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【摘要】根据今年9月份教育部发布并开始实施《高等学校档案管理办法》,指出高校档案机构应为社会利用档案创造便利条件,以及高校档案管理中所面临的现状和问题,分析了国内外对信息管理的方向与进展情况,研究了高校档案管理信息网络建设的意义和可行性,提出了建立高校档案管理信息网络的策略与完善我校学籍类档案数据库信息内涵的构想,以适应目前高校档案管理现代化、科学化和信息化的发展需要。
【关键词】高校 档案 信息化 建设 研究 设想
【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(b)-0103-03
在信息时代的今天,信息作为一种重要资源,人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一,它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中,由于受到时间、地域的限制,高校档案信息往往不能及时为用户所用,不能真正实现档案信息资源共享,应该说这是人们的思想认识和管理技术和手段跟不上发展形势之故。因此为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求,必须转变观念、与时俱进,借助先进的通讯设施和技术手段,建立与完善高校各类档案信息网络,以实现档案信息资源的共享。
1 国内外研究现状
在信息时代的今天,信息作为一种重要资源,人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一,它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中,由于受到时间、地域的限制,高校档案信息往往不能及时为用户所用,目前校园网的档案资源也已经基本上入网,但由于档案数据的格式不够统一、档案利用者的权限管理不够明确等诸多原因,档案资源还有待进一步的网络化管理,高校档案工作是高校发展的活化石,它不仅是高校发展的历史凭证,而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌,它随着学校的建立而产生,随着学校的发展而在逐步地积累,而档案的生命力也就在于它能不断地满足社会的需求,与时俱进,它具有其他资料不可替代的功能和作用,因此,高校应十分重视高校档案工作的建设。
在信息资源管理的相关理论研究方面,国外主要涉及用户与Web界面多维模型、因素分析;信息共享多语言处理技术;信息资源共建标准化;信息共享设备;信息共享载体与数据模型等内容。美国咨询家汤姆.彼特斯(Tom Peters)指出,信息资源管理的成功,5％在于技术因素,95％在于心理因素即人的因素,而档案资源作为信息资源的重要一块不但要在设备和技术上有高的要求也需要充分考虑到人的因素。以人为本的管理,不仅已经成为当代世界各国优秀企业中最主要的管理模式与管理哲学,而且已成为社会大众和管理学家的共识,并且在管理实践中得到了运用与发展。
2 高校档案管理信息网络建设的意义
档案作为信息宝库中的重要信息源之一,其收集、分类、存贮和管理的主要目的,除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外,还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言,由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差,因此无沦从管理层面还是从利用与服务层面上看,建立高校档案管理信息网络都具有其积极和重要的意义。
2.1 适应经济社会和科技发展的需要
随着计算机应用的日益广泛,档案管理工作也加快了计算机的应用,主要用于档案目录的分类、存贮和管理,利用的方式也基本上是单机型的,当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一,其管理或系统,在功能上是大同小异的,主要为档案目录的存储检索,为档案工作人员管理工作的工具,还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务,或由用户自行上机检索档案信息。因此这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展,在办公、商务、管理等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网的建立,使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料,现在都是用电子文件的形式在网上发布,并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势,档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展,才能适应经济社会科技发展的需要。
2.2 提高档案管理工作的质量和水平
高校档案管理信息网络的建立,可以整体上提高档案管理工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看,以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案,都会同时并存。从管理的角度看,传统型档案以手工管理为主,按档案管理规范的要求,通过人的实际工作对档案进行管理,这种管理会因人的能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异;以电子式文件为代表的新形式的档案,其管理虽然也依靠人的作用,但这种管理是以计算机为工具,按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理,无论任何人进行操作和管理,其差异都很小;在一定的信息网络平台上实现的高校档案管理,要求每个档案管理人员必须按系统的要求开展工作,这样档案管理质量上产生的问题就会相应减少;同时,也迫使水平和能力稍差的工作人员努力提高业务水平,从而提高整个档案管理的质量和水平,这是其一。其二是利用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料,利用档案管理信息网络直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统,转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既可以存贮和检索利用,也可以有其它不同的功能选择。与此同时,把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电子文件,并入整个档案管理信息网络系统中。这样应用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管理;其档案管理工作的质量和水平当然是传统模式的管理不可比拟的。
2.3 提高档案管理工作的服务水平和利用效率
信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高校档案信息网络的建立,可以解决一般档案信息的检索查找,也可通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务,实现真正意義上的高校档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制,只要是系统允许的合法用户,就可以随时检索利用,这种服务水平和利用效率当然是传统型的档案管理系统不能同日而语的。
2.4 高校档案管理信息网络的可行性
进入80年代以来,世界上几乎所有发达国家都相继建成了国家级的教育和科研计算机网络,并相互连成覆盖全球的国际性网络。这种全球计算机信息网络的产生冲破了地理位置上的束缚,加快了信息传递速度,为教师、学生、科研人员以及其它各类人群提供了一个全新的网络计算机环境,从根本上改变了以往的信息利用模式,促进了他们之间的信息交流、科研合作和资源共享,成为这些国家教育和科研工作的最重要基础设施之一,促进了这些国家教育和科研事业的迅速发展。由于我国已建立了覆盖全国各地的教育科研网和其它网络系统,这就为我们建立高校档案管理信息网络提供了基础。
2.5 高校档案管理的系统化、规范化,为档案管理信息网络的创建提供了基础
高校档案管理自实行《高等学校档案实体分类法》以后已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑等方面的标准化和规范化。今年9月份教育部还发布并开始实施《高等学校档案管理办法》,指出高校档案机构应为社会利用档案创造便利条件。因此学校的档案管理实现计算机辅助处理,利用计算机管理档案，进行档案查询利用势在必行,除了档案软件系统外,在计算机的存储资料库上也已存有大量可供查询的档案数据;在现时己输入的计算机档案数据和有关内容特征信息中,如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期等,已具备用于机上检索的基本条件及功能要求,这就为档案网络的创建提供了一个良好的基础。
3 高校档案管理信息网络建设的主要措施
3.1 依法保证档案管理信息的安全
高校档案信息资源网的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性,在网上实现档案资源的开发利用和共享必须有必要的限制,不是任何人对任何档案都可随意利用。一般地说,与国家安全和利益,与社会秩序有关的档案,或与集体、个人秘密有关的档案因其合法权益受到法律的保护,均属于限制利用的范围。因此急需制定政策,制订法律规程确定档案的上网等级。如可规定一级保密的档案不能上网,二级保密的档案上内部网,三级保密的档案可上Internet网。对于二级保密的档案,如技术、专利等可提供一部分普通的信息,以不造成泄密、经济损失和损害技术人员的发明,同时又能吸引别人来查阅档案为原则。在具体工作上,可以对现存的档案进行经常、及时地鉴定,争取做到该保密的一定要保密,该开放的一定要及时开放。总之,档案信息的开发利用与保密是对立统一的,在开发工作中必须正确处理二者之间的关系,既要積极开发提供档案信息,为各项工作服务,又要坚持保密原则。因此,制定出相关的档案信息上网的政策法规是建立档案信息网络的必需的法律基础。
3.2 开发应用信息系统管理软件功能
开发优秀的基于网络的档案信息管理平台,是实现高校档案信息化管理的前提。目前,我校学籍档案信息管理系统的软件的开发与应用,在实际工作中取得了一定成效。
高校学籍档案是学校档案的重要组成部分,学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作。随着学校办学规模的扩大、专业设置和学生人数的逐年增加,部分二级学院校区的增加,原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求,因此利用先进的信息管理技术和成熟的网络环境,建立一套完整的、规范的学籍档案信息化管理平台,能高效地管理、查询、统计、分析学生学籍的各类信息,及时了解学生的学习情况,并且基于网络环境能让分布于不同校区的学院、系部的管理人员随时随地查询所需信息,达到信息资源共享、协同管理,实现管理信息化、规范化和科学化。因此我们根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要,对基于网络的学籍档案信息管理平台进行了初步探讨:
3.2.1 基于网络的学籍档案信息管理平台的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势,以及我校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况,我们提出了基于网络的信息管理系统的构想。它主要由学籍管理子系统、计划管理子系统、成绩管理子系统、毕业管理子系统、信息查询及分析子系统组成,贯穿整个教学过程,包括入学、在校期间到毕业发证等等,实现“一条龙”学籍档案信息化管理。
学籍管理子系统的构成。学籍管理子系统不但可以批量录入数据,而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料,按照不同校区、系所、专业、学制编班编学号,建立规范的、统一标准的全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况,并可以对学生休学、复学、退学、延长学年等学籍变动进行管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。
成绩管理子系统的构成。成绩管理子系统分为客户端后台管理系统(CS)和基于浏览器的成绩录入子系统(BS)。教师通过网络录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩分析表及成绩单,同时将考试成绩从网上“提交”到数据库服务器。各级管理人员能实时在校园网内的客户端后台管理系统上对学生成绩数据进行查询分析处理,并可根据不同的组合条件,对成绩进行统计排名,输出打印各种数据报表,并提供学生网上成绩查询的服务。
计划管理子系统的构成。通过计划管理子系统,管理人员可以对大学本科的教学计划进行管理,彻底落实人才培养计划的执行,是成绩管理子系统的基础。学生也可以通过网络查询自己的人才培养计划,了解自己的专业的学习计划。
毕业管理子系统的构成。毕业管理子系统主要负责毕业生辅助信息的管理,包括毕业论文、毕业证书、毕业信息等等。
信息查询及分析子系统的构成。各终端用户,如不同校区,二级学院及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料,学院教务员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩等,并对成绩进行统计分析。学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料,查询各科学业成绩,学生的在学成绩单、考试证和学籍卡等可以打印出来。
学籍档案信息管理系统的应用,可以避免数据录入过程的人为误差,减少重复劳动,提高工作效率。同时它与其他的教学管理系统实现资源共享,实现教学管理规范化、信息化和科学化。
3.2.2 学籍信息管理平台的应用
高校学籍档案管理包括新生基本信息的建立、学生在校学业成绩及奖惩情况、学生学籍变动情况和学历证书的制作、发放等,是一项工作量大且持续时间长的工作。高校目前的状况,使学籍档案管理工作更加复杂和繁重。我校研究的网络版学籍管理系统的投入使用,使学籍档案管理更加高效和规范。
学生基本信息档案的建立。学生基本信息档案的建立,从招生库里将部分学生资料导入基本信息库外,再由学生填写学籍表,管理人员把学籍表中的其他资料补录进数据库中。新系统的使用,不但可以简化这项工作的步骤,而且使收集到的学生资料更加准确。新系统除了从招生库中导入学生资料外,可以让学生用自己的权限在校园网上登录该系统,查看、校对并按要求补齐自己的基本信息,确认无误后将资料直接提交到基本信息资料库(只能提交一次),即完成学生基本信息档案的建立。这一操作将原来集中录入数据的繁杂做法变成分散性的由学生自己操作的简易做法,在目前学生年年增加而管理人员没有增加的情况下,对高校学籍档案管理工作是非常有帮助的。另外,新生基本信息档案建立后还可以在电脑上打印出新生的学籍表、学生证等,摒弃原手工填写的做法,使新生入学后的学籍档案建立、各种证书的制作等管理工作简化不少程序,大大提高工作效率。
学生学籍资料的查询、统计、上报达到资源共享。基于网络的学生综合信息系统的信息统计查询模块可以实现资源共享,让不同校区、有关部门及学生查询、打印有关学生的学籍资料。学籍管理科每学期初将在校生人数一览表制作好放在系统的查询模块,学校各有关部门即可登录该系统查询在校学生人数;学生学籍变动情况在该系统中也能及时处理并反馈在校园网上供政治辅导员、二级学院查询了解,以便他们掌握学生的最新资料。教务员可以查看学生的个人成绩、班级成绩、学年平均成绩、毕业平均成绩及排名等情况,不用像过去那样要到教务处才能要得到学生的有关资料;学生可以上网查看自己的考试成绩、补考成绩等。
该系统还设置了学生学历管理、学位管理等功能,这些功能与上报省教育厅、国家教委的资料很好地链接起来,可以快捷地统计在校学生的年龄、性别、毕业和结业生名单、学位授予名单等资料,同时与上报省教育厅、学位办、国家教委的相关数据库资料实现资源共享,使学籍管理信息化、科学化和规范化。
各种报表的制作、统计、打印非常方便快捷。高校在学籍管理的过程中,各种报表的制作、打印是必不可少的。如在校学生成绩单、毕业生成绩单、预计授予学位人员报表和授予学位人员报表等。特别是英文成绩单的制作,因为学生所在年级、专业不同,学习的课程亦不同,所以制作英文成绩单最为繁琐。新系统设计了英文成绩报表的打印格式,在制作英文成绩单时,只要输入学生的学号、姓名,系统就会根据该生的中文课程名称找到对应的英文课程名称,自动生成英文成绩单,即可打印出来,非常方便、快捷。除了完善的报表打印之外,还支持目前流行的如:word、Excel、Text文本等等多种格式的导出导入。
完善的档案信息管理功能。该档案信息管理平台是一个集Client/Server(CS)和Browser/Web Server(BS)技术于一体、涉及教务管理各环节、面向学校各部门以及各层次用户的综合管理信息系统。与原始的档案管理相比,它采用了当前流行的C/S结构和Internet网络技术,突破了原系统使用地域的局限性,使整个校園网乃至Internet上的用户都可访问本档案系统。因而就可在多地域、任意时间段以不同身份来访问系统中的数据,大大加强了系统数据共享的能力。由于采用了先进的和标准的网络技术,极大地提高了系统的可移植性和可扩展性。该系统自建立以来,为促进学校档案信息管理的科学化、规范化、信息化、保障教学的顺利实行提供了有力的支持。
档案信息资源网运行的安全性。档案信息系统运行的安全性问题是互联网安全的共性问题,它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。因此我们必须高度关注网络运行的安全性问题。对网络的运行安全,只要我们定出严密的措施,并在前期严格控制上网信息范围,就可避免成为黑客们攻击的目标,此外我们必须要有充分的认识和制定有相应的防范措施,安装防火墙进行隔离,避免直接和外网互联,并同时注意做好信息的备份工作,以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。
档案信息网络管理流程复杂,安全要求较高,平台必须提供强大的权限管理功能,提供全面的安全策略。为此,我们在系统中提供了用户管理系统。每个用户在使用系统之前,必须进行身份验证,并根据其身份与角色配置相应的控制、访问权限。同时内嵌了加密模块,对传输敏感信息进行加密,并且用户可根据需要,对相关的数据进行加密处理。为了进一步跟踪入侵者,在用户进行任何相关的操作同时,系统将会自动留下日志,这为系统的恢复和现场的跟踪提供可靠的依据。权限控制可细到记录、字段级,例如可控制用户是否可看某些数据显示窗口中的字段列以及不同部门的管理人员只能修改本部门的数据。权限最大可设到模块,即是否可对某一模块有操作权限。通过集中的用户权限管理可使不同的档案信息管理能以最安全的模式协调工作,并同时配合多种数据备份策略,有效地最大限度地保障了数据的安全性。
参考文献
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[6] 林李柏,黄耀宁.我院教务信息管理系统扩展设计的构想.广东医学院学报.
【关键词】高校 档案 信息化 建设 研究 设想
【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(b)-0103-03
在信息时代的今天,信息作为一种重要资源,人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一,它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中,由于受到时间、地域的限制,高校档案信息往往不能及时为用户所用,不能真正实现档案信息资源共享,应该说这是人们的思想认识和管理技术和手段跟不上发展形势之故。因此为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求,必须转变观念、与时俱进,借助先进的通讯设施和技术手段,建立与完善高校各类档案信息网络,以实现档案信息资源的共享。
1 国内外研究现状
在信息时代的今天,信息作为一种重要资源,人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一,它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中,由于受到时间、地域的限制,高校档案信息往往不能及时为用户所用,目前校园网的档案资源也已经基本上入网,但由于档案数据的格式不够统一、档案利用者的权限管理不够明确等诸多原因,档案资源还有待进一步的网络化管理,高校档案工作是高校发展的活化石,它不仅是高校发展的历史凭证,而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌,它随着学校的建立而产生,随着学校的发展而在逐步地积累,而档案的生命力也就在于它能不断地满足社会的需求,与时俱进,它具有其他资料不可替代的功能和作用,因此,高校应十分重视高校档案工作的建设。
在信息资源管理的相关理论研究方面,国外主要涉及用户与Web界面多维模型、因素分析;信息共享多语言处理技术;信息资源共建标准化;信息共享设备;信息共享载体与数据模型等内容。美国咨询家汤姆.彼特斯(Tom Peters)指出,信息资源管理的成功,5％在于技术因素,95％在于心理因素即人的因素,而档案资源作为信息资源的重要一块不但要在设备和技术上有高的要求也需要充分考虑到人的因素。以人为本的管理,不仅已经成为当代世界各国优秀企业中最主要的管理模式与管理哲学,而且已成为社会大众和管理学家的共识,并且在管理实践中得到了运用与发展。
2 高校档案管理信息网络建设的意义
档案作为信息宝库中的重要信息源之一,其收集、分类、存贮和管理的主要目的,除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外,还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言,由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差,因此无沦从管理层面还是从利用与服务层面上看,建立高校档案管理信息网络都具有其积极和重要的意义。
2.1 适应经济社会和科技发展的需要
随着计算机应用的日益广泛,档案管理工作也加快了计算机的应用,主要用于档案目录的分类、存贮和管理,利用的方式也基本上是单机型的,当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一,其管理或系统,在功能上是大同小异的,主要为档案目录的存储检索,为档案工作人员管理工作的工具,还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务,或由用户自行上机检索档案信息。因此这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展,在办公、商务、管理等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网的建立,使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料,现在都是用电子文件的形式在网上发布,并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势,档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展,才能适应经济社会科技发展的需要。
2.2 提高档案管理工作的质量和水平
高校档案管理信息网络的建立,可以整体上提高档案管理工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看,以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案,都会同时并存。从管理的角度看,传统型档案以手工管理为主,按档案管理规范的要求,通过人的实际工作对档案进行管理,这种管理会因人的能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异;以电子式文件为代表的新形式的档案,其管理虽然也依靠人的作用,但这种管理是以计算机为工具,按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理,无论任何人进行操作和管理,其差异都很小;在一定的信息网络平台上实现的高校档案管理,要求每个档案管理人员必须按系统的要求开展工作,这样档案管理质量上产生的问题就会相应减少;同时,也迫使水平和能力稍差的工作人员努力提高业务水平,从而提高整个档案管理的质量和水平,这是其一。其二是利用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料,利用档案管理信息网络直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统,转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既可以存贮和检索利用,也可以有其它不同的功能选择。与此同时,把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电子文件,并入整个档案管理信息网络系统中。这样应用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管理;其档案管理工作的质量和水平当然是传统模式的管理不可比拟的。
2.3 提高档案管理工作的服务水平和利用效率
信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高校档案信息网络的建立,可以解决一般档案信息的检索查找,也可通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务,实现真正意義上的高校档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制,只要是系统允许的合法用户,就可以随时检索利用,这种服务水平和利用效率当然是传统型的档案管理系统不能同日而语的。
2.4 高校档案管理信息网络的可行性
进入80年代以来,世界上几乎所有发达国家都相继建成了国家级的教育和科研计算机网络,并相互连成覆盖全球的国际性网络。这种全球计算机信息网络的产生冲破了地理位置上的束缚,加快了信息传递速度,为教师、学生、科研人员以及其它各类人群提供了一个全新的网络计算机环境,从根本上改变了以往的信息利用模式,促进了他们之间的信息交流、科研合作和资源共享,成为这些国家教育和科研工作的最重要基础设施之一,促进了这些国家教育和科研事业的迅速发展。由于我国已建立了覆盖全国各地的教育科研网和其它网络系统,这就为我们建立高校档案管理信息网络提供了基础。
2.5 高校档案管理的系统化、规范化,为档案管理信息网络的创建提供了基础
高校档案管理自实行《高等学校档案实体分类法》以后已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑等方面的标准化和规范化。今年9月份教育部还发布并开始实施《高等学校档案管理办法》,指出高校档案机构应为社会利用档案创造便利条件。因此学校的档案管理实现计算机辅助处理,利用计算机管理档案，进行档案查询利用势在必行,除了档案软件系统外,在计算机的存储资料库上也已存有大量可供查询的档案数据;在现时己输入的计算机档案数据和有关内容特征信息中,如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期等,已具备用于机上检索的基本条件及功能要求,这就为档案网络的创建提供了一个良好的基础。
3 高校档案管理信息网络建设的主要措施
3.1 依法保证档案管理信息的安全
高校档案信息资源网的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性,在网上实现档案资源的开发利用和共享必须有必要的限制,不是任何人对任何档案都可随意利用。一般地说,与国家安全和利益,与社会秩序有关的档案,或与集体、个人秘密有关的档案因其合法权益受到法律的保护,均属于限制利用的范围。因此急需制定政策,制订法律规程确定档案的上网等级。如可规定一级保密的档案不能上网,二级保密的档案上内部网,三级保密的档案可上Internet网。对于二级保密的档案,如技术、专利等可提供一部分普通的信息,以不造成泄密、经济损失和损害技术人员的发明,同时又能吸引别人来查阅档案为原则。在具体工作上,可以对现存的档案进行经常、及时地鉴定,争取做到该保密的一定要保密,该开放的一定要及时开放。总之,档案信息的开发利用与保密是对立统一的,在开发工作中必须正确处理二者之间的关系,既要積极开发提供档案信息,为各项工作服务,又要坚持保密原则。因此,制定出相关的档案信息上网的政策法规是建立档案信息网络的必需的法律基础。
3.2 开发应用信息系统管理软件功能
开发优秀的基于网络的档案信息管理平台,是实现高校档案信息化管理的前提。目前,我校学籍档案信息管理系统的软件的开发与应用,在实际工作中取得了一定成效。
高校学籍档案是学校档案的重要组成部分,学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作。随着学校办学规模的扩大、专业设置和学生人数的逐年增加,部分二级学院校区的增加,原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求,因此利用先进的信息管理技术和成熟的网络环境,建立一套完整的、规范的学籍档案信息化管理平台,能高效地管理、查询、统计、分析学生学籍的各类信息,及时了解学生的学习情况,并且基于网络环境能让分布于不同校区的学院、系部的管理人员随时随地查询所需信息,达到信息资源共享、协同管理,实现管理信息化、规范化和科学化。因此我们根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要,对基于网络的学籍档案信息管理平台进行了初步探讨:
3.2.1 基于网络的学籍档案信息管理平台的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势,以及我校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况,我们提出了基于网络的信息管理系统的构想。它主要由学籍管理子系统、计划管理子系统、成绩管理子系统、毕业管理子系统、信息查询及分析子系统组成,贯穿整个教学过程,包括入学、在校期间到毕业发证等等,实现“一条龙”学籍档案信息化管理。
学籍管理子系统的构成。学籍管理子系统不但可以批量录入数据,而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料,按照不同校区、系所、专业、学制编班编学号,建立规范的、统一标准的全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况,并可以对学生休学、复学、退学、延长学年等学籍变动进行管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。
成绩管理子系统的构成。成绩管理子系统分为客户端后台管理系统(CS)和基于浏览器的成绩录入子系统(BS)。教师通过网络录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩分析表及成绩单,同时将考试成绩从网上“提交”到数据库服务器。各级管理人员能实时在校园网内的客户端后台管理系统上对学生成绩数据进行查询分析处理,并可根据不同的组合条件,对成绩进行统计排名,输出打印各种数据报表,并提供学生网上成绩查询的服务。
计划管理子系统的构成。通过计划管理子系统,管理人员可以对大学本科的教学计划进行管理,彻底落实人才培养计划的执行,是成绩管理子系统的基础。学生也可以通过网络查询自己的人才培养计划,了解自己的专业的学习计划。
毕业管理子系统的构成。毕业管理子系统主要负责毕业生辅助信息的管理,包括毕业论文、毕业证书、毕业信息等等。
信息查询及分析子系统的构成。各终端用户,如不同校区,二级学院及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料,学院教务员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩等,并对成绩进行统计分析。学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料,查询各科学业成绩,学生的在学成绩单、考试证和学籍卡等可以打印出来。
学籍档案信息管理系统的应用,可以避免数据录入过程的人为误差,减少重复劳动,提高工作效率。同时它与其他的教学管理系统实现资源共享,实现教学管理规范化、信息化和科学化。
3.2.2 学籍信息管理平台的应用
高校学籍档案管理包括新生基本信息的建立、学生在校学业成绩及奖惩情况、学生学籍变动情况和学历证书的制作、发放等,是一项工作量大且持续时间长的工作。高校目前的状况,使学籍档案管理工作更加复杂和繁重。我校研究的网络版学籍管理系统的投入使用,使学籍档案管理更加高效和规范。
学生基本信息档案的建立。学生基本信息档案的建立,从招生库里将部分学生资料导入基本信息库外,再由学生填写学籍表,管理人员把学籍表中的其他资料补录进数据库中。新系统的使用,不但可以简化这项工作的步骤,而且使收集到的学生资料更加准确。新系统除了从招生库中导入学生资料外,可以让学生用自己的权限在校园网上登录该系统,查看、校对并按要求补齐自己的基本信息,确认无误后将资料直接提交到基本信息资料库(只能提交一次),即完成学生基本信息档案的建立。这一操作将原来集中录入数据的繁杂做法变成分散性的由学生自己操作的简易做法,在目前学生年年增加而管理人员没有增加的情况下,对高校学籍档案管理工作是非常有帮助的。另外,新生基本信息档案建立后还可以在电脑上打印出新生的学籍表、学生证等,摒弃原手工填写的做法,使新生入学后的学籍档案建立、各种证书的制作等管理工作简化不少程序,大大提高工作效率。
学生学籍资料的查询、统计、上报达到资源共享。基于网络的学生综合信息系统的信息统计查询模块可以实现资源共享,让不同校区、有关部门及学生查询、打印有关学生的学籍资料。学籍管理科每学期初将在校生人数一览表制作好放在系统的查询模块,学校各有关部门即可登录该系统查询在校学生人数;学生学籍变动情况在该系统中也能及时处理并反馈在校园网上供政治辅导员、二级学院查询了解,以便他们掌握学生的最新资料。教务员可以查看学生的个人成绩、班级成绩、学年平均成绩、毕业平均成绩及排名等情况,不用像过去那样要到教务处才能要得到学生的有关资料;学生可以上网查看自己的考试成绩、补考成绩等。
该系统还设置了学生学历管理、学位管理等功能,这些功能与上报省教育厅、国家教委的资料很好地链接起来,可以快捷地统计在校学生的年龄、性别、毕业和结业生名单、学位授予名单等资料,同时与上报省教育厅、学位办、国家教委的相关数据库资料实现资源共享,使学籍管理信息化、科学化和规范化。
各种报表的制作、统计、打印非常方便快捷。高校在学籍管理的过程中,各种报表的制作、打印是必不可少的。如在校学生成绩单、毕业生成绩单、预计授予学位人员报表和授予学位人员报表等。特别是英文成绩单的制作,因为学生所在年级、专业不同,学习的课程亦不同,所以制作英文成绩单最为繁琐。新系统设计了英文成绩报表的打印格式,在制作英文成绩单时,只要输入学生的学号、姓名,系统就会根据该生的中文课程名称找到对应的英文课程名称,自动生成英文成绩单,即可打印出来,非常方便、快捷。除了完善的报表打印之外,还支持目前流行的如:word、Excel、Text文本等等多种格式的导出导入。
完善的档案信息管理功能。该档案信息管理平台是一个集Client/Server(CS)和Browser/Web Server(BS)技术于一体、涉及教务管理各环节、面向学校各部门以及各层次用户的综合管理信息系统。与原始的档案管理相比,它采用了当前流行的C/S结构和Internet网络技术,突破了原系统使用地域的局限性,使整个校園网乃至Internet上的用户都可访问本档案系统。因而就可在多地域、任意时间段以不同身份来访问系统中的数据,大大加强了系统数据共享的能力。由于采用了先进的和标准的网络技术,极大地提高了系统的可移植性和可扩展性。该系统自建立以来,为促进学校档案信息管理的科学化、规范化、信息化、保障教学的顺利实行提供了有力的支持。
档案信息资源网运行的安全性。档案信息系统运行的安全性问题是互联网安全的共性问题,它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。因此我们必须高度关注网络运行的安全性问题。对网络的运行安全,只要我们定出严密的措施,并在前期严格控制上网信息范围,就可避免成为黑客们攻击的目标,此外我们必须要有充分的认识和制定有相应的防范措施,安装防火墙进行隔离,避免直接和外网互联,并同时注意做好信息的备份工作,以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。
档案信息网络管理流程复杂,安全要求较高,平台必须提供强大的权限管理功能,提供全面的安全策略。为此,我们在系统中提供了用户管理系统。每个用户在使用系统之前,必须进行身份验证,并根据其身份与角色配置相应的控制、访问权限。同时内嵌了加密模块,对传输敏感信息进行加密,并且用户可根据需要,对相关的数据进行加密处理。为了进一步跟踪入侵者,在用户进行任何相关的操作同时,系统将会自动留下日志,这为系统的恢复和现场的跟踪提供可靠的依据。权限控制可细到记录、字段级,例如可控制用户是否可看某些数据显示窗口中的字段列以及不同部门的管理人员只能修改本部门的数据。权限最大可设到模块,即是否可对某一模块有操作权限。通过集中的用户权限管理可使不同的档案信息管理能以最安全的模式协调工作,并同时配合多种数据备份策略,有效地最大限度地保障了数据的安全性。
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