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在企业管理中,财务管理是企业管理的核心,它渗透到企业的各个领域、各个环节,甚至每一个责任人,财务管理的好坏直接影响到企业的生存和发展。信息化技术的广泛使用,使得越来越多的企业实现了以财务为核心的信息资源的高度集成,如ERP系统的实施。财务信息化的实现使企业拥有大量的、原始的、基础的数据,然而,企业在面对如此海量的信息往往无法高效、直观获取管理所需的信息,有价值的财务信息的缺乏制约了财务职能的有效转变。因此,在信息化时代的新经济环境的背景下,研究如何根据企业实际情况,借助信息化管理手段规范内部财务信息管理的内容和范畴,提高信息利用价值、改进信息利用方式、促使信息增值、提高企业管理水平具有重要的意义。
财务信息是在会计信息的基础上,对会计信息进一步加工而形成的信息。财务信息是企业全部信息的基础,企业财务信息管理应包括对企业全部信息的管理。企业内部财务信息管理由财务信息需求分析、财务信息的挖掘、财务信息的转化分析、财务信息的利用组成。企业财务信息按财务管理利用层次分为供决策层、经管层和作业层利用的企业财务信息。企业应按各管理层的信息需求提供相应的信息并进行信息管理,才能有效发挥财务信息的作用。财务信息管理在企业管理中的作用主要体现在两方面:一是提高企业管理的效益和效率,二是支持决策和创造价值。
烟草行业是国家重要的税源之一,是国家及地方财政收入的主要来源之一,正因为如此,国家对烟草实行烟草专卖管理。为了提高各烟草工业企业的科技力、营销力、制造力、采购力,国家局提出了将“四大中心”(指营销中心、技术中心、采购中心、制造中心)作为工业企业的核心业务。为此,红塔集团按照目标管理、适度授权、预算控制、绩效考核、过程监督的总体要求,建成了具有相对独立权的事业部式的四大中心管理机构。红塔集团对省内直属的四个非法人卷烟生产点(玉溪卷烟厂、楚雄卷烟厂、大理卷烟厂、昭通卷烟厂)实行财务、信息、营销、研发、采购及人力资源六个一体化管理,在集团内推行全面预算管理。利用德国SAP ERP软件统一了信息管理平台,实现了物流、价值流、信息流的同步,使得财务业务一体化,从采购、生产、销售、人力资源、项目管理各环节实现了业务发生时同步生成财务数据,并且财务业务数据与集团全面预算控制实现了集成。通过ERP系统,红塔集团实现了财务集中管理,统一了会计政策、会计核算方法及业务处理流程。
尽管红塔集团信息化水平的起点很高,但是,集团内部财务信息管理仍然存在如下问题:财务信息质量不高,信息披露迟缓;财务信息分析方式过于传统,获取途径单一;财务信息较为分散、标准不一;财务信息的作用不能有效发挥。
针对红塔集团内部财务信息管理过程中存在的上述问题,红塔集团内部财务信息管理应遵循“开展信息需求分析→多渠道获取信息→转化分析信息、整合信息资源→借助信息技术,有效利用信息”的总体思路,并紧紧围绕实现集团总体战略目标的需要而进行。集团战略目标的确定、分解、实施、评价的过程也就是内部财务信息管理的过程,内部财务信息管理应将集团战略目标的实现过程与集团核心业务部门的需求相结合,才能有效发挥财务信息管理的作用,保障战略目标的顺利实现。
战略目标分析、制定的前提是准确、清晰的战略定位。红塔集团首先要对自身所处的内部环境进行详细、周密的调查分析,然后通过行业分析确定行业定位;通过对市场的分析来确定集团的市场定位;通过对产品的分析来确定本企业产品的定位;再确定以哪种竞争战略来保证企业在既定的行业、市场和产品上站稳脚跟,击败对手,实现预期的税利目标。在集团的战略定位完成后,需要将集团总体目标逐一分解到各中心及其他职能管理部门,为了保证战略目标的圆满实现,财务信息的管理应结合各部门的实际业务与管理需要进行,信息的管理必须充分分析各部门的需求并且能够支持部门管理,用管理措施促进信息的使用,同时用财务信息促进管理的提升。
营销中心是红塔集团销售战略目标实现的责任主体,其核心职能是卷烟产品销售、品牌培育、市场开拓。结合营销中心管理职能及信息需求,营销中心的财务信息管理包含销售业绩信息管理、客户信息管理、产品价格信息管理三方面。销售业绩信息管理的目的是为了监督并确保销售目标朝预期的目标实现;客户信息管理是为了帮助集团将潜在的客户转变为实际的客户,为集团争取更大的税利空间;产品价格信息的管理是为了实时掌握市场上产品价格的波动情况,合理调配工商、零售户之间的利益关系,同时从宏观上调整产品供给线,为稳定产品价格、合理投放产品提供决策依据。
技术中心是红塔集团科技发展战略规划的实施主体,是集团新产品开发、老产品改良、技术创新和科研管理的主体。其财务信息的管理应结合技术中心的具体业务活动,紧紧围绕集团为了实现既定战略目标而分解到技术中心的关于“严格控制新产品设计成本、努力降低老产品配方改良成本、科学控制科研项目经费投入”的子目标展开。
制造中心担负着集团卷烟产品的生产制造任务。根据生产制造的特点及其在税利指标中扮演的角色,对制造中心的信息管理应主要围绕着加强成本管理,严格控制原辅料消耗,努力降低制造费用,力争实现行业单箱成本领先的目标进行。红塔集团财务部对旗下的四个省内卷烟生产点的成本控制实行标准成本管理。标准成本一年一定,标准成本是集团年初测算、确定年度税利目标时采纳的成本基数。为了确保税利的圆满实现,集团对各生产点实行标准成本考核的绩效管理办法。
红塔集团按国家局四大中心建立的要求设立了采购中心,对整个集团的物资实行统一采购、集中库存管理,目的是为了使采购中心权责清晰、责任明确。采购中心的设立不仅最大限度地实现了集团内资源共享,降低了库存水平,同时也利用了集团集中、规模化采购的方式,降低了采购成本。采购中心财务信息管理的主要目标是不断降低采购成本、减少库存资金占用以确保集团总体战略目标顺利实现。为此,采购中心的财务信息主要包含各种原辅料不同时期的采购价格、采购费用、入库数量、出库数量、库存水平、仓储费用、采购资金占用、供应商管理等其他与采购成本控制、物资库存管理相关的财务信息。
除对上述四大中心财务信息进行规范管理外,集团的职能管理部门也同样需要财务信息来加强过程控制,提高管理效率、支持决策。该部分的信息管理主要是借助全面预算管理、绩效考核的手段来确保部门目标的实现。
科学的信息管理,就是要不断挖掘、规范与管理相配套的信息标准,用更多的标准去规范企业的管理。作者将财务信息管理与红塔集团组织架构中各级职能部门的需求相结合,通过深入浅出的分析各部门财务信息管理的具体内容和方法,探讨性制定、规范了各业务部门相应的财务信息管理的内容及指标标准,试图为烟草企业乃至制造业加强内部财务信息管理提供一些借鉴和标准。但是,由于时间及个人能力的限制,作者在对如何科学规范财务信息的利用方式,促使信息增值,有效发挥财务信息管理作用的实践性深入研究不够;其次是对有关企业内部财务管理信息系统实施的技术方案没有做进一步的研究。
总之,财务信息管理是一项新课题,财务信息的挖掘、分析、转化、利用的方式多种多样,需要我们更加深入地研究,通过研究形成财务信息管理的规范或标准,指导企业的财务信息管理系统的建设,提高企业整体管理水平。