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【摘要】本文介绍了某施工项目的信息化建设与管理,分别从信息化管理的目的、组织、制度、方法、效果等五个方面对其进行了阐述,表明了信息化管理在项目建设过程中的必要性、可行性和高效性。
【关键词】信息化、组织、系统、效果
Information Construction and Management of a construction project
Chen Zi-wang
(China Construction 5th Bureau Construction Co., LtdWenzhouZhejiang325000)
【Abstract】The laboratory's internal audit work and other internal quality control activities are organically combined, not to let the laboratory quality management system a mere formality.
【Key words】Information technology;Organization;System;Effect
1. 目的
一方面,为了及时、准确、安全的获得项目管理所需要的信息,从而为项目管理服务。另一方面,为了在实践中不断积累管理资料,为以后的长期工作服务。
2. 组织
完善、高效的组织是信息化管理成功的关键。项目部成立了信息化管理小组,项目经理为组长,各管理人员为组员的小组。项目信息管理小组定期开展各项工作,确保信息化管理工作的有效运行。
3. 制度
(1)开工时建立完善的系统。项目部进场时,根据以往的工作经验和本项目的情况建立完善的系统,各部门根据工作内容的分工完善本部门的系统,由项目经理统一布置、完善和协调。
(2)每月1日“收缴”信息。每个月的第一天,各个部门将上个月的信息进行汇总,再拷贝给项目经理,项目经理的电脑就是最终的信息处理平台,项目经理负责将上个月各部门的信息添加到总信息系统中去。
(3)每季度开展一次修订会。随着时间的发展,信息的分类和编码会跟不上内容的发展与变化,因此需定期对信息系统进行调整。
(4)人事变动,信息及时收齐。一个项目从开工到竣工,人员的增加和调离,人员分工的调整等等都会不时发生,但是在调动之前,一定要做到信息先上交,做到岗位连贯,信息亦连贯。
(5)竣工后系统盘点整理。竣工后,项目经理要对平时收集的信息进行盘点、整理,删除无关紧要的信息,保留重要的和有借鉴意义的信息,即去其糟粕,留其精华,整理成册后可刻录成光盘,与项目全体管理人员共享。
4. 方法
(1)建立公司和项目部两套系统。根据信息的来源和服务的对象不同,建立《××公司》和《××项目》两套目录系统。《××公司》主要收录公司、分公司、上级政府部门的来文,已竣工项目的资料,公司内在建项目的参考资料等等。本系统的侧重点在于一个全,也就是目录要全面,做到任何一个文件都有一个可以准确概括其属性的文件夹来装它。《××项目》主要收录产生于本项目部的资料、文件,包括工程资料、经济资料,向上级提交的各种报表、各种总结等等。本系统的侧重点在于一个实,也就是要做到因需要才设表格,有文件才设文件夹。以上两目录系统的摘要见附表1、附表2。
(2)关键在于信息的分类和编码。信息的分类和编码是信息化管理的核心。我们借鉴公司管理手册的分类方法和《建设工程工程量清单计价规范》的编码方法,在充分理解其内涵的基础上,对《××公司》和《××项目》两套目录系统进行了四级编码,其中Ⅰ级分为01行政、02财务、03人力资源、04市场营销、05工程、06技术、07机电、08商务、09党群、10项目管理共十大类别,Ⅱ级、Ⅲ级、Ⅳ级都是对其上一级内容上的细分。每一级编码都按两位数字,从01起编。
5. 效果
项目部自启动信息化建设以来,过程中不断坚持并持续改进,取得了一定的效果。
(1)推广了无纸化办公。有一部分资料在工程建设过程中,属于过程累计资料,如各种汇总表、台账,无需经常打印出来,只要及时添加和更新就可以了。
(2)决策层及时掌握信息。由于每月1日“收缴”信息,项目经理对本项目建设的相关信息了如指掌,为准确、及时的决策提供了依据。
(3)检查和督促了管理人员的工作。同是由于项目经理每月1日“收缴”信息,各个管理人员必须做到资料不拖欠,信息不遗漏。同时,项目经理可根据“收缴”上来的信息,依各个管理人员的信息完成质量来对其进行考核评价上个月的工作。
(4)、保证了信息的安全。由于电脑本身会遭受病毒袭击、电脑瘫痪、电脑被盗等突发事件,定时、及时地“收缴”信息实际上相当于信息的备份。一旦发生上述情况,也可以让损失降低到最少。从某种意义上来说,也是保证了信息的安全。
[文章编号]1006-7619(2009)10-27-971
[作者简介]陈子望(1974.10-)男,籍贯:湖南省祁阳县,项目经理,工程师。
【关键词】信息化、组织、系统、效果
Information Construction and Management of a construction project
Chen Zi-wang
(China Construction 5th Bureau Construction Co., LtdWenzhouZhejiang325000)
【Abstract】The laboratory's internal audit work and other internal quality control activities are organically combined, not to let the laboratory quality management system a mere formality.
【Key words】Information technology;Organization;System;Effect
1. 目的
一方面,为了及时、准确、安全的获得项目管理所需要的信息,从而为项目管理服务。另一方面,为了在实践中不断积累管理资料,为以后的长期工作服务。
2. 组织
完善、高效的组织是信息化管理成功的关键。项目部成立了信息化管理小组,项目经理为组长,各管理人员为组员的小组。项目信息管理小组定期开展各项工作,确保信息化管理工作的有效运行。
3. 制度
(1)开工时建立完善的系统。项目部进场时,根据以往的工作经验和本项目的情况建立完善的系统,各部门根据工作内容的分工完善本部门的系统,由项目经理统一布置、完善和协调。
(2)每月1日“收缴”信息。每个月的第一天,各个部门将上个月的信息进行汇总,再拷贝给项目经理,项目经理的电脑就是最终的信息处理平台,项目经理负责将上个月各部门的信息添加到总信息系统中去。
(3)每季度开展一次修订会。随着时间的发展,信息的分类和编码会跟不上内容的发展与变化,因此需定期对信息系统进行调整。
(4)人事变动,信息及时收齐。一个项目从开工到竣工,人员的增加和调离,人员分工的调整等等都会不时发生,但是在调动之前,一定要做到信息先上交,做到岗位连贯,信息亦连贯。
(5)竣工后系统盘点整理。竣工后,项目经理要对平时收集的信息进行盘点、整理,删除无关紧要的信息,保留重要的和有借鉴意义的信息,即去其糟粕,留其精华,整理成册后可刻录成光盘,与项目全体管理人员共享。
4. 方法
(1)建立公司和项目部两套系统。根据信息的来源和服务的对象不同,建立《××公司》和《××项目》两套目录系统。《××公司》主要收录公司、分公司、上级政府部门的来文,已竣工项目的资料,公司内在建项目的参考资料等等。本系统的侧重点在于一个全,也就是目录要全面,做到任何一个文件都有一个可以准确概括其属性的文件夹来装它。《××项目》主要收录产生于本项目部的资料、文件,包括工程资料、经济资料,向上级提交的各种报表、各种总结等等。本系统的侧重点在于一个实,也就是要做到因需要才设表格,有文件才设文件夹。以上两目录系统的摘要见附表1、附表2。
(2)关键在于信息的分类和编码。信息的分类和编码是信息化管理的核心。我们借鉴公司管理手册的分类方法和《建设工程工程量清单计价规范》的编码方法,在充分理解其内涵的基础上,对《××公司》和《××项目》两套目录系统进行了四级编码,其中Ⅰ级分为01行政、02财务、03人力资源、04市场营销、05工程、06技术、07机电、08商务、09党群、10项目管理共十大类别,Ⅱ级、Ⅲ级、Ⅳ级都是对其上一级内容上的细分。每一级编码都按两位数字,从01起编。
5. 效果
项目部自启动信息化建设以来,过程中不断坚持并持续改进,取得了一定的效果。
(1)推广了无纸化办公。有一部分资料在工程建设过程中,属于过程累计资料,如各种汇总表、台账,无需经常打印出来,只要及时添加和更新就可以了。
(2)决策层及时掌握信息。由于每月1日“收缴”信息,项目经理对本项目建设的相关信息了如指掌,为准确、及时的决策提供了依据。
(3)检查和督促了管理人员的工作。同是由于项目经理每月1日“收缴”信息,各个管理人员必须做到资料不拖欠,信息不遗漏。同时,项目经理可根据“收缴”上来的信息,依各个管理人员的信息完成质量来对其进行考核评价上个月的工作。
(4)、保证了信息的安全。由于电脑本身会遭受病毒袭击、电脑瘫痪、电脑被盗等突发事件,定时、及时地“收缴”信息实际上相当于信息的备份。一旦发生上述情况,也可以让损失降低到最少。从某种意义上来说,也是保证了信息的安全。
[文章编号]1006-7619(2009)10-27-971
[作者简介]陈子望(1974.10-)男,籍贯:湖南省祁阳县,项目经理,工程师。