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在信息时代,信息资源同物质资源、能源资源一起构成现代社会经济与技术发展的三大支柱性资源,并日益成为首要支柱。在同样的物质和能量资源配置条件下,不同的信息资源配置会产生不同的经济效果,创造出不同的经济价值。作为企业信息资源重要组成部分的企业档案信息,其管理模式一直是国内外学者的关注点,而且产生了一些研究成果。一些人提出了企业图情档一体化的管理模式,但这远远不能满足现代企业制度的要求和信息时代的要求。基于以上原因,笔者决心通过硕士论文在我国企业信息资源配置研究方面做些尝试,进而对我国企业档案管理新模式进行探索。 所谓现代企业制度,是指在现代市场经济条件下,以规范和完善的法人制度为主体,以有限责任制度为核心,以股份有限公司为重点的产权明晰、责权明确、政企分开、管理科学的一种新型企业制度。其产权特征、保值增值特征、责权特征、制度特征、效益特征给现代企业提出了新的要求。一般而言,企业资源的配置不外乎表现为以下密切联系的两个方面:一是资源定位,即确定资源的分配方向(领域),二是资源整合,即按照一定规则使相关的资源有机结合起来,形成一定的生产力。当今企业缺乏的不是资源本身,而是资源配置力。如何提高资源配置力已经越来越成为当今企业能否构建和提升其竞争力的核心和关键。 企业信息资源配置是指企业为达到预定的目标,运用现代的管理方法和手段,对企业相关的信息资源和信息活动进行组织、规划、协调和控制,以实现对企业信息资源的合理开发和有效利用。企业信息资源是企业的重要资源,企业有效的信息资源配置可以给企业带来巨大的经济效益。积极探索适合企业可持续发展的企业档案管理新模式势在必行。而合理有效的企业信息资源配置模式无疑可以承担促使企业可持续发展的重任。这是时代赋予此种模式的历史使命。 企业信息资源由人、网络、信息三部分构成,人是信息资源的元资源,是基础,信息是信息资源的本资源,是根本,网络是信息资源的表资源,是延伸。企业信息资源配置的前提是信息资源的共享。企业信息资源配置的核心是信息资源的开发利用,其中要有为企业内外部信息流通与共享提供桥梁的企业基础设施建设、有利于挖掘企业隐信息的合理的人力资源管理、使文献、数据库、专家系统等显信息有序化的标准性管理。企业信息资源配置的载体是基于资源配置的信息管理系统,应注意设立“信息主管”、调整企业结构、构建网络、建立有效机制。 企业信息资源配置现存很多问题,主要有企业信息资源配置人员专业技能和相关技能不足,企业信息资源配置长期目标不明确,企业信息系统的投入与产出的测度不尽合理。 企业信息资源配置的对策主要有:建立企业内部信息资源管理系统;信息资源配置改革的成功案例;切实提高企业信息资源配置人员的实际待遇;激励学习、创新和组织参与;对信息资源配置工作者来说,当前所受的压力总体上来说,还是属于不够大的情况,根据压力曲线的启示,企业可以通过施以一定的压力的形式,比如通过服务反应时间的减少等来迫使信息服务工作者改进自身的工作。当然,如果企业提出的要求过高,给与信息资源配置工作者压力过大的话,也应考虑适当减压;通过再教育和培训,提高其技能;改变心智模式,要求信息资源配置工作者不仅要学习成功的经验,还要吸取失败的教训。要定期修检个人的心智模式,对过时的心智模式要勇于及时地抛弃。不仅要变革全体成员共有的(Collective)心智模式,还要变革个人隐秘(Private)和共享的(Accessible)心智模式;因人而异,提供灵活的激励机制;构建一个比较合适的测度体系,应对信息系统的投入进行细化分析,在考察信息系统产出时,要综合考虑信息的经济效益和社会效益;对于那些无法量化的效益,也应该采取适当的折算方法;建立优秀的企业文化:企业文化建设重在积累和坚持,重在内涵和核心,重在特色和品牌,重在创新和发展,重在参与和行动,重在导向和培训;提高企业的信息意识:企业信息资源配置工作者要提高认识,企业管理者要有信息管理意识,企业员工要有信息利用意识;增强企业信息能力;正确处理几个关系:要加强企业信息资源微观配置和中观配置及宏观配置之间的协调,在单个企业配置信息资源时,要充分考虑到一个地区和全国范围内企业信息资源配置的影响;要加强企业信息资源与其他资源配置的协调,根据企业信息资源与其他资源的相互依存和制约关系,统一规划企业各类资源的配置;注意信息结构、信息人才结构、信息技术结构的合理化配置和这三者之间的协调;注意企业外部信息资源和企业内部信息资源的比例关系,寻求二者之间的平衡。