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中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号: 1673-1875(2008)09-060-01
常规照片档案包括底片、照片和文字说明三部分，它具有客观性、直观性、形象性三大特点：一、客观性：是它真实地记录了历史瞬间的影像；二、直观性：照片给人以真切的感觉，使人一看便知道是什么，不是什么；三、形象性：有些难以用文字说清的事件，通过一张照片就可以解决，照片档案的形象性是一般文字档案不能代替的。所有这些决定了照片档案在档案中的重要作用。
但是，传统照片档案的保管和利用一直存在着诸多问题。
1.传统照片档案容易损坏。环境因素（如温湿度、光线、灰尘以及受污染的空气）对照片和底片的影响很大，稍有保管不当，照片影像就会不同程度地衰减、霉变、泛黄和褪色，底片出现粘连、霉斑等现象。另外底片的定影和水洗不足，定影剂残留在乳剂层中，也会使底片出现各种斑点，不能长期保存。2.照片和底片破损之后很难加以修复。3.光有照片没有底片，照片如遭受霉变、丢失和损毁，则无法复得。4.收集渠道少，门类不齐全。5.检索查找不方便。6.利用时会造成损耗。
随着电子现代化技术的发展，产生了电子照片。它是以数字代码的形式记录照片上面的像素，以文件为单位存储在电脑磁盘或光盘介质上。照片文件的存储格式，有bmp位图无压缩格式，也有JPEG、GIF等压缩格式，照片以bmp文件格式存储，图像保真效果好，无失真，但所需存储空间大；以JPEG等压缩格式存储，存储空间小，但图像的效果可能会有一些损耗。以这些格式存储的照片文件，可以用专门的软件（如photoshop等软件）打开并显示在屏幕上，也可以用打印机打印出来。
照片档案电子化管理，是档案现代化建设的大势所趋，也是人类社会发展的必然结果。对原有的照片档案，我们可以通过扫描仪扫描进电脑，对用数码相机拍来的照片，我们可以通过相机直接输进电脑，存储在磁盘或光盘上，并可编写程序对其进行管理及利用。
相对于传统的照片档案管理，电子化管理具有以下几点优势:
（一）可以确保照片档案的完整性和永久性。传统的照片档案容易损坏，不易保存；有一些照片没有底片，一旦就损就无法复得。在电脑上电子照片档案复制非常容易，而且复制件和原件一毫不差，我们可以多复制几份作备份，一旦电子照片档案有所损坏，可以随时恢复原样。还可以将电子照片档案集中起来，刻录成光盘进行保存。在保存过程中，电子照片的图像效果是不会产生任何损耗的。从理论上说，可以无限制地保存下去。
（二）以电脑文件保存的电子照片档案，可以说既是照片，又是底片，它可以即时在电脑显示器上显现照片原样，也可以随时用打印机打印出来。现在已经有了这样的洗照片机器，可以利用存在电脑中的电子照片洗出传统的照片。
（三）对一些破损、老化的传统照片，可以扫描进电脑，用photoshop图形处理软件进行修复和处理，以达到最佳效果。
（四）检索查找方便，我们可以建立照片档案电脑数据库或利用相应的软件。对照片进行管理，其检索过程非常简单、快捷。
（五）调看电子照片档案，次数再多也不会对图像效果有任何损耗。
对电子照片档案的管理，主要有以下两种方法：
（一）建立常规电脑数据库，一条数据库记录对应一件照片。数据库字段可包括底片号、照片档号、时间、地点、事由、人物、背景、摄影者、保管期限、密级、参见号、指针等项。底片号字段记录照片底片的编号；照片档号字段记录传统纸质照片的档案编号；时间、地点、事由人物、背景、摄影者字段是对照片档案的文字说明；参见号字段记录与该照片档案相关的文字档案的档号；指针字段必不可少，它记载本记录对应的电子照片文件存储在电脑中的路径和文件名。我们可以利用这个数据库对电子照片进行管理、查询和利用。当查找到某条数据库记录时，我们可以根据指针字段记录的文件路径和名称，用图像浏览软件打开该照片电子文件，把照片原图显现在电脑屏幕上。
(二)利用专门的照片管理软件对电子照片进行管理，以Arcsoft公司的photoBase软件为例，该软件是以建立相册的方式组织和管理电子照片，一个相册在电脑中存储为一个文件，用扩展名phb进行标记。我们可以根据电子照片的类别和问题等条件把电脑中的电子照片组织成多个相册进行管理，同一件电子照片可以存放在二个以上的不同相册当中。用软件打开一个相册文件，程序窗口会列示该相册的所有相位，一个相位在窗口上占据一个方格，在方格上显示对应电子照片的缩微图，每个相位的指针都指向对应的电子照片在电脑中的存储位置。当选中某个相位（单击缩微图），窗口最下方就出现三个文本框，上面的文本框记录该相位上的照片的标题，中间的文本框记录照片的时间，下面的文本框记录照片的文字说明。双击相位上的缩微图，则打开对应的照片电子文件，照片原图就显现在屏幕上，这时候还可以给这张照片添加一段音乐或用麦克风录制一段语音介绍，下次再打开该照片时，电脑会自动播放添加上去的声音。在photobase软件中，转换相册非常容易，检索和利用电子照片也非常方便。既可以利用关键词对相册内的照片进行检索，也可以进行跨相册检索，可以在所有相册中查出所有符合条件的电子照片，并自动组成一个新相册，在程序窗口列示。利用photobase软件，还可以把相册中的电子照片方便地制作成幻灯演示片。
常规照片档案包括底片、照片和文字说明三部分，它具有客观性、直观性、形象性三大特点：一、客观性：是它真实地记录了历史瞬间的影像；二、直观性：照片给人以真切的感觉，使人一看便知道是什么，不是什么；三、形象性：有些难以用文字说清的事件，通过一张照片就可以解决，照片档案的形象性是一般文字档案不能代替的。所有这些决定了照片档案在档案中的重要作用。
但是，传统照片档案的保管和利用一直存在着诸多问题。
1.传统照片档案容易损坏。环境因素（如温湿度、光线、灰尘以及受污染的空气）对照片和底片的影响很大，稍有保管不当，照片影像就会不同程度地衰减、霉变、泛黄和褪色，底片出现粘连、霉斑等现象。另外底片的定影和水洗不足，定影剂残留在乳剂层中，也会使底片出现各种斑点，不能长期保存。2.照片和底片破损之后很难加以修复。3.光有照片没有底片，照片如遭受霉变、丢失和损毁，则无法复得。4.收集渠道少，门类不齐全。5.检索查找不方便。6.利用时会造成损耗。
随着电子现代化技术的发展，产生了电子照片。它是以数字代码的形式记录照片上面的像素，以文件为单位存储在电脑磁盘或光盘介质上。照片文件的存储格式，有bmp位图无压缩格式，也有JPEG、GIF等压缩格式，照片以bmp文件格式存储，图像保真效果好，无失真，但所需存储空间大；以JPEG等压缩格式存储，存储空间小，但图像的效果可能会有一些损耗。以这些格式存储的照片文件，可以用专门的软件（如photoshop等软件）打开并显示在屏幕上，也可以用打印机打印出来。
照片档案电子化管理，是档案现代化建设的大势所趋，也是人类社会发展的必然结果。对原有的照片档案，我们可以通过扫描仪扫描进电脑，对用数码相机拍来的照片，我们可以通过相机直接输进电脑，存储在磁盘或光盘上，并可编写程序对其进行管理及利用。
相对于传统的照片档案管理，电子化管理具有以下几点优势:
（一）可以确保照片档案的完整性和永久性。传统的照片档案容易损坏，不易保存；有一些照片没有底片，一旦就损就无法复得。在电脑上电子照片档案复制非常容易，而且复制件和原件一毫不差，我们可以多复制几份作备份，一旦电子照片档案有所损坏，可以随时恢复原样。还可以将电子照片档案集中起来，刻录成光盘进行保存。在保存过程中，电子照片的图像效果是不会产生任何损耗的。从理论上说，可以无限制地保存下去。
（二）以电脑文件保存的电子照片档案，可以说既是照片，又是底片，它可以即时在电脑显示器上显现照片原样，也可以随时用打印机打印出来。现在已经有了这样的洗照片机器，可以利用存在电脑中的电子照片洗出传统的照片。
（三）对一些破损、老化的传统照片，可以扫描进电脑，用photoshop图形处理软件进行修复和处理，以达到最佳效果。
（四）检索查找方便，我们可以建立照片档案电脑数据库或利用相应的软件。对照片进行管理，其检索过程非常简单、快捷。
（五）调看电子照片档案，次数再多也不会对图像效果有任何损耗。
对电子照片档案的管理，主要有以下两种方法：
（一）建立常规电脑数据库，一条数据库记录对应一件照片。数据库字段可包括底片号、照片档号、时间、地点、事由、人物、背景、摄影者、保管期限、密级、参见号、指针等项。底片号字段记录照片底片的编号；照片档号字段记录传统纸质照片的档案编号；时间、地点、事由人物、背景、摄影者字段是对照片档案的文字说明；参见号字段记录与该照片档案相关的文字档案的档号；指针字段必不可少，它记载本记录对应的电子照片文件存储在电脑中的路径和文件名。我们可以利用这个数据库对电子照片进行管理、查询和利用。当查找到某条数据库记录时，我们可以根据指针字段记录的文件路径和名称，用图像浏览软件打开该照片电子文件，把照片原图显现在电脑屏幕上。
(二)利用专门的照片管理软件对电子照片进行管理，以Arcsoft公司的photoBase软件为例，该软件是以建立相册的方式组织和管理电子照片，一个相册在电脑中存储为一个文件，用扩展名phb进行标记。我们可以根据电子照片的类别和问题等条件把电脑中的电子照片组织成多个相册进行管理，同一件电子照片可以存放在二个以上的不同相册当中。用软件打开一个相册文件，程序窗口会列示该相册的所有相位，一个相位在窗口上占据一个方格，在方格上显示对应电子照片的缩微图，每个相位的指针都指向对应的电子照片在电脑中的存储位置。当选中某个相位（单击缩微图），窗口最下方就出现三个文本框，上面的文本框记录该相位上的照片的标题，中间的文本框记录照片的时间，下面的文本框记录照片的文字说明。双击相位上的缩微图，则打开对应的照片电子文件，照片原图就显现在屏幕上，这时候还可以给这张照片添加一段音乐或用麦克风录制一段语音介绍，下次再打开该照片时，电脑会自动播放添加上去的声音。在photobase软件中，转换相册非常容易，检索和利用电子照片也非常方便。既可以利用关键词对相册内的照片进行检索，也可以进行跨相册检索，可以在所有相册中查出所有符合条件的电子照片，并自动组成一个新相册，在程序窗口列示。利用photobase软件，还可以把相册中的电子照片方便地制作成幻灯演示片。