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摘要:档案管理信息化建设是当前档案工作的重点，随着档案管理模式转型的不断推进，提升信息档案工作的优化作用进一步凸显。重视档案信息化建设，提升档案管理质量，实现资源共享，发挥档案工作的利用职能，促进档案资源的编研与开发将是本文阐述的重点。
关键词：档案管理;信息化;利用与开发
Abstract: the document management informatization construction is the focus of the current file, along with the archives management model transformation, promote the continuous progress of the information the optimization function of archives work further highlight. Pay attention to archives informatization construction, improve the quality of the archives management, and to realize the resource sharing, give play to the use of archives work, and promote the function of file resources knitting research and development will be the focus of this paper.
Keywords: file management; Information; Use and development
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
1、前言
随着信息化管理的应用和加强，档案信息化管理手段也应运而
生，传统的档案管理模式逐步淡出历史舞台，档案的存储由纸质变为电子载体，其便于操作、快捷查询等优点也成为了信息化档案的主要形式。档案是重要的历史资源，是记录人们与社会活动的真实凭据，具有相当的留在价值，因此，档案管理工作非常重要，而开发信息化平台提高档案资源利用率也是档案管理工作的重点之一。
2、档案信息化管理的优势
档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一领导、规划、和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。它体现出了四个方面的要求：一是要实现档案信息的数字化和网络化；二是实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是实现档案信息高度共享；四是实现档案管理模式的变革。档案信息化管理采用高容量载体对档案信息化进行存储，对档案信息自动编目及检索，对档案进行自动全文存储以及检索，档案业务及工作管理、计算机辅助阅卷、档案的自动标引，以及对文档信息系统的一体化管理等等，使档案信息变成流动的、有生命力的资源。
档案信息化的优势主要体现在：（一）存储环境的优势。传统的档案以纸张为主要记录载体，在存储和保管过程中需要防霉防蛀，对存储环境的温度等有着相当严格的要求。信息化档案以电子档案为主，电子档案的来源一方面是对原有纸质档案的转换，在经过扫描等处理形成电子档案后就可以封存纸质档案，避免纸张多次翻查接触空气中的灰尘、水分等加速纸张老化，直接查询电子档案。另一方面新的档案记录可以直接以电子档案的形式来进行留存，同时备份数据，电子档案依托光盘、硬盘为载体所需的存储环境相对于纸质档案比较简单，环境优势明显。（二）整理、归档优势。在档案资料收集、整理、归档的过程中，传统纸质收集方式耗时长，而且有时还需要再加工，增加了重复的工作量。而电子文档可以由档案部门将格式统一下发，网络提交，直接归档，提高了后期维护效率。此外，备份数据又可避免原始数据损坏后带来的灾难性损毁。（三）利用、查询优势。传统的档案管理模式下，档案的查询、借阅手续相当复杂、繁琐，需要提出申请、得到准许后进入档案室进行人工翻查，纸质档案经过多次翻查后必然会对纸张造成一定的损坏，此外，由于人工的疏忽也可能弄乱档案顺序等等，给后续管理带来极大麻烦。信息化管理可以由查询者自己通过登录网络来进行搜索所需档案，调用电子文档进行浏览，可操作性强，简化了档案使用流程，准确、快捷。对电子文档的查阅并不会对文档本身造成任何损坏，也不会影响档案的排序与归档。因此，在使用和查询上有着传统管理方式无法比拟的重大优势。
3、以档案信息资源共享促进档案利用与开发
3．1信息化建设对档案利用开发的必然性作用。
档案是一种信息资源，是社会快速发展过程中用来记录、保存各种信息的有效工具。档案信息既是社会各项事业发展的历史记忆，又是各项事业发展必需的重要参考和依据。它所涉及的内容广泛、复杂，档案管理工作者只有按照单位或者部门的需要，将档案进行整理、注录，做好检索工具，才能在有限的时间内使其保存的信息实现最大化的搜寻与查找，档案才能更好的发挥自身的价值。提供利用是档案工作的基本职能，它是体现档案历史价值、社会价值、经济价值的重要手段。全面进行档案工作创新的最终目标是为了能够让档案管理更好地发挥作用，能够全面持续、快速地发展，更好地为利用者服务。
如今，信息化、数字化、网络化技术已广泛应用于政府公务，社会公共服务、企业生产经营及科教事业各方面，处于与世界经济接轨变革时期的中国，加快档案信息化建设，促进档案信息的开发利用更加显得紧迫与重要。
档案部门是档案信息资源的主要来源地，建立信息库、信息网络，加快数字化、数据库化和网络化进程，是提高档案信息能力的主要途径，这个途径是“科技兴档”的具体实施，是带有深刻变革意义的科技创新。对一个单位而言，就是要把单位部门的档案信息化建设单位的信息化建设总体布局中。要充分利用计算机技术和网络技术促进档案信息化进程，充分发挥档案的实效性、信息功能性和知识生产性。要积极探索新的途径，寻找新的角度，全方位、多层次地开发档案信息资源，用创新的思维中大信息资源整合开发利用力度。
3．2、档案信息化环境下开发利用档案信息的建议
档案信息能力是指档案信息开发和利用档案信息的综合能力。而开发利用档案信息是指对档案记载信息的采集、加工、存贮和输出工作，是把档案记录的信息由静态转化为动态为利用者索取利用的过程，是实现档案价值，充分发挥档案信息作用，为社会各项实践活动服务的关键性工作系统。这个工作系统的运行好坏，实质上就是对档案信息能力的一种测定。这就要求档案信息开发要从需求出发，有计划、有重点、有目的、有针对性的进行综合信息、重点信息、开发，这是档案工作的立足点，也是档案信息资源开发的关键所在。
实现对档案信息有实用价值的开发，建议加强以下几个方面工作：①加强档案工作标准化建设。档案工作标准化是档案管理现代化的基础，是实现档案管理自动化的前提，是提高档案工作效率，节省人力、物力、财力的有效措施，也是实现信息资源共享的重要保证，直接影响着档案工作信息化的步伐，有助于实现档案管理工作的目标管理。②大力加强档案信息资源深层次挖掘工作， 建立内容丰富的档案信息数据库。数据库是档案信息资源共享体系建设的核心。建立数据库 网络信息资源组织的重要方式，这种方式 就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机中。通過完善档案目录中心以及全文档案信息资源数据库建设，逐步实现各部门档案信息数字化。用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。③档案利用工作的反馈信息和综合分析，是加大档案信息资源开发力度，提高开发质量的重要措施。通过有关信息的收集、汇总、分析和加工，及时地了解与掌握社会需求，及时地开发档案信息资源，服务于经济建设，尽可能全面、迅速、把有效信息传输给社会，既是大力开发档案信息资源的有效形式，也是广泛地、系统地提供档案资源为社会各方面服务的一项重要工作。
4、结语
在信息化社会，档案管理部门应积极进行档案管理信息化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具，提高开发档案资源的能力与水平，积极促进档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，使档案工作更好地为社会发展服务，档案事业才能兴旺发达，档案工作也才能充满生机。
关键词：档案管理;信息化;利用与开发
Abstract: the document management informatization construction is the focus of the current file, along with the archives management model transformation, promote the continuous progress of the information the optimization function of archives work further highlight. Pay attention to archives informatization construction, improve the quality of the archives management, and to realize the resource sharing, give play to the use of archives work, and promote the function of file resources knitting research and development will be the focus of this paper.
Keywords: file management; Information; Use and development
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
1、前言
随着信息化管理的应用和加强，档案信息化管理手段也应运而
生，传统的档案管理模式逐步淡出历史舞台，档案的存储由纸质变为电子载体，其便于操作、快捷查询等优点也成为了信息化档案的主要形式。档案是重要的历史资源，是记录人们与社会活动的真实凭据，具有相当的留在价值，因此，档案管理工作非常重要，而开发信息化平台提高档案资源利用率也是档案管理工作的重点之一。
2、档案信息化管理的优势
档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一领导、规划、和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。它体现出了四个方面的要求：一是要实现档案信息的数字化和网络化；二是实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是实现档案信息高度共享；四是实现档案管理模式的变革。档案信息化管理采用高容量载体对档案信息化进行存储，对档案信息自动编目及检索，对档案进行自动全文存储以及检索，档案业务及工作管理、计算机辅助阅卷、档案的自动标引，以及对文档信息系统的一体化管理等等，使档案信息变成流动的、有生命力的资源。
档案信息化的优势主要体现在：（一）存储环境的优势。传统的档案以纸张为主要记录载体，在存储和保管过程中需要防霉防蛀，对存储环境的温度等有着相当严格的要求。信息化档案以电子档案为主，电子档案的来源一方面是对原有纸质档案的转换，在经过扫描等处理形成电子档案后就可以封存纸质档案，避免纸张多次翻查接触空气中的灰尘、水分等加速纸张老化，直接查询电子档案。另一方面新的档案记录可以直接以电子档案的形式来进行留存，同时备份数据，电子档案依托光盘、硬盘为载体所需的存储环境相对于纸质档案比较简单，环境优势明显。（二）整理、归档优势。在档案资料收集、整理、归档的过程中，传统纸质收集方式耗时长，而且有时还需要再加工，增加了重复的工作量。而电子文档可以由档案部门将格式统一下发，网络提交，直接归档，提高了后期维护效率。此外，备份数据又可避免原始数据损坏后带来的灾难性损毁。（三）利用、查询优势。传统的档案管理模式下，档案的查询、借阅手续相当复杂、繁琐，需要提出申请、得到准许后进入档案室进行人工翻查，纸质档案经过多次翻查后必然会对纸张造成一定的损坏，此外，由于人工的疏忽也可能弄乱档案顺序等等，给后续管理带来极大麻烦。信息化管理可以由查询者自己通过登录网络来进行搜索所需档案，调用电子文档进行浏览，可操作性强，简化了档案使用流程，准确、快捷。对电子文档的查阅并不会对文档本身造成任何损坏，也不会影响档案的排序与归档。因此，在使用和查询上有着传统管理方式无法比拟的重大优势。
3、以档案信息资源共享促进档案利用与开发
3．1信息化建设对档案利用开发的必然性作用。
档案是一种信息资源，是社会快速发展过程中用来记录、保存各种信息的有效工具。档案信息既是社会各项事业发展的历史记忆，又是各项事业发展必需的重要参考和依据。它所涉及的内容广泛、复杂，档案管理工作者只有按照单位或者部门的需要，将档案进行整理、注录，做好检索工具，才能在有限的时间内使其保存的信息实现最大化的搜寻与查找，档案才能更好的发挥自身的价值。提供利用是档案工作的基本职能，它是体现档案历史价值、社会价值、经济价值的重要手段。全面进行档案工作创新的最终目标是为了能够让档案管理更好地发挥作用，能够全面持续、快速地发展，更好地为利用者服务。
如今，信息化、数字化、网络化技术已广泛应用于政府公务，社会公共服务、企业生产经营及科教事业各方面，处于与世界经济接轨变革时期的中国，加快档案信息化建设，促进档案信息的开发利用更加显得紧迫与重要。
档案部门是档案信息资源的主要来源地，建立信息库、信息网络，加快数字化、数据库化和网络化进程，是提高档案信息能力的主要途径，这个途径是“科技兴档”的具体实施，是带有深刻变革意义的科技创新。对一个单位而言，就是要把单位部门的档案信息化建设单位的信息化建设总体布局中。要充分利用计算机技术和网络技术促进档案信息化进程，充分发挥档案的实效性、信息功能性和知识生产性。要积极探索新的途径，寻找新的角度，全方位、多层次地开发档案信息资源，用创新的思维中大信息资源整合开发利用力度。
3．2、档案信息化环境下开发利用档案信息的建议
档案信息能力是指档案信息开发和利用档案信息的综合能力。而开发利用档案信息是指对档案记载信息的采集、加工、存贮和输出工作，是把档案记录的信息由静态转化为动态为利用者索取利用的过程，是实现档案价值，充分发挥档案信息作用，为社会各项实践活动服务的关键性工作系统。这个工作系统的运行好坏，实质上就是对档案信息能力的一种测定。这就要求档案信息开发要从需求出发，有计划、有重点、有目的、有针对性的进行综合信息、重点信息、开发，这是档案工作的立足点，也是档案信息资源开发的关键所在。
实现对档案信息有实用价值的开发，建议加强以下几个方面工作：①加强档案工作标准化建设。档案工作标准化是档案管理现代化的基础，是实现档案管理自动化的前提，是提高档案工作效率，节省人力、物力、财力的有效措施，也是实现信息资源共享的重要保证，直接影响着档案工作信息化的步伐，有助于实现档案管理工作的目标管理。②大力加强档案信息资源深层次挖掘工作， 建立内容丰富的档案信息数据库。数据库是档案信息资源共享体系建设的核心。建立数据库 网络信息资源组织的重要方式，这种方式 就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机中。通過完善档案目录中心以及全文档案信息资源数据库建设，逐步实现各部门档案信息数字化。用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。③档案利用工作的反馈信息和综合分析，是加大档案信息资源开发力度，提高开发质量的重要措施。通过有关信息的收集、汇总、分析和加工，及时地了解与掌握社会需求，及时地开发档案信息资源，服务于经济建设，尽可能全面、迅速、把有效信息传输给社会，既是大力开发档案信息资源的有效形式，也是广泛地、系统地提供档案资源为社会各方面服务的一项重要工作。
4、结语
在信息化社会，档案管理部门应积极进行档案管理信息化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具，提高开发档案资源的能力与水平，积极促进档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量的档案信息产品，使档案工作更好地为社会发展服务，档案事业才能兴旺发达，档案工作也才能充满生机。