新任主管:如何做好流程管理

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  中层主管的功力体现在实现目标的执行力上,而执行力的保障则是过程管理。
  
  “只重结果,不重过程”的说法曾经风靡一时,但这句话对于企业的中层主管并不适用。企业高层的任务是做正确的事,而中层主管的任务是把事情做对。那么,如何才能把事情做对?是你对下属义正辞严地说“我只要结果”就能有好结果了吗?如果主管只是发号施令,又如何体现你的价值呢?
  
  用流程把员工串起来
  
  中国人身上的随意文化,造就了不按流程办事或者根本没有流程意识的现象。而作为新任主管,由于你对团队和下属的了解有限,不可能完全做到心中有数,就更需运用过程管理。
  首先,设计流程表。工作流程表是许多经理人熟悉的方法,通过时间、工作内容、人员的对照,可以很清晰地看到工作的推进情况。
  其次,按时汇报和随时监控。完善的流程可以体现每周(每天)、每人的工作内容,但是员工是否执行到位则需要主管的监督。一些日本企业通常都会召开日例会。这个会议每天都在下班后举行,为了提高效率,大家都站着开会,沟通每个人每天的工作进展以及遇到的问题,以便主管可随时监督和辅导下属的工作。海尔所实行的“日清日高”、“日事日毕”的管理方法,同样是基于结果的过程管理。
  再次,尊重工作流程。为了保证良好的结果,主管需要不断强化下属的“流程意识”。要让流程中的每个岗位、每个人都意识到“尊重流程”的重要性。
  也许,你会说我们是销售部门,流程管理难以实现。但是,出差流程、报销流程、回款流程是不是可以有相应的规范呢?流程就是一种习惯,它可以渗透在部门的各个方面,这些细节都将对结果造成影响。
  
  尊重流程多受益
  
  当你希望在部门内推广流程管理时,或许会让下属不习惯。那么,如何让每个人都心甘情愿地尊重流程?
  第一,流程一定是简便的。你设置的工作流程,必须使工作更为顺畅,工作效率更高,并且使更多人可以受益。这样的流程又有谁会不遵守呢?
  第二,有搭挡和“客户”。每个人都需要在团队中获取安全感、尊重、自我实现等,那么主管就要在此下下功夫。比如:一个员工自己承担一份工作时,他可以找出各种理由拖拖拉拉,而他只需要向你一个人解释。但如果有了搭挡,完不成工作就会连累合作者。搭挡可无法一直为你承担责任和批评,因而具有强大的制约力。同样,这个流程的下一个流程要由他人接手,你如果完成不好,就会直接影响下一道流程,谁又会听你的解释?因此,流程里设置相互制约的因素非常奏效。
  第三,流程不是一成不变的。作为一个管理工具,流程管理也是要在实践过程中不断修正和进行革新的。流程的修改,可以是全体共同讨论后的结果,也可以是主管的意志。但其原则一定是为了提高绩效。此时,主管一定要注意“取法乎上,仅得其中”的道理,流程不可以过松,否则会形同虚设。
  第四,给你的流程“讲故事”。适当讲故事可以让员工对流程管理更信服。比如:这个流程是丰田公司正在采用的方式,绩效提升了XX倍,还有某知名企业也是在效仿它。当然,你的故事一定要是真实的,并且也一定要是有说服力并且权威的。
  第五,流程要使员工“紧张”起来。这里所说的紧张不是让员工惧怕,而是调动起员工的激情来。
  流程管理的目的,是为了高效地达成结果。因此,对于在流程中有贡献的员工,应该给予相应的激励,相反,有负面作用的员工,也要得到相应的惩罚。
  但是,这里有一个原则,就是要考虑到每个人切身的原因,比如:其自身的技能、团队中的角色、其特殊原因等。完成流程是一个合作过程,就如同10000米接力赛一样,每个人的作用有所不同,但前提一定是每个人都在尽力而为。管理
  责任编辑:子 荷
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