东省档案人员岗位培训教材--档案工作概论》石大泱 傅伟军。中国档案出版社