档案是再现历史真实的记录,又是各种信息资源的集中地,故档案管理的现代化是其信息产品服务于社会经济发展走向市场的急需,是有效地保护和利用档案为社会现代化服务的重要保证。而档案资源本身又具有较高的价值和真实的保障率,多层次的人才及其得天独厚的自身优势,这是档案在迈向市场经济的优越条件,正因为如此,信息化与档案管理现代化才是我们要积极推进的目标。
　　随着科学的发展,人们对信息的认识也更加深入。现在一般认为信息是客观存在的一切事物通过物质载体发生的信息、情报、指令、数据、信号中所包含的一切可传递和可交换的知识,内容。简而言之,信息是指其具有新内容、新知识的消息。围绕着各种信息而产生的信息技术,更是被认为是高技术的前导。运用信息技术能实现工业自动化,金融自动化,办公自动化,服务自动化,使整个社会的生产方式、生活方式及思想观念都发生深刻变化,不但提高了社会运行的速度和效益,同时也改变了人们的时空观念。无数事实可以证明,今天的社会已经进入了以信息技术为中心环节的,多种高技术飞速发展和综合运用的全新时代,即信息时代。这就是说,加快档案管理现代化建设,是信息时代发展的迫切要求,也是信息社会的大趋势。现代化与档案管理的信息化是指以先进的科学思想为管理方法,用现代的技术设备和服务手段,把档案管理的服务质量和服务效果提高到适应现代化科学技术发展水平。其核心就是,服务效能的提升,档案管理现代化的标志为:①档案文献资料传递手段和装备的现代化;②档案文献资料标准化;③组织、管理工作的科学化;④工作人员的专业化;⑤档案管理工作的自动化;⑥服务信息化。
　　 目前,我们的档案管理仍是以常规管理为主,和世界上许多发达国家相比,我们的档案管理工作落后了,它必须进行改革、更新,跟上时代发展的步伐,满足时代要求。现代档案资源是社会服务化与社会发展的重要组成部分和手段,它的本质在服务,存在的价值是资源。因此,现代档案管理的新观念,应体现在它的历史、教育、服务、情报、用户至上的意识上。现代档案管理是高度信息化的,它必须具有最丰富的、最全面的信息资源,最便捷、最完善的服务保障。纵观有些地方档案管理现代化,却存在种种令人困惑的现状,重设备购置,轻数据库建设;重为领导和决策服务,轻为社会大众服务;重形式上的通力合作,轻实质上的资源共享。我们应该明确,档案管理现代化建设的目标:一是提高档案资源自动化管理水平和信息服务能力;二是能够快速、准确、有效地查找或获取所需的信息资源;三是实现真正意义上的信息资源共享。从这里可以看出,档案管理现代化不光要看它拥有的文献、资源,还要看它是否能以最便捷的方式和最快的速度提供最可靠的优质服务。另外,要实现档案管理现代化,必须放眼世界,在观念上必须摒弃“老子”天下第一的思想。因为现代化不仅是技术的现代化,也是精神上的现代化,片面的理解或顾此失疲都不是真正的现代化,而且,现代化只能站在一个现实的基础上,这个基础就是历史和经验,去粗取精,去伪存真,实行“扬弃”,才能实现创造性的转化,进而实现有中国特色的档案管理工作的现代化。
　　随着社会进入信息时代,信息量会越来越大,传播的速度会越来越快,而我们现时的档案管理对其加工的数量,搜集、整理、传播和速度等方面已不能满足要求。服务质量的落后,信息能量的吞吐不足,已是制约我们档案管理现代化的羁绊。因此,我们必须加快档案管理现代化建设,迅速提高其信息处理和传播能力,以满足信息时代发展的迫切需要,也只有进一步推进档案管理现代化,将其信息化,才是档案管理在信息社会中的唯一选择。信息社会中的现代化档案管理,实质上就是档案管理实现了数字化、网络化,设施完善,业务水平质量高,管理水平、服务方式和手段均达到现代化要求。因此,档案管理现代化,必须具备以下特征:①业务管理高度自动化;②开放的网络化服务;③信息资源的数字化和电子化。今天以计算机为核心的信息技术的进步,也带动了档案管理自动化发展,使档案管理信息化、现代化成为可能。多媒体、光盘技术的应用,以及数字化电子档案,改变了档案信息存贮、传递和检索方式,计算机网络技术的应用打破了档案资源的封闭式管理,档案自动化、现代化系统向着开放式的社会化服务方式转变,其世界性的信息高速公路的建设延伸和发展,将使档案信息资源以数字化的电子信息形式在网络上为用户服务,极大改善着档案管理的服务质量,同时也实现了世界性的档案信息资源的共享与互补。