随着我国高校发展规模的不断扩大,职业院校改革的不断深化,提升服务水平、提高办公效率成为社会对职业院校的基本要求。高等职业院校原有的手工审批管理方式涉及到部门比较多、审批管理部门可能不在同一地点,因此审批工作存在效率低下、审批繁琐的现状。同时,如果借助人工手段,职业院校内部公告、通知的发布,文件的分发传递非常缓慢,工作量庞大。通过电话及相关通讯工具,又存在难追根溯源的问题。而拥有一套网上自动化办公系统,可以非常方便的实现行政流程网上协同审批,公告通知的快速发布,文件信息的共享。基于上述现状及原因,职业学院急需开发一套办公系统。本文开发并实现了一个基于协同思想的职业学院办公系统。在技术上,系统采用面向对象的Java语言平台企业版J2EE编程技术,并结合XML语言规范标准,系统通讯采用HTTP、TCP/IP协议、B/S系统架构模式,且按照用户层、应用层和数据层三层逻辑分层规范分层,系统数据的存储使用Oracle数据库,部署平台为Linux操作系统,系统在权限控制和日志记录上进行严密设计。基于上述技术方案,达到开发效率高、难度低的目的,且系统拥有伸缩性强、稳定性高、易维护、安全的优点。本文依照软件工程开发流程规范,按照从需求调研、需求分析、系统设计、系统开发、系统测试上线的时间顺序,保证系统功能的完美实现。结合某职业学院的实际业务需要,系统在功能上实现了基于协同的工作流流程和表单的自定义。具备系统管理员权限的用户可以通过该功能模块快速的定义学院内部需要的审批流程,普通用户依据管理员定义的流程进行流程的起草、审批及协同处理。本系统还提供了系统管理、文档管理、通知公告、邮件发送的功能,基于上述系统的功能及计算机强大的信息数据处理能力和网络传输能力,本系统实现了学院数据的网上共享、信息的网上发布与传递。通过对本系统的大力推广应用,规范了学院的管理方式,降低了学院的行政成本,提高了学院对师生的服务质量,使得学院内部沟通更高效、更快捷,提高了学院对内对外的办事效率,对学院的整体发展起到了积极的促进作用。