决定要举办茶汤作品发表会，不管是个人或几位泡茶师联办，都必须做好事前的准备。泡茶师要有完整的工作流程规划，否则光有一手泡茶功夫，遇到不同的处境和人就乱了阵脚，那仍是不够成熟的一个作品。有些泡茶师认为茶汤创作应该很自由的，要随遇而安，不能强求。既然很想将茶汤作品发表会办得行云流水，有一些指挥工作是非执行不可的。此篇提出备忘录让大家参考。
　　一、首先要给茶汤作品发表会定位，决定它的规格、性质、形态、人数多少、为什么要做这个等。比如说品茗者人数一定要先确定，并且最好知道他们来自哪个年龄层、属于什么领域？如公开发售入场券，需预估来品茗的会是谁，那么泡茶师就知道要将茶汤作品发表会表现出怎样的一个风格来让茶亲近大家。
　　二、决定场地。包括场地如何布置、热水供应等方法。比如大型的可以找适当的宴会厅、风景雅致又宽敞的园林，但万一负担不起或无法安排也无所谓。不是说一定要用这些地方才能做，可转换另一个风格来办，试试物色其他如城市里的广场、学校礼堂；小型的可找一些茶道教室、私人别墅的花园、茶屋，大一点的客厅也行。光线、杂音、周围的背景、热水承接的方便度全部需勘察清楚。
　　三、决定入场方式。如果是发邀请柬或公开售票，那么接下来就要有邀请柬或票券的制作。另一重要的是节目单，其基本资料如时间、地点、泡茶师姓名、茶码，泡茶喝茶程序当然不能少，也要包括着装规则（DressCocle）如：隆重、正式、时尚、休闲。空格打勾就好。还有其他如手机静音、勿录影、拍照等需告知要一并列入。节目单必须要有严谨的规划，大众才会开始重视。
　　四、多人联合发表时，要决定茶席的风格（泡茶席是一致还是呈现个别风格）。所谓联合：a.是同一个时间、同一种茶、不同人冲泡以达到同时供应所有品茗者可喝到同一种茶的效果。泡茶师与品茗者从头到尾固定在一个席上，不管多少人联合，品茗者入场只喝到一位泡茶师的茶汤作品。b.不同泡茶师各自泡自己的茶。换另一壶茶时品茗者换位，以达到品茗者可尝试不同泡茶师呈现的茶汤作品之目的。从深耕茶文化角度来看，后者更应被鼓励，这种情况下的泡茶席（包括茶叶、茶具、茶法）更有适合不同人的个性。但整体的氛围要一致，以让大家安心喝茶。
　　五、茶食要怎么呈现？茶食不要以它原来塑料袋或原包装的面目拿出来奉给客人。茶食要准备得新鲜、干净、卫生、可口，待用时收进篮子或柜子里。必要时可加热或放进冰箱冷却。准备雅致的盘子、竹签或小又、面巾纸，并设定合理的供应方法。
　　六、茶汤创作时工作如何分配？整个过程每一道程序都是泡茶师本身动手。可安排一助理，助理纯粹处理一些与茶汤创作无直接关系的行政、接待、杂务。
　　七、泡茶师什么时候进场？大型的需要安排助理做接待工作，泡茶师到了该出场的时候。就被邀请出场入席。自己在家里办，很熟悉的朋友，可先迎接客人寒暄，邀请大家入席坐定了，自己才步入泡茶席。
　　八、排练一定要有。事先要完完整整、正正式式走几遍，才知道什么问题会发生，然后克服它。