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摘 要 本文首先介绍了我国档案信息化建设的发展历程，然后通过引入风险管理的理念和方法，对档案信息化建设中存在的技术风险、经济风险、管理风险、信息安全风险和法律政策风险进行了全面分析。
关键词 档案 信息化 风险分析
档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是为社会提供高效优质服务的重要途径。但是，在探索档案信息化建设规律的过程中，我们既要肯定档案信息化带来的各种好处和它的广阔前景，同时我们也要考虑其充满不确定性的一面。档案信息化是一场耗资大、实施周期长、涉及面广的系统工程，在实施过程中，如果档案部门只是过于乐观前瞻而忽视风险管理，那么一招不慎就有可能导致整个信息化项目的失败，从而给部门乃至国家带来不可估量的损失。因此，档案部门一定要对档案信息化过程中可能存在的风险进行分析。
一、我国档案信息化建设发展概述
2000年9月，国际档案理事会主席王刚深刻论述了档案信息资源在世界由工业社会向信息社会转型的历史进程中的重要作用，并且要求全世界档案工作者加快档案工作融入信息社会的步伐；同年，国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务。2002年，国家档案局把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，并于同年11月发布了《全国档案信息化建设实施纲要》。从2003年以来，国家档案局加快了档案信息化的建设步伐，先后制定并出台了一批关于档案信息化的相关标准和规章；国家档案局也成为国务院信息化领导小组成员单位。2004年以来，国家档案局又先后召开了关于数字档案馆、电子文件归档管理、档案网站建设等与档案信息化相关的工作会议，进一步加强了档案信息化的研究和建设工作。
二、档案信息化建设中的风险分析
（一）技术风险
第一，硬件风险。有些单位在购买设备时，一味追求大而全，追求先进性和高质量却忽视了硬件风险，没有相应的配套软件，导致硬件功能发挥不出来，造成浪费。
第二，软件风险。随着技术发展，软件也面临淘汰的风险。在系统建设上，有些单位倾向于大而全、功能完整、一步到位的方案。这样不仅仅大大增加了成本，而且由于技术发展速度快，导致系统会面临很大的升级换代压力，导致得不偿失。同时，软件行业发展迅速，软件提供商众多，采用不同的应用平台和开发工具，在选择具体的软件系统时，有一定的风险，因为随着技术的发展，一些实力较弱的软件提供商可能被市场淘汰，这样使该系统在售后服务、系统维护升级方面具有很大的隐患。
第三，数据安全风险。信息技术的发展，网络环境的潜在威胁给数据安全带来很大风险。同时，在档案数字化转换、存储和利用等方面，档案信息由于技术不成熟等诸多原因都面临着安全问题。
（二）经济风险
档案信息化实施过程是一个长期连续不断的过程，需要几年甚至几十年持续不断的投入和完善。信息化建设投资巨大，但是经济效益却不明显。因为档案信息表现更多的是它的社会效益，具有隐性的特点。有些档案部门因为看不到短期效果，对档案信息化的实施产生了疑问，有些领导急于求成，擅自更改实施进度或终止部分项目的建设。高投入和慢收益，这一直接矛盾决定了档案信息化建设投资面临很大的经济风险。同时，由于信息化项目持续时间较长，容易受到外界环境的影响，成本具有不可预测性，如：通货膨胀、物价上涨，会增加档案信息化的成本，如果控制不好，会直接影响整个信息化建设项目。
（三）管理风险
档案信息化建设除了信息技术的运用，更多涉及工作理念、工作流程和管理方式的转变。在档案信息化建设中，三分技术，七分管理。档案信息化建设中会涉及很多管理问题，如果业务流程混乱，管理架构不明，忽视了技术与业务流程的整合，信息化建设就会面临很大的风险。因此，组织与管理是档案信息化建设成功的关键。首先，档案信息化建设需要一个强有力的组织机构，针对实施过程中的各种问题进行管理和决策。如果决策失误，会造成很大的风险，如：选择建设承包商和对其监督管理不当的话，会造成项目的延期，还有可能因进度计划安排不合理，维护工作不到位等。其次，档案信息化建设涉及到大量的协调工作和部门利益的调整。如果不能有效协调部门之间的工作，就可能出现互相扯皮，导致进度迟缓。第三，信息化应用有效推进，需要管理层对信息化的管理理念和管理模式有足够的了解，从而带动整个团队充分发挥团队协作作用。如果缺乏团队合作精神，信息化项目不容易被人们接受，信息化建设会流于表面，难于发挥其真正作用。所以有效的组织和管理对于档案信息化来说至关重要。
（四）信息安全风险
第一，设备安全风险。我国对发达国家信息设备和技术存在很强的依赖性， 对引进的技术和设备缺乏必要的信息管理和技术改造，尤其在系统安全和安全协议的研究和应用方面与发达国家的差距很大。据统计，目前我国市场上约三分之二的软是外国产品，操作系统和大型应用软件约90%是国外产品。长此下去，我国的信息很可能轻而易举被别国窃取，势必会造成严重的损失，因此，研发我国自己的信息设备是一项巨大并且艰巨的任务。
第二，数据保护风险。数据的安全性涉及到法律、道德及微机系统等诸多因素。细分可分为与数据库系统本身无直接关系的外部条件和数据库系统本身的防范能力。这两方面是相辅相成的。目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。应该制定、完善一系列有关数据安全保护的法律，充分利用法律的规范性、稳定性、普遍性、强制性，来有效地保护数据安全，严惩破坏分子。另一方面，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。因此，从认识上应把档案信息化建设提升到国家安全问题的角度来考虑，做到安全保密技术与信息技术同步发展。
（五）法律政策风险
档案信息在虚拟的网络空间传输和利用的过程中，需要完善的相关法律、法规、标准、制度做保障，以保证档案数字信息充分发挥其凭证作用和参考作用，最终实现档案数字信息在网络中资源共享。档案信息化涉及一系列知识产权问题，突出表现为档案信息的数字化权、档案数据库产权、档案复制权、档案网站建设中因链接而产生的知识产权问题等。如果没有相关的法律制度保障，档案信息化会面临很大的法律风险。档案信息化标准规范体系尚未建立健全，管理性、业务性和技术性标准的不足，直接制约了档案信息化的发展，如：计算机软件开发缺乏整体规划性，在通用性和实用性方面存在严重的不足；各个系统之间所遵循的标准和定义接口不统一，彼此的数据不能够共享，相互之间无法协调沟通，更新的数据也无法统一，造成新的信息孤岛，给档案信息化建设带来很大的浪费。
三、结语
档案信息化作为新生事物还处于建立和初步发展的阶段， 档案信息化具有不可忽视的各种风险。但是，我们不能因为档案信息化建设过程中存在一些风险， 就因噎废食、优柔寡断，错过开展档案信息化建设的时机。我们需要高度重视这些风险，弄清风险之间的联系，并且通过制定相应的风险控制方案，尽可能减少这些风险或避免这些风险，从而最大限度地实现档案信息化。
参考文献：
[1]钟其炎.档案信息化建设的风险分析[J].黑河学刊，2011，（04）.
[2]杨智勇，白原.档案信息化建设中的风险分析[J].兰台世界，2007，（09）.
[3]王璐.论档案信息化建设的风险[J].办公室业务，2004，（05）.
关键词 档案 信息化 风险分析
档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是为社会提供高效优质服务的重要途径。但是，在探索档案信息化建设规律的过程中，我们既要肯定档案信息化带来的各种好处和它的广阔前景，同时我们也要考虑其充满不确定性的一面。档案信息化是一场耗资大、实施周期长、涉及面广的系统工程，在实施过程中，如果档案部门只是过于乐观前瞻而忽视风险管理，那么一招不慎就有可能导致整个信息化项目的失败，从而给部门乃至国家带来不可估量的损失。因此，档案部门一定要对档案信息化过程中可能存在的风险进行分析。
一、我国档案信息化建设发展概述
2000年9月，国际档案理事会主席王刚深刻论述了档案信息资源在世界由工业社会向信息社会转型的历史进程中的重要作用，并且要求全世界档案工作者加快档案工作融入信息社会的步伐；同年，国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务。2002年，国家档案局把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，并于同年11月发布了《全国档案信息化建设实施纲要》。从2003年以来，国家档案局加快了档案信息化的建设步伐，先后制定并出台了一批关于档案信息化的相关标准和规章；国家档案局也成为国务院信息化领导小组成员单位。2004年以来，国家档案局又先后召开了关于数字档案馆、电子文件归档管理、档案网站建设等与档案信息化相关的工作会议，进一步加强了档案信息化的研究和建设工作。
二、档案信息化建设中的风险分析
（一）技术风险
第一，硬件风险。有些单位在购买设备时，一味追求大而全，追求先进性和高质量却忽视了硬件风险，没有相应的配套软件，导致硬件功能发挥不出来，造成浪费。
第二，软件风险。随着技术发展，软件也面临淘汰的风险。在系统建设上，有些单位倾向于大而全、功能完整、一步到位的方案。这样不仅仅大大增加了成本，而且由于技术发展速度快，导致系统会面临很大的升级换代压力，导致得不偿失。同时，软件行业发展迅速，软件提供商众多，采用不同的应用平台和开发工具，在选择具体的软件系统时，有一定的风险，因为随着技术的发展，一些实力较弱的软件提供商可能被市场淘汰，这样使该系统在售后服务、系统维护升级方面具有很大的隐患。
第三，数据安全风险。信息技术的发展，网络环境的潜在威胁给数据安全带来很大风险。同时，在档案数字化转换、存储和利用等方面，档案信息由于技术不成熟等诸多原因都面临着安全问题。
（二）经济风险
档案信息化实施过程是一个长期连续不断的过程，需要几年甚至几十年持续不断的投入和完善。信息化建设投资巨大，但是经济效益却不明显。因为档案信息表现更多的是它的社会效益，具有隐性的特点。有些档案部门因为看不到短期效果，对档案信息化的实施产生了疑问，有些领导急于求成，擅自更改实施进度或终止部分项目的建设。高投入和慢收益，这一直接矛盾决定了档案信息化建设投资面临很大的经济风险。同时，由于信息化项目持续时间较长，容易受到外界环境的影响，成本具有不可预测性，如：通货膨胀、物价上涨，会增加档案信息化的成本，如果控制不好，会直接影响整个信息化建设项目。
（三）管理风险
档案信息化建设除了信息技术的运用，更多涉及工作理念、工作流程和管理方式的转变。在档案信息化建设中，三分技术，七分管理。档案信息化建设中会涉及很多管理问题，如果业务流程混乱，管理架构不明，忽视了技术与业务流程的整合，信息化建设就会面临很大的风险。因此，组织与管理是档案信息化建设成功的关键。首先，档案信息化建设需要一个强有力的组织机构，针对实施过程中的各种问题进行管理和决策。如果决策失误，会造成很大的风险，如：选择建设承包商和对其监督管理不当的话，会造成项目的延期，还有可能因进度计划安排不合理，维护工作不到位等。其次，档案信息化建设涉及到大量的协调工作和部门利益的调整。如果不能有效协调部门之间的工作，就可能出现互相扯皮，导致进度迟缓。第三，信息化应用有效推进，需要管理层对信息化的管理理念和管理模式有足够的了解，从而带动整个团队充分发挥团队协作作用。如果缺乏团队合作精神，信息化项目不容易被人们接受，信息化建设会流于表面，难于发挥其真正作用。所以有效的组织和管理对于档案信息化来说至关重要。
（四）信息安全风险
第一，设备安全风险。我国对发达国家信息设备和技术存在很强的依赖性， 对引进的技术和设备缺乏必要的信息管理和技术改造，尤其在系统安全和安全协议的研究和应用方面与发达国家的差距很大。据统计，目前我国市场上约三分之二的软是外国产品，操作系统和大型应用软件约90%是国外产品。长此下去，我国的信息很可能轻而易举被别国窃取，势必会造成严重的损失，因此，研发我国自己的信息设备是一项巨大并且艰巨的任务。
第二，数据保护风险。数据的安全性涉及到法律、道德及微机系统等诸多因素。细分可分为与数据库系统本身无直接关系的外部条件和数据库系统本身的防范能力。这两方面是相辅相成的。目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。应该制定、完善一系列有关数据安全保护的法律，充分利用法律的规范性、稳定性、普遍性、强制性，来有效地保护数据安全，严惩破坏分子。另一方面，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。因此，从认识上应把档案信息化建设提升到国家安全问题的角度来考虑，做到安全保密技术与信息技术同步发展。
（五）法律政策风险
档案信息在虚拟的网络空间传输和利用的过程中，需要完善的相关法律、法规、标准、制度做保障，以保证档案数字信息充分发挥其凭证作用和参考作用，最终实现档案数字信息在网络中资源共享。档案信息化涉及一系列知识产权问题，突出表现为档案信息的数字化权、档案数据库产权、档案复制权、档案网站建设中因链接而产生的知识产权问题等。如果没有相关的法律制度保障，档案信息化会面临很大的法律风险。档案信息化标准规范体系尚未建立健全，管理性、业务性和技术性标准的不足，直接制约了档案信息化的发展，如：计算机软件开发缺乏整体规划性，在通用性和实用性方面存在严重的不足；各个系统之间所遵循的标准和定义接口不统一，彼此的数据不能够共享，相互之间无法协调沟通，更新的数据也无法统一，造成新的信息孤岛，给档案信息化建设带来很大的浪费。
三、结语
档案信息化作为新生事物还处于建立和初步发展的阶段， 档案信息化具有不可忽视的各种风险。但是，我们不能因为档案信息化建设过程中存在一些风险， 就因噎废食、优柔寡断，错过开展档案信息化建设的时机。我们需要高度重视这些风险，弄清风险之间的联系，并且通过制定相应的风险控制方案，尽可能减少这些风险或避免这些风险，从而最大限度地实现档案信息化。
参考文献：
[1]钟其炎.档案信息化建设的风险分析[J].黑河学刊，2011，（04）.
[2]杨智勇，白原.档案信息化建设中的风险分析[J].兰台世界，2007，（09）.
[3]王璐.论档案信息化建设的风险[J].办公室业务，2004，（05）.