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摘 要：学籍档案是学生在校期间的重要信息资源，它是学生毕业择业、用人单位核准毕业文凭、学习成绩的重要依据。因此，高校必须加强学籍档案管理。本文主要从高等教育方面，对学籍档案管理的现状和问题进行了阐述，并在此基础上提出了相应的改善措施。
关键词：学籍 档案管理
学籍档案是高校学生档案的重要组成部分，是反映学生自入学到毕业期间各方面情况的真实历史记录。学籍档案中存有学生的入学通知书、学生登记表、学籍卡、学年成绩单、高考成绩单等材料。对学生而言，学籍档案具有法律效力，可作为学生毕业之后就业或是继续深造的原始材料支撑。对用人单位而言，学籍档案在鉴别毕业生学历学位和成绩真伪等方面起到了重要的作用。
一、高校学籍档案管理的现状
1.档案意识不强，重视程度不够。学籍档案记载着学生从入中学起学习生涯的各方面情况。但目前而言，无论高校学籍档案管理者还是学生本人，都对学籍档案的价值缺乏真正的重视。首先，一些学校缺乏严格规范的管理体系，有的学校并没有将学生入学前、在校期间的档案形成系统、科学的管理体系，使档案内容混乱、造成档案不全。另一方面，很多学生对个人学籍档案无意识，只在乎是否拿到毕业证和学位证，而忽略了学籍档案的归属。甚至有的学生由于用人单位不能保存档案，便将自己档案办理缓寄，保存在学校，直到工作若干年后，才想到回学校找自己的档案。
2.缺乏完善的管理制度。高校学籍管理工作需要由一个稳定的、专业的团队去完成，其中的学籍档案管理者，需要熟知并严格执行学籍管理的相关法律法规，并且定期对学校现有的办学情况进行总结，在此基础上制定出一套具有可行性且符合学校真是情况的学籍管理制度。根据笔者的调查发现，目前部分高校并没有设置专门的学籍档案管理部门，或是将其归入学校档案馆统一管理，仅仅是由学生处或教务处兼管。有些民办学校，为了降低管理费用，将学籍档案交给教务处或是学生处的老师进行管理，学校根本没有设立专门的档案管理部门，而民办学校由于工资低、待遇差等原因，职工流动性较大，缺乏固定的管理团队，很难保证学籍档案的完整性与安全性。
3.信息化程度较低。在信息技术高速发展的今天，信息化已经成为许多行业的主要管理手段，而多数高校的学籍管理工作仍然沿用纸质档案的管理方式。与电子档案相比，纸质档案查询效率较低。学生想要查询学籍档案信息，需要持本人的身份证、学生证等证件到档案馆办理，其查询过程需要翻阅大量的纸质档案，耗费时间和精力。有的高校对此做出了改进，将学生的学籍信息录入excel表格或者word文档中，只需使用电脑即可查询，但这并不能完全算作使用信息化手段管理学籍档案。高校应采用一套专业的学籍档案管理信息系统，将历届学生的学籍信息录入后，指派具有一定计算机基础的档案专业人员管理。使用信息化的手段来管理学籍档案，可以极大提高工作效率，并且避免了纸质档案丢失导致的学籍档案记录丢失的情况。
二、高校学籍档案管理的发展对策
1.提高管理人员素质，加强管理队伍建设 。高等学校的管理水平，与管理人员的素质息息相关。而学籍管理人员需要同时具备较高的政治理论觉悟和专业的档案管理技能。档案管理人员素质的高低，决定了高校能否实现现代化、科学化的学籍档案管理。首先，学校领导层面应高度重视学籍档案管理工作，将其列入议事日程，并安排校级领导主管，由专门的档案管理部门负责，配备专职档案管理人员。其次，对于档案管理人员的思想和业务水平有一定的要求。思想方面要树立正确的政治方向，认真学习党的路线、方针、政策，爱岗敬业，乐于奉献。工作方面应熟练掌握档案管理的相关知识以及专业技巧，定期参加市级档案管理部门组织的继续教育学习班，更新知识结构，提高业务和管理水平。最后，想要做好档案管理工作，需要调动档案人员的积极性，激发他们的创新意识，并在待遇和人文关怀方面予以提高，使其热爱本职工作，降低档案管理人员的流动性，保证学籍档案工作顺利进行。
2.规范学籍档案材料。首先，对于纸质版的学籍档案，需要选取质量好的纸张材料，并且在打印填写招生录取名册和成绩单、学籍卡等各类表格式，要做到字迹清晰、工整，书写规范、无涂改，尽可能采取打印的方式，并且保证每个项目逐个填写，没有空白项，防止后期随意填写。同时，将电子档案备份并存入档案馆相关设备中。其次，在保证学籍档案的完整性和准确性的同时，要注意学籍档案中定性和定量材料的真实性。对于学生学籍异动相关材料，如退学、休学、复学、留级等，材料中的审批手续应完整且真实有效。
3.对学籍档案科学分类， 合理组卷。学籍档案包含两方面内容，一方面是学生的个人信息，如家庭成员、社会关系、高考准考证、录取通知书等材料；第二方面是学生入校之后的相关材料，如学生的成绩单、学年登记表、奖惩材料、实习鉴定表等。对于以上两类材料的管理，应根据其内容和特点进行分类。可将学籍档案按照学年学期进行分类、组卷、排列、编目，使其系统、完整、准确，有利于学籍档案保管利用。学籍档案的分类，应在遵循整体密不可分的原则下，兼顾个体特征，保证材料的完整性和有机联系。
4.使用学籍档案管理信息系统，实现高校学籍档案管理信息化、网络化。将信息技术引入学籍档案管理，是高等学校学籍档案管理的整体趋势。想要实现科学、有效的管理学籍档案，必须要加速学籍档案的信息化、网络化进程。把学籍档案管理与计算机有机结合，充分利用信息技术手段，建立学籍档案管理信息系统。在该信息系统后台建立一套学籍档案数据库，录入学生在校期间的学习情况和相关数据，有利于实现校内相关部门信息互换、资源共享，继而从而提高学籍档案管理水平，使全校的学籍档案管理更加规范化、科学化。使用信息化手段管理学籍档案，为学校节省了人力、物力、财力，只需一台计算机、一名档案员即可完成全校所有学生的学籍档案管理工作。同时，也可大幅度得提高工作效率，在需要查询某个学生的学籍档案时，向系统输入相关信息就能调取该学生的学籍档案，使学籍檔案管理工作更加便利。
5.实行纸质档案与电子档案共存。近年来，随着高等学校网上录取方式的实现，产生了大量的电子档案，学校档案管理部门应重视电子档案的科学保管和有效利用。无论是纸质档案还是电子档案管理，其根本目的都是为了更好地发挥档案作用，追求最大的社会效益和经济效益。传统档案管理的规范标准和方式方法在一定程度上制约了档案管理效益最大化的需求，因此，现代化的学籍档案管理必须是传统的纸质档案与现代化的电子档案相结合。目前，许多高等院校实行了“学分制”，学生可以自由选课，相同专业和班级的学生所修课程有可能不同，原始的纸质档案无法完整体现相关数据，这对于成绩单制作和学分统计工作带来了很大困难，而使用信息化手段建立学籍档案数据库和相关的电子档案可以解决此问题，学生在修完课程后，可由二级院（系）的教学科直接录入成绩，之后通过学籍档案信息系统后台对成绩进行分类汇总，输出学生个人成绩单，从而实现相同专业学生成绩单科目不同的情况，学生也可通过自己的端口查询成绩。但是电子档案也有其自身的缺陷，比如容易受到外界病毒或认为因素的干扰，且不利于长期保存。因此，学校的学籍档案管理实现纸质档案与电子档案共存，即保存纸质档案，也要将电子档案备份保存，防止电子档案因意外原因造成数据丢失。
三、结语
高校学生学籍档案管理工作是是学校教学管理工作的重要内容，也是一项复杂、细致的工作，高校应该不断提高在校师生对于学籍档案管理工作的重视度，不断完善学生学籍档案管理制度，加快学籍档案管理的信息化建设步伐，切实提高学籍档案管理工作水平。
关键词：学籍 档案管理
学籍档案是高校学生档案的重要组成部分，是反映学生自入学到毕业期间各方面情况的真实历史记录。学籍档案中存有学生的入学通知书、学生登记表、学籍卡、学年成绩单、高考成绩单等材料。对学生而言，学籍档案具有法律效力，可作为学生毕业之后就业或是继续深造的原始材料支撑。对用人单位而言，学籍档案在鉴别毕业生学历学位和成绩真伪等方面起到了重要的作用。
一、高校学籍档案管理的现状
1.档案意识不强，重视程度不够。学籍档案记载着学生从入中学起学习生涯的各方面情况。但目前而言，无论高校学籍档案管理者还是学生本人，都对学籍档案的价值缺乏真正的重视。首先，一些学校缺乏严格规范的管理体系，有的学校并没有将学生入学前、在校期间的档案形成系统、科学的管理体系，使档案内容混乱、造成档案不全。另一方面，很多学生对个人学籍档案无意识，只在乎是否拿到毕业证和学位证，而忽略了学籍档案的归属。甚至有的学生由于用人单位不能保存档案，便将自己档案办理缓寄，保存在学校，直到工作若干年后，才想到回学校找自己的档案。
2.缺乏完善的管理制度。高校学籍管理工作需要由一个稳定的、专业的团队去完成，其中的学籍档案管理者，需要熟知并严格执行学籍管理的相关法律法规，并且定期对学校现有的办学情况进行总结，在此基础上制定出一套具有可行性且符合学校真是情况的学籍管理制度。根据笔者的调查发现，目前部分高校并没有设置专门的学籍档案管理部门，或是将其归入学校档案馆统一管理，仅仅是由学生处或教务处兼管。有些民办学校，为了降低管理费用，将学籍档案交给教务处或是学生处的老师进行管理，学校根本没有设立专门的档案管理部门，而民办学校由于工资低、待遇差等原因，职工流动性较大，缺乏固定的管理团队，很难保证学籍档案的完整性与安全性。
3.信息化程度较低。在信息技术高速发展的今天，信息化已经成为许多行业的主要管理手段，而多数高校的学籍管理工作仍然沿用纸质档案的管理方式。与电子档案相比，纸质档案查询效率较低。学生想要查询学籍档案信息，需要持本人的身份证、学生证等证件到档案馆办理，其查询过程需要翻阅大量的纸质档案，耗费时间和精力。有的高校对此做出了改进，将学生的学籍信息录入excel表格或者word文档中，只需使用电脑即可查询，但这并不能完全算作使用信息化手段管理学籍档案。高校应采用一套专业的学籍档案管理信息系统，将历届学生的学籍信息录入后，指派具有一定计算机基础的档案专业人员管理。使用信息化的手段来管理学籍档案，可以极大提高工作效率，并且避免了纸质档案丢失导致的学籍档案记录丢失的情况。
二、高校学籍档案管理的发展对策
1.提高管理人员素质，加强管理队伍建设 。高等学校的管理水平，与管理人员的素质息息相关。而学籍管理人员需要同时具备较高的政治理论觉悟和专业的档案管理技能。档案管理人员素质的高低，决定了高校能否实现现代化、科学化的学籍档案管理。首先，学校领导层面应高度重视学籍档案管理工作，将其列入议事日程，并安排校级领导主管，由专门的档案管理部门负责，配备专职档案管理人员。其次，对于档案管理人员的思想和业务水平有一定的要求。思想方面要树立正确的政治方向，认真学习党的路线、方针、政策，爱岗敬业，乐于奉献。工作方面应熟练掌握档案管理的相关知识以及专业技巧，定期参加市级档案管理部门组织的继续教育学习班，更新知识结构，提高业务和管理水平。最后，想要做好档案管理工作，需要调动档案人员的积极性，激发他们的创新意识，并在待遇和人文关怀方面予以提高，使其热爱本职工作，降低档案管理人员的流动性，保证学籍档案工作顺利进行。
2.规范学籍档案材料。首先，对于纸质版的学籍档案，需要选取质量好的纸张材料，并且在打印填写招生录取名册和成绩单、学籍卡等各类表格式，要做到字迹清晰、工整，书写规范、无涂改，尽可能采取打印的方式，并且保证每个项目逐个填写，没有空白项，防止后期随意填写。同时，将电子档案备份并存入档案馆相关设备中。其次，在保证学籍档案的完整性和准确性的同时，要注意学籍档案中定性和定量材料的真实性。对于学生学籍异动相关材料，如退学、休学、复学、留级等，材料中的审批手续应完整且真实有效。
3.对学籍档案科学分类， 合理组卷。学籍档案包含两方面内容，一方面是学生的个人信息，如家庭成员、社会关系、高考准考证、录取通知书等材料；第二方面是学生入校之后的相关材料，如学生的成绩单、学年登记表、奖惩材料、实习鉴定表等。对于以上两类材料的管理，应根据其内容和特点进行分类。可将学籍档案按照学年学期进行分类、组卷、排列、编目，使其系统、完整、准确，有利于学籍档案保管利用。学籍档案的分类，应在遵循整体密不可分的原则下，兼顾个体特征，保证材料的完整性和有机联系。
4.使用学籍档案管理信息系统，实现高校学籍档案管理信息化、网络化。将信息技术引入学籍档案管理，是高等学校学籍档案管理的整体趋势。想要实现科学、有效的管理学籍档案，必须要加速学籍档案的信息化、网络化进程。把学籍档案管理与计算机有机结合，充分利用信息技术手段，建立学籍档案管理信息系统。在该信息系统后台建立一套学籍档案数据库，录入学生在校期间的学习情况和相关数据，有利于实现校内相关部门信息互换、资源共享，继而从而提高学籍档案管理水平，使全校的学籍档案管理更加规范化、科学化。使用信息化手段管理学籍档案，为学校节省了人力、物力、财力，只需一台计算机、一名档案员即可完成全校所有学生的学籍档案管理工作。同时，也可大幅度得提高工作效率，在需要查询某个学生的学籍档案时，向系统输入相关信息就能调取该学生的学籍档案，使学籍檔案管理工作更加便利。
5.实行纸质档案与电子档案共存。近年来，随着高等学校网上录取方式的实现，产生了大量的电子档案，学校档案管理部门应重视电子档案的科学保管和有效利用。无论是纸质档案还是电子档案管理，其根本目的都是为了更好地发挥档案作用，追求最大的社会效益和经济效益。传统档案管理的规范标准和方式方法在一定程度上制约了档案管理效益最大化的需求，因此，现代化的学籍档案管理必须是传统的纸质档案与现代化的电子档案相结合。目前，许多高等院校实行了“学分制”，学生可以自由选课，相同专业和班级的学生所修课程有可能不同，原始的纸质档案无法完整体现相关数据，这对于成绩单制作和学分统计工作带来了很大困难，而使用信息化手段建立学籍档案数据库和相关的电子档案可以解决此问题，学生在修完课程后，可由二级院（系）的教学科直接录入成绩，之后通过学籍档案信息系统后台对成绩进行分类汇总，输出学生个人成绩单，从而实现相同专业学生成绩单科目不同的情况，学生也可通过自己的端口查询成绩。但是电子档案也有其自身的缺陷，比如容易受到外界病毒或认为因素的干扰，且不利于长期保存。因此，学校的学籍档案管理实现纸质档案与电子档案共存，即保存纸质档案，也要将电子档案备份保存，防止电子档案因意外原因造成数据丢失。
三、结语
高校学生学籍档案管理工作是是学校教学管理工作的重要内容，也是一项复杂、细致的工作，高校应该不断提高在校师生对于学籍档案管理工作的重视度，不断完善学生学籍档案管理制度，加快学籍档案管理的信息化建设步伐，切实提高学籍档案管理工作水平。