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【摘要】指出新时期加强成人高等教育加强学籍管理的方法、措施、途径以及成人学籍档案应涵盖的信息内容，提出高等成人教育学籍档案校、内外查阅的运行方式，论证了建立成人高等教育学籍电子档案的必要性和可行性。
【关键词】成人教育；档案；建设
成人高等教育学籍档案是指经过全国成人高等教育招生考试被学校录取的学生，自入学之日起，在受教育过程中形成的反映学生德、智、体方面具有保存价值的各种形式、介质的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。目前，高校成人教育档案信息普遍比较简单，主要包括入学录取登记表、学籍档案、毕业生鉴定表等，无论从记录项目和内容上与新时期的要求都相距很远，因此出现了成教学生忽视档案的现象。作为成人继续教育的一部分，成人教育档案信息应服务于学员的职业发展，体现成人学习期间的情况，因此必须加强成人学籍档案的管理，使之真正成为成人在校的轨迹和继续发展的基点。
一、高度重视成人高等教育学籍管理，完善档案管理措施
近年来成人教育规模不断扩大，学生数量逐年增加，其档案管理工作的复杂性、繁重性日益凸显。成人教育其起步较晚、办学形式灵活、生源组成复杂，档案管理的难度大，加上学校、学生对成人教育重视程度不够，档案意识淡薄，档案的规章制度和管理办法执行不力，使得成人教育档案管理存在不少问题，必须加强档案的管理，才能进一步提高成人教育规范化的水平。成人高等教育学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分。在成教学籍档案管理上，首先从制度上加以完善。根据《高等学校档案管理办法》规定，建立相应的档案管理规章制度。第二是从管理机制上入手。完善学籍档案校内运行机制和校外运行机制，既使档案内容发挥其本身价值，又要保证档案的真实性、完备性。第三是做好校内档案向校外档案的移交工作，保证档案的公正性和客观性。
二、明确学籍档案的内容，完善各项内容
规范学籍档案管理，首先应明确学籍档案的构成，按照《高等学校档案管理办法》规定，大学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。成人教育有着多层次、多形式、多类型的特点，与普通高等教育有显著的区别，成教学籍档案应包括集体学籍档案和个人学籍档案。
1.集体学籍档案。主要包括：录取联单；上传教育部新生数据；报到注册汇总表；毕业生成绩汇总表；毕业生备案花名册；领（发）毕业证名单；其他认为需要长期保存的学生集体学籍材料。
2.个人学籍档案，主要包括：新生入学登记表；学籍卡；学生个人学籍异动文件，包括留（降）级、休学、复学、转学、转专业、转学习形式、退学等的文件材料；学生个人在校期间的所受各种奖惩的文字材料，包括获奖、评优、处分等的文件材料；成绩单；试卷；毕业生登记表。
三、严格规定，合理使用学籍档案
管好档案的目的是用好档案，必须做好查阅、复制、移交等环节的管理。
1.查阅。学生本人不能查阅自己的学籍档案材料。校外单位需要查阅学生（含毕业生）档案时，须持有单位所在组织、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅。档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制、摘记档案内容，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
2.复制。档案不得外借，不得复制。确因工作需要，应持单位介绍信，经主管负责人同意后方可复制。
复制档案时，不允许拆卷等任何有损文件完整、准确、系统的行为，保持案卷的原有状态；对摘录或复制的档案，要进行登记备案。
3.移交。涉及转专业、转学、应征入伍、退学、休（复学）的学生的学籍档案，由学生学籍异动时所在的办学单位完善档案相关内容，并及时移交到学籍异动后学生所在办学单位的管理人员，双方填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。学生毕业时，各办学单位应认真清理和核对档案内容，完善组织审查意见及签章后，在学生完成毕业考试后两周内，以班级为单位按学生学号排序，将毕业生学籍档案集中交成人教育处审理。成人教育处在审核完毕业生成绩、学籍后，进一步完善学生的毕业档案，在领发毕业证时将毕业生档案移交给各办学单位。
四、构建大学生电子档案，便于查阅和利用
目前，档案就业信息化建设已经进入实用阶段，建立大学生电子信息档案的时机已经成熟。
1.在大学档案管理机部门应设立学生电子档案库
学生毕业前，当学校在接到阅档申请，经一定程序批准后即可以查阅。学校学生电子档案对外开放，只有当学生纸质档案正式转交后学生电子档案服务系统对外关闭。
2.建立档案信息标准化监管系统
建立标准化的成人教育档案管理体系，使档案信息有据、有效、可借鉴，杜绝档案信息的虚乱现象。
3.加强档案信息采集人员的业务培训
必须加强对档案管理和信息采集人员的业务培训，使之掌握 档案信息的基本要求和采集规程，从根源上保证信息来源的真实性和可靠性，为保证档案信息的质量建立坚实基础。
【关键词】成人教育；档案；建设
成人高等教育学籍档案是指经过全国成人高等教育招生考试被学校录取的学生，自入学之日起，在受教育过程中形成的反映学生德、智、体方面具有保存价值的各种形式、介质的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。目前，高校成人教育档案信息普遍比较简单，主要包括入学录取登记表、学籍档案、毕业生鉴定表等，无论从记录项目和内容上与新时期的要求都相距很远，因此出现了成教学生忽视档案的现象。作为成人继续教育的一部分，成人教育档案信息应服务于学员的职业发展，体现成人学习期间的情况，因此必须加强成人学籍档案的管理，使之真正成为成人在校的轨迹和继续发展的基点。
一、高度重视成人高等教育学籍管理，完善档案管理措施
近年来成人教育规模不断扩大，学生数量逐年增加，其档案管理工作的复杂性、繁重性日益凸显。成人教育其起步较晚、办学形式灵活、生源组成复杂，档案管理的难度大，加上学校、学生对成人教育重视程度不够，档案意识淡薄，档案的规章制度和管理办法执行不力，使得成人教育档案管理存在不少问题，必须加强档案的管理，才能进一步提高成人教育规范化的水平。成人高等教育学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分。在成教学籍档案管理上，首先从制度上加以完善。根据《高等学校档案管理办法》规定，建立相应的档案管理规章制度。第二是从管理机制上入手。完善学籍档案校内运行机制和校外运行机制，既使档案内容发挥其本身价值，又要保证档案的真实性、完备性。第三是做好校内档案向校外档案的移交工作，保证档案的公正性和客观性。
二、明确学籍档案的内容，完善各项内容
规范学籍档案管理，首先应明确学籍档案的构成，按照《高等学校档案管理办法》规定，大学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。成人教育有着多层次、多形式、多类型的特点，与普通高等教育有显著的区别，成教学籍档案应包括集体学籍档案和个人学籍档案。
1.集体学籍档案。主要包括：录取联单；上传教育部新生数据；报到注册汇总表；毕业生成绩汇总表；毕业生备案花名册；领（发）毕业证名单；其他认为需要长期保存的学生集体学籍材料。
2.个人学籍档案，主要包括：新生入学登记表；学籍卡；学生个人学籍异动文件，包括留（降）级、休学、复学、转学、转专业、转学习形式、退学等的文件材料；学生个人在校期间的所受各种奖惩的文字材料，包括获奖、评优、处分等的文件材料；成绩单；试卷；毕业生登记表。
三、严格规定，合理使用学籍档案
管好档案的目的是用好档案，必须做好查阅、复制、移交等环节的管理。
1.查阅。学生本人不能查阅自己的学籍档案材料。校外单位需要查阅学生（含毕业生）档案时，须持有单位所在组织、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅。档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制、摘记档案内容，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
2.复制。档案不得外借，不得复制。确因工作需要，应持单位介绍信，经主管负责人同意后方可复制。
复制档案时，不允许拆卷等任何有损文件完整、准确、系统的行为，保持案卷的原有状态；对摘录或复制的档案，要进行登记备案。
3.移交。涉及转专业、转学、应征入伍、退学、休（复学）的学生的学籍档案，由学生学籍异动时所在的办学单位完善档案相关内容，并及时移交到学籍异动后学生所在办学单位的管理人员，双方填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。学生毕业时，各办学单位应认真清理和核对档案内容，完善组织审查意见及签章后，在学生完成毕业考试后两周内，以班级为单位按学生学号排序，将毕业生学籍档案集中交成人教育处审理。成人教育处在审核完毕业生成绩、学籍后，进一步完善学生的毕业档案，在领发毕业证时将毕业生档案移交给各办学单位。
四、构建大学生电子档案，便于查阅和利用
目前，档案就业信息化建设已经进入实用阶段，建立大学生电子信息档案的时机已经成熟。
1.在大学档案管理机部门应设立学生电子档案库
学生毕业前，当学校在接到阅档申请，经一定程序批准后即可以查阅。学校学生电子档案对外开放，只有当学生纸质档案正式转交后学生电子档案服务系统对外关闭。
2.建立档案信息标准化监管系统
建立标准化的成人教育档案管理体系，使档案信息有据、有效、可借鉴，杜绝档案信息的虚乱现象。
3.加强档案信息采集人员的业务培训
必须加强对档案管理和信息采集人员的业务培训，使之掌握 档案信息的基本要求和采集规程，从根源上保证信息来源的真实性和可靠性，为保证档案信息的质量建立坚实基础。