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近年众多IT厂商大力提倡的“无纸化办公”理念，对于环境保护以及办公效率的提升，无疑是一个很好的发展方向。但综合当前企业办公的实际情况，真正做到办公“无纸化”尚存困难，惟有尽量减少办公中纸张的消耗。
企业在日常办公中使用频率最高的就是Microsoft Office软件，其中Excel以方便地编制报表而被用户广泛应用，但它的打印输出却并不简单，稍不注意就有会造成打印纸张的浪费。本期我们将向您介绍：掌握Excel打印输出的几个小技巧，将有助于企业在日常办公中更好地节省。
设置“双面”打印
“双面打印”功能在企业办公打印输出中采用较为普遍，当前市场中，中高端激光打印产品均标配有硬件双面打印单元。而针对喷墨打印机，Excel实现双面打印方法为：
1 启用打印机的双面打印功能：有些打印机只要安装了驱动程序，就可以在打印属性中找到“双面打印”选项，如Canon PIXMA iP1000、HPPhotosmart 8158等喷墨打印机。找到打印设置项并勾选“双面打印”复选框即可。
2 借用奇偶打印功能：在“打印”对话框中，按下端“打印”右边的下拉按钮，选定“奇数页”选项，“确定”打印。“奇数页”打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来装入打印机，再将“偶数页”打印上去就行。
3 编制“双面打印”代码：单击“开发工具”选项卡上的“Visual Basic”按钮，进入VBA编辑状态。按“Alt+F11”组合键，也可进人VBA编辑状态。在左侧“工程资源管理器”中。展开“V BA Project(PERSONALXLSB)”选项，双击其中的“模块1”，然后用下述代码替换右侧编辑区中的原有代码：
Sub smdy( )
On Error Resume Next
x=ExecuteExcel4Macro("get.document(50)")
For i=1 To Int(x／2)+1
ExecuteExcel4Macro"PRINT(2，"&2*i-1&"，"&2*i-1&"，1，，，，，，2，，，，TRUE，，FALSE)"
Next i
MsgBox"请将打印纸反向装入打印机中"，vbOKOnly，"打印另一面"
For j=1 TO Int(x／2)+1
ExecuteExcel4Macro"PRINT(2，"&2*j&"，"，&2*j&"，1，，，，，2，，，TRUE，，FALSE)"
Next j
End sub输入完成后，关闭VBA编辑窗口返回到Excel编辑状态即可。
4 借助第三方工具：“ExcelPrinter”是一款可以增强Excel打印功能的插件，不仅适用于Excel 2003，同时也适用于Excel 2007。软件下载安装后，该插件会在Excel 2007“加载项”选项卡的“自定义工具栏”中添加程序图标。该插件不仅支持“手动双面打印”功能，同时还具有“打印当前页”功能。
巧用“分栏”打印
与Miczosoft Office Word不同，Excel没有提供“分栏打印”功能，因此带来的遗憾是，当Excel报表中只有两三列内容时，用户直接打印输出会造成打印纸张的很大浪费。
要想让Excel报表如Word一样实现分栏打印，方法有二：一是把Excel中表格粘到Word中来分栏、打印输出。在Excel表格中的任意一个单元格中单击，按Ctrl+A选中整个表格，然后单击“编辑”→“复制”。接下来再启动Word，单击“编辑”→“粘贴”，把表格粘贴到Word文档中，把鼠标指针指向表格最后的右下角，这时表格右下角会出现一个“口”字，同时鼠标指针变成斜向双向箭头，按住左键拖动调整表格大小。单击“格式”→“分栏”，在“分栏”对话框中根据表格大小选择栏数，并设置栏宽和间距等。单击“表格”→“标题行重复”，从而让每一页中的每一栏的第一行都显示标题行。
二是可以考虑安装“Excel多排表工具”插件，该插件可以有效解决行数多、列数少的表格编排问题。安装“多排表工具”后，会在“工具”菜单中多出一项“多排表工具”。单击“工具”→“多排表工具”→“制作多排表”。根据表格列数、字号大小、行高和最终打印输出的纸张大小(用户可估计一下每页纸能打印多少行)。在打开的“多排表工具”对话框中选择“每页排数”、“起始行号”和“每页行数”，最后单击“确定”。这时会自动生成一个新工作表，并把原工作表中数据以分栏方式显示出来。同时使用者还可适当修改行高或列宽，以便表格在最终输出时更好地适应纸张的大小。
实现“区域”打印
很多时候用户往往不需要打印Excel工作表的全部内容，而只需打印工作表中的某—部分内容，此时，用户就需要针对性的指定打印区域。实现方法一是，先点击菜单命令“视图一分页预览”，然后在预览视图中选择要打印的单元格区域，点击菜单命令“文件→打印区域→设置打印区域”或者点击右键，在弹出菜单中点击“设置打印区域”命令。这样，打印时就会只打印用户选中的区域部分了。二是先在工作表中选择要打印区域，然后点击菜单命令“文件→打印”，在打开的“打印内容”对话框中，选中“选定区域”单选项。
如果用户需要打印的内容不在一个区域内，那么应采用“隐藏”功能隐藏指定Excel行的方法来实现区域打印。如第5、10、15行不需要打印。具体操作是首先选中第5行，选择菜单命令“数据一组和分级显示→组合”。这时，在第5行左侧出现组合标记，并且在工作表的左上方出现1和2，这是分级显示符号。单击某级别的显示符号，可以隐藏或显示下一级的明细数据。用户要利用的正是分级显示符号的这一功能。接下来选择第10行，按F4键重复最近的一次命令，再选择第15行，按F4键，单击左上角的分级显示符号1，将第5、10、15行隐藏。经过以上操作，用户就可以快速地将不需要打印的行隐藏起来，等打印完了可以再单击分级显示符号2将其恢复显示。
轻松“按纸”打印
当Excel图表数据内容超过一页宽度，用户在打印输出时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。还有当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。鉴于此如果用户不进行调整就直接进行打印，浪费难免。
解决上述问题有两种常用方法。一是通过“分页预览”视图调整：进人需要调整的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，进入“分页预览”视图。从中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分。将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可，这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内(水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作)。二是通过“页面设置”对话框调整：进入需要调整的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高，单击“确定”按钮完成。
另外，当数据内容较长时，打印出来的纸张可能有很多页。当然，这些页之间的分隔，都是Excel默认为用户添加的。但实际情况中，用户可能希望Excel能够以自己的分页标准来打印，从而实现在指定的页数内打印出报表：打开“页面设置”对话框，进入“页面”选项卡，确认一下“缩放”区域，选中的是“缩放比例”单选，(注：如果这里选择“调整为”单选框，后面操作就会相对复杂)。根据Excel会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理，在用户需要分页的位置插入空白行。所有空白行插入好后，按住Ctrl键，同时选中需要打印的各页数据，注意不要选中空白行。然后选择菜单“文件→打印区域→设置打印区域”命令，再选择菜单“文件→页面设置”命令，进入“页面”选项卡，点选“缩放”区的“调整为”单选框，输入所需的页数，单击“确定”按钮即可完成。
企业在日常办公中使用频率最高的就是Microsoft Office软件，其中Excel以方便地编制报表而被用户广泛应用，但它的打印输出却并不简单，稍不注意就有会造成打印纸张的浪费。本期我们将向您介绍：掌握Excel打印输出的几个小技巧，将有助于企业在日常办公中更好地节省。
设置“双面”打印
“双面打印”功能在企业办公打印输出中采用较为普遍，当前市场中，中高端激光打印产品均标配有硬件双面打印单元。而针对喷墨打印机，Excel实现双面打印方法为：
1 启用打印机的双面打印功能：有些打印机只要安装了驱动程序，就可以在打印属性中找到“双面打印”选项，如Canon PIXMA iP1000、HPPhotosmart 8158等喷墨打印机。找到打印设置项并勾选“双面打印”复选框即可。
2 借用奇偶打印功能：在“打印”对话框中，按下端“打印”右边的下拉按钮，选定“奇数页”选项，“确定”打印。“奇数页”打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来装入打印机，再将“偶数页”打印上去就行。
3 编制“双面打印”代码：单击“开发工具”选项卡上的“Visual Basic”按钮，进入VBA编辑状态。按“Alt+F11”组合键，也可进人VBA编辑状态。在左侧“工程资源管理器”中。展开“V BA Project(PERSONALXLSB)”选项，双击其中的“模块1”，然后用下述代码替换右侧编辑区中的原有代码：
Sub smdy( )
On Error Resume Next
x=ExecuteExcel4Macro("get.document(50)")
For i=1 To Int(x／2)+1
ExecuteExcel4Macro"PRINT(2，"&2*i-1&"，"&2*i-1&"，1，，，，，，2，，，，TRUE，，FALSE)"
Next i
MsgBox"请将打印纸反向装入打印机中"，vbOKOnly，"打印另一面"
For j=1 TO Int(x／2)+1
ExecuteExcel4Macro"PRINT(2，"&2*j&"，"，&2*j&"，1，，，，，2，，，TRUE，，FALSE)"
Next j
End sub输入完成后，关闭VBA编辑窗口返回到Excel编辑状态即可。
4 借助第三方工具：“ExcelPrinter”是一款可以增强Excel打印功能的插件，不仅适用于Excel 2003，同时也适用于Excel 2007。软件下载安装后，该插件会在Excel 2007“加载项”选项卡的“自定义工具栏”中添加程序图标。该插件不仅支持“手动双面打印”功能，同时还具有“打印当前页”功能。
巧用“分栏”打印
与Miczosoft Office Word不同，Excel没有提供“分栏打印”功能，因此带来的遗憾是，当Excel报表中只有两三列内容时，用户直接打印输出会造成打印纸张的很大浪费。
要想让Excel报表如Word一样实现分栏打印，方法有二：一是把Excel中表格粘到Word中来分栏、打印输出。在Excel表格中的任意一个单元格中单击，按Ctrl+A选中整个表格，然后单击“编辑”→“复制”。接下来再启动Word，单击“编辑”→“粘贴”，把表格粘贴到Word文档中，把鼠标指针指向表格最后的右下角，这时表格右下角会出现一个“口”字，同时鼠标指针变成斜向双向箭头，按住左键拖动调整表格大小。单击“格式”→“分栏”，在“分栏”对话框中根据表格大小选择栏数，并设置栏宽和间距等。单击“表格”→“标题行重复”，从而让每一页中的每一栏的第一行都显示标题行。
二是可以考虑安装“Excel多排表工具”插件，该插件可以有效解决行数多、列数少的表格编排问题。安装“多排表工具”后，会在“工具”菜单中多出一项“多排表工具”。单击“工具”→“多排表工具”→“制作多排表”。根据表格列数、字号大小、行高和最终打印输出的纸张大小(用户可估计一下每页纸能打印多少行)。在打开的“多排表工具”对话框中选择“每页排数”、“起始行号”和“每页行数”，最后单击“确定”。这时会自动生成一个新工作表，并把原工作表中数据以分栏方式显示出来。同时使用者还可适当修改行高或列宽，以便表格在最终输出时更好地适应纸张的大小。
实现“区域”打印
很多时候用户往往不需要打印Excel工作表的全部内容，而只需打印工作表中的某—部分内容，此时，用户就需要针对性的指定打印区域。实现方法一是，先点击菜单命令“视图一分页预览”，然后在预览视图中选择要打印的单元格区域，点击菜单命令“文件→打印区域→设置打印区域”或者点击右键，在弹出菜单中点击“设置打印区域”命令。这样，打印时就会只打印用户选中的区域部分了。二是先在工作表中选择要打印区域，然后点击菜单命令“文件→打印”，在打开的“打印内容”对话框中，选中“选定区域”单选项。
如果用户需要打印的内容不在一个区域内，那么应采用“隐藏”功能隐藏指定Excel行的方法来实现区域打印。如第5、10、15行不需要打印。具体操作是首先选中第5行，选择菜单命令“数据一组和分级显示→组合”。这时，在第5行左侧出现组合标记，并且在工作表的左上方出现1和2，这是分级显示符号。单击某级别的显示符号，可以隐藏或显示下一级的明细数据。用户要利用的正是分级显示符号的这一功能。接下来选择第10行，按F4键重复最近的一次命令，再选择第15行，按F4键，单击左上角的分级显示符号1，将第5、10、15行隐藏。经过以上操作，用户就可以快速地将不需要打印的行隐藏起来，等打印完了可以再单击分级显示符号2将其恢复显示。
轻松“按纸”打印
当Excel图表数据内容超过一页宽度，用户在打印输出时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。还有当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。鉴于此如果用户不进行调整就直接进行打印，浪费难免。
解决上述问题有两种常用方法。一是通过“分页预览”视图调整：进人需要调整的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，进入“分页预览”视图。从中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分。将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可，这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内(水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作)。二是通过“页面设置”对话框调整：进入需要调整的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高，单击“确定”按钮完成。
另外，当数据内容较长时，打印出来的纸张可能有很多页。当然，这些页之间的分隔，都是Excel默认为用户添加的。但实际情况中，用户可能希望Excel能够以自己的分页标准来打印，从而实现在指定的页数内打印出报表：打开“页面设置”对话框，进入“页面”选项卡，确认一下“缩放”区域，选中的是“缩放比例”单选，(注：如果这里选择“调整为”单选框，后面操作就会相对复杂)。根据Excel会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理，在用户需要分页的位置插入空白行。所有空白行插入好后，按住Ctrl键，同时选中需要打印的各页数据，注意不要选中空白行。然后选择菜单“文件→打印区域→设置打印区域”命令，再选择菜单“文件→页面设置”命令，进入“页面”选项卡，点选“缩放”区的“调整为”单选框，输入所需的页数，单击“确定”按钮即可完成。