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摘要：随着信息技术的发展和应用，在办公环境电子化、数字化、网络化的新常态下，在电子文件归档走向单套制的路上，对电子文件的认识、电子文件的理念和电子文件的归档都发生着深刻变化，同时也改变着档案管理部门转变自身的电子文件管理思想。本文结合自身企业开展的业务系统电子文件单套制归档工作，为促进档案现代化管理及其应用服务水平的提升提供参考。提示企业档案管理工作应主动积极适应新时期新常态，顺势而为，通过具体的制度和措施，克服电子文件固有的局限，确保电子档案信息可信可用，推动“单套制”档案管理又好又快实施。
关键词：信息系统;电子文件;单套制;归档管理;
随着信息技术在社会生活中的普遍应用，办公自动化程度的加深，通过网络与工作对象进行接触交流以及办理业务已成为大势所趋。在此过程中，电子文件和电子档案已成为信息记录和传递的主流方式，也成为企业档案资源的重要组成部分。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出要在有条件的部门开展电子文件和电子档案单套制管理试点的要求。时代的发展、社会需求的变化，双套制的弊端日益凸显，使得有关电子文件归档和电子档案管理新模式的研究问题成为了时下关注的热点。而作为企业档案工作者，更应顺应时代潮流，思考探究新形势下档案信息化发展问题，创新发展档案工作新理念、新模式，加强档案信息资源体系建设，以更高的水准为企业生产经营及科研提供强力支撑。
下面就笔者自身的企业所开展的一些基于前端控制思想建立的部分企业管理系统与档案管理系统之间电子文件单套制归档方式的探索与实践。
1 企业电子文件单套制归档的含义
电子文件的“单套制”归档和管理是相对于传统的纸质、电子“双套制”归档而言的，是通过“无纸化”办公条件下由各专业管理信息系统产生的电子文件直接以电子方式在线归档和电子档案管理的创新模式。不再以“纸质+电子”方式归档保存，它颠覆性地改变了传统的文件收集、整理和归档方式，将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用的源头和全生命周期，从而实现电子档案的全程化、专业化管理，单套制归档的主要流程是将电子文件从“部门提交归档——档案管理部门检查验收——档案管理系统长期保存”三个管理环节，具体来说，是将OA办公、合同管理等业务流程与电子文件归档、电子档案管理的流程对接，利用数字签名和电子签章技术，这些信息技术手段不仅可以鉴定签名人的身份，还可以验证文件在传输中有无变动。与此同时，原文文件、签名串、数字证书三者作为一个完整的整体予以保存，可以随时验证数字签名的有效性和合法性。在业务文件办结后及时向档案管理部门提交归档文件。这样，原来的年度归档变为了随办随归，原来作为“后道工序”的档案管理同步嵌入到了电子档案的整个生命周期。
而企业各业务管理板块所使用的信息系统产生的“原生状态”就是电子形式，基本元数据、电子原文信息以及办理流转过程等背景信息则是这些电子档案的“原生痕迹”。因此，企业各业务管理系统產生的电子文件单套制归档和档案管理部门对电子档案的“单套制”“单轨制”管理和归档模式应运而生。
2 企业电子文件单套制的作用和意义
2.1 单套制提升档案归档率，增强档案信息资源
档案是每个企业生产经营活动完整、系统的历史记录，是企业生产经营及科研活动中形成的各种有保存价值的文件材料构成的有机整体。但是，从目前一些企业的档案管理的实际情况来看，因为缺乏对存档文件范围的必要制度规定和相关措施，因此档案不齐全、不完整等情况仍大量存在。
档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。由于档案资料琐碎，且不直接产生经济效益，而很多业务工作程序又非常复杂，业务经办人员工作量大，其绝大部分精力集中在具体的业务活动中， 对资料的收集反馈一般都是被动应付，以致于经常造成档案缺失、不完整的情况发生。
而采用由各业务信息系统产生的电子文件直接向档案管理系统在线归档，既可以保证档案归档的齐全性和完整性，更能增强和扩充企业档案信息资源，更能提高档案利用率和档案管理部门的服务效能。
2.2 单套制管理改变档案管理方式
在单套制实施前，档案的归档方式一直以纸质档案或“纸质+电子”方式归档保存为主，在业务管理文件办结后及时向档案管理部门提交归档文件，档案管理部门一般也只对办结归档的纸质档案或电子档案进行管理。单套制实施后，档案信息的传递方式只能以规范的“数字化”信息方式进行传递，它颠覆性地改变了传统的文件收集、整理和归档方式，将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用的源头，是一个“全生命周期” 管理，从而实现电子档案的全程化、专业化管理，这样，原来的年度归档变为了随办随归，档案的传统归档方式和档案管理方式将会发生彻底变革。
2.3 单套制提升了档案工作效率
实施单套制电子文件归档后，档案信息的传递方式数字化，处理手段电子化、网络化，克服了双套制管理的各种阻碍，各工作部门之间整体联动，协调运转，简化了操作程序和工作流程，提高了企业档案管理部门和业务部门的档案管理和利用能力。
2.4 单套制降低了档案管理成本
双套制在保存电子文件的同时，需要打印保存纸质文件，不仅造成了纸张资源的浪费，而且由于纸质档案保管利用占用空间较多，需要建设大型档案库房，配套相应设施，资源浪费严重。同时，增加了业务部门兼职档案管理人员的劳动强度，而单套制归档工作不仅能够降低档案管理成本，而且能够减少兼职档案人员的劳动强度，更能为企业降本增效添砖助力。?
3 融合企业业务管理系统电子文件单套制归档探索与实践
笔者自身从事的石油企业按照扁平化管理，专业化管理的理念，分公司成立档案管理中心，属直属处级单位，实现对所有档案的集中统一管理。作为油气生产服务保障的重要单元，以“敢为人先、创新不止”的企业精神为指引，实施精细科学化管理、创新服务方式为着力点，以信息系统升级完善为契机，加快档案信息化和单套制归档进程，丰富馆藏资源，实现了以“件”为单位的电子文件全文系统，档案的管理与服务利用上升到一个新的高度。下面就笔者企业开展的公文管理系统、合同管理系统及招投标管理系统实现的电子文件单套制归档做介绍。 3.1 整体实施步骤及目标
在实施上，首先成立了办公室、企业管理处（法律事务处）、市场管理处、档案管理中心、信息化管理中心组成的工作机构，明确了工作目标;其次，对公文管理系统、合同管理系统、招投标管理系统进行了全面的梳理，明确了系统的应用情况和数据情况;第三，结合企业生产经营及档案管理的实际情况，出台了电子公文归档、电子合同档案归档、电子招投标档案归档的标准规范，包括归档范围、元数据、归档流程和归档接口规范;最后，对公文管理系统、合同管理系统、招投标管理系统和档案管理系统进行了设计开发和提升完善。
3.2 單套制归档总体设计
归档业务系统业务办理完结具备归档条件后，可通过批量归档、单个归档将待归档数据归入档案管理系统。业务元数据封装成XML文件，与完成格式转换的归档文件组成信息包，自动推送至档案管理系统预归档库，待档案管理人员接收审查，并在档案管理系统内著录相关信息后，最后完成归档入库。总体架构具体见下图：
3.3 单套制元数据方案设计
参考了Interpares、《ISO 23081-1：2005文件元数据原则》、《DA＼T-48 2009 基于XML的电子文件封装规范》等国际国内行业标准，构建满足电子档案管理业务需求的元数据方案，并使用XML文档格式，对档案元数据信息进行传输与保存，根据元数据类型不同，在XML文档中进行定义，并可以进行扩展。
在内容信息部分，构建了档案部分目录元数据22个，业务部分目录元数据三个系统合计6类85个，电子原文元数据15个;背景信息2类15个元数据;在保护信息部分，构建了电子签名信息元数据10个，管理历史元数据9个，利用历史源数据11个。
3.4 单套制电子文件归档流程
3.4.1各业务文件已办结，在各业务管理系统中显示流程已经结束、且包含流程审批信息的文件，归档人通过单个文件归档、批量归档或分发后自动归档的方式触发归档操作。
3.4.2完成脱密、文件格式转换、文件摘要、元数据封装等归档前准备工作后，调用档案系统的归档接口将归档文件打包传输到档案系统预归档库，文件及其审批流程信息共同归档。
3.4.3档案系统定时从预归档库中对待归档文件进行真实性、完整性、可用性和安全性检查，经归档审核流程入库后，不得修改或替换。
3.4.4档案管理人员对通过检查的文件进行整编后，加盖档案系统电子签章后归入档案库，完成归档。
3.5 单套制电子文件四性保障
为保证归档的电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，落实了数字证书、数字签名、PDF固化等技术措施，防止电子档案被篡改，保证接收的电子档案来源可靠、管理可信、长期可用，确保单套制管理电子档案作为法律凭证作用真实、有效。
具体做法是通过管理规范对电子文件的“四性”进行保障;通过管理制度及系统功能，实现电子文件的四性检查，检查主要分为档案归档阶段、长久保存阶段和利用阶段三个阶段，共设置了68个检查项;通过与集团公司统一身份认证进行集成，实现系统的统一登录与身份认证，可实现集成应用的单点登录;通过日志审计，确保电子档案在利用过程中的合法，确保过程可追溯，系统实时记录用户对档案管理系统操作访问的行为记录和请求内容，可以实时自主按照各种方式对日志进行查询，开展全方位日志审计和用户分析;通过数字签名，对电子档案来源的真实性进行验证，各业务系统分别对传输的电子原文，条目XML文件进行数字签名，通过SSL安全加密通道将数据传输到电子档案管理系统，电子档案管理系统进行数据确认时验证数字签名，验证数据真实性和完整性，同时对电子文件归档流程进行全流程的日志记录;通过数字摘要，形成电子原文的唯一标识，确保电子档案在归档阶段与长久保存阶段的真实、完整;通过电子签章，对离线利用的电子档案进行防护，确保离线档案的真实性;通过数字水印，对在线浏览的电子档案进行安全保护。电子档案利用的安全保障如下图：
4 结论
通过笔者自身从事的石油企业所开展的电子文件单套制归档探索与实践，可以看到，在信息时代，实现企业各业务管理系统电子文件的单套制在线归档，不仅实现了企业电子档案管理从“双套制”“双轨制”到“单套制”“单轨制”的转变，而且进一步丰富了馆藏档案信息资源，而且更加高效便捷地为企业生产经营及科研活动提供档案利用服务，更能全面加强企业档案信息化建设，完善“档案+大数据”模式，打造智慧档案馆。但同时，我们也要清醒的认识到，由此带来的一些问题与挑战，如电子档案的“单套制”对数据离线保存和数据修复提出较高要求的挑战。
档案工作是一项在企业中横贯百业的重要基础工作。新的时代赋予档案工作新的发展机遇，新的发展空间，同时也向档案工作揭示了新的发展课题，提出了新的发展要求。档案工作只有转变思路，奋发有为，才能不忘初心，不辱使命，我们将进一步推进数字档案馆一体化建设，不断扩大电子文件单套制归档涉及的业务范围，进一步提升档案信息化应用水平，助力企业档案事业发展进一步提质增效，为企业效益发挥应有的作用。
参 考 文 献
[1] 张小平。“单套制”档案管理探讨。管理观察，2017年
[2] 廖倩文。电子文件单套制管理问题的策略研究。业务研究，2017年8月
关键词：信息系统;电子文件;单套制;归档管理;
随着信息技术在社会生活中的普遍应用，办公自动化程度的加深，通过网络与工作对象进行接触交流以及办理业务已成为大势所趋。在此过程中，电子文件和电子档案已成为信息记录和传递的主流方式，也成为企业档案资源的重要组成部分。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出要在有条件的部门开展电子文件和电子档案单套制管理试点的要求。时代的发展、社会需求的变化，双套制的弊端日益凸显，使得有关电子文件归档和电子档案管理新模式的研究问题成为了时下关注的热点。而作为企业档案工作者，更应顺应时代潮流，思考探究新形势下档案信息化发展问题，创新发展档案工作新理念、新模式，加强档案信息资源体系建设，以更高的水准为企业生产经营及科研提供强力支撑。
下面就笔者自身的企业所开展的一些基于前端控制思想建立的部分企业管理系统与档案管理系统之间电子文件单套制归档方式的探索与实践。
1 企业电子文件单套制归档的含义
电子文件的“单套制”归档和管理是相对于传统的纸质、电子“双套制”归档而言的，是通过“无纸化”办公条件下由各专业管理信息系统产生的电子文件直接以电子方式在线归档和电子档案管理的创新模式。不再以“纸质+电子”方式归档保存，它颠覆性地改变了传统的文件收集、整理和归档方式，将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用的源头和全生命周期，从而实现电子档案的全程化、专业化管理，单套制归档的主要流程是将电子文件从“部门提交归档——档案管理部门检查验收——档案管理系统长期保存”三个管理环节，具体来说，是将OA办公、合同管理等业务流程与电子文件归档、电子档案管理的流程对接，利用数字签名和电子签章技术，这些信息技术手段不仅可以鉴定签名人的身份，还可以验证文件在传输中有无变动。与此同时，原文文件、签名串、数字证书三者作为一个完整的整体予以保存，可以随时验证数字签名的有效性和合法性。在业务文件办结后及时向档案管理部门提交归档文件。这样，原来的年度归档变为了随办随归，原来作为“后道工序”的档案管理同步嵌入到了电子档案的整个生命周期。
而企业各业务管理板块所使用的信息系统产生的“原生状态”就是电子形式，基本元数据、电子原文信息以及办理流转过程等背景信息则是这些电子档案的“原生痕迹”。因此，企业各业务管理系统產生的电子文件单套制归档和档案管理部门对电子档案的“单套制”“单轨制”管理和归档模式应运而生。
2 企业电子文件单套制的作用和意义
2.1 单套制提升档案归档率，增强档案信息资源
档案是每个企业生产经营活动完整、系统的历史记录，是企业生产经营及科研活动中形成的各种有保存价值的文件材料构成的有机整体。但是，从目前一些企业的档案管理的实际情况来看，因为缺乏对存档文件范围的必要制度规定和相关措施，因此档案不齐全、不完整等情况仍大量存在。
档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。由于档案资料琐碎，且不直接产生经济效益，而很多业务工作程序又非常复杂，业务经办人员工作量大，其绝大部分精力集中在具体的业务活动中， 对资料的收集反馈一般都是被动应付，以致于经常造成档案缺失、不完整的情况发生。
而采用由各业务信息系统产生的电子文件直接向档案管理系统在线归档，既可以保证档案归档的齐全性和完整性，更能增强和扩充企业档案信息资源，更能提高档案利用率和档案管理部门的服务效能。
2.2 单套制管理改变档案管理方式
在单套制实施前，档案的归档方式一直以纸质档案或“纸质+电子”方式归档保存为主，在业务管理文件办结后及时向档案管理部门提交归档文件，档案管理部门一般也只对办结归档的纸质档案或电子档案进行管理。单套制实施后，档案信息的传递方式只能以规范的“数字化”信息方式进行传递，它颠覆性地改变了传统的文件收集、整理和归档方式，将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用的源头，是一个“全生命周期” 管理，从而实现电子档案的全程化、专业化管理，这样，原来的年度归档变为了随办随归，档案的传统归档方式和档案管理方式将会发生彻底变革。
2.3 单套制提升了档案工作效率
实施单套制电子文件归档后，档案信息的传递方式数字化，处理手段电子化、网络化，克服了双套制管理的各种阻碍，各工作部门之间整体联动，协调运转，简化了操作程序和工作流程，提高了企业档案管理部门和业务部门的档案管理和利用能力。
2.4 单套制降低了档案管理成本
双套制在保存电子文件的同时，需要打印保存纸质文件，不仅造成了纸张资源的浪费，而且由于纸质档案保管利用占用空间较多，需要建设大型档案库房，配套相应设施，资源浪费严重。同时，增加了业务部门兼职档案管理人员的劳动强度，而单套制归档工作不仅能够降低档案管理成本，而且能够减少兼职档案人员的劳动强度，更能为企业降本增效添砖助力。?
3 融合企业业务管理系统电子文件单套制归档探索与实践
笔者自身从事的石油企业按照扁平化管理，专业化管理的理念，分公司成立档案管理中心，属直属处级单位，实现对所有档案的集中统一管理。作为油气生产服务保障的重要单元，以“敢为人先、创新不止”的企业精神为指引，实施精细科学化管理、创新服务方式为着力点，以信息系统升级完善为契机，加快档案信息化和单套制归档进程，丰富馆藏资源，实现了以“件”为单位的电子文件全文系统，档案的管理与服务利用上升到一个新的高度。下面就笔者企业开展的公文管理系统、合同管理系统及招投标管理系统实现的电子文件单套制归档做介绍。 3.1 整体实施步骤及目标
在实施上，首先成立了办公室、企业管理处（法律事务处）、市场管理处、档案管理中心、信息化管理中心组成的工作机构，明确了工作目标;其次，对公文管理系统、合同管理系统、招投标管理系统进行了全面的梳理，明确了系统的应用情况和数据情况;第三，结合企业生产经营及档案管理的实际情况，出台了电子公文归档、电子合同档案归档、电子招投标档案归档的标准规范，包括归档范围、元数据、归档流程和归档接口规范;最后，对公文管理系统、合同管理系统、招投标管理系统和档案管理系统进行了设计开发和提升完善。
3.2 單套制归档总体设计
归档业务系统业务办理完结具备归档条件后，可通过批量归档、单个归档将待归档数据归入档案管理系统。业务元数据封装成XML文件，与完成格式转换的归档文件组成信息包，自动推送至档案管理系统预归档库，待档案管理人员接收审查，并在档案管理系统内著录相关信息后，最后完成归档入库。总体架构具体见下图：
3.3 单套制元数据方案设计
参考了Interpares、《ISO 23081-1：2005文件元数据原则》、《DA＼T-48 2009 基于XML的电子文件封装规范》等国际国内行业标准，构建满足电子档案管理业务需求的元数据方案，并使用XML文档格式，对档案元数据信息进行传输与保存，根据元数据类型不同，在XML文档中进行定义，并可以进行扩展。
在内容信息部分，构建了档案部分目录元数据22个，业务部分目录元数据三个系统合计6类85个，电子原文元数据15个;背景信息2类15个元数据;在保护信息部分，构建了电子签名信息元数据10个，管理历史元数据9个，利用历史源数据11个。
3.4 单套制电子文件归档流程
3.4.1各业务文件已办结，在各业务管理系统中显示流程已经结束、且包含流程审批信息的文件，归档人通过单个文件归档、批量归档或分发后自动归档的方式触发归档操作。
3.4.2完成脱密、文件格式转换、文件摘要、元数据封装等归档前准备工作后，调用档案系统的归档接口将归档文件打包传输到档案系统预归档库，文件及其审批流程信息共同归档。
3.4.3档案系统定时从预归档库中对待归档文件进行真实性、完整性、可用性和安全性检查，经归档审核流程入库后，不得修改或替换。
3.4.4档案管理人员对通过检查的文件进行整编后，加盖档案系统电子签章后归入档案库，完成归档。
3.5 单套制电子文件四性保障
为保证归档的电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，落实了数字证书、数字签名、PDF固化等技术措施，防止电子档案被篡改，保证接收的电子档案来源可靠、管理可信、长期可用，确保单套制管理电子档案作为法律凭证作用真实、有效。
具体做法是通过管理规范对电子文件的“四性”进行保障;通过管理制度及系统功能，实现电子文件的四性检查，检查主要分为档案归档阶段、长久保存阶段和利用阶段三个阶段，共设置了68个检查项;通过与集团公司统一身份认证进行集成，实现系统的统一登录与身份认证，可实现集成应用的单点登录;通过日志审计，确保电子档案在利用过程中的合法，确保过程可追溯，系统实时记录用户对档案管理系统操作访问的行为记录和请求内容，可以实时自主按照各种方式对日志进行查询，开展全方位日志审计和用户分析;通过数字签名，对电子档案来源的真实性进行验证，各业务系统分别对传输的电子原文，条目XML文件进行数字签名，通过SSL安全加密通道将数据传输到电子档案管理系统，电子档案管理系统进行数据确认时验证数字签名，验证数据真实性和完整性，同时对电子文件归档流程进行全流程的日志记录;通过数字摘要，形成电子原文的唯一标识，确保电子档案在归档阶段与长久保存阶段的真实、完整;通过电子签章，对离线利用的电子档案进行防护，确保离线档案的真实性;通过数字水印，对在线浏览的电子档案进行安全保护。电子档案利用的安全保障如下图：
4 结论
通过笔者自身从事的石油企业所开展的电子文件单套制归档探索与实践，可以看到，在信息时代，实现企业各业务管理系统电子文件的单套制在线归档，不仅实现了企业电子档案管理从“双套制”“双轨制”到“单套制”“单轨制”的转变，而且进一步丰富了馆藏档案信息资源，而且更加高效便捷地为企业生产经营及科研活动提供档案利用服务，更能全面加强企业档案信息化建设，完善“档案+大数据”模式，打造智慧档案馆。但同时，我们也要清醒的认识到，由此带来的一些问题与挑战，如电子档案的“单套制”对数据离线保存和数据修复提出较高要求的挑战。
档案工作是一项在企业中横贯百业的重要基础工作。新的时代赋予档案工作新的发展机遇，新的发展空间，同时也向档案工作揭示了新的发展课题，提出了新的发展要求。档案工作只有转变思路，奋发有为，才能不忘初心，不辱使命，我们将进一步推进数字档案馆一体化建设，不断扩大电子文件单套制归档涉及的业务范围，进一步提升档案信息化应用水平，助力企业档案事业发展进一步提质增效，为企业效益发挥应有的作用。
参 考 文 献
[1] 张小平。“单套制”档案管理探讨。管理观察，2017年
[2] 廖倩文。电子文件单套制管理问题的策略研究。业务研究，2017年8月