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摘要：档案工作中的利用环节占据着关键的地位，我们就要花大的精力去做好利用工作。因此要求档案馆（室）提供的档案要合乎社会的需要，档案利用过程就是体现了档案价值的存在。
关键词：档案利用；效益；需要
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-10-0-01
一、满足合理需要是档案利用关键
档案馆(室)的库存档案要满足利用者的合理需要，这是一项很艰巨的工作。任何档案馆（室）都是利用者必走的路径，要使所藏的档案为社会所利用，必须从收集时起就要考虑利用者的需要问题。如果档案馆（室）所藏档案不是利用者真正需要的材料，那么，档案就无从发挥其应有的效益。档案馆（室）藏档案要符合利用者的需要必须要有一定的数量和质量的要求。从数量上来说，档案馆（室）必须收藏足够的为社会上利用者所需要的档案材料，这就相应要求通过收集工作把有价值的档案收集齐全和完整。如果社会上的利用者普遍需要的档案材料，档案馆（室）根本没有收集，也就无法向社会提供服务，也谈不上什么档案效益的发挥了。从质量上看，也只有档案馆（室）所收集的档案是或者基本上是社会所真正需要材料，才能更好地满足社会利用的需要。如果档案馆（室）收藏的档案零乱，主次不分，无价值档案所占比例大，这样不但要花很多人力、物力和财力去保管这么多没用的“旧纸”，而且会因此而把有价值的档案给淹没了，干扰了档案馆（室）开展正常的社会服务工作。
要使馆（室）藏有价值的档案能够真正地发挥其效益，还必须有一条畅通的档案服务渠道，以沟通档案和利用者之间的关系。档案服务渠道的畅通，要建立在做好利用工作的基础上，而要做好档案利用工作，往往又要取决于四个方面的因素：一是提供档案利用服务的场所及技术设备条件；二是提供利用的服务方式；三是档案利用工作人员对馆（室）藏档案的熟悉程度；四是对社会和利用者的了解和分析研究的程度。以上这些都是从档案部门的角度来讲的。一般来说，利用者对档案的需要，基本上都能体现了社会发展对档案的客观需求。也就是说，利用者的需要往往就是解决工作和生活中的实际问题的需要。这说明，在利用者的各种需要当中，合理需要占了绝大多数，是需要的主体部分。档案馆（室）只有不失时机地去满足这种需要，才能更好地发挥档案的效益，为社会多作贡献。
利用者对档案的需要又受到社会、心理、政治等多方面的制约，因此，他们对档案需求的反映有时会是扭曲的，甚至是歪曲的。比如说，某些利用者想达到什么别的目的，要求利用那些仍未解密的档案。而对于这种需要，我们不能无原则地去迎合，否则，给国家和社会带来危害。所以，档案工作者对利用者的需要必须学会从社会学、心理学的角度进行具体的分析，启发并尽可能满足合理的需要，学会拒绝不合理要求，使档案在利用过程中能产生积极的社会效益和经济效益。
我们讲满足利用者的需要，也并非要把这种满足推向绝对化。事实上，正是由于社会对档案需求的复杂多变，加上档案工作的条件限制（如馆藏数量与成份有限、社会限制等），因而社会与档案的需求会处于一种不能满足或不能及时满足的状态之中。如果一种利用需求得到了满足之后，又会产生另一种新的利用需求。因此要完全满足社会的利用需求是不可能的，档案馆（室）只能尽最大的努力去满足社会的合理需求。这也是评价档案利用工作的重要标准，是发挥档案效益的必要途径。
二、档案工作的最终目的是为经济效益和社会效益服务
众所周知，收藏有价值的档案是产生效益的物质基础，而满足利用者的合理需求是发挥档案效益的必要途径，但二者都不是档案工作的最终目的。档案工作的最终目的应该是实现一定的经济效益和社会效益。
（一）要全面理解档案工作的效益。由于档案工作本身所固有的特点，使档案工作效益相应地具有不同于其它工作效益的一些特征，这就要求我们用全面的观点，实事求是地理解和看待档案工作效益问题。一方面，既要看到档案工作的现实效益，又要看到档案工作的长远效益。档案工作的服务性决定了它要为现实社会的各项工作服务，因此，发挥档案工作的现实效益是至关重要的，它在某种程度上影响和决定着档案工作的社会地位。然而，档案的收集、整理到提供利用是需要一个较长的时间过程，使档案工作效益具有滞后的特点，因此我们不能带着“急功近利”的观点去看待档案工作效益问题。另一方面，既要看到档案工作的经济效益，又要看到档案工作的社会效益。档案工作的服务面是很广的，当它为经济工作服务时可以使受服务者获得一定的经济效益，这部分效益往往是可以“钱衡”的，因而比较受人们的重视。但是，我们也要看到档案部门为其它社会工作服务所取得社会效益的方面，如人们利用档案可以顺利地解决某些社会问题，促进社会进步等，是人们理解和计量档案工作效益时不可忽视的重要部分。只有全面地考虑到这两个方面的效益，才能使档案工作的目的更为明确。
（二）如何提高档案工作的效益。档案工作可以说是一个较为复杂的系统工程，因此，对它进行全面的质量管理是提高档案工作效益的重要手段。要努力丰富馆（室）藏，优化馆（室）藏结构，将馆（室）藏档案做到系统有条理，为提供利用做好充分的准备。同时要强调档案利用的针对性，因为在实际中，利用档案和利用档案取得效益这是二个不同事情。有些人利用了大量的档案后仍不能找到自己有用的东西，也就是讲不可能取得多大的利用效益。因此，如果要在对档案工作的全面质量管理中确定一个重点环节的话，那么，我们就要花大的精力去做好利用工作。因此要求档案馆（室）提供的档案要合乎社会的需要，档案利用过程就是体现了档案价值。
档案工作中的利用环节占据着关键的地位，但它又要以做好其它工作为前提，才能更好地发挥利用档案所产生的工作的效益，所以我们对档案工作中的每一个工作环节我们都不能有所忽略，不论是哪个环节出了问题，都影响整个档案工作效益的提高。
参考文献：
[1]郭玲.高校档案价值刍论[J].职业教育研究,2011,(3).
[2]刘国能.档案利用学[M].北京:中国档案出版社,1996.
关键词：档案利用；效益；需要
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-10-0-01
一、满足合理需要是档案利用关键
档案馆(室)的库存档案要满足利用者的合理需要，这是一项很艰巨的工作。任何档案馆（室）都是利用者必走的路径，要使所藏的档案为社会所利用，必须从收集时起就要考虑利用者的需要问题。如果档案馆（室）所藏档案不是利用者真正需要的材料，那么，档案就无从发挥其应有的效益。档案馆（室）藏档案要符合利用者的需要必须要有一定的数量和质量的要求。从数量上来说，档案馆（室）必须收藏足够的为社会上利用者所需要的档案材料，这就相应要求通过收集工作把有价值的档案收集齐全和完整。如果社会上的利用者普遍需要的档案材料，档案馆（室）根本没有收集，也就无法向社会提供服务，也谈不上什么档案效益的发挥了。从质量上看，也只有档案馆（室）所收集的档案是或者基本上是社会所真正需要材料，才能更好地满足社会利用的需要。如果档案馆（室）收藏的档案零乱，主次不分，无价值档案所占比例大，这样不但要花很多人力、物力和财力去保管这么多没用的“旧纸”，而且会因此而把有价值的档案给淹没了，干扰了档案馆（室）开展正常的社会服务工作。
要使馆（室）藏有价值的档案能够真正地发挥其效益，还必须有一条畅通的档案服务渠道，以沟通档案和利用者之间的关系。档案服务渠道的畅通，要建立在做好利用工作的基础上，而要做好档案利用工作，往往又要取决于四个方面的因素：一是提供档案利用服务的场所及技术设备条件；二是提供利用的服务方式；三是档案利用工作人员对馆（室）藏档案的熟悉程度；四是对社会和利用者的了解和分析研究的程度。以上这些都是从档案部门的角度来讲的。一般来说，利用者对档案的需要，基本上都能体现了社会发展对档案的客观需求。也就是说，利用者的需要往往就是解决工作和生活中的实际问题的需要。这说明，在利用者的各种需要当中，合理需要占了绝大多数，是需要的主体部分。档案馆（室）只有不失时机地去满足这种需要，才能更好地发挥档案的效益，为社会多作贡献。
利用者对档案的需要又受到社会、心理、政治等多方面的制约，因此，他们对档案需求的反映有时会是扭曲的，甚至是歪曲的。比如说，某些利用者想达到什么别的目的，要求利用那些仍未解密的档案。而对于这种需要，我们不能无原则地去迎合，否则，给国家和社会带来危害。所以，档案工作者对利用者的需要必须学会从社会学、心理学的角度进行具体的分析，启发并尽可能满足合理的需要，学会拒绝不合理要求，使档案在利用过程中能产生积极的社会效益和经济效益。
我们讲满足利用者的需要，也并非要把这种满足推向绝对化。事实上，正是由于社会对档案需求的复杂多变，加上档案工作的条件限制（如馆藏数量与成份有限、社会限制等），因而社会与档案的需求会处于一种不能满足或不能及时满足的状态之中。如果一种利用需求得到了满足之后，又会产生另一种新的利用需求。因此要完全满足社会的利用需求是不可能的，档案馆（室）只能尽最大的努力去满足社会的合理需求。这也是评价档案利用工作的重要标准，是发挥档案效益的必要途径。
二、档案工作的最终目的是为经济效益和社会效益服务
众所周知，收藏有价值的档案是产生效益的物质基础，而满足利用者的合理需求是发挥档案效益的必要途径，但二者都不是档案工作的最终目的。档案工作的最终目的应该是实现一定的经济效益和社会效益。
（一）要全面理解档案工作的效益。由于档案工作本身所固有的特点，使档案工作效益相应地具有不同于其它工作效益的一些特征，这就要求我们用全面的观点，实事求是地理解和看待档案工作效益问题。一方面，既要看到档案工作的现实效益，又要看到档案工作的长远效益。档案工作的服务性决定了它要为现实社会的各项工作服务，因此，发挥档案工作的现实效益是至关重要的，它在某种程度上影响和决定着档案工作的社会地位。然而，档案的收集、整理到提供利用是需要一个较长的时间过程，使档案工作效益具有滞后的特点，因此我们不能带着“急功近利”的观点去看待档案工作效益问题。另一方面，既要看到档案工作的经济效益，又要看到档案工作的社会效益。档案工作的服务面是很广的，当它为经济工作服务时可以使受服务者获得一定的经济效益，这部分效益往往是可以“钱衡”的，因而比较受人们的重视。但是，我们也要看到档案部门为其它社会工作服务所取得社会效益的方面，如人们利用档案可以顺利地解决某些社会问题，促进社会进步等，是人们理解和计量档案工作效益时不可忽视的重要部分。只有全面地考虑到这两个方面的效益，才能使档案工作的目的更为明确。
（二）如何提高档案工作的效益。档案工作可以说是一个较为复杂的系统工程，因此，对它进行全面的质量管理是提高档案工作效益的重要手段。要努力丰富馆（室）藏，优化馆（室）藏结构，将馆（室）藏档案做到系统有条理，为提供利用做好充分的准备。同时要强调档案利用的针对性，因为在实际中，利用档案和利用档案取得效益这是二个不同事情。有些人利用了大量的档案后仍不能找到自己有用的东西，也就是讲不可能取得多大的利用效益。因此，如果要在对档案工作的全面质量管理中确定一个重点环节的话，那么，我们就要花大的精力去做好利用工作。因此要求档案馆（室）提供的档案要合乎社会的需要，档案利用过程就是体现了档案价值。
档案工作中的利用环节占据着关键的地位，但它又要以做好其它工作为前提，才能更好地发挥利用档案所产生的工作的效益，所以我们对档案工作中的每一个工作环节我们都不能有所忽略，不论是哪个环节出了问题，都影响整个档案工作效益的提高。
参考文献：
[1]郭玲.高校档案价值刍论[J].职业教育研究,2011,(3).
[2]刘国能.档案利用学[M].北京:中国档案出版社,1996.