提高档案管理科学化水平的路径选择

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  【摘 要】近年来,由于现代社会发展的速度加快,社会信息更新速度已经超乎人们的想象。档案信息作为社会信息资源的一种,记录着生活、工作、学习、阅历等方面的各种信息。档案的管理简单的说就是对所涉及到的各种信息进行系统的、全面的、有目的的分类、管理与整合。档案管理科学化的水平是否进步,直接影响到档案事业的健康发展。
  【关键词】档案管理;科学化水平;路径选择
  随着科学技术水平发展进步,信息化、网络化、智能化的应用是现代社会发展的主流。档案是企业文化软实力的重要组成部分,越来越多的受到各企事业单位的重视,档案管理工作被提升到一个新高度,对加快企业文化建设、促进企业发展有重要的意义,如何提高档案信息管理科学化水平显得尤为重要。
  1.简述目前我国档案管理工作中存在的普遍问题
  档案管理工作在任何一家企事业单位当中,对其发展和开展具体的工作都有着重要的影响,档案管理工作所涉及到企事业单位所有的人事调动、重大事件、科研活动、对外交流、部门管理等多方面的记录,但是目前我国档案管理工作中存在的普遍问题主要有以下几点:
  1.1档案管理方式不正确
  当今很多企事业单位、学校等档案管理工作主要还是存在于相对传统的管理方式上,最为典型的就是馆藏方式,如今信息化、网络化发展快速,没有充分的利用其在档案管理方面的价值。档案馆藏方式容易造成借阅困难,查阅不方便,同时保管方法上也存在缺陷,传统的档案袋、包装箱、立体架已经满足不了现实需要,管理方式还需要进一步改进。
  1.2档案管理监管不到位
  对于档案本身来讲是一件极为机密的事情,档案管理工作的重要性也就不言而喻。档案管理部门以及上级主管部门如果对档案管理监管不到位,是对企业对部门的不负责任,会导致内部信息泄露的后果。同时,还有的档案管理专职人员没有充分认识到自己所工作的具体职责和严谨性,对档案管理工作的热情不够。
  1.3档案管理模式不全面
  现代社会计算机应用技术、信息整合技术已经被引用到社会工作、生活、学习的诸多方面,但是档案管理工作没有实现现代的信息化管理模式,很多的檔案管理部门仍采用传统的人工管理模式,以致档案管理工作的管理水平得不到提升。管理模式的单一化,工作方式的不合理化,容易导致档案信息严重的丢失和损坏,档案管理模式的不全面严重制约了档案管理科学化的进程。
  1.4档案管理理念不创新
  理念创新是企事业单位发展的前提和根本,理念创新应该紧跟时代步伐,用新的观念、新的方法、新的制度、新的模式来指导工作。但是现在档案管理工作中的最大漏洞就是观念的落后,档案信息是为人、为企业、为单位而服务的,而很多档案管理部门组织涣散、纪律松弛、观念落后,同时缺乏服务意识、责任不够明确、观念未能转变,未能从根本上发挥出档案管理工作的服务职能。
  2.提高档案管理科学化水平的本质意义
  2.1提高档案管理科学化水平是当代社会进步需要
  如何提高档案管理的科学化水平,从现实需要的情况来看,根本上说要坚持以科学理论作指导,并用现代科学技术和科学手段对档案进行全面系统的管理。现代社会发展进步离不开档案这个重要的信息资源,档案管理科学化的提高是信息时代不断进步发展的需要,也是科学技术发展的重要体现。
  2.2提高档案管理科学化水平是档案管理工作的迫切需求
  档案管理工作是一个长期的、艰巨的、系统的工作过程,随着我国国家和众多企事业单位档案管理工作的日趋完善,对于提高档案管理科学化的水平又将是面临的一个问题,在档案管理工作不断进步的同时还存在着管理方式不合理、监管不到位、模式不全面、理念不创新等问题,提高档案管理科学化水平是档案管理工作的迫切需求。
  2.3提高档案管理科学化水平是企事业单位性质的客观要求
  档案管理工作是任何一家企事业单位当中的一项具体的、重要的工作,如图1、图2所示,以房地产公司员工信息电子档案管理和房地产公司员工人事档案管理为例作比较,详细分析对档案管理工作的流程,而提高档案管理科学化水平是房地产公司单位性质的客观要求。
  3.关于提高档案管理科学化水平的有效途径
  3.1创新管理理念,完善管理机制
  基本理论是实践活动的指导前提,要转变档案管理工作的管理理念,实事求是不断创新,坚持最根本的服务观念,把档案管理工作切实有效的进行科学化、全面化、系统化、网络化管理。与此同时还应该健全完善档案管理工作机制,这是开展档案管理工作的前提和保证,应该有采集报送制度、使用审批制度、日常管理制度、档案保密制度、违规处罚制度等,具体的实行领导部门主管、管理部门分管、相关部门监督、专职人员负责的自上到下运行管理体制,只有这样才能保证档案管理工作有新的突破。
  3.2坚持协调推进,做好管理工作
  任何一项工作都需要不断改进才能促进其更好的发展,档案管理工作也不例外,现代化建设的发展要求使得档案管理工作的改革刻不容缓。档案管理工作的科学化就是适应时代信息化的发展,具体工作方式、模式、理念敢于创新,应该坚持多部门相协调配合,完善档案管理工作当中的漏洞,各部门各科室成立专门档案管理小组,并相互监督,有重点、分步骤构建多层次、全方位的档案管理系统。有档案管理部门统一部署,严格执行档案管理制度,全面落实各项档案管理计划,积极推进档案管理工作的科学化、制度化。
  3.3提高工作能力,改变服务方式
  档案管理所涉及方面广泛,是一项综合性强的工作,在逐步应用科技网络化的前提下,对专职工作人员的工作能力要求也随之提高。档案信息管理人员的技能水平直接影响到档案信息的管理水平,因此,要不断加强档案管理人员业务理论知识的培训和档案信息操作技术的培训;档案管理人员也应该不断提高职业道德素质、服务意识和工作效率,积极的加强交流经验,相互学习,从而提高档案管理工作的业务能力,改变服务方式,进而更好的完善档案管理工作。
  4.结语
  随着现代社会档案信息的日趋复杂化,已经成为衡量企事业单位管理工作和文化软实力的重要标志之一。由于网络信息技术在档案管理工作中的普及应用,将会推动档案管理工作的改革,提高档案管理科学化水平势在必行。 [科]
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