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2002年档发〔8〕号《全国档案信息化建设实施纲要》拉开了全国各行业档案信息化的序幕，各高校档案馆（室）积极投入到改造旧的档案管理模式、将高校档案资源信息化的工作中。高校档案信息化的前提是建立资源配置合理、特色突出、利用方便的档案资源数据库，档案信息化的途径是档案资源的数字化和网络化，目的是方便学校师生和社会各界的利用。而高校档案信息化建设的主要方面应为网络化建设，这是当前各高校档案馆（室）的工作重点。
一、高校档案信息资源网络化建设的重要性
1.高校档案信息网络化建设与数据库建设相辅相成
高校档案资源有别于其他档案资源，是“高校活动最真实、最直接的记录，是学校教学科研、基建等各项活动直接的信息资料”。在《高等学校档案管理办法》第十五条中，明确规定了文件材料的归档范围，共包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、出版物类等十一个类别。这些类别的档案信息产生于学校的各个管理部门，如果高校档案部门与这些管理部门全部通过校园网连接的话，就可以将这些档案信息实时归档，档案资源数据库得到持续的充实。数据库的信息容量增多了，那么可提供的信息资源也就增多了，可开发和利用的信息资源也就更加丰富。
当前大部分高校的档案信息化建设还是以旧有纸质档案数字化为基础，来建立档案资源数据库，实施网上归档或逻辑归档的还不多。因此，在当前各高校纸质档案数字化已完成一部分之时，要快速着力于档案信息的网络化管理。以往的纸质档案数字化是滞后的补救行为，而现在应当关注的是真正意义上的信息化管理，早一天建成适合于本校的网络档案管理系统，就早一天摆脱重复性、滞后性的劳动，就可以将大量精力用来开发现有档案资源，致力于档案网站建设，适应不断发展变化的师生和社会需求。
2.高校档案信息网络化建设是适应多样化需求的必要选择
现代社会竞争十分激烈，高校的最主要任务就是培养高素质的人才以适应社会的需要，从而为社会做出贡献。现今社会人才的标准越来越多样，素质要求越来越全面。作为高校的档案部门，也应该利用自己的资源为培养教育学生、为服务社会做出自己的贡献。事实上，高校档案馆（室）藏中有丰富的具有教育、激励和启迪作用的珍贵档案，如校史档案、名人档案、优秀学生档案、优秀教职工档案等等。这些都是不可多得的教育素材，如果合理开发，将会使本校师生受益，也会大大提升学校的社会影响力。
另外，“在网络环境下，高校自身和社会各界对高校档案信息服务的需求呈多样化趋势。”高校在科研合作、国际交流以及与社会合作方面，社会各界在择校、休闲等方面都对高校信息有不同程度的需求。面对高校自身和社会各界对高校档案信息需求的多样性变化，高校档案管理部门充分利用丰富的馆藏数字信息资源，创新与社会各界要求相适应的高校档案管理模式和档案信息服务方式，以满足高校与社会日益增长和不断变化的档案信息需求。
二、关于高校档案资源网络化建设的建议
随着“数字化校园”建设的逐步推进与发展，网络信息已成为高校教育管理部门的一种重要资源。高校档案部门必须抓住时机，介入到校园网络管理的系统中去，只有这样，才能依托校园网这一平台，既发展馆（室）藏建设，又有利于学校的长远发展。
1.引以为重，统一协调
目前各部属或省属高校由于条件先进，资金技术人员支撑有力，档案部门基本可以得到应有的重视，高校档案网络化信息化管理水平也较高，但大多数高校由于校方领导重视不够，资金技术人员等方面有障碍，档案部门的网络化进程缓慢。这就需要档案工作人员大力宣传和论证高校档案信息化对于学校建设的重要意义，主动和领导沟通，得到学校领导和有关部门的重视和支持，解决资金、技术和设备的后顾之忧。
各高校都有自己的教学管理系统、学籍和学位管理系统、招生录取系统、学生宿舍管理系统、教职工管理系统、教学评估管理系统等。如果这些系统是相对独立开发出来的，那么很有可能在档案接收和归档时遇到标准、格式不统一等情况，这时候就需要由档案部门对校内的数字资源进行统一的统筹规划，并制定相关的数据编码标准以及数据转换规划、数据传递标准及事先制定保管期限等，确保校园网络中各个部门与档案部门的无缝链接，从而实现档案收集网络化。
建立档案管理局域网，建立全校性标准化的档案信息数据库，实现档案管理、利用网络化，使档案管理部门的不同管理者可以共享收集到的档案资料，从而形成档案信息化服务的良性循环。
2.深入开发，建立专题档案
“高校档案部门应当加大高校档案资源的开放力度，完善档案开放制度，简化利用手续，丰富利用形式，扩展服务范围，提高服务水平，最大限度地满足各方面利用档案的需求。要对档案信息资源进行加工和开发，提供档案信息资源的增值服务，满足社会需求，以服务求发展。”
高校档案的信息化建设带来的最显著的变化就是档案收集、管理过程的简易化，随着这项建设越来越深入和成熟完善，纸质档案数字化工作量将明显减少，档案信息的归档、保存和保管也将是十分简单和省时省力的工作。那么，档案工作的另一工作重心——开发利用就相应变得重要和繁琐起来。信息时代中，人们需求的广泛和多样化，迫使我们高校档案工作者在坚持保密原则的前提下，不拘泥于传统的档案服务利用方式，积极拓宽服务渠道，创新服务方式，最大程度的满足校内师生和社会各界的需求。
高校档案部门充分利用馆（室）藏档案信息编写校史、学校历年大事记和专题史等。建立形式多样的专题档案数据库，如：“校史档案、大学生个人档案、诚信档案、贫困生资助档案、国家助学贷款档案等各类民生档案，以及名人名家、科研成果档案等”。校史档案、名人名家档案的开发建立有利于提高学校社会知名度，有利于培养本校师生的爱校感情和形成努力拼搏秉承校史精神的氛围；大学生档案和诚信档案有利于大学生就业部门的考察。此外还可以设立优秀毕业论文档案，优秀学生档案，学校社团及学生组织档案等专题档案。由此可见，这些专题档案与社会需求紧密对接，积极开发各类专题档案，意义重大。
3.建立高校档案网站（页）
建立高校档案网站（页）无疑是在当前形势下高校档案信息资源网络化建设的最优表现形式。它可以将馆（室）藏档案和开发、编研成果、建立的专题档案等在这一平台上充分的向社会各界提供利用，又可以充分利用网站（页）的作用，使之成为宣传档案法规、开展业务指导、加强信息反馈的窗口。档案部门应当有计划的上传已公开的档案目录以及全文信息，主动提供公益性信息服务，积极为学生出国留学以及科研成果转化等提供利用服务，为社会提供已公开信息及已公开现行文件，促进档案资源共享。使档案网站（页）成为学生的教育基地、师生的交流基地、企业的咨询窗口、社会各界的信息服务窗口，这对于提高校内师生和社会各界的档案意识，发挥档案信息的社会文化作用具有重大意义。
一、高校档案信息资源网络化建设的重要性
1.高校档案信息网络化建设与数据库建设相辅相成
高校档案资源有别于其他档案资源，是“高校活动最真实、最直接的记录，是学校教学科研、基建等各项活动直接的信息资料”。在《高等学校档案管理办法》第十五条中，明确规定了文件材料的归档范围，共包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、出版物类等十一个类别。这些类别的档案信息产生于学校的各个管理部门，如果高校档案部门与这些管理部门全部通过校园网连接的话，就可以将这些档案信息实时归档，档案资源数据库得到持续的充实。数据库的信息容量增多了，那么可提供的信息资源也就增多了，可开发和利用的信息资源也就更加丰富。
当前大部分高校的档案信息化建设还是以旧有纸质档案数字化为基础，来建立档案资源数据库，实施网上归档或逻辑归档的还不多。因此，在当前各高校纸质档案数字化已完成一部分之时，要快速着力于档案信息的网络化管理。以往的纸质档案数字化是滞后的补救行为，而现在应当关注的是真正意义上的信息化管理，早一天建成适合于本校的网络档案管理系统，就早一天摆脱重复性、滞后性的劳动，就可以将大量精力用来开发现有档案资源，致力于档案网站建设，适应不断发展变化的师生和社会需求。
2.高校档案信息网络化建设是适应多样化需求的必要选择
现代社会竞争十分激烈，高校的最主要任务就是培养高素质的人才以适应社会的需要，从而为社会做出贡献。现今社会人才的标准越来越多样，素质要求越来越全面。作为高校的档案部门，也应该利用自己的资源为培养教育学生、为服务社会做出自己的贡献。事实上，高校档案馆（室）藏中有丰富的具有教育、激励和启迪作用的珍贵档案，如校史档案、名人档案、优秀学生档案、优秀教职工档案等等。这些都是不可多得的教育素材，如果合理开发，将会使本校师生受益，也会大大提升学校的社会影响力。
另外，“在网络环境下，高校自身和社会各界对高校档案信息服务的需求呈多样化趋势。”高校在科研合作、国际交流以及与社会合作方面，社会各界在择校、休闲等方面都对高校信息有不同程度的需求。面对高校自身和社会各界对高校档案信息需求的多样性变化，高校档案管理部门充分利用丰富的馆藏数字信息资源，创新与社会各界要求相适应的高校档案管理模式和档案信息服务方式，以满足高校与社会日益增长和不断变化的档案信息需求。
二、关于高校档案资源网络化建设的建议
随着“数字化校园”建设的逐步推进与发展，网络信息已成为高校教育管理部门的一种重要资源。高校档案部门必须抓住时机，介入到校园网络管理的系统中去，只有这样，才能依托校园网这一平台，既发展馆（室）藏建设，又有利于学校的长远发展。
1.引以为重，统一协调
目前各部属或省属高校由于条件先进，资金技术人员支撑有力，档案部门基本可以得到应有的重视，高校档案网络化信息化管理水平也较高，但大多数高校由于校方领导重视不够，资金技术人员等方面有障碍，档案部门的网络化进程缓慢。这就需要档案工作人员大力宣传和论证高校档案信息化对于学校建设的重要意义，主动和领导沟通，得到学校领导和有关部门的重视和支持，解决资金、技术和设备的后顾之忧。
各高校都有自己的教学管理系统、学籍和学位管理系统、招生录取系统、学生宿舍管理系统、教职工管理系统、教学评估管理系统等。如果这些系统是相对独立开发出来的，那么很有可能在档案接收和归档时遇到标准、格式不统一等情况，这时候就需要由档案部门对校内的数字资源进行统一的统筹规划，并制定相关的数据编码标准以及数据转换规划、数据传递标准及事先制定保管期限等，确保校园网络中各个部门与档案部门的无缝链接，从而实现档案收集网络化。
建立档案管理局域网，建立全校性标准化的档案信息数据库，实现档案管理、利用网络化，使档案管理部门的不同管理者可以共享收集到的档案资料，从而形成档案信息化服务的良性循环。
2.深入开发，建立专题档案
“高校档案部门应当加大高校档案资源的开放力度，完善档案开放制度，简化利用手续，丰富利用形式，扩展服务范围，提高服务水平，最大限度地满足各方面利用档案的需求。要对档案信息资源进行加工和开发，提供档案信息资源的增值服务，满足社会需求，以服务求发展。”
高校档案的信息化建设带来的最显著的变化就是档案收集、管理过程的简易化，随着这项建设越来越深入和成熟完善，纸质档案数字化工作量将明显减少，档案信息的归档、保存和保管也将是十分简单和省时省力的工作。那么，档案工作的另一工作重心——开发利用就相应变得重要和繁琐起来。信息时代中，人们需求的广泛和多样化，迫使我们高校档案工作者在坚持保密原则的前提下，不拘泥于传统的档案服务利用方式，积极拓宽服务渠道，创新服务方式，最大程度的满足校内师生和社会各界的需求。
高校档案部门充分利用馆（室）藏档案信息编写校史、学校历年大事记和专题史等。建立形式多样的专题档案数据库，如：“校史档案、大学生个人档案、诚信档案、贫困生资助档案、国家助学贷款档案等各类民生档案，以及名人名家、科研成果档案等”。校史档案、名人名家档案的开发建立有利于提高学校社会知名度，有利于培养本校师生的爱校感情和形成努力拼搏秉承校史精神的氛围；大学生档案和诚信档案有利于大学生就业部门的考察。此外还可以设立优秀毕业论文档案，优秀学生档案，学校社团及学生组织档案等专题档案。由此可见，这些专题档案与社会需求紧密对接，积极开发各类专题档案，意义重大。
3.建立高校档案网站（页）
建立高校档案网站（页）无疑是在当前形势下高校档案信息资源网络化建设的最优表现形式。它可以将馆（室）藏档案和开发、编研成果、建立的专题档案等在这一平台上充分的向社会各界提供利用，又可以充分利用网站（页）的作用，使之成为宣传档案法规、开展业务指导、加强信息反馈的窗口。档案部门应当有计划的上传已公开的档案目录以及全文信息，主动提供公益性信息服务，积极为学生出国留学以及科研成果转化等提供利用服务，为社会提供已公开信息及已公开现行文件，促进档案资源共享。使档案网站（页）成为学生的教育基地、师生的交流基地、企业的咨询窗口、社会各界的信息服务窗口，这对于提高校内师生和社会各界的档案意识，发挥档案信息的社会文化作用具有重大意义。